Få in utfryst medarbetare in i gruppen igen

Läsarfrågan:

Hur får man som ledare in utfrysta medarbetare in i gruppen igen? Dels finns det historiska konflikter och en omorganisation som lämnat personen rolllös. Den gamla gruppen tar inte med personen som fortfarande ska bidra enligt chefen och det får den att isolera sig för den ändå inte känner sig välkommen. Personer i gruppen slutar också hälsa på denne då de går förbi hens skrivbord men hälsar tillbaka om hen hälsar först. Hur kan man göra då?

/Undrande

Svar:

Tack för att du delar med dig av denna fråga som jag skulle beskriva som komplex med många lager. Det jag kan säga direkt är att den troligtvis kommer att kräva flera åtgärder i flera steg om du som chef vill råda bot på den ordentligt, chansen är också stor att det kommer att kräva en del av den som ledare. Låt oss ta det stegvis!

Att en medarbetare är utfryst från arbetsgruppen är aldrig ett okej eller lämpligt beteende från arbetsgruppen. Bild: Evie S. on Unsplash

Få in utfryst medarbetare i gruppen igen

Kartlägga och analysera

Detta moment har du redan gjort utifrån vad jag kan se av din beskrivning och det är också baserat på den som jag kalla läget för komplext. För å ena sidan har du dilemmat med den enskilda medarbetaren som är utan roll och utfryst. Å andra sidan har du arbetsgruppen som inte tycks på särskilt bra heller - för allvarligt talat, teammedlemmar som beter sig som du beskriver gör inte det även om de kan uppleva så själva.

En grundläggande kunskap som kan vara bra att ha med sig i detta arbete med är att de gånger som en medarbetare pekas ut som syndabock i och av en arbetsgrupp så är det nio gånger av tio gruppen som har problem. Med det sagt finns den tionde gången också där det faktiskt är en person som är rotorsaken till bekymmerna - men det händer oerhört sällan. Jag har sett det hända en handfull gånger hitintills under mina yrkesverksamma år.

Och såklart skulle jag egentligen vilja ställa en massa följdfrågor nu kring bakgrundshistoriken, övriga organisationen och vad som gjorts fram till nu och så vidare. Men baserat på det du beskriver tänker jag dela upp situationen utifrån perspektivet: den enskilda medarbetaren, arbetsgruppen och arbetsgruppsskulturen samt ledarskapet.

Den enskilda medarbetaren

Det krävs två parter, eller fler, för att en konflikt ska vara ett faktum och den hårda sanningen gäller tyvärr även när en medarbetare blir utfryst. Med det sagt, mobbing och utfrysning är aldrig okej på en arbetsplats - även om det kan finnas förklaringar till att det är ett delresultat av konflikten. Inte heller konstigt att medarbetaren ifråga isolerar sig i det läget, de flesta av oss gör det när man märker att man inte är välkommen in i ett sammanhang.

Ytterligare en aspekt av detta är att väldigt få mår bra av att vara rollösa och endast vara till förfogande som resurs om det inte finns extremt tydliga riktlinjer för hur det ska fungera, när man ska kliva in och göra vad, i vilken omfattning etcetera. Det innebär ofta en otydlighet och osäkerhet både för individen och för arbetsgruppen vilket är några av de sista sakerna som behövs i det här läget. Om det inte redan är gjort behöver den ansvariga chefen se till att dessa ramar och riktlinjer sätts så att både medarbetaren och övriga teamet vet vad som förväntas, vilka ansvarsområden resursen har och så vidare.

Steg #1: Enskilt samtal med utfryst medarbetare

Givet allt detta skulle jag säga att prata med den utfrusna medarbetaren är steg ett. Ett enskilt samtal där ni sitter ned och pratar om situationen hen befinner sig i nu, vilka eventuella rotorsaker som finns kvar och skaver och vad som skulle behöva hända framåt. Ibland kan man formulera vad problemet är och lösa det. Ibland inte. Är ni i det senare läget får ni i så fall konstatera det och sedan rikta samtalet mot: hur ska medarbetaren arbeta framåt? Vad behöver förändras och göras annorlunda?

Här kanske det framkommer att ett konflikthanteringssamtal behövs med någon annan medarbetare. Eller att gruppen behöver göra något. Se detta samtal som det första steget i den större processen för det allena kommer det inte att hantera situationen.

Arbetsgruppen och arbetsgruppskulturen

Steg #2: Enskilda samtal med övriga medarbetare

Min nästa rekommendation är faktiskt att ha enskilda samtal med alla medarbetare i gruppen! Både för att samla in mer information om de enskilda personernas delaktighet och perspektiv men också för att tydliggöra vilka beteenden som är okej och inte på arbetsplatsen.

