När personalen är orolig och upprörd vid omorganisering
Läsarfrågan:
Hej, jag skulle behöva din hjälp. Vi genomgår en stor organisationsförändring som nyligen delats med medarbetarna och sedan dess har personalen varit både orolig och upprörd. Det är inte klart hur förändringen kommer att påverka oss och vi vet inte om det blir nedskärningar eller inte men sedan det blev offentligt har det varit mycket skitsnack i lunchrummet, spekulationer och rykten som florerar. Överlag är folk frustrerade, nedstämda och bekymrade och det har blivit en väldigt defensiv stämning där alla skyller allt på alla andra. Vad kan jag som mellanchef göra? Läget börjar redan bli ohållbart och samtidigt befinner vi oss i en process som kommer att ta månader innan allt blir klart.
Svar:
Hej! Klart att jag ska försöka hjälpa till även om jag redan nu vill förvarna om att det kommer att bli ett mer generellt svar än jag egentligen hade önskat. Detta eftersom det är flera olika faktorer som spelar roll här och jag egentligen skulle behöva lite mer information än vad ditt mejl innebär. Men jag ska göra mitt bästa och skulle du vilja ha, eller behöva, mer detaljerad input än såhär rekommenderar jag dig att boka in en tid på Bossakuten så kan jag bidra än mer genom det formatet. Nog om det och låt oss i stället fokusera på din situation som jag förstår är allt annat än enkel att befinna sig i.
Att folk reagerar på stora förändringar är knappast konstigt eftersom vårt arbete ofta är livsavgörande och det behöver vi ha med oss i bakhuvudet som ledare. Bild: Michal Matlon on Unsplash
När personalen är orolig och upprörd vid omorganisering
I situationerna som dessa behöver vi som ledare komma ihåg att:
Ovisshet är plågsamt för de flesta av oss
Överlag är ovisshet jobbigt som tusan att behöva uthärda för de allra flesta. När det gäller en så viktig del av våra liv och vardag som arbetet - då kan det bli än värre att behöva hantera stora förändringar. Än mer sådana som vi inte vet vad de kommer att leda till. Olika personer påverkas såklart olika av detta, den ena kanske inte påverkas alls medan en annan känner sig extremt otrygg och stressad och hur vi reagerar på den otryggheten varierar också kraftigt från person till person. Det du beskriver ovan i form av frustration, ledsamhet och oroligheter är vanliga reaktioner men även ilska och sorg kan såklart förekomma. Jag ser även den defensiva stämningen som en naturlig följd av ovissheten, dels för att vi i ovisshet ofta blir mer protektionistiska kring det vi har och känner till men i omorganiseringar är det också vanligt att känna behovet att försvara sin ställning och roll och bevisa sitt värde.
Därför är ditt främsta syfte och funktion nu att bidra till att öka känslan av trygghet så mycket som det går. Dock med rimliga förväntningar på dig själv och vad din insats kan göra, i så stora förändringar så är otrygghet en naturlig effekt.
Med det i bakhuvudet tänker jag att vi kan beröra några olika saker som kan vara viktiga för dig som ledare att ha med dig i detta läge. Den första är:
Känslor behöver få vara okej
Att bara bita ihop och låtsas som ingenting har hänt är sällan en taktik som någon mår bra av och det är viktigt att vi som ledare och ledning har med oss att medarbetarna inte måste tycka att det som bestäms över deras huvuden alltid är roliga. Överlag behöver vi ofta ta in information när vi får den och det är inte ovanligt, när det gäller organisationsförändringar, att ledningen en mycket längre bearbetningsfas i arbetet med att ta fram vad och hur saker ska ändras när medan medarbetarna ofta får insynen strax före verkställandet. Det förförfarandet behöver inte vara fel men jag har flera gånger förr mött chefer och ledningsgrupper som inte förstår varför medarbetarna reagerar så starkt just för att de har glömt att de har smält detta under veckor, kanske månader, medan det är nyheter för andra och det måste få vara okej att inte jubla då. Alltså, både positiva och negativa känslor måste få vara okej.
Detta innebär såklart inte att det för den saken skull är acceptabelt att bete sig hur som helst på jobbet, än mindre när den initiala chocken har lagt sig, och här finns det saker du som chef kan göra för att påverka stämningen.
