Modell för lära känna samtal

Ny som chef oavsett om det är första gången eller för en ny organisation? Grattis! När du kliver in som ny chef i en organisation eller för en arbetsgrupp är så kallade lära känna-samtal ofta en bra sak att börja med. Varför? Jo, för att du 1. Vill lära känna personerna som ska arbeta med och leda och 2. Det är ett bra sätt att visa att du är intresserad av att göra det.  Du kan också få nyttig information om organisationen och teamet du ska leda.

Lära känna samtal är ett bra sätt att få börja lära känna sin personal på. Bild: Photo by Christina @ wocintechchat.com on Unsplash

Modell för lära känna samtal

Ni som har läst Bossbloggen ett jag vet att jag gillar både struktur och samtalsmetodik eftersom jag upplever, både personligt samt i arbetet med klienter, att dessa saker ofta gör det lättare att genomföra bra samtal. Jag har därför en modell för hur en kan genomföra lära känna samtal som du kan lösa nedan. Men, jag vill samtidigt poängtera att formen inte är det viktigaste här utan form trumfas alltid av innehållet. Använd alltså denna mer som en lathund att utgå ifrån snarare som ett facit. De olika stegen kan och får ta olika lång tid och varje samtal är unikt beroende på vem du pratar med.

Presentation

Berätta kort om varför ni ses, om formen för samtalet och om dig själv.

Syfte: Sätter tonen för samtalet och hur formellt/informellt det ska vara

Lära känna

Ställ öppna frågor om personens bakgrund inom företaget, kompetens, tidigare erfarenheter. Frågor om hens roll i teamet och arbetsuppgifterna kanske kan passa men också framåtblickande! Vad för ambitioner har personen med sin roll och karriär framåt? Vad har hen för intressen? Vad är roligast med jobbet och vad är tråkigast? Kanske något litet om privatlivet med för att öppna upp att prata om det om medarbetaren vill.

Försök låta medarbetaren styra samtalet och dela det hen vill och dela något om dig själv om det känns lämpligt. Dialoger fungerar ofta bättre än monologer eller fråga-svar-”samtal”

Syfte: Att lägga grunden för er kommande arbetsrelation

Förväntningar och behov

Börja kartlägga förväntningar och behov. Bra frågor att använda sig av kan vara:

• Vilka förväntningar har du på mig som din nya chef?

• Vad behöver du från mig?

• Är det något som är bra att jag känner till om dig på jobbet?

Dela också gärna om du har några särskilda förväntningar eller om det är något som du kan se att du skulle vilja ha medarbetarens hjälp med.

Syfte: Alla har vi olika förväntningar och behov även om vi är mer eller mindre medvetna om det. Genom att prata om dem så kan du både lära dig mer om medarbetarna men även underlätta för dig själv. Samtidigt

Framåtblick

Vad kommer hända framåt? Blir det några förändringar eller kommer ditt fokus vara att lära känna verksamheten? Många av oss känner ofta oro när en ny chef kliver in på kontoret eftersom vi vet vad vi hade men inte vad vi kommer att få. Genom att dela en sammanfattning av din plan och agenda så att medarbetaren får ta del av den och mer förståelse för vad du tänker ska hända kan du påverka den oron. Förhoppningsvis till det bättre bara genom att vara transparent med det. Be gärna om råd och input om det känns lämpligt för att skapa en känsla av delaktighet och dela hur du kommer att arbeta eller vara närvarande på kontoret för att bringa än mer tydlighet.

Syfte: Eftersom vi som chefer har en stor påverkan för våra team är tydlighet ett viktigt verktyg att använda sig av och eftersom ovisshet ofta upplevs som jobbigt kan vi som ledare försöka förekomma det så gott det går. Svara på de frågor som medarbetaren har och finns det något du inte vet än - erkänn det och be om att få återkomma när du kan eller har svaren.

Avslut

Tacka för samtalet och be gärna om feedback och stäm hur det känns för medarbetaren innan ni säger hej då.

Syfte: Stämma av medarbetarens känsla kring samtalet. Hur det upplevs kommer nämligen att bidra till er arbetsrelation framåt.

Och ja, det är min modell för lära känna samtal det. Jag hoppas den kan vara till nytta. Har du som läsare någon erfarenhet kring lära känna samtal som du vil dela med dig av, bra som dålig, gör gärna det bland kommentarerna!

Viktiga saker att göra före ett svårt samtal

Svåra samtal är ett ständigt återkommande tema både här och i ledarskapsutbildningarna som jag gör just för att de ofta är vad de heter: svåra. Av olika anledningar såklart! Men det finns några viktiga saker som du behöver göra före ett svårt samtal oavsett varför du behöver ha det och med avstamp i denna artikel från HBR plus egna tillägg tänkte jag att vi skulle kika på några dem!