Hur du lägger upp ordningen på dessa samtal och vem du pratar med först kan behöva variera beroende på konfliktens intensitet, eventuella politiska maktspel och de som är inblandade. Det viktiga är att du har ett snack med alla och genomför dem på ett likartat sätt som det första. Fråga dem hur de mår på jobbet och hur de upplever arbetsplatskulturen och stämningen på jobbet. Utifrån dessa samtal kan det troligtvis klarna ännu mer vad gruppen behöver framåt.

I dessa samtal, även med den utfrusna medarbetaren, måste du som chef också vara extremt tydlig med vilka beteenden du tolererar och inte på arbetsplatsen. Exempelvis: är det en viktigt värdering att hälsa på varandra på er arbetsplats (vilket det borde vara) då ska den också efterföljas. Lyft här de olika exempel som du har sett som inte är okej med respektive medarbetare som det berör och få en accept på vad hen ska göra i stället framöver.

Steg #3A: Eventuella konflikthanteringssamtal

Steg tre kan variera beroende på konflikten/konflikterna medarbetarna emellan. Är alla-alla inblandade eller är det enstaka personer som konflikten sker mellan och resten hänger på? Om det är det senare bör du ha konflikthanteringssamtal med dessa medarbetare för att de själva ska få chansen att komma överens om hur de ska arbeta tillsammans framåt. De behöver absolut inte älska varandra, eller ens gilla varandra, men de behöver behandla varandra med grundläggande respekt och kunna samarbeta.

Dokumentera alla samtal.

Lika lite som kan tvinga blommor att växa snabbare kan vi tvinga fram känslan av gillande andra människor emellan - men som ledare har du ett ansvar kring att ge alla medarbetare en bra arbetsmiljö och förutsättningarna till ett gott samarbete. Bild: Hugo Kruip on Unsplash

Steg 3B: Jobba med arbetsgruppskulturen

Om det är för många av de andra medarbetarna är inblandade så är det troligtvis inte lämpligt att ha konflikthanteringssamtal där de alla är med, risken är alltför stor att det inte leder till något positivt utan då är det ofta bättre att jobba med arbetsgruppskulturen. Och här kan faktiskt andra saker spela in och spela stor roll med! Som exempelvis:

• Vilka mål gruppen har för sitt arbete

• Vilka förutsättningar de har i sitt dagliga arbete samt arbetsbelastningen

• Gruppens bakgrundshistorik

• Den allmänna stressnivån

• En ev bransch- eller yrkesjargong

• Organisationskulturen i stort

• Vilka olika problem som de har i det vardagliga arbetet samt i sitt samarbete sinsemellan

• Er mötesstruktur (eller ofta brist på den)

• Er internkommunikation

• Den formella respektive den informella organisationen

• Medarbetarnas roller och ansvarsfördelningar

Och här blir det, som du nog kanske förstår svårt att ge ett generellt råd för alla dessa olika faktorer kommer att behöva hanteras på olika sätt och i olika ordning beroende på era förutsättningar. Men ta tag i de olika bekymmer som du ser finns, det är inte otroligt att situationen som du beskriver är ett symptom på flera andra olika problem.

Men, en åtgärd som jag alltid rekommenderar är (när stämningen i gruppen är lite mer stabil) att göra en workshop där ni formulerar teamets spelregler. Hur ska ni arbeta tillsammans? Hur ska ni ha det och hur ska ni bete er på jobbet?

Som ledare kan du aldrig tvinga fram en bra samarbetskänsla i gruppen - medarbetarna i gruppen är själva högst ansvariga för sina bidrag till detta. Däremot kan du bidra till att förutsättningarna för att förtroende och tillit kan byggas mellan medarbetarna, förhoppningsvis till den nivån att de kan göra sitt jobb på ett bra sätt oavsett hur mycket eller lite de gillar varandra.

Steg 4: Omorganisering

Om inget av detta fungerar vill jag faktiskt slå ett slag för att det kanske behövs göras någon form av omorganisering inom gruppen. Kanske behöver någon/några medarbetare faktiskt sluta? Kanske behöver ni möblera om i hur ni jobbar? Men om gruppen eller enskilda medarbetare är fullständigt ovilliga till förändring så är det ibland det bästa lösningen. Nej, den ska inte användas lättvindigt och ja, den ska i så fall användas med eftertanke och i hänsyn till verksamhetens bästa. Men ofta är det bättre att göra detta än att låta saker vara som de alltid har varit om de är dåliga och destruktiva.