Checka dig själv
Hur har du agerat under den här processen är alltid en bra sak att börja med, inte för att du som chef måste agera perfekt i varje läge utan för att få förståelse för din roll i situationen. Har du själv varit stressad och negativt påverkad och hur har det tagit sig uttryck? Hur inlyssnande har du varit och vad har ditt gensvar varit på medarbetarnas olika känslor hitintills? Det räcker inte med att säga att du finns där för medarbetarna om de vill och behöver prata om du exempelvis, hypotetiskt sett, inte är inne på kontoret eller får ett stelt och obekvämt kroppsspråk när de vill göra det. Så checka dig själv (utan att döma dig själv för hårt om du nu har gjort tokigt) och ha din påverkansmakt i åtanke framöver. Det du säger och gör på jobbet räknas!
Planera din kommunikation
Även om omorganisationen i stort borde ha en kommunikationsplan så är det viktigt att du som ledare också tänker igenom vad du kan säga, när och hur - helst utifrån den kommunikationsplan som redan finns. Kom ihåg att om det är lika viktigt att dela med sig av att det inte finns någon information som när det gör det och gör det regelbundet. Ett sätt att underlätta det på kan vara att ha regelbunden uppdatering inbokad i samband med något av era möten eller annat kommunikationstillfälle. Var också noga med att vara transparent och svara på alla frågor som dyker upp på vägen. Finns något du inte får eller kan dela med dig av? Erkänn det och säg att du kommer att berätta det du vet när du kan. Det är mer förtroendeingivande och tydligare att vara rak med det än att ducka samtalsämnet eller att ignorera frågorna. Det senare kommer snarare bara öka otryggheten och troligen bidra till mer ryktesspridning.
Prata med teamet om hur ni ska hantera detta
Jag tycker också att det är viktigt att ni pratar ihop er som arbetsgrupp om stämningen ni har och vad ni kan göra för att göra den som god som möjligt. Det kan vara en utmaning att hitta en bra balans mellan att alla ska få ge uttryck för tankar och åsikter och att prata konkret om hur alla kan bidra till att stämningen ska kunna förbättras trots de tråkiga omständigheterna. Samtidigt, var inte rädd för att adressera problemen du ser. Märker du att stämningen håller på att bli destruktiv - lyft frågan för att förebygga att ni alla ska må sämre på jobbet än vad ni redan gör.
Ha enskilda samtal vid behov
Om det är en eller ett par medarbetare som som har extra stor påverkan när det kommer till att sprida negativ stämning, rykten eller att bete sig defensivt: ha enskilda samtal med dem. Det är inte säkert att själva inser vilka effekter deras beteenden har och min erfarenhet är att prata om det direkt med dem kan göra mycket. Framförallt om du delar hur du ser att deras uppförande påverkar andra och ber dem ta ansvar för den påverkansmakt det innebär att de har. De flesta växer med de ansvaret som de inser att de har.
Var närvarande
Du behöver också vara närvarande som ledare - inte i den bemärkelsen att du är delaktig i allt hela tiden, men genom att finnas på plats och vara tillgänglig i den mån det går för både småprat och frågor kommer att underlätta både för dig själv och medarbetarna eftersom du då får bättre uppfattning om hur ni mår och har det. Det kommer också göra det enklare för dig om du skulle behöva göra följande…
Bemöta och markera vid behov
Ryktesspridning och spekulationer går varken att stoppa eller undvika helt men det kan vara bra att försöka stävja dem, framförallt om de blir många, stora och skapar för mycket oro och drama i organisationen. Enklast är att svara på frågor när de ställs och om du är närvarande när spekulationer eller “sanningar” yttras faktiskt bemöta dem direkt på ett avdramatiserande sätt: antingen genom att syna spekulationen och påpeka det ni vet respektive inte vet. Alternativt be personerna sluta sprida ryktena vidare eftersom de påverkar andra negativt. Om du inte säger ifrån eller markerar i dessa lägen så fungerar din tystnad som medgivande och det riskerar att förstärka den dåliga stämningen snarare än lindra den.
Som sagt, du som chef kan inte göra allt själv och du kan inte heller räkna med att stämningen genom insatser som de jag beskrivit ovan ska utgöra någon form av mirakel. Ni måste inte må bra i svåra tider men det är viktigt att göra vad du kan för att försöka lindra det som går. Därför vill jag avrunda detta med att ge dig cred för att du inte bara ser vad som händer i organisationen utan tar ditt ansvar som ledare genom att ställa frågan till mig och försöka bidra med det du kan. Jag hoppas att råden ovan kan hjälpa dig på vägen men tveka inte att höra av dig om det finns mer jag kan bidra med! Lycka till och om ni andra bloggläsare har några råd och erfarenheter att dela med er av: skriv gärna en kommentar!
