Snabbare beslut

Jag hörde eller läste, minns tyvärr ej var nu, att en framgångsfaktor hos en entreprenör var att “kunna fatta beslut snabbt” och i gengäld “låta det ta tid att ändra sig”. Något i detta klingade till hos mig. Inte för att jag medvetet skjuter på saker eller undviker att ta beslut i vanliga fall men jag har ändå anammat detta de senaste månaderna och kan se att jag fattar snabbare beslut. Ungefär såhär:

• Situation X uppenbarar sig

• Insikten: “Okej, jag behöver bestämma detta” följt av:

• Kvick research - helst på direkten så att jag har underlagen till att kunna göra nästa steg under de kommande timmarna eller arbetsdagarna…

• Reflektion:

  • Vilken nytta gör detta för verksamheten nu?

  • Framåt?

  • Linjerar det med den långsiktiga planen?

  • Förverkligar det den långsiktiga planen?

• Fatta beslutet. Motivera det!

• Handla

Och framförallt - inte lämna så mycket utrymme till eftertanke. Inte återvända och grunna efteråt. Var det bra? Skulle jag gjort annorlunda? Alltså, reflektion är alltid bra men det är skillnad på att reflektera och älta. Jag kan absolut falla in i det senare och genom att följa stegen ovan vet jag att beslutet är välgrundat. Stryper jag sedan möjligheten att tänka på det efteråt blir jag snabbare och det har gjort mig gott som företagsledare. Jag känner mig mer rakryggad. Bestämd. Grundad. Det är trots allt en jäkla massa beslut som måste fattas varje dag oavsett vilken ledarroll du har och som du dessutom måste fatta för att behålla styrfarten. Varför göra det svårare för sig än vad man måste, eller hur?

Problemvaccinet alla chefer behöver

Ibland är det otacksamt att vara chef, inte minst när bajsmackorna haglar i motvinden man kämpar sig igenom, försöker att göra ett bra jobb samtidigt som man släcker bränder till både höger och vänster. Helst med frisyren i behåll. Skämt åsido! Att vara chef skulle kunna ses som att vara en betald problemlösare men den beskrivningen, hur väl du än känner igen dig i den, behöver nyanseras mer än så. Ditt uppdrag som chef handlar i grunden om att hjälpa andra lösa sina problem och själv bara ta ansvar för de som faktiskt ingår i ditt chefsuppdrag.

Den tråkiga nyheten i detta? Det finns inget botemedel mot problem. Du kommer alltid ha situationer som behöver hanteras. Utmaningar som dyker upp när du minst behöver eller anar det. Lägen som du kanske önskar att du slapp uppleva. Den bra nyheten? Det finns ett problemvaccin som alla chefer behöver och som alla chefer faktiskt har tillgång till!

Helt immun mot problem går det inte att bli men du kan öka din motståndskraft rejält genom att vaccinera dig med dessa olika beståndsdelarna i ditt ledarskap! Bild: Unsplash

Problemvaccinet alla chefer behöver!

Låt oss kika närmare på problemvaccinets aktiva beståndsdelar:

Acceptans

Som ledare behöver du acceptera att både roliga och tråkiga saker kommer att dyka upp i din väg och det kan låta självklart men… När man är mitt inne i vardagssnurran där allt är viktigt och ska hända n-u-nu. Stressar. Är lite trött och sliten ja, då tenderar tålamodet att sjunka med saker som dyker upp oväntat. Det blir dessutom svårare att komma ihåg att du som inte kan vara den som gör och fixar all världens problem.

Du behöver också acceptera händelser, personer och saker för vad de är, det hjälper dig att hantera det som händer utifrån det faktiska läget snarare än det önskade.

Tips från ledarskapscoachen:

Gilla läget. Haha, trist tips va? Men att acceptera hur saker och ting är betyder inte att vi måste låta dem bero eller kvarstå, de kan fortfarande gå att förändra. Däremot blir du snabbare och mer verklighetsförankrad genom att ha med dig acceptans

Förhållningssätt

Nästa aktiva ämne är förhållningssätt. Hur förhåller du dig till problem som händer? Det kan variera rätt så kraftigt beroende på hur en är som person, dagsformen, stressnivån och såklart också kontexten. Denna del av problemvaccinet handlar inte om att du ska stå nollställd och kunna ta vad som helst som dyker upp utan att reagera, däremot du bli mtjänar du på att göra dig medveten om:

• Vad i detta som triggar dig?

• Varför det triggar dig?

• Och, viktigast av allt, hur du reagerar

Din reaktion som ledare kommer vara den starkaste signalen till hur andra runt omkring dig ska reagera så det spelar inte bara roll för din egen del.

