Tips för att hantera din mejl

Mejlen, många gånger underlättar den vår vardag men det är inte heller ovanligt att den blir en tidstjuv som ständigt pockar på vår uppmärksamhet. Harvard Business Review har skrivit ett gäng tips för att hantera din mejl #likeaboss och här är de som är aktuella för dig som är eller vill bli ledare!

Gränslöst arbete kan vara otroligt givande och flexibelt men det kan också bli en belastning om man inte har tydliga riktlinjer eller vet vilka förväntningar som finns. Bild: rawpixel från Pixabay

Tips för att hantera din mejl

Var tydlig med din tillgänglighet

Det första tipset är att vara tydlig med hur tillgänglig du är via mejl. När är dina arbetstider och hur lång tid kan det ta innan mottagaren får ett svar? Genom att vara transparent så vet de som mejlar dig vad de kan förvänta sig av dig.

Använd dig av autosvar oftare

Det är inte ovanligt att mejlen är öppen och uppe i bakgrunden alltid. Men att våga lämna mejlen och använda sig av autosvar oftare är en annat tips från artikeln. Inte minst om du har projekt som kräver att du fokuserar på det. Då vet mottagaren om att du inte är tillgänglig och när du kan förväntas att vara tillbaka.

Ha ett standardsvar på vanliga frågor

Får du ofta samma frågor om och om igen? Ja, händer det som ledare så behöver du hjälpa personerna i fråga att få de kunskaperna som du behöver så de slipper behöva mejla dig. Är du i en annan position så kan du i stället tjäna på att ha ett standardsvar där de vanligaste frågorna är samlade.

Prata om hur ni ska kommunicera med varandra

En annan grundläggande faktor, som jag nog hade satt överst på listan, är att ni i teamet behöver prata om hur ni ska kommunicera med varandra. Vad mejlar ni varandra om? När ska ni ringa varandra i stället för att skicka mejl? Vilka tider ska ni vara tillgängliga och inte? vad ska ni ha för förväntningar på varandra med svarstider etcetera? Genom att prata med varandra tidigt så kan undvika både konflikter och tandgnissel som kan uppstå när alla har olika syn på vad exempelvis en snabb respons är.

Var ett gott föredöme

Alla kan vi jobba olika arbetstider och vara tillgängliga olika tider på dygnet. Men, att vara tillgänglig alltid oavsett om du jobbar eller är ledig är varken hälsosamt eller hållbart i längden. Här gäller det alltså att du är ett gott föredöme som ledare och inte själv kollar eller svarar på mejlen i tid och otid. Ha i stället som rutin att ni ringer eller sms:ar varandra om något akut eller brådskande. Då slipper du ha koll på mejlen när du är ledig på samma sätt.

Har du som läser några andra bra tips på lager när det gäller mejlhantering och hur vi kan använda detta fina verktyg på ett bra och hållbart sätt?

Få jobb gjort fast du inte orkar

Alla har vi ibland dåliga dagar och någon gång kanske man kan göra som jag gjorde i måndags och ta ledigt. Men det är ju inte möjligt jämt och då kan en behöva prestera även om man inte har ork till det - vilket stämmer skrämmande väl in på mig dessa dagar. Är så trött och segstartad om dagarna att den här artikeln från HBR kändes väldigt läglig med sina tips om hur du kan få jobb gjort fast du inte orkar.

Vissa dagar blir det mer knöggliga papper än något uppskrivet. Bild: Steve Johnson från Pixabay

Få jobb gjort fast du inte orkar

Fokusera på något du kan

Ett sätt att kicka igång sig själv på kan vara att börja med en arbetsuppgift som du kan och känner till väl. Då behöver det inte bli så stor ansträngning att göra den eftersom den nästan går på autopilot vilket i sin tur kan få igång ditt jobbflow. Än bättre om uppgiften kan göras klart rätt snabbt eftersom den då kryddas av känslan av att ha åstadkommit något!

Ta dig an en ny arbetsuppgift som du har undvikit

Ibland kan det förstnämnda tipset funka fint - men risken finns också att du gör saker som det inte är särskilt bråttom med. Då kan det vara värt att kika in att-göra-listan och se: finns det något här som jag har undvikit och egentligen behöver göra? Genom att ta tag i den kan produktiviteten boostas även en dag då man inte riktigt orkar göra någonting eftersom du får fokusera på något som är nytt och lite krävande.

Ett annat tips på det ämnet är också att testa att göra något som du i vanliga fall har en tendens att "över-tänka" istället för att bara göra det. Så i stället för att låta dig bromsas av att du känner dig trött, låg och i dålig form: gör något som om du hade all självkänsla och självförtroende på plats utan att tänka efter före mycket före. Boka in det mötet eller mejla personen som du annars har dragit dig lite för att höra av dig till. Det kan hjälpa dig att bryta den negativa spiralen.