Exempelvis: Om en medarbetare exempelvis fortsätter frysa ut en annan kollega, uppenbarligen medvetet eftersom ni har pratat om detta i enskilda samtal - då behöver du som chef vidta åtgärder av något slag. Annars signalerar du, och ni som arbetsgivare, att detta beteende är okej. Vilket i sin tur inte bara är olämpligt utan allra minst också bryter mot Arbetsmiljölagen, kanske också Diskrimineringslagen. Alltså, det kan behövas tuffare åtgärder och använd dem om det behövs.

Likaså om medarbetaren som är utfryst känner att hen har passerat “past the point of no return” - hjälp hen söka nytt jobb. Det i sig kommer inte att lösa arbetsgruppens bekymmer som behöver hanteras ändå, men då kan du underlätta situationen för hen som är drabbad i alla fall.

Steg 5: Ledarskapet

Det ligger som det femte steget här men är det som kommer att genomsyra hela processen är ledarskapet.

Ledarskapet i att ta på sig de kritiska granskande glasögon och syna både arbetsgruppen, verksamheten, medarbetarna och ditt egna ledarskap i sömmarna.

Ledarskapet i att ha alla dessa svåra samtal och att adressera problem och försöka lösa dem tillsammans med medarbetarna

Ledarskapet i att du behandlar alla medarbetare lika, med respekt och samma nivå av omtanke.

Det är en ansträngande förändringsprocess som kan, får och behöver troligen få ta lite tid och jag rekommenderar starkt att du har en mentor eller chefsrådgivare likt undertecknad som hjälper dig både med de strategiska momenten men som också stöttar dig med det praktiska. Förhoppningsvis är belöningen att du som ledare kan blicka tillbaka på situationen och känna att du faktiskt gjorde skillnad både för den utfrysta medarbetaren men också arbetsgruppen i stort!

Vad säger du som läser? Några tankar, reflektioner eller egna erfarenheter som du vill dela med dig av?

Vanliga utmaningar vid konflikthantering

Konflikthantering är ett stort och, tycker jag, intressant ämne inom ledarskap just för att det snabbt tenderar att bli komplext med många lager och faktorer som spelar in och spelar roll. Och när jag utbildar inom detta så finns det några vanliga utmaningar vid konflikthantering som tenderar att återkomma. Vilka? Låt oss kika närmare på dem!

Visst vore det härligt om konflikter inte hände alls eller försvann om man bara ignorerar dem tillräckligt intensivt? Men nä, tyvärr är det ju inte så det funkar så att hantera konflitker är definitivt en need-to-have-skill alla chefer bör ha. Bild: Sebastian Herrmann on Unsplash

Vanliga utmaningar vid konflikthantering

Det kanske går över av sig självt?

Visst vore det enkelt om det vore så och ja, det bästa är om medarbetarna som är osams kan lösa konflikten själva. Om de har kunskaperna, förmågan och intresset gör de förhoppningsvis det - men konflikten kommer inte att gå över av sig självt utan kräver en aktiv ansträngning för att lösas. Om medarbetarna inte kan lösa det själva? Då behöver du som chef hjälpa dem att göra det, annars är risken stor att den blir värre och får negativa konsekvenser för de som träter och arbetsgruppen.

En, eller ingen, av parterna vill lösa konflikten

En del konflikter låser sig för att den ena inblandade, ibland båda, inte vill lösa den. Anledningarna kan variera. Ibland är det konflikträdsla som ligger bakom. Ibland är det stolthet eller skam som stoppar upp. Ibland är det konflikten i sig, vad den består av och beror på. Ibland får du som chef veta vad motståndet består av, ibland får du inte det eller så göms den verkliga anledningen i skenargument som “det är inte lönt”, “varför ska jag göra det?” eller att man tycker den andra personen är ansvarig för att lösa situationen.

Dina åtgärder som chef behöver givetvis anpassas efter anledningen. Grundar det sig i rädsla eller obehag inför konflikten behöver du vara extra mån om att skapa ett tryggare klimat i konflikthanteringen. Beror det på stolthet eller skam kan du behöva fokusera mer på vad konflikthanteringen ska resultera i snarare än vad som hänt. Ibland behöver man som ledare vara tydlig och markera att detta är något som ska och behöver hanteras oavsett om personen vill det eller inte.