Finns det då ett enda förhållningssätt som är rätt i alla lägen? Ja, nej och kanske för det beror på. Men att sträva efter att ha emotionell distans som ledare är alltid nyttigt, det minskar risken för att du blir för personligt och känslomässigt kopplad till saker som händer på jobbet. Du blir bättre som ledare när du mentalt frikopplar dig som person från din yrkesroll.

Tips från ledarskapscoachen:

Analysera dig själv i vardagen och iaktta hur du, både verbalt och med kroppspråket, reagerar på problem som dyker upp. Det kommer att ge dig ledtrådar att använda dig av och testa sedan de olika mentala skyddsteknikerna som jag länkade ovan. Experimentera med dem och se vilken eller vilka du kan använda dig av.

Ett strukturerat arbetssätt

En annan, mycket potent, ingrediens är att ha ett strukturerat arbetssätt som ledare. Och det handlar inte om att vara uppbokad till max långt i förväg utan snarare att arbeta så proaktivt som möjligt, ha ordning och reda och ha en långsiktig plan för det gör det tydligare och enklare för dig att göra chefsjobbet men också att prioritera när saker inte blir som man tänkt sig.

Tips från ledarskapscoachen:

Jag kan inte nog rekommendera följande verktyg för att bli mer strukturerad som ledare:

• Ha ett årshjul som du arbetar utifrån

• Arbeta aktivt och medvetet med er mötesstruktur

• Ha en struktur på dina saker/arbetsuppgifter/dokumentation etcerera så du slipper ägna onödig tid åt att leta reda på saker eller uppfinna hjulet på nytt varje gång

Det finns fler verktyg att använda sig av men börjar du implementera dessa tre kommer du komma en bra bit på vägen!

Uthållighet

Uthållighet är ofta en underskattad del av problemhantering. Men det gör oss bättre, mer tåliga och mer motståndskraftiga om du ser ditt chefsarbete som ett maraton snarare än ett sprintlopp.

Tips från coachen:

Påminn dig om din långsiktiga plan. Det brukar göra det lättare att lyfta blicken och se hela kartan, inte bara den kvadratmeter ni befinner på.

Avlastning

Det är lätt hänt att slukas av problem som chef (framförallt om man gillar att lösa dem) och därför är det jätteviktigt att du både uppmuntrar och låter medarbetare och kollegor lösa sina problem själva. Lägg dig inte i. Använd det coachande förhållningssättet. Det ger i längden också en avlastning för dig!

Ytterligare en del av denna beståndsdel är att ha en eller ett par personer som fungerar som dina pysventiler, det hjälper dig både att lätta på trycket och att bearbeta och lära dig av vad som händer i din vardag.

Tips från coachen:

Jag har många gånger mött chefer som tänker och tror att det ingår i uppdraget att veta och lösa allting på egen hand - helt i onödan. Genom att be om hjälp, bjuda in stöd och be om råd och prata om det som händer lättar du på din mentala börda vilket gör det lättare att hantera större volymer. Alltså, ta hjälp! Av din chef, av din mentor, via Bossakuten eller annan lämplig aktör. Men du måste inte göra allt på egen hand bara för att. Det är en gammal myt och föreställning, låt oss lämna den i det förflutna.

Och ja, sammanfattningsvis då...

Kommer detta vaccin att råda bot på alla problem du har som chef? Såklart inte. Men det kommer att göra dig mindre påverkad av dem och göra det mycket lättare att hantera dem.

Är detta en quick fix? För vissa! För andra tar det lite längre tid eftersom vissa behöver mer än en spruta - det är normalt.

Måste alla praktisera de aktiva beståndsdelarna i exakt samma dos? Nej! För det beror på dig som ledare, vad du behöver och vad du gör. Men alla ämnen behövs bara i olika stor utsträckning från ledare till ledare.

Berätta gärna du som läser! Är det något du kan ha nytta av i din vardag som varande eller blivande chef?

Tre saker som gör stor skillnad i medarbetarsamtal

Det finns tre saker som gör stor skillnad i medarbetarsamtal och som dessutom innebär att du som chef visar att du:

1. Tar dessa samtal på allvar

2. stärker din relation till din medarbetare

3. stärker medarbetarens relation till arbetsgivaren

Vilka det är? Låt oss kika närmare!

Medarbetarsamtal är ett så underskattat verktyg att använda som ledare och ännu oftare när en har medarbetare som är äldre eller inte har ett stort driv efter att utvecklas. Bild: Photo by Amy Hirschi on Unsplash

Tre saker som gör stor skillnad i medarbetarsamtal

Förberedelserna

Det lyser igenom snabbt om man som chef inte har förberett sig inför medarbetarsamtalet vilket i sin tur tur kräver att du som chef är närvarande i er arbetsvardag. Vad gör medarbetaren bra? Vad uppskattar du som chef? Varför? Medarbetarsamtalet är ett bra tillfälle att uppmuntra och berömma för goda insatser och en naturlig samtalsmiljö för att lyfta utvecklingsmöjligheter som inte ska slängas bort. Det är dessutom bra om medarbetarna är förberedda inför samtalet vilket såklart kan göras på olika sätt beroende på vad du önskar att de tar med sig in i samtalet.

