Sur och negativ medarbetare

Det kom in en fråga på Instagram om man som chef har en konstant sur och negativ. Butter och tvär. Inget är riktigt bra. Personen är ingen direkt motarbetare men definitivt ingen glädjespridare heller. Glaset är nämligen alltid nästan tomt. Vad gör man då?

Bild: Dmitry Ulitin on Unsplash

Sur medarbetare

Ja, det beror såklart på men om jag ska ge ett generellt svar vill jag faktiskt börja med att fråga:

Påverkar medarbetarens humör arbetet och/eller övriga verksamheten?

Om det är så att kunder, arbetet medarbetaren gör, andra kollegor och medarbetare eller verksamheten i stort påverkas av medarbetarens ständigt dåliga humör - då kan du som chef behöva göra något åt saken.

Men om det inte är så kan svaret bli annorlunda.

Det tål att diskuteras nämligen huruvida vi kan tvinga oss själva - eller varandra - att man måste vara på bra humör på jobbet. Ja, det är trevligare. Ja, negativ stämning smittar av sig och positiv sådan likaså. Samtidigt kan vi inte heller vara glada och muntra tjugofyrasju heller. Vi skulle också kunna debattera kring om det ingå i att vara professionell på jobbet att vara trevlig eller inte men jag skulle säga att det beror på vem man är och vad man jobbar med. Plus att “vara trevlig” är en rätt godtycklig grej som kan tolkas och uppfatta olika från person till person.

En annan sak som kan spela in och spela roll är om…

Detta sura humör är en del av medarbetarens sätt att vara eller är det en förändring som har skett? Om det är det senare kan det vara en signal på att någonting har hänt och att medarbetaren inte mår bra. Då kan det behöva genom ett svårt samtal för att stämma av hur personen mår och har det. Om det däremot är mer eller mindre konstant kan vi i stället behöva undersöka:

Vad får hens dåliga humör för effekter för arbetet/omgivningen?

Vilka störs av detta? När? Hur? I vilken omfattning?

Genom att kartlägga de olika effekterna kan du sedan försöka bedöma hur stora och allvarliga de är. Här är det svårt att ge en generell riktlinje men om du skulle bedöma att detta är ett arbetsmiljöproblem - då behöver du vidta åtgärder och vilka det blir beror på problematiken. Kanske är det ett svårt samtal med medarbetaren? Kanske är det en omlokalisering av arbetssättet? Både och eller något annat?

Om det däremot inte är det - eller om personens sätt bara är störigt för dig som chef - då kan du i stället behöva låta saken bero och i stället granska dig själv.

• Vad i personens beteende är det som stör och skaver hos dig och varför?

• Hur ska du förhålla dig till medarbetaren?

• Hur ska du interagera med personen och bemöta hen när hen är negativ?

Alla är vi olika och alla måste vi få vara olika vilket innebär att alla inte kan vara solstrålar jämt. Samtidigt som det, såklart, ska fungera att jobba ihop detta till trots. Vill du bolla detta ytterligare - tveka in att höra av dig för att boka en samtalstid hos BossAkuten så kan vi lägga upp en konkret handlingsplan för hur du ska hantera situationen!

Hantera en gnällig medarbetare

Läsarfrågan:

Hej! Jag arbetar som chef för en arbetsgrupp på sju personer sedan ett par år tillbaka. Det fungerar överlag bra men jag börjar tröttna på en medarbetare som varit anställd länge. Det går i perioder men personen är ofta väldigt gnällig. Inget är bra. Alla förändringar är dåliga. Även när förbättringar i verksamheten hittas det alltid något att klaga på. Lönen är för dålig, kunderna är hemska. Häromdagen ville jag nästan skrika på ett av våra personalmöten: VARFÖR STANNAR DU HÄR OM DET ÄR SÅ HEMSKT?! Gjorde det inte men är fortf frustrerad för det drar ner stämningen varje gång hen drar igång sin klagosång.