Att konflikthanteraren väljer sida

Vissa konflikter kräver att du som chef väljer sida och stöttar den ena parten mer än den andra. Men oftast är det viktigt att du låter bli och förhåller dig neutral även om det kan kännas lockande och bekvämt att bekräfta en person som, direkt och/eller indirekt, ber dig att göra det. Att vara neutral kan vara svårt men min upplevelse är att det blir lättare om en 1. har kunskapen om vad rollen som konflikthanterare innebär och 2. är tydlig och informerar de inblandade om vad ens roll innefattar eftersom tystnad annars lätt kan tolkas som medhåll. Och börjar du som chef välja sida, då är risken stor att du spär på och fördjupar konflikten i stället för att stötta medarbetarna till att lösa den!

Det finns såklart fler vanliga utmaningar vid konflikthantering men vi får pausa här och jag skulle absolut säga att dessa är med på topplistan. Känner du igen någon av dem eller skulle du vilja lägga till någon mer?

---

Vill du lära dig mer om konflikthantering och få kunskaper och verktyg som du kan använda som chef? Mejla till clara@bossverket.se för att få förhandsinformation om kommande utbildningstillfällen.

Jobba med dig själv - inte emot

Något som slog mig här i måndags när jag var helt slut efter en megadålig natt var hur mycket lättare jag praktiserar att jobba med mig själv snarare än mot mig själv numera. Det har inte varit alldeles enkelt eller självklart att nå hit men nu är jag uppenbart relativt framme eftersom de besluten sker relativt sömlöst i min vardag.

Mår jag bra och vill prestera järnet? Då gör jag det. Om jag inte mår bra och inte behöver bita ihop? Då tar jag det lugnare.

Jobba med dig själv - inte emot

Jag är uppfostrad i en stark bit ihop-anda. Kämpa mer och lite till. Att jobba hårt, länge och mycket är eftersträvansvärt. Du ska förtjäna ledighet. Och såklart kan allt det där behövas ibland och det finns både dagar, veckor och perioder där jag kör på och jobbar på rejält. Dock prioriterar jag återhämtningen löpande och ser till att ha kompensationsledigt efteråt.

Men om jag inte har omständigheter som kräver en extra växel? Då lägger jag inte heller i den längre “bara för att”. Livet går inte ut på att jobba ens när man, som jag, älskar sitt jobb. Mår jag bra och vill prestera järnet? Då gör jag det. Om jag inte mår bra och inte behöver bita ihop? Då tar jag det lugnare. Jag respekterar min energi på ett helt annat sätt under arbetsdagarna numera och desto mer jag jobbar med mig själv, tillgodoser de behov jag har och upprätthåller mina bra vanor - desto bättre går jobbet.

Ett privilegium, absolut, men jag är inte ensam om att ha det. Du måste inte vara företagare för att vara din egen chef (tvärtom egentligen, alla är det oavsett anställningsform) och ge dig själv bra förutsättningar i arbetslivet och vad ger bäst resultat? Att jobba med dig själv eller att jobba mot dig själv? När du jobbar med dig själv innebär det att du är medveten om dina faktiska förutsättningar och anpassar din arbetsdag och arbetsbelastning baserat på det snarare än att om och om igen pusha dig bortom din kapacitet bara för att.

Det räcker inte med att lyssna på kroppens signaler - du måste lyda dem också. Då vårdar du din hälsa på riktigt. Och allvarligt talat, även om din chef och arbetsgivare har ett stort arbetsmiljöansvar de borde ta och följa, den som har störst intresse i detta är du. Axla det. Ta hand om dig. Tyvärr är det sällan någon annan som gör det åt dig!

Tumme upp: Chefer som tittar på resultatet snarare än de exakta timmarna och minuterna som spenderas på jobbet - det är en del av framtidens arbetsliv att ha det förtroendet och den tilliten till sina medarbetare!

Tumme ner: När traditioner och normer om “hur vi ska jobba” biter sig fast helt i onödan när de dessutom inte gynnar oss.

Kontoret this far

Det är dags att att ta oss en titt på vad som har hänt på kontoret sedan jag flyttade in va? Snart två månader har gått och nu har de flesta pusselbitarna kommit på plats. Välkommen hit till mig uppe på kullen!

Detta fina hus från slutet på 1800-talet har mycket karaktär och mitt lilla rum vätter ut mot balkongen på andra våningen. Mattan och några andra mindre saker är nyinköpta men det allra mesta har jag lyckats hitta på Facebook Market eller på Erikshjälpen.

De två fönstren ger ett fantastisk ljus i rummet. Bokhyllan och skåpet hade jag sådant flax med - först köpte jag skåpet och när vi skulle hämta det två veckor senare fanns bokhyllan där och såg nästan likadan ut:

Bokhyllan före…

Och efter! Helt plötsligt kändes min samling av ledarskapsböcker väldigt klen och som att den verkligen skulle behöva utökas, haha.