Minska arbetsbördan till hälften

Ofta så kan arbetet dra igång oss så att vi blir produktiva även om vi har en dålig dag. Men en vanlig tendens är att vi, i stället för att acceptera vår dag i diket, försöker sätta upp superduperhöga krav på allt vi ska producera och leverera extra mycket av. Risken med att överkompensera din dåliga form är dock att du 1. inte gör en rimlig uppskattning av allt du ska hinna med 2. inte lyckas med allt du vill vilket leder till att du känner dig sämre i stället. För att undvika den fällan - påminn dig om att ingen måste leverera max på jobbet varendaste timme eller arbetsdag. Sänk kraven på din leverans och. om du kan, minska arbetsbördan för dagen till hälften så att den blir rimligare.

Kom också ihåg att alla dagar kan inte vara sådär episka och magiska med regnbågar och solsken. Ingen av oss kan prestera på max jämt! Bild: Free-Photos från Pixabay

Erkänn att du har en kass dag

Känslan av ensamhet ökar ofta stress vilket i sin tur gör oss mindre produktiva. Så var inte rädd för att erkänna högt att du har en kass dag - inte ens som chef. Det kommer inte bara att hjälpa dig sätta ord på känslan du bär men också visa att du är människa och bidra till en sundare arbetsplatskultur. Ofta kan det också hjälpa att bara säga saker högt för att det ska kännas lite bättre och det behöver inte vara mer avancerat eller detaljerat än "idag är en dålig dag".

Använd dina känslor som bränsle

Istället för att vara rädd för negativa känslor och försöka ignorera dem kan du också testa att använda dem som bränsle och anpassa ditt arbetstempo efter dem. Är du arg? Använd då ilskan till arbetsuppgifter som kanske kräver ett rappare tempot där du kan jobba ifred. Känner du dig ledsen och låg kanske mer kreativa och lättsamma uppgifter kan passa. Till exempel.

Bonustips: Testa dig fram bland olika knep

Sist men absolut inte minst, testa dig fram mellan olika saker som kan funka. Känns en extra god fika som en sjyst belöning? Ge dig själv det efter att du har gjort något av det som du behöver. Att byta miljö brukar alltid funka för mig. Bara det att sätta sig någon annanstans kan liksom få en att byta perspektiv och bli mer produktiv. Att lyssna på musik som kan distrahera dig medan du jobbar är också en vinnare i min bok och saken är den att alla knep som funkar är bra! Hitta de strategier som funkar bäst för dig i din vardag.

Det viktigaste att komma ihåg är att det är okej att inte leverera maximalt alltid på jobbet. Vi får ha både dåliga dagar och dåliga veckor och det är både normalt och okej. Har du något knep som du brukar använda dig av? Dela gärna med dig så vi kan inspirera varandra!

Sakta ner för att bli mer effektiv

Några av de vanligaste reaktionerna när vi har mycket att göra? Det är att bli stressad, dra upp tempot och ta på sig fler saker "i farten" och försöka ännu hårdare för att lyckas. Gärna genom att bita ihop lite mer och kämpa på. Ibland kan det förstås både behövas och fungera och bidra till att vi får mycket gjort. Men, risken är också att vi kör slut på oss. Därför blev jag så glad när jag såg fyra tips hos Inc.com om just detta. Nämligen att du kan sakta ner för att bli mer effektiv och här är fyra anledningar till varför det är så!

Sakta ner för att bli mer effektiv

Du blir mer klarsynt

Vi har pratat om det många gånger förut men när vi har stressreaktioner i kroppen så stänger vår hjärna ner förmågan att känna empati och förståelse. Genom att sakta ner tempot kan du alltså behålla de förmågorna. Vilket kommer göra ditt arbete lättare. Men du kommer också bli mer klarsynt om du ger dig själv möjligheten att stanna upp och reflektera regelbundet.

Ökad livskvalitet

"You can't hustle if you are dead" konstaterar Andrew Thomas i artikeln på Inc.com och det har han förstås en viktig poäng i. Livet är det som pågår nu. Genom att sakta ner och ta det lugnare kommer du också få utrymme till att uppleva nuet. Hur klyschigt det än må låta. Ge dig möjligheten till att umgås med de du bryr dig om eller vad det än är som du känner för att göra.

Du hinner känna efter

En annan bonus som luckor i kalendern och ett lugnare livstempo ger är att vi får tid att känns efter och känslor kan vara en både fantastisk styrka och drivkraft om vi sätter ord på dem och har med den i vår vardag. Risken med att inte ha det är att du blir mer som en maskin än en människa men också att de samla på hö inombords tills de en dag svämmar över. Så, för både din egen och din omgivnings skull är det viktigt att ge dig själv möjligheten att känna in och känna efter med.