Har försökt prata med medarbetaren om detta. Frågat hur hen trivs på jobbet och så men då är det inget särskilt. Men en dålig dag är hen som ett svart hål energimässigt och ingenting jag, eller kollegorna, säger hjälper. Det känns som om jag har provat allt men inget funkar. Min chef är inte mycket till hjälp så hoppas du kan bidra med dina erfarenheter. Vad ska jag göra?

Mvh Frustrerad chef

Negativa och gnälliga medarbetare Hello I'm Nik on Unsplash

Svar:

Hej du frustrerade chef! Du är inte ensam om att ha upplevt denna irritation och frågan du var på väg att ställa om varför en medarbetare stannar kvar hos en arbetsgivare när ingenting duger är du nog tyvärr varken den första eller sista att undra. Så hur kan man göra som chef för att hantera en gnällig medarbetare? Låt oss undersöka det tillsammans.

Hantera en gnällig medarbetare

Gnäll är ofta frustrerande men kan gömma symptom för annat

På kort sikt kan gnäll vara positivt för att den skapar en känsla av samhörighet plus att det kan vara nyttigt att få ventilera saker som strular eller inte fungerar - då kan gnället verka som en pysventil där ens känslor bearbetas. Men tyvärr kan gnäll snabbt också bli en väldigt destruktiv kraft inom grupper och organisationer och det blir lätt hänt en negativ spiral som smittar av sig, där gnäll föder än mer gnäll och till slut blir det svårt att se något positivt alls i sin omgivning.

Men gnäll kan också innehålla symptom för helt andra saker än vad personen faktiskt gnäller om. Alltifrån gamla oförrätter, olösta konflikter och vantrivsel på jobbet till att medarbetaren har problem i privatlivet och därför tar ut sitt missnöje i den kontext hen kan göra det i, det vill säga på jobbet.

Min första fråga till din situation är: Om du anstränger dig för att lyssna på gnället, vad verkar det handla om? Kan du se något mönster i form av några särskilda situationer eller omständigheter som triggar det? Vad verkar spela in och påverka situationen? Och, vad i gnället stämmer och är berättigat? Vad är det inte enligt din uppfattning?

Ibland är det tydligt, ibland inte. Men det är viktigt att du undersöker detta för att hantera gnället endast kanske inte hjälper mot den grundläggande orsaken till gnället.

Medarbetare VS motarbetare

Ett annat perspektiv är detta om motarbetande medarbetare. En mogen arbetsgrupp tillåter att medlemmarna i den har olika åsikter och kan lösa eventuella konflikter - det innebär också att medarbetarna kan säga emot eller låta bli att hålla med oss som ledare. Det är normalt och sunt eftersom vi som ledare inte kan eller vet allt och en grupp fylld av ja-sägare som bara håller med dig som chef inte hälsosam om än kanske bekväm att leda. Det är dessutom vanligt att de flesta grupper har en eller ett par personer (beroende på dess storlek och grupperingar) som fungerar som så kallade motarbetare.

Dessa motarbetare tenderar att ogilla förändring, komma med motargument, sätta sig på tvären eller vara svårövertalade och funktionen av motarbetandet är att, medvetet eller omedvetet, verka som en slags bromskloss för gruppen. I bland varierar det från situation till situation vem av medarbetarna som tar sig an eller får rollen som motarbetare, ibland är det samma person som gör det. Anledningarna till bromsandet kan variera enormt mycket och likaså sätten de uttrycks på men dessa personer upplevs ofta som ansträngande - vilket de mycket kan vara. Dock är den jobbiga sanningen att de behövs och även om en så kallad motarbetare skulle sluta eller lämna gruppen så är det troligt att en annan person börjar fylla den rollen i stället.

Jag hörde en gång det skämtas om att “det inte spelar någon roll hur många motarbetare som slutar, det kommer alltid in någon ny” - och ja, det finns en sanning i det.

Den andra frågan jag har är alltså: utifrån det du vet och ser av din arbetsgrupp, är den här medarbetaren en så kallad motarbetare eller skulle du säga att det handlar om något annat?