Framåttänket

En annan, liten, detalj som är viktig är att ni tar medarbetarsamtalet till att skapa en personlig utvecklingsplan för medarbetaren utifrån hens ambitioner. Så att ni tillsammans tänker framåt och ser medarbetaren som en självklar del av företagets framtid. Men än viktigare är att denna verkställs så mycket som möjligt sedan - annars är det bara tomt prat ni gör här vilket också blir dubbelt negativa signaler till medarbetaren. Inte nog med att medarbetarsamtalet då är “meningslöst”, det blir också så att ni som arbetsgivare skickar signalen om att ni inte bryr er om medarbetaren. Är resurserna begränsade kanske man behöver vara flexibel eller kreativ med vilka men att ha en plan framåt behöver inte i sig inte vara dyrt.

Bemötandet

Bemötandet i att lyssna aktivt, vara nyfiken, utmana och uppmuntra är också en detalj som gör stor, stor skillnad och där du som chef både kan vara närvarande och leda medarbetaren genom samtalet som hjälper hen att göra sitt jobb bättre. Här får ni en arena att prata om vilka behov ni har och vilka förutsättningar som finns och vad som funkar respektive vad som kan bli bättre och hur. Och det dessutom “gratis” för att det är en samtalsyta som är etablerad och dessutom förväntas finnas. Så använd den!

Vad tänker du om medarbetarsamtal? Berätta gärna!

Korrigeringssamtal, en betydelsefull doldis

Det finns en rad olika anledningar till varför du som ledare behöver ha svåra samtal. Ett av dem som ofta förbises eller bara görs i farten och vars betydelse ofta gravt underskattas är det jag brukar kalla korrigeringssamtal. Den exakta modellen för hur dessa kan genomföras ingår när jag utbildar inom svåra samtal - men jag vill ändå lyfta fram korrigeringssamtalet just för att det är en betydelsefull doldis som fler chefer borde använda när det behövs.

Det känns ibland taskigt, svårt och obekvämt att ha korrigeringssamtal som ledare men dessa samtal är ett viktigt ledarskapsverktyg. Hur ska medarbetaren kunna göra och bete sig annorlunda om du som chef inte tar upp det med hen? Bild: Vitaly Gariev on Unsplash

Korrigeringssamtal, en betydelsefull doldis

Korrigeringssamtalets syfte är precis vad namnet antyder: att någonting i medarbetarens prestation eller beteende behöver korrigeras på ett eller flera vis. Ibland är det en liten detalj som måste justeras, ibland är det en stor. Ibland är det många i varierande storlek som inte fungerar samtidigt. Är fallet det sistnämnda är det viktigt att du som chef väljer en till två, absolut max tre, saker att lyfta på mötet eftersom det inte kommer att bli konstruktivt att ha fler än så.

Tänk själv: om någon skulle komma med en bok tjock som ett uppslagsverk och dänga i bordet full av dina brister och fel - hur sugen skulle du bli att erkänna att de har rätt utan diskussion eller möjligheten till att försvara dig? Och hur pepp skulle du bli att förändra ditt beteende? Inte jätte.

Alltså, välj sakerna som du vill lyfta med omsorg och ta de punkterna som du 1. har mest underlag för och 2. som du tror kan ge störst effekt om de åtgärdas. Spara resten till senare eller lägg dem till handlingarna.

Notera att det inte är så att ett misstag = ett korrigeringssamtal. Men om du ser ett mönster i form av problem som är återkommande, eller att medarbetarens beteende och/eller prestation haltar rejält eller mer och mer - då är det troligen dags.

Poängerna med att ha korrigeringssamtal är flera:

Snällt gentemot medarbetaren

Hur ska någon kunna göra något bättre eller annorlunda om de inte vet att det önskas av dem? Genom att ha korrigeringssamtalet ger du som chef medarbetaren förutsättningar att faktiskt göra en förändring. Sedan kanske inte medarbetaren ser det så men det är en annan historia.

Snällt mot teamet

Arbetsgruppen kommer att påverkas om en medarbetare inte gör sitt jobb ordentligt, därför är det viktigt att du som chef följer upp och agerar om en medarbetare svajar för mycket.