Du kommer att fatta bättre beslut

Ett lugnare tempo som ger ett lugnare sinne, mer klarsynthet och luft i kalendern kommer också att bidra till att du fattar beslut bättre. Detta då de blir mer genomtänkta, välgrundade och korrekta eftersom du har fattat dem på relevant information.Det ironiska med denna bloggartikel är att jag har skrivit den under en vecka där jag känner mig överhopad av måste och arbetsuppgifter. Men, det var faktiskt en bra påminnelse om att det min instinktiva reaktion (att bita ihop och köra på) inte är den jag ska ge efter för hur gärna jag än vill. I stället gäller det att fortsätta leva mitt lugnare tempo för att jag ska hålla i längden. Så, tack för det! Hur går dina tankar med att leva ett lugnare tempo? Känns det lätt? Svårt? Eller något helt annat? Berätta gärna!

Veckans matiga planer

God morgon! Hur är det? Med mig är det fint tack. Försöker samla ihop huvud och kropp inför veckan och jag märker att det bara var i igår som jag var ledig förra veckan. Är inte helt lätt alltid att fokusera på business när sinnet bara vill dagdrömma och spela brädspel, hehe. Men just därför kommer det behövas att jag är effektiv när jag väl jobbar och sedan tar det lugnare. Vill inte pusha mig själv för hårt samtidigt som jag verkligen vill åstadkomma saker - så det är veckans utmaning att göra både och. vad sägs? Ska vi ta en kik på veckans matiga planer?

Veckans matiga planer

Den här veckan är det fullt ös som gäller på många olika fronter. Det matchar inte mitt läge riktigt när jag helst hade lagt upp fötterna och varit ledig. Men det är bara att gör en sak i taget och försöka maxa sina kvällar och lediga stunder så mycket som möjligt.

Måndag

Idag väntar inte bara en utan två olika poddinspelningar. Först med Nätverka #likeaboss och sedan ska jag hälsa på hos de bästa brudarna på Mama Said Media. Utöver det har jag även ett telefonmöte plus att jag ska ringa några InoS-medlemmar och säga hej.

Tisdag

Förutom telefonmöte, blogg- och InoS-jobb så står det faktiskt också hårklippning på schemat. Mycket välbehövligt och jag längtar nästan ihjäl mig efter att få sätta saxen i den här risiga busken till kalufs som jag dras med för sekunden.

Onsdag

Onsdagen är helt tom i kalendern men ja, det innebär ju inte att det är en fri lek. Jag ska fortsätta lära mig den här med bokföring, spela in vloggavsnitt, skriva och sammanställa de sista pusselbitarna för ett av sommarens projekt. Som jag ser fram emot det sistnämnda - hatar lösa trådar och just nu känns det som att jag har en massa fransar som fladdrar i vinden.

Torsdag

Några Skype-möten väntar och sedan är det skrivtid som gäller.

Fredag

Ser ut som onsdagen eftersom jag vill ha en dag till att jobba ikapp allt det jag inte hunnit tidigare i veckan.Idag är det ju dags för säsongsavslutning för Game of Thrones så vad passar bättre än att jag i morgon publicerar en ledarskapsanalys på de olika GoT-karaktärerna? Inte mycket. Ser verkligen fram emot att höra vad ni tycker och tänker om den! Utöver det tänkte jag även samla ihop mina tankar lite kring min rädsla, hösten och mitt företagande. Det är även dags för en liten nypremiär av Ledarskapsbrevet: brevet för dig som vill utveckla ditt ledarskap.Har vässat dess koncept aningens här under sommaren och nu i höst kommer den att vara ett extra verktyg utöver bloggen för dig som vill bli en bättre ledare för dig själv och andra. Om du inte redan har signat upp dig så skicka ett mejl till mig på clara@bossbloggen.se så fixar jag så att du kommer med på listan!Hur ser dina planer ut för veckan? Händer det något kul?

Vad är Lean?

Lean är en effektiviseringsmetod som antingen prisas eller fruktas. Det senare tyvärr på grund av den har använts felaktigt eller missförståtts på vägen. Den kommer ursprungligen fram Japan (närmare bestämt Toyota) och den grundläggande tanken är att rätt personer, ska göra rätt saker, i rätt tid. På så vis blir allt arbete som görs så värdefullt som möjligt till organisationens kunder. Vad innebär det då i praktiken? Varför är den så hyllad och vad är det som gör att den kan misstolkas? Idag ska vi ska kika lite närmare på vad Lean är och innebär.

Vad är Lean?