Alla är vi olika

Ytterligare en dimension till detta dilemma är såklart också medarbetaren som person. Alla är vi olika och någon av oss lär tyvärr vara Ior, den lilla åsnan från Nalle Puh som förkroppsligar en väldigt pessimistisk och sorgsen syn på världen. Vilket kan vara charmigt som tecknad figur men inte lika kul om man behöver arbeta med personen åtta timmar om dagen.

Vissa av oss har en väldigt tydlig yrkesroll som vi går in i på jobbet där en har tänkt igenom hur man är och agerar på jobbet medan andra inte har det. Finns inget rätt eller fel i hur en gör med det men när man arbetar tillsammans behöver det såklart ändå finnas grundregler för hur vi beter oss på jobbet, i jobbet och mot varandra på arbetsplatsen.

Min tredje fråga är därför: Om du tar ett djupt andetag och bortser från din egen frustration över medarbetarens beteende, hur är medarbetaren på jobbet? Hur verkar vara hen som person men också må? Och, hur trivs hen på jobbet med sina arbetsuppgifter?

Få av oss blir charmigare är vi mår dåligt generellt och du skriver att du har pratat med medarbetaren om det sistnämnda och att det inte gav något särskilt. Men både under- och överbelastning på jobbet kan skapa frustrationer och det förstnämnda ska inte underskattas som problematik. Att ha för lite att göra eller att göra uppgifter som upplevs som understimulerade kan också ge mer tid över till att tänka, se och känna in saker som inte fungerar. Om det sedan gäller för just din situation eller ej är dock oklart men kan likväl vara bra att undersöka.

Att ha ett samtal med den gnälliga medarbetaren är troligen en åtgärd du måste vidta om inte problemet löser sig och genom att prata om det visar du att du bryr dig som chef, både om medarbetaren och situationen ifråga. Bild: Daniel K Cheung on Unsplash

Ditt förhållningssätt gentemot medarbetaren

Utöver detta behöver du som chef dessutom analysera och arbeta med ditt förhållningssätt gentemot medarbetaren. Vi kan inte klicka med alla vi jobbar med och vissa personer kommer att kräva mer av oss som ledare än andra just för att de är olika oss - det är bra och så som det borde vara.

I och med detta är min fjärde fråga till dig: Vad hos dig är det som medarbetaren triggar? När är det du blir frustrerad och hur påverkar det dig och ditt beteende gentemot medarbetaren och gruppen? Hur påverkar du och ditt ledarskap generellt situationen?

Prata med medarbetaren om hens påverkansmakt

Sist men inte minst, så måste du - även om du har pratat med medarbetaren tidigare - ha ett nytt samtal där du adresserar problemet med medarbetarens attityd, hens beteende och hur det påverkar omgivningen. Var tydlig i detta samtal och resonera tillsammans med medarbetaren om vad hen kan göra annorlunda framåt. Prata om era olika behov och förväntningar och skriv en handlingsplan för detta. Du som chef kan inte begära att medarbetaren ska dansa in på kontoret varje dag men alla behöver vi vara måna om den påverkansmakt vi har och det kan mycket väl vara så att medarbetaren inte är medveten om hur hens maktutövande tar sig uttryck och får för konsekvenser.

Förhoppningsvis kan detta fungera som väckarklockan för medarbetaren som därmed kan börja arbeta för en beteendeförändring - kom bara ihåg att detta kan ta tid och hen lär behöva ditt stöd på vägen.

Skulle medarbetaren däremot uppvisa noll självinsikt i detta eller inte vilja göra denna förändring, då behöver ni än mer komma överens om grundläggande spelregler för beteendet på arbetsplatsen som hen måste förhålla sig till för att värna om sin och sina kollegors arbetsmiljö. Viktigt då att detta inte handlar om att förbjuda gnäll eller förhindra oliktyckande utan snarare prata om hur man kommunicerar med varandra på ett sätt som är konstruktivt snarare än destruktivt. Detta kan också vara bra att prata om i hela arbetsgruppen för att säkerställa att ni alla har gemensamma spelregler att utgå ifrån.