Skåpet var riktigt nedgånget och slitet i färgen men med tre lager ny färg och nya beslag blev det såhär:

Är ruggigt nöjd med slutresultatet kan jag säga!

Fåtöljer och bordet är inlånade från korridoren och tänker jag ska bytas ut mot ett annat litet bord och en liten, ljusgrå soffa. Det, gardiner, några blomkrukor och lite pynt är det som återstår. Kommer också sätta upp en gardin framför fönstret mot korridoren så att jag kan dra för där när jag har klientsamtal här. Kanske kommer behöva en piedestal eller två till de enorma blommor som jag fått av min svägerska få tillkomma men vi får se om så blir fallet.

Skrivbordet är arvegods från M’s familj och vansinnigt vackert med massa förvaringsutrymme. Lite synd att ha det vänt på detta hållet eftersom baksidan av det inte är alls lika snygg men utsikten över balkongen, hustaken och trädtopparna trumfar det flera gånger om. Stolen som står bakom bordet härifrån sett drar jag fram vid klientsamtal och så får det tjäna som avlastningsyta övrig tid.

Vad tycker du såhär långt? Visst börjar det bli snyggt?

Mina kontorsdrömmar

Ni som hängt med här länge minns kanske att jag hade en kontorsplats i Lund när vi bodde där? Var precis före pandemin som det stället stängdes och eftersom vi då redan hade flyttat till Höör och jag inte orkar pendla “bara för att” kändes det allt annat än lönt att skaffa något nytt. Och det var ju bra med facit i hand - mest på grund av pandemin men också på grund av huset. Inte nog med att jag har min fina arbetsplats i tornrummet, det går prick lika bra att sitta vid matsalsbordet, ligga i soffan, gästsängen eller sitta på altanen när vädret tillåter det. Perfekt för mig som behöver miljöombyte ofta, helst en eller ett par gånger under arbetsdagen.

En bonus med mitt förra kontor och som hade varit najs även i framtiden är om fönstrena är så djupa att en kan sitta i dem. Älskar att sitta i eller i alla fall vid fönster och skriva. Och ja, saknar mitt jättelånga hår gör jag med när jag ser den här återblicken. Kämpa vidare håret, kämpa!

Mina kontorsdömmar

Nu när jag bara har jobbat lite här och där under föräldraledigheten har det såklart inte funnits något behov av ett kontor men nu har jag börjat fundera på ett framtida sådant utanför hemmet. Vårt lilla tornrum har nämligen ingen dörr och jag måste erkänna att det är aningens distraherande att jobba hemma med en liten bebis i närheten, hehe.

Så nu står jag och väger lite mellan olika möjligheter. Å ena sidan har vi möjligheten till att renovera förrådet och göra ett litet kontor av det - varken det snabbaste eller enklaste projektet men det hade kunnat vara görbart om man vill och orkar. Å andra sidan skulle jag kunna hyra ett rum här på byn. Vilket vore fint ur den bemärkelsen att det blir enkelt att hämta och lämna på förskolan på vägen till jobbet och det hade varit kul att hänga lite mer inne i byn till vardags. Så ska kika på några kontorsrum här i närheten i nästa vecka. Både för att se vad som finns och hur bra det stämmer överens med mina behov. Det sistnämnda är ju, om vi ska hårddra det, egentligen bara ett skrivbord, en stol, bra internet och en dörr att stänga om mig men en arbetsplats får ju gärna vara lite mer än så.

Men på den glittrigaste önskelistan för kontorsframtiden står det möjlighet till möten, plats för en soffa utöver skrivbordet, bokhyllor som rymmer all min ledarskapslitteratur och lite förvaringsutrymme. Mycket gröna växter och gamla möbler. Atmosfär. Och, viktigast! Bra med fönster eftersom bra med fönster = bra fotoljus om de är sjyst placerade. Kan låta fånigt men bilder är en del av mitt jobb så därav det stora önskemålet, haha.

Men om det blir nu eller längre fram återstår att se! I det riktigt långa perspektivet hade jag gärna ägt en fastighet som får tjäna som kontorslokal. Det är något jag dagdrömmer om flera gånger i veckan och jag har så mycket roliga idéer för hur det hade kunnat se ut. Men det får dock vänta. Eftersom jag i mitt tidigare jobb skötte inköp, drift och administration för det lokala kontoret så har jag ett bra hum om arbetsmängden som det innebär och det är inget jag har tid för i dagsläget, haha.

Hur ser ditt drömkontor ut? Vad finns med på önskelistan?