Läs mer: Före, under och efter svåra samtal

Det må vara ett citat av det klyschigare slaget men när det gäller svåra samtal är förberedelserna viktiga och det finns flera saker som du bör göra före ett svårt samtal. Bild: Brett Jordan on Unsplash

Viktiga saker att göra före ett svårt samtal

Vad är felet egentligen?

Misstag, konflikter, missförstånd och fel kan vara prick så enkla som de ser ut att vara vid första anblicken. Men de kan också vara symptom för något annat och det behöver vi som ledare vara lyhörda inför. Var alltså inte för snabb med att döma ut någon handlingar eller agerande innan du vet vad som har hänt och försök dessutom undersöka vad rotorsaken till medarbetarens beteende kan vara. Exempelvis är otydliga spelregler på jobbet eller otrygghet i arbetsgruppen sådana saker som kan ställa till det för medarbetarna utan att hen är medveten om det.

Tips! Försök att kartlägga situationen så sakligt och objektivt som möjligt. Undvik förhastade slutsatser utan se det som att du söker efter en möjlig förklaring snarare än att det finns en enda sanning. Det gör det troligen inte!

Ha rätt motiv

När vi står i en svår situation som behöver lösas med hjälp av ett samtal är det viktigt att dubbelkolla sina motiv för samtalet. Varför behöver ni ha detta? Och, vad hoppas du att ni ska uppnå? Det är nämligen lätt hänt att fastna i kortsiktiga mål när man har ett problem. Exempelvis: “om medarbetaren bara börjar komma i tid löser sig allt annat” eller “om medarbetaren gör si istället för så”.

Tips! Checka dina egna motiv, varför är detta samtal viktigt att ha? För vem? Är det motiv som gör skillnad på lång eller kort sikt?

Syna ditt känsloläge

När ett svårt samtal behövs är det ovanligt att man som chef känner sig stressad, frustrerad och ibland rent utav irriterad eller arg. Problemet om du går in i samtalet med de känslorna är dock att de kommer att färga av sig och försvåra samtalet för er båda. Undvik att stämpla en situation, eller medarbetare, med olika epitet och försök skilja på sak och person.

Tips! Prata om situationen med någon annan som du litar på, din chef, en mentor eller extern person, som du vet inte sprider det du säger vidare. Då kan du få chansen att ventilera ur dig de största känslorna innan du går in i själva samtalet.

Samla ihop den fakta som finns

Att förbereda sig inför det svåra samtalet är A och O och genom att samla ihop den fakta som finns kommer samtalet att bli enklare att genomföra, tydligare och troligtvis också ge bättre resultat. Vad är det som har hänt? Vem har gjort eller sagt vad och när? Vilka effekter har det fått?

Tips! Genom att göra kartläggningen och försöka sätta samman en tidslinje så kan du hjälpa dig själv av skapa en bild av situationen. Kom bara ihåg att du inte har all fakta förrän du också har pratat med medarbetaren.

Plocka fram nyfikenheten

Sist men inte minst, plocka fram nyfikenheten inför samtalet och gå in i det med ett öppet sinne. Genom att ställa frågor och lyssna in vad medarbetaren säger kommer du att få mer information och kunna leda samtalet på ett bättre sätt.

Tips! Jag brukar tänka att det svåra samtalet är det sista steget i kartläggningen för att säkerställa att jag inte på förhand bestämmer mig för vad som har hänt och sedan låta den största delen av samtalet fokusera på det framåtblickande. Vad ska vi göra/förändra/tänka på framåt? Annars är risken stor att man fastnar i skuldbeläggande eller detaljer kring vad som har trots att samtalet, för att bli riktigt konkret, bör fokusera på vad som sker framåt.

Och ja, det var några av de viktiga saker att göra före ett svårt samtal. Dela gärna med dig av dina egna tankar och erfarenheter kring svåra samtal!

Fem anledningar till att sätta spelregler som chef

Jag skrev på både Instagram och LinkedIn igår om det här med att sätta spelregler som chef vilket fick mig att vilja utveckla det även här. Vi har tidigare pratat om hur du håller en workshop om teamets spelregler och nu tänkte jag ge dig lite extra ammunition till varför du ska göra det med just din arbetsgrupp.

Läs mer: Chefens årshjul - bli mer proaktiv som chef

När vi spelar sällskapsspel tillsammans är det en självklarhet att prata om vilka spelregler som gäller innan spelomgången börjar. Men i arbetslivet räknar vi oftast bara med att allt ska funka av sig självt! dograapps from Pixabay

Fem anledningar till att sätta spelregler

Viktigt att minnas att detta är inget som man bara kan göra när arbetsgruppen är ny eller när du kliver in som ny chef. Tvärtom! Det är sällan “för sent” att göra detta utan även befintliga arbetsgrupper kan må bra av att sätta sina normer och (informella) sociala koder på pränt. Varför? Ja, det finns flera anledningar till det:

1. När vi har uttalade spelregler blir det tydligare vad som gäller för oss som ingår i gruppen. När vi vet vad som förväntas av oss ökar känslan av trygghet, vilket är positivt för de allra flesta av oss och det får oss att må och prestera bättre på jobbet.