Andra lästips som kanske också kan vara till nytta för dig i detta:

Före ett svårt samtal

Före, under och efter ett svårt samtal

Hantera starka känslor i ett svårt samtal

Medarbetare utan driv

Medarbetare som tar mycket plats

I sämsta fall: hjälp medarbetaren söka sig vidare

Om det skulle vara så att medarbetarens gnäll grundar sig i att hen inte trivs hos er som arbetsgivare - ja, då är det kanske tid att hen söker sig vidare om medarbetaren vill det. Ingen av er kommer att vinna i längden på att medarbetaren stannar längre än nödvändigt och här kan du som chef kanske bidra. Exempelvis med att medarbetaren får söka nytt jobb när arbetstiden tillåter det eller där du kanske kan bidra med referenser, kontakter eller något annat hen behöver.

Jag hoppas att detta, väldigt långa svar, kan bringa lite mer klarhet i din fråga. Avslutningsvis vill jag också bekräfta igen att jag förstår din frustration, det är jobbigt att vara chef ibland. Dock kommer du att behöva ta tag i den här situationen för den lär inte lösa sig av sig självt. Jag önskar dig varmt lycka till och tveka inte att höra av dig igen om du önskar vidare rådgivning i den här frågan.

Och om du som läser vill dela med dig av dina erfarenheter av en liknande situation är det såklart varmt välkommet, bara lämna en kommentar!

Hur hanterar man en destruktiv chef

Läsarfrågan:

“Hej! För drygt ett år sedan fick jag en ny chef och jag står snart inte ut mer. Har arbetat här länge och det var inte perfekt innan men den här nya chefen domderar och kör över allt och alla för att få sin vilja igenom. Inget är bra nog, inget är tillräckligt och allt ska göras på det sättet som chefen vill. Vill inte sluta eftersom jag trivs i övrigt men vad ska jag göra? Börjar tvivla och ifrågasätta mig själv och min egen kompetens på ett sätt jag inte gjort förut.

Vänlig hälsning,

/Tacksam för råd”

Svar:

Hej! Jag beklagar verkligen att du behöver skriva dessa rader och önskar verkligen att du, och alla som befinner sig i en liknande sits, inte skulle behöva uppleva detta. Utifrån det du beskriver och det jag skrev i artikeln Varningstecken på ett destruktivt ledarskap häromdagen skulle jag ge följande råd.

Att arbeta för en ledare med ett destruktivt ledarskap är dränerande och kan bli hälsovådligt i längden så se till att ta hand om dig och försöka distansera emotionellt från arbetet så mycket det går för att skydda dig. Men också undvika att den frustration som du (såklart) känner här har ska rinna över för mycket i ditt övriga liv. Bild: Christopher Ott on Unsplash

Hur hanterar man en destruktiv chef

Steg 1: Prata med chefen

Först och främst behöver du prata med chefen eftersom hen troligtvis inte är medveten om vad hens ledarskap innebär i praktiken för dig som medarbetare. Det kan låta bakvänt att du som medarbetare ska behöva göra det men kom ihåg att ingen är tankeläsare - inte heller din chef. Nu vet jag inget om hen som person eller hens tidigare chefserfarenhet men däruti kan det såklart finnas förklaringar till det ledarskap som du ser idag.

Förbered dig inför samtalet med chefen och här finns lästips om vad som kan vara bra att tänka på när man ger kritik.

Förhoppningsvis kan din feedback vara en väckarklocka för chefen och om inte - då har du i alla fall försökt. Om det inte fungerar kan det vara läge att lyfta detta vidare.

Steg 2/3 Prata med chefens chef

De kommande två rubrikerna har jag döpt till steg 2/3 och det beror på vilket ordning du själv föredrar samt hur relationerna ser ut i organisationen. Men om du vill ge chefen ytterligare en chans till bot och bättring samt värna om organisationen (som också lider av att din chefs ledarskap brister) så bör och behöver chefens chef vilja veta vad som pågår.

Var tydlig med gentemot chefens chef att du lyfter detta av välvilja och omsorg mot organisationen och kom ihåg att det är chefens chefs ansvar att hantera situationen.