Lean är i grunden en filosofi som du kan applicera på alla organisationer i alla branscher. Stommen i tankesättet är att ständigt arbeta med att förbättra det ni gör, att sätta upp och nå långsiktiga mål, att skapa tillväxt i organisationen och mervärde till dess kunder. Ett fungerande Lean-arbete involverar medarbetarna och engagerar dem i företagets utveckling.− Syftet med Lean är inte att slimma alla processer så att kan du säga upp folk. Det är att skala bort arbetsmoment som inte tillför något värde för varken kunden, medarbetaren eller organisationen, säger Martin Ekman, processutvecklare i Lean, och fortsätter:− Lean som modell innehåller många olika delar, verktyg och statistiska beräkningar men om vi ska titta på processen i ett lite större perspektiv så finns det enligt Martin Ekman fyra olika steg.Läs mer: Har du mycket eller lite tid?

Kartläggning av organisationen

Kartläggningen, och förstudien som görs när man bedömer organisationens nuläge, är grunden i allt Lean-arbete. Här kartlägger men alla olika arbetsmoment som görs i organisationen och det kan gälla alltifrån hur man förflyttar gods ute på lagret till hur ekonomiavdelningens arbete med fakturor ser ut. Det är alltså en djupdykning där ni tittar på alla olika detaljer, mäter hur lång tid olika arbetsmoment tar och ser över ert arbetsflöde för att hitta eventuella flaskhalsar.− Kartläggningen omfattar ända ner på individnivå och det är jätteviktigt att de som gör jobbet ska vara med i arbetsgruppen som driver projektet, säger Martin Ekman och fortsätter:− Ni som jobbar måste prata med varandra om vad det är som ni gör. Men också hur ni gör det, vad ni behöver för resurser och vilka moment som kanske inte behövs. Det gäller att alla i organisationen letar efter möjligheter att förbättra ert arbete och att alla har samma målbild. Annars är risken för förändringsmotstånd och konflikter stor, säger Martin Ekman.I kartläggningen kommer ni att hitta X antal olika problem. Till exempel varför blir det många felkoder för den här produkten? Varför blir det så mycket extraarbete med den här kundens fakturor? Varför sparar vi dessa papper? Nästa steg, handlar om att hitta lösningar på de problemen.

Implementera rätt förbättringar

Att implementera förändringar tar tid och kan kräva både tid och resurser om nu ska ändra saker till det bättre på lång sikt. Målet är att skapa förbättringar med de resurser som finns tillgängliga men ibland kan det rent utav kosta pengar om du behöver göra layoutförändringar, möblera om kontorslandskapet eller anställa fler medarbetare. Och alla förändringar ska helst göra det bättre för kunden.− Allting går ju att förbättra men du kan inte förbättra allting samtidigt. Samla ihop alla förslag som ni har och analysera vilka effekter de kan få. Helst hela vägen internt från golvet upp till ledningsgruppen, annars är risken för att ni prioriterar fel, säger Martin Ekman.

Kompetensutveckling

När man hittat de olika förbättringarna som man vill göra så brukar det behövas att man också gör en analys av vilka kompetenser som saknas och behövs.− Om ni ska jobba annorlunda måste medarbetarna få kunskap och kompetensen till att göra det också, säger Martin Ekman.Läs mer: Jobba effektivt hemifrån

Uppföljning

Uppföljningen sker rätt så långt efter att Lean-projektet har gjorts och det planeras in redan innan när du gör kartläggningen. Det är för att man vill uppnå så beständiga förändringar som möjligt och ofta mäter man resultatet både i pengar och tid.− Det är den mest spännande delen av dem alla egentligen. Då får du ju veta hur bra det har gått på riktigt, säger Martin Ekman.Han menar att de vanliga fällorna med Lean är desamma som framgångsfaktorerna. Dels är risken att man fokuserar så mycket på att göra de olika implementeringarna att man missar att hålla koll på vad resultatet blir. Men också att jagandet efter effektivitet kan bli så intensivt att man glömmer bort att det finns en kund i den andra änden. Sist men inte minst är det ofta ledarskapet som avgör om organisationens Lean-arbete lyckas eller ej:- Att arbeta med Lean måste komma uppifrån från högsta ledningen i företaget men lika viktigt är det att den högsta ledningen och alla chefer engagerar medarbetarna så att förändringarna når hela vägen i organisationen. Kommer man med förslag som blir tagna på allvar och leder återkoppling och förbättringar så kommer också engagemanget. Det är mycket ledarskap med i bilden, säger Martin Ekman.Vad säger ni läsare om Lean? Vad är era erfarenheter, goda som sämre, av detta sätt att jobba på?

---

Tyckte du om detta inlägg? Klicka i hjärtat och dela det gärna vidare!Du följer väl Bossbloggen på Facebook, Instagram, Bloglovin’ och Youtube?