Så gör du strukturerade arbetsintervjuer

Förra veckan pratade vi om fördelarna med strukturerade arbetsintervjuer och varför de är ett bra sätt att hålla en arbetsintervju på. Idag ska vi prata ännu mer med Astrid Svedérus, grundare av TemaHR.se och utbildare inom evidensbaserade metoder för HR men också gästföreläsare för Become a Boss, för att få veta hur du kan göra strukturerade arbetsintervjuer: struktur i frågorna respektive bedömningarna.

̶ Standardisering handlar om utrymmet vi har som intervjuare att formulera frågorna och hur vi tolkar svaren. Har vi en hög grad av struktur har vi bestämt vilka frågor vi ska ställa, att alla får samma frågor och vi har bestämt hur man ska bedöma svaren innan vi håller intervjuerna, säger Astrid Svedérus och fortsätter:

̶ Det första steget är att du behöver förstå rollen ni ska rekrytera till, vad som är viktigt i den och sedan utformar du intervjun och frågorna utifrån det.

Det kan verka krångligt först men genom att göra strukturerade arbetsintervjuer blir din rekrytering mer träffsäker eftersom du har gjort ett ordentligt förarbete. Bild: Unsplash

Så gör du strukturerade arbetsintervjuer

Struktur i frågorna

Att ställa samma frågor till alla är en viktig del för då får alla kandidater samma chans att visa vad de kan och vi får jämförbar information. Dessa samlar du i en intervjumall som du använder i intervjuerna.

̶ Du behöver veta är: vad vill jag mäta här? Vad är det för kompetens, kunskap eller färdighet som jag vill bedöma? Om det är viktigt att personen i den här rollen är strukturerad, vad gör den personen då? Sammanställ detta så har du en bra förberedelse att utgå från, säger Astrid Svedérus.

Nästa steg är att skriva de frågor du ska ställa under arbetsintervjun och vill du ha relevanta intervjusvar? Då behöver du ha relevanta intervjufrågor.

̶ Här finns det olika typer av frågor som är bättre än andra. Du kan ställa frågor som handlar om beteende och hur kandidaten beter sig i olika situationer. Exempelvis kan du ställa bakåtblickande frågor genom att be om exempel på tidigare situationer och be kandidaten beskriva hur hen gick tillväga då. Men du kan också ställa mer framtidsinriktade frågor. Om du skulle hamna i den här situationen, hur skulle du göra då? Säger Astrid Svedérus.

Hennes rekommendation är att beteendefrågor ofta funkar bättre för det hamnar närmare det du vill veta om kandidaten i praktiken. Hon tipsar om en teknik: STAR-modellen som bygger på att du ställer frågor om ett beteende du vill förstå genom att gå igenom momenten:

Astrid Svedérus Foto: Kristina Lindal

S: Situation

Exempel: Kan du berätta om en situation då du hade mycket att göra?

T: Target / task

Exempel: Vad var din uppgift? Vad ville du uppnå?

A: Action

Exempel: Hur tog du dig an situationen? Vad gjorde du?

R: Result

Exempel: Vad blev resultatet?

̶ I intervjumallen samlar du grundfrågorna som du har i intervjun men också potentiella följdfrågor som går i linje med dessa som du kan ställa om det skulle behövas, säger Astrid Svedérus.

Struktur i bedömningar

Den andra delen av förberedelsearbetet är att göra en bedömningsguide som du kan utgå ifrån. Här finns flera sätt att göra det på men det viktigaste är att ha en struktur som hjälper dig menar Astrid Svedérus. Exempelvis kan du ha en bedömningsskala från 1 - 3 eller 1 - 5 där du har korta beskrivningar om vad de olika nivåerna betyder, exempelvis att 1 = inte lever upp till beskrivningen, 2 = delvis gör det och 3 = gör det. Allra helst ska du ha tydliga beteendebeskrivningar för de olika nivåerna.