Steg 2/3: Prata med facket och/eller HR

Ibland kan det också vara bra att vända sig till facket och/eller HR för att få råd och stöd i situationen. Kanske (troligtvis) är det fler som upplever detsamma som du? Oavsett vilket ligger det i båda dessa aktörers intresse och skyldighet att värna om dig som medarbetare och din arbetsmiljö och den är uppenbarligen inte bra.

Steg 4: Sök dig vidare

Om du gjort detta och ingen förändring händer eller om det rent utav skulle bli värre: sök dig vidare! Jag har sagt det förr och kommer att säga det igen – det är inte värt att offra din mentala och/eller fysiska hälsa för en arbetsgivare som inte respekterar dig som medarbetare och tillhandahåller en bra arbetsmiljö. Jag vet att alla inte har privilegiet att kunna byta jobb hur som helst men försök rädda dig själv och hitta en väg ut ur organisationen. Har du gjort alla ovanstående steg utan respons eller med än sämre arbetsmiljö som resultat? Då finns risken tyvärr att organisationen inte kommer att förändras.

Ingen förtjänar att må dåligt på jobbet och det ska inte du heller göra. Så ta hand om dig och innerligt lycka till!

Är det någon av er som läser som har ytterligare tankar och input? Dela gärna med dig i en kommentar!

Anförtro sig åt medarbetare som chef

Läsarfrågan:

Stod och pratade med en av medarbetarna i mitt team häromdagen, ett informellt och avslappnat samtal där jag delade en del saker som jag är frustrerad över för just idag. Men jag fick en fundering efteråt som jag vill bolla med dig. Hur mycket kan och bör man som chef anförtro sig åt medarbetare? När jag tänker på det så finns det säkert en del saker som är mer eller mindre lämpliga att prata med medarbetarna om. Vad tänker du kring detta?

Svar:

Så kul att du vill göra det! Detta är en viktigt fråga att ställa sig som chef men långtifrån en alla ställer sig och reflekterar över. För ja, det finns faktiskt en hel del saker att ha i åtanke om man som chef vill ha en personligare relation med sina medarbetare och anförtro sig saker.

Förstå och främst kan vi väl konstatera att det är av godo att kunna ha en mer avslappnad, personlig relation med sina medarbetare där också mer informella samtal kan få ta plats. Dels lär vi känna varandra bättre så, vilket i sin tur bygger starkare relationer, men det brukar också leda till en trevligare och mer avslappnad stämning på arbetsplatsen.

Läs mer: Favoriserande chefer - när relationen blir lite för bra

Så länge man tänker på att behandla alla likvärdigt, undviker favorisering och vet gränsen mellan personligt och privat är det positivt att bjuda på sig själv som chef. Bild: Unsplash

Anförtro sig åt medarbetare som chef

Några olika saker som är bra att tänka på när det kommer att utbyta förtroenden som chef är exempelvis:

Skillnaden mellan att vara personlig och privat

Det är olika hur personlig en vill vara som chef och redan nästa vecka kommer det en bloggartikel på detta ämne eftersom jag började skriva om det här och insåg att det skulle bli alldeles för långt. Men i korta drag är det viktigt att du skiljer på vad som klassas som personligt och vad som är privat. Främst för dig själv som person men också i din ledarroll. Vad är du bekväm med att dela med dig av och inte? Vad är lämpligt att du delar och inte?

Att behandla alla lika

När det gäller förtroenden är det dock viktigt att du som ledare har en ambition att behandla alla medarbetare lika. Även om du “klickar” bättre med någon medarbetare behöver du vara aktsam med att visa det, annars riskerar du att skapa obalanser i teamet eller att omedvetet favorisera någon medarbetare. Checka dig själv så att du inte råkar göra det. Samtidigt:

Vill du ha förtroenden från medarbetarna behöver du också dela dem

Som ledare är det bra att ha förtroenderika relationer med personerna du jobbar med - det kommer att bidra till att man vågar vända sig till dig som ledare, att du får höra saker som annars inte nämns eller pratas högt om inför chefen. Men för att få förtroenden där du som chef får veta saker om dina medarbetare behöver du också visa förtroende genom att berätta saker som dig.