Snällt mot verksamheten och dig själv som chef

Genom att ha korrigeringssamtal som dokumenteras, där både du och medarbetaren läser och signerar vad ni kommit överens om får du på pränt vad medarbetaren behöver göra annorlunda framåt. Genom att ha det dokumenterat hjälper du dig själv om problemen kvarstår eller eskalerar. Det i sig är snällt både mot dig själv som chef och verksamheten i stort som direkt förlorar på medarbetare som inte fungerar.

Vad säger du som läser? Har du haft korrigeringssamtal som ledare och dokumenterat dem? Vad hände då? Eller var detta nytt? Dela gärna med dig!

---

Skulle du vilja utbildas inom svåra samtal och hur du kan hålla sådana som chef? Hör av dig till clara@bossverket.se för att få mer information om kommande utbildningstillfällen.

Känslan av kontroll är en illusion

En vanlig fälla att gå in i som chef är att känna behovet av kontroll, att man behöver ha det för att allt ska vara bra och för att man ska kunna slappna av. Problemen med det? De är flera.

Den första är att känslan av kontroll är en illusion. Ingen av oss har särskilt mycket kontroll på någonting alls egentligen.

Det är naturligt att vilja ha kontroll som ledare men känslan av att ha den stämmer tyvärr sällan och stämmer den är den inte nödvändigtvis bra. Bild: Milada Vigerova on Unsplash

Känslan av kontroll är en illusion

Nästa bekymmer är att en chef med behov av kontroll kan säga att de har hög tillit till medarbetare och högt förtroende för deras kompetens - men visar det inte - och då är tyvärr den så kallat höga tilliten och det höga förtroendet högst teoretiskt och något helt annat gäller i praktiken. Vad händer då? Jo, exempelvis:

• Tilliten och förtroendet tenderar att minska generellt i arbetsgruppen och organisationen

• Medarbetarnas engagemang och initivativförmåga minskar över tid eftersom “det inte är lönt” att visa varken den ena eller det andra. Tiden det sedan tar kan variera mycket beroende på hur mycket chefens kontrollbehov yttrar sig och hur organisationskulturen är i stort

• Chefen blir den som fattar alla beslut, stora som små, vilket tenderar att både öka arbetsbelastningen och ledtiderna

• Över tid är risken stor att mer och mer arbete hamnar på chefens skrivbord eftersom hen är inblandad i allt och i sämsta fall blir den som gör allt

• Risken finns också att kontrollbehovet slår över i en detaljstyrning, även kallat micro management. Och de allra flesta vet att detaljstyrning inte är bra eftersom det hämmar medarbetares initiativförmåga, ansvarskänsla och alla former av kreativitet. Ändå är det lätt att falla in i det när man är mån om hur slutresultatet ska bli eller känner ett stort ansvar för det

För att nämna några av bieffekterna och ja, detta helt i onödan just för att den där känslan av kontroll är inbillning. Den känns bra men är inte det, lite som rökning för en rökare.

Så hur ska man tänka då som chef, ska man då släppa taget om allt hur som helst? Nej såklart inte. Jag tycker en kurskamrat sammanfattade det bra med orden “jag vill ha koll - inte kontroll” när hon pratade om sitt ledarskap.

Med det sagt är det långtifrån alltid enkelt att byta ut behovet av kontroll mot koll eftersom känslan ofta är att "allt kommer att krascha" om den som är chef inte har kontroll på läget. Bild: Josh Seff on Unsplash

Koll i stället för kontroll

Vad innebär det att ha koll då? Jo, att vara närvarande och samtidigt sträva efter att göra sig umbärlig som chef. Genom att veta vad som händer och sker i verksamheten, hur medarbetarna mår och vara allmänt insatt är direkt nödvändigt om du som chef inte ska bli en bromskloss för de du leder.

Låt oss säga att alla arbetsuppgifter är syltburkar, som chef varken kan eller bör du ha ett finger i varje syltburk. Dels är det ohygieniskt men mest för att du bara har tio fingrar och inte heller kan bära hur många burkar som helst. Ge medarbetarna ansvaret att ha sina egna syltburkar som de hanterar. Se till att ha tydliga kommunikationsvägar er emellan samt arbeta aktivt med förtroende och tillit så att de kommer till dig som chef om någon av deras burkar går i kras.

Detta innebär inte att du som chef aldrig kommer att få någon sylt. Däremot kommer du få det i en mer lagom mängd då och då allteftersom medarbetarna blir mer vana vid att de har ansvaret för sylten och tar sig an det. Du kan ha koll på flödet av syltburkar, förståelse för processen och bidra när det behövs i stället vilket kommer att förbättra arbetsmiljön för både dig själv, medarbetarna och därmed organisationen i stort.

Varför det är jobbigt att släppa kontrollen och hur man kan göra det? Ja, det får bli en egen bloggartikel framöver! Men berätta gärna under tiden: hur ser din relation ut till kontroll och behovet av kontroll?