2. Vi förebygger konflikter och missförstånd. Inte alla såklart men desto tydligare spelplanen och riktlinjerna är desto enklare och bättre blir förutsättningarna för att ni ska hålla sams och lyckas nå era mål

3. Ni bidrar till att sätta tonen för er del av organisationskulturen genom att faktiskt sätta er ner och prata om hur ni vill ha det i er arbetsgrupp. Här har du också möjlighet att vara med och påverka samtalen som ledare med: hur vill du att stämningen ska vara?

4. Du som chef kommer att få det lättare att korrigera beteenden som avviker från det ni har kommit överens om på ett mer odramatiskt sätt. Förr eller senare kommer någon att glömma spelreglerna eller gränser att testas och har ni på förhand bestämt hur ni ska bete er har ni något att förhålla er till.

5. Du stärker förtroendet för dig som ledare och blir tydligare i ditt ledarskap. Se bara till att du själv också följer spelreglerna, annars kommer inte medarbetarna att vilja göra det.

Jag rekommenderar alltså alla ledare och chefer att göra detta - även om det kanske känns lite fånigt eller överflödigt. Det kommer att göra det lättare för er att arbeta tillsammans!

Vad säger du som läser? Är detta något nytt eller har du testat att ha nedskrivna spelregler för teamet sedan innan? Dela gärna med dig!

Höga förväntningar som ledare

Förväntningar är som vilket verktyg som helst när det kommer till ledarskap och självledarskap: det kan brukas och det kan missbrukas.

Höga förväntningar kan skapa resultat och utvecklingsförlopp en inte tror är möjligt innan man tar på sig den för stora västen och växer i den.

För höga förväntningar tenderar att leda till besvikelse, missförstånd och en känsla av otillräcklighet och misslyckande.

Låga, eller för låga, förväntningar riskerar istället att bidra till en känsla av att det inte är lönt eller viktigt nog att ta på allvar oavsett om de är berättigade eller ej.

Hur vi kan använda oss av våra förväntningar som ledare som för att skapa välmående och väl presterande medarbetare och grupper?

Med förväntningar som är höga men realistiska så växer och utvecklas vi. Bild: James Healy on Unsplash

Förväntningarnas förutsättningar

Mycket få, om någon, vill göra andra besvikna och därför kan alltså höga förväntningar på varandra vara bra. Så ha det gärna på dina medarbetare men:

1. Rimlighetschecka dem. Är de realistiska? Vettiga? Grundade i verksamhetens behov?

2. Prata om dem! Så många konflikter, misstolkningar och negativa effekter som kan undvikas om man pratar om vilka förväntningar man har på varandra. Ingen vet vad du förväntar dig av dem om du inte berättar det

3. Anpassa dem efter förutsättningarna som råder för personen och kontexten de gäller, alla har inte samma möjligheter och utgångslägen och vi som chefer behöver vara lyhörda inför det

4. Ha tålamod och se framstegen som en del av medarbetarens utveckling även om det tar tid att nå hela vägen fram

5. Uppmuntra, stötta, utmana beroende på vad medarbetaren behöver

6. Se till att du har samma kravställning för dig själv om du ställer höga krav på andra i din omgivning. Gör ditt bästa för att nå dem med punkt 1, 2, 4 och 5 i bakhuvudet

Det funkar alltså inte att bara ha höga förväntningar och tänka att medarbetarna ska nå dem av sig själva eller lista ut vad du förväntar dig av dem. Likväl är det alltid värdefullt att fråga medarbetarna om vad de behöver och förväntar sig av dig som ledare!

Förväntningar som verktyg

Om du vill checka dig som ledare och dina förväntningar kommer här några frågor att använda dig av, exempelvis:

• Hur medveten är jag om förväntningarna jag har på mig själv och andra i min omgivning?

• Hur påverkar dessa förväntningar mig själv?

• Hur påverkar mina förväntningar andra?

• Hur väl brukar andra och/eller jag själv leva upp till mina förväntningar?

• Hur reagerar jag på att förväntningarna jag har inte uppnås?

• Hur kommunicerar jag mina förväntningar till andra?

• Vad gör jag för hjälpa dem uppnå de förväntningar jag har?

Det finns såklart än mer, och fler, frågor att ställa sig och använda sig av. Men dessa är en bra grund att utgå ifrån för att väcka sitt medvetande kring de förväntningar en har och som väldigt ofta påverkar oss i vår vardag utan att vi har riktig koll på det.

Summa summarum är: Höga förväntningar är ett jättebra verktyg för oss ledare att använda förutsatt att vi gör det på rätt sätt.

Eller vad säger du som läser? Kan du känna igen att förväntningar både kan hjälpa och stjälpa oss i vardagen beroende på hur de används?