Gnäll eller klaga över “rätt” grejer

Som ledare bidrar du till att sätta ribban för er stämning i gruppen vilket innebär att du absolut kan och får klaga och gnälla över jobbiga saker men du kan behöva vara på din vakt vad du gör det om. Inte för att du nu måste skämmas och ångra om du har gjort det - men försök undvika det i framtiden. Några exempel på saker som är mindre lämpliga att gnälla eller klaga på är:

• Andra medarbetare i teamet: eftersom det kommer att sända signaler om att du 1. kan göra detta om alla och 2. skapa otrygghet i gruppen och inför dig som ledare

• Personer och individer: skilj på sak och person och behöver du sucka eller svära av dig - gör det över sakfrågor inte personerna som är inblandade

• Ledningen eller övriga i organisationen: som chef är det känsligt att kritisera eller prata negativt om ledningen eller andra i organisationen. Med det sagt går det inte att hålla med ledningen om allt, och ibland måste man öppet säga ifrån eller emot, man får tycka olika. Men det är skillnad på att göra det och baktala exempelvis ledningen till medarbetare. Det senare kan vara, och bli, väldigt problematiskt när en som anställd chef trots allt är en förlängning av ledningsgruppen.

• Kunder, leverantörer och samarbetspartners: nog för att de kan vara frustrerande och ibland kan det skapa starka vi-känsla inom teamet att klaga över jobbiga samarbetspartners, risken med det är att samarbetet mellan er grupp och den ni gnäller över försämras. Ett sätt att kringgå det kan vara att återigen, fokusera på situationerna, processerna eller sakfrågorna - inte personerna.

Det här innebär såklart inte att du som chef ska behöva vandra runt som en tryckkokare som bara ler och håller tillbaka alla former av negativa känslor för att upprätthålla en snygg fasad. Du får visa känslor som chef och du får ha dåliga dagar. Däremot är det klokt att välja ut en eller flera allierade, gärna externt, som du kan prata och ventilera med. Det kan vara en chefskollega, din chef, en mentor, partner eller vän som du har tillit till och kan prata med och gnälla av dig till. Så får du utlopp för det som gnager, skaver och stör - för sådant har man som ledare om än i olika mängder i olika tider.

Summa summarum: att anförtro sig som chef är i grunden bra men det är viktigt att tänka efter lite före eftersom vi som chefer ofta har en större påverkansmakt vilket innebär att det du säger och gör får än mer påtagliga effekter.

Och det är mina tankar om saken! Jag hoppas det kunde bidra med det du eftersökte - om inte är det såklart bara att du hör av dig igen. Ni andra som läser får såklart gärna också höra av er med era tankar i ämnet. Hur resonerar du när det kommer till att anförtro sig till medarbetare som chef?

När personalen är orolig och upprörd vid omorganisering

Läsarfrågan:

Hej, jag skulle behöva din hjälp. Vi genomgår en stor organisationsförändring som nyligen delats med medarbetarna och sedan dess har personalen varit både orolig och upprörd. Det är inte klart hur förändringen kommer att påverka oss och vi vet inte om det blir nedskärningar eller inte men sedan det blev offentligt har det varit mycket skitsnack i lunchrummet, spekulationer och rykten som florerar. Överlag är folk frustrerade, nedstämda och bekymrade och det har blivit en väldigt defensiv stämning där alla skyller allt på alla andra. Vad kan jag som mellanchef göra? Läget börjar redan bli ohållbart och samtidigt befinner vi oss i en process som kommer att ta månader innan allt blir klart.

Svar:

Hej! Klart att jag ska försöka hjälpa till även om jag redan nu vill förvarna om att det kommer att bli ett mer generellt svar än jag egentligen hade önskat. Detta eftersom det är flera olika faktorer som spelar roll här och jag egentligen skulle behöva lite mer information än vad ditt mejl innebär. Men jag ska göra mitt bästa och skulle du vilja ha, eller behöva, mer detaljerad input än såhär rekommenderar jag dig att boka in en tid på Bossakuten så kan jag bidra än mer genom det formatet. Nog om det och låt oss i stället fokusera på din situation som jag förstår är allt annat än enkel att befinna sig i.

