Viktiga saker att göra före ett svårt samtal

Svåra samtal är ett ständigt återkommande tema både här och i ledarskapsutbildningarna som jag gör just för att de ofta är vad de heter: svåra. Av olika anledningar såklart! Men det finns några viktiga saker som du behöver göra före ett svårt samtal oavsett varför du behöver ha det och med avstamp i denna artikel från HBR plus egna tillägg tänkte jag att vi skulle kika på några dem!

Läs mer: Före, under och efter svåra samtal

Det må vara ett citat av det klyschigare slaget men när det gäller svåra samtal är förberedelserna viktiga och det finns flera saker som du bör göra före ett svårt samtal. Bild: Brett Jordan on Unsplash

Viktiga saker att göra före ett svårt samtal

Vad är felet egentligen?

Misstag, konflikter, missförstånd och fel kan vara prick så enkla som de ser ut att vara vid första anblicken. Men de kan också vara symptom för något annat och det behöver vi som ledare vara lyhörda inför. Var alltså inte för snabb med att döma ut någon handlingar eller agerande innan du vet vad som har hänt och försök dessutom undersöka vad rotorsaken till medarbetarens beteende kan vara. Exempelvis är otydliga spelregler på jobbet eller otrygghet i arbetsgruppen sådana saker som kan ställa till det för medarbetarna utan att hen är medveten om det.

Tips! Försök att kartlägga situationen så sakligt och objektivt som möjligt. Undvik förhastade slutsatser utan se det som att du söker efter en möjlig förklaring snarare än att det finns en enda sanning. Det gör det troligen inte!

Ha rätt motiv

När vi står i en svår situation som behöver lösas med hjälp av ett samtal är det viktigt att dubbelkolla sina motiv för samtalet. Varför behöver ni ha detta? Och, vad hoppas du att ni ska uppnå? Det är nämligen lätt hänt att fastna i kortsiktiga mål när man har ett problem. Exempelvis: “om medarbetaren bara börjar komma i tid löser sig allt annat” eller “om medarbetaren gör si istället för så”.

Tips! Checka dina egna motiv, varför är detta samtal viktigt att ha? För vem? Är det motiv som gör skillnad på lång eller kort sikt?

Syna ditt känsloläge

När ett svårt samtal behövs är det ovanligt att man som chef känner sig stressad, frustrerad och ibland rent utav irriterad eller arg. Problemet om du går in i samtalet med de känslorna är dock att de kommer att färga av sig och försvåra samtalet för er båda. Undvik att stämpla en situation, eller medarbetare, med olika epitet och försök skilja på sak och person.

Tips! Prata om situationen med någon annan som du litar på, din chef, en mentor eller extern person, som du vet inte sprider det du säger vidare. Då kan du få chansen att ventilera ur dig de största känslorna innan du går in i själva samtalet.

Samla ihop den fakta som finns

Att förbereda sig inför det svåra samtalet är A och O och genom att samla ihop den fakta som finns kommer samtalet att bli enklare att genomföra, tydligare och troligtvis också ge bättre resultat. Vad är det som har hänt? Vem har gjort eller sagt vad och när? Vilka effekter har det fått?

Tips! Genom att göra kartläggningen och försöka sätta samman en tidslinje så kan du hjälpa dig själv av skapa en bild av situationen. Kom bara ihåg att du inte har all fakta förrän du också har pratat med medarbetaren.

Plocka fram nyfikenheten

Sist men inte minst, plocka fram nyfikenheten inför samtalet och gå in i det med ett öppet sinne. Genom att ställa frågor och lyssna in vad medarbetaren säger kommer du att få mer information och kunna leda samtalet på ett bättre sätt.

Tips! Jag brukar tänka att det svåra samtalet är det sista steget i kartläggningen för att säkerställa att jag inte på förhand bestämmer mig för vad som har hänt och sedan låta den största delen av samtalet fokusera på det framåtblickande. Vad ska vi göra/förändra/tänka på framåt? Annars är risken stor att man fastnar i skuldbeläggande eller detaljer kring vad som har trots att samtalet, för att bli riktigt konkret, bör fokusera på vad som sker framåt.

Och ja, det var några av de viktiga saker att göra före ett svårt samtal. Dela gärna med dig av dina egna tankar och erfarenheter kring svåra samtal!