̶ Genom att bedöma hur väl kandidaten svarar på frågan minskar du risken att bedömningen påverkas av andra faktorer som exempelvis hur extrovert kandidaten är, säger Astrid Svedérus.

I bedömningsarbetet kan du sedan samla ihop poängen från alla svaren och göra en helhetsbedömning av kandidatens intervju.

̶ Du vill behandla alla lika och det blir lättare om du har något att förhålla dig till, dessutom säkerställer du här att du faktiskt bedömer svaren på frågorna och inte annat runt omkring, säger Astrid Svedérus.

Det finns sedan flera olika sätt att sammanställa resultatet på, exempelvis kan du ta ett genomsnitt för frågorna kring samarbetsförmåga eller ta poängen från hela intervjun för att se vilken kandidat som presterade bäst på intervjun.

̶ Detta kan kännas ovant om man inte har jobbat på det här sättet innan men i gengäld minskar du risken för att du påverkas av andra saker, som exempelvis hur extrovert kandidaten är, och ökar chansen för att hitta en person som motsvarar det ni söker, säger Astrid Svedérus.

Vad säger du som läser? Kommer du att testa på detta sätt nästa gång ni ska rekrytera?

Fördelar med strukturerade arbetsintervjuer

Rekrytering är ett stort, viktigt och komplext ämne och ett arbetssätt alla rekryterande chefer bör ha kunskap om är strukturerade arbetsintervjuer. Vad innebär det och hur kan du som chef ha strukturerade arbetsintervjuer när du rekryterar? Här finns det generellt två övergripande områden: strukturen i frågorna vi ställer respektive strukturen i bedömningarna av svaren och här kommer Astrid Svedérus, grundare av TemaHR.se och utbildare inom evidensbaserade metoder för HR, att dela med sig om fördelarna med strukturerade arbetsintervjuer!

Hej Astrid, vad innebär strukturerade arbetsintervjuer?

̶ Hej! En strukturerad arbetsintervju betyder att vi gör likadant för alla kandidater vilket innebär att vi försöker minimera vårt eget och kandidatens tolkningsutrymme. Som intervjuare formulerar vi frågor, ställer dem och tolkar sedan svaren. Har vi en hög grad av struktur har vi bestämt vilka frågor vi ska ställa, att alla vi intervjuar får samma frågor och så har vi på förhand bestämt hur vi ska bedöma svaren vi får, säger Astrid Svedérus och fortsätter:

̶ Motsatsen är en ostrukturerad intervju där inget är formulerat på förhand och medelvägen brukar kallas för en semi-strukturerad intervju där vissa element av intervjun är planerade på förhand medan andra är oplanerade.

Bild: Mina Rad on Unsplash

Fördelar med strukturerade arbetsintervjuer

Så, vad är det som gör de strukturerade arbetsintervjuerna till en bättre metod än de andra två nämnda?

De är mer stabila

Först och främst blir strukturerade intervjuer mer stabila som metod, det vill säga att vi kommer att få liknande resultat oavsett om det är du själv eller din kollega som genomför intervjun.

̶ Desto mer ostrukturerad en intervju är desto mer olika kommer svaren att bli, det innebär att felmarginalen blir större och vi inte kan lita på våra bedömningar eller jämförelser mellan kandidater. I sämsta fall blir de så olika att kandidat B hade gått om kandidat A från ena dagen till den andra, säger Astrid Svedérus.

Större träffsäkerhet

Astrid Svedérus Foto: Kristina Lindal

Hela syftet med rekryteringsprocessen är att hitta rätt kandidat för tjänsten som är utlyst. Ett uppdrag som kan låta enkelt men inte alltid är det, dels beroende på hur bra du gjort ditt eget grundarbete med uppdragsanalys och annonsformuleringen. Men även beroende på vilka personer som söker uppdraget! Om du, efter att urvalet har gjorts bland de ansökande, sedan använder dig av standardiserade arbetsintervjuer kommer det bli enklare att