Att folk reagerar på stora förändringar är knappast konstigt eftersom vårt arbete ofta är livsavgörande och det behöver vi ha med oss i bakhuvudet som ledare. Bild: Michal Matlon on Unsplash

När personalen är orolig och upprörd vid omorganisering

I situationerna som dessa behöver vi som ledare komma ihåg att:

Ovisshet är plågsamt för de flesta av oss

Överlag är ovisshet jobbigt som tusan att behöva uthärda för de allra flesta. När det gäller en så viktig del av våra liv och vardag som arbetet - då kan det bli än värre att behöva hantera stora förändringar. Än mer sådana som vi inte vet vad de kommer att leda till. Olika personer påverkas såklart olika av detta, den ena kanske inte påverkas alls medan en annan känner sig extremt otrygg och stressad och hur vi reagerar på den otryggheten varierar också kraftigt från person till person. Det du beskriver ovan i form av frustration, ledsamhet och oroligheter är vanliga reaktioner men även ilska och sorg kan såklart förekomma. Jag ser även den defensiva stämningen som en naturlig följd av ovissheten, dels för att vi i ovisshet ofta blir mer protektionistiska kring det vi har och känner till men i omorganiseringar är det också vanligt att känna behovet att försvara sin ställning och roll och bevisa sitt värde.

Därför är ditt främsta syfte och funktion nu att bidra till att öka känslan av trygghet så mycket som det går. Dock med rimliga förväntningar på dig själv och vad din insats kan göra, i så stora förändringar så är otrygghet en naturlig effekt.

Med det i bakhuvudet tänker jag att vi kan beröra några olika saker som kan vara viktiga för dig som ledare att ha med dig i detta läge. Den första är:

Känslor behöver få vara okej

Att bara bita ihop och låtsas som ingenting har hänt är sällan en taktik som någon mår bra av och det är viktigt att vi som ledare och ledning har med oss att medarbetarna inte måste tycka att det som bestäms över deras huvuden alltid är roliga. Överlag behöver vi ofta ta in information när vi får den och det är inte ovanligt, när det gäller organisationsförändringar, att ledningen en mycket längre bearbetningsfas i arbetet med att ta fram vad och hur saker ska ändras när medan medarbetarna ofta får insynen strax före verkställandet. Det förförfarandet behöver inte vara fel men jag har flera gånger förr mött chefer och ledningsgrupper som inte förstår varför medarbetarna reagerar så starkt just för att de har glömt att de har smält detta under veckor, kanske månader, medan det är nyheter för andra och det måste få vara okej att inte jubla då. Alltså, både positiva och negativa känslor måste få vara okej.

Detta innebär såklart inte att det för den saken skull är acceptabelt att bete sig hur som helst på jobbet, än mindre när den initiala chocken har lagt sig, och här finns det saker du som chef kan göra för att påverka stämningen.

Checka dig själv

Hur har du agerat under den här processen är alltid en bra sak att börja med, inte för att du som chef måste agera perfekt i varje läge utan för att få förståelse för din roll i situationen. Har du själv varit stressad och negativt påverkad och hur har det tagit sig uttryck? Hur inlyssnande har du varit och vad har ditt gensvar varit på medarbetarnas olika känslor hitintills? Det räcker inte med att säga att du finns där för medarbetarna om de vill och behöver prata om du exempelvis, hypotetiskt sett, inte är inne på kontoret eller får ett stelt och obekvämt kroppsspråk när de vill göra det. Så checka dig själv (utan att döma dig själv för hårt om du nu har gjort tokigt) och ha din påverkansmakt i åtanke framöver. Det du säger och gör på jobbet räknas!

Planera din kommunikation

Även om omorganisationen i stort borde ha en kommunikationsplan så är det viktigt att du som ledare också tänker igenom vad du kan säga, när och hur - helst utifrån den kommunikationsplan som redan finns. Kom ihåg att om det är lika viktigt att dela med sig av att det inte finns någon information som när det gör det och gör det regelbundet. Ett sätt att underlätta det på kan vara att ha regelbunden uppdatering inbokad i samband med något av era möten eller annat kommunikationstillfälle. Var också noga med att vara transparent och svara på alla frågor som dyker upp på vägen. Finns något du inte får eller kan dela med dig av? Erkänn det och säg att du kommer att berätta det du vet när du kan. Det är mer förtroendeingivande och tydligare att vara rak med det än att ducka samtalsämnet eller att ignorera frågorna. Det senare kommer snarare bara öka otryggheten och troligen bidra till mer ryktesspridning.

Det är inte varken enkelt eller bekvämt alla gånger att prata om saker som är jobbiga eller känsliga men det behövs vare sig vi vill det eller inte. Bild: Headway on Unsplash

Prata med teamet om hur ni ska hantera detta

Jag tycker också att det är viktigt att ni pratar ihop er som arbetsgrupp om stämningen ni har och vad ni kan göra för att göra den som god som möjligt. Det kan vara en utmaning att hitta en bra balans mellan att alla ska få ge uttryck för tankar och åsikter och att prata konkret om hur alla kan bidra till att stämningen ska kunna förbättras trots de tråkiga omständigheterna. Samtidigt, var inte rädd för att adressera problemen du ser. Märker du att stämningen håller på att bli destruktiv - lyft frågan för att förebygga att ni alla ska må sämre på jobbet än vad ni redan gör.

Ha enskilda samtal vid behov

Om det är en eller ett par medarbetare som som har extra stor påverkan när det kommer till att sprida negativ stämning, rykten eller att bete sig defensivt: ha enskilda samtal med dem. Det är inte säkert att själva inser vilka effekter deras beteenden har och min erfarenhet är att prata om det direkt med dem kan göra mycket. Framförallt om du delar hur du ser att deras uppförande påverkar andra och ber dem ta ansvar för den påverkansmakt det innebär att de har. De flesta växer med de ansvaret som de inser att de har.

Var närvarande

Du behöver också vara närvarande som ledare - inte i den bemärkelsen att du är delaktig i allt hela tiden, men genom att finnas på plats och vara tillgänglig i den mån det går för både småprat och frågor kommer att underlätta både för dig själv och medarbetarna eftersom du då får bättre uppfattning om hur ni mår och har det. Det kommer också göra det enklare för dig om du skulle behöva göra följande…

Bemöta och markera vid behov

Ryktesspridning och spekulationer går varken att stoppa eller undvika helt men det kan vara bra att försöka stävja dem, framförallt om de blir många, stora och skapar för mycket oro och drama i organisationen. Enklast är att svara på frågor när de ställs och om du är närvarande när spekulationer eller “sanningar” yttras faktiskt bemöta dem direkt på ett avdramatiserande sätt: antingen genom att syna spekulationen och påpeka det ni vet respektive inte vet. Alternativt be personerna sluta sprida ryktena vidare eftersom de påverkar andra negativt. Om du inte säger ifrån eller markerar i dessa lägen så fungerar din tystnad som medgivande och det riskerar att förstärka den dåliga stämningen snarare än lindra den.

Som sagt, du som chef kan inte göra allt själv och du kan inte heller räkna med att stämningen genom insatser som de jag beskrivit ovan ska utgöra någon form av mirakel. Ni måste inte må bra i svåra tider men det är viktigt att göra vad du kan för att försöka lindra det som går. Därför vill jag avrunda detta med att ge dig cred för att du inte bara ser vad som händer i organisationen utan tar ditt ansvar som ledare genom att ställa frågan till mig och försöka bidra med det du kan. Jag hoppas att råden ovan kan hjälpa dig på vägen men tveka inte att höra av dig om det finns mer jag kan bidra med! Lycka till och om ni andra bloggläsare har några råd och erfarenheter att dela med er av: skriv gärna en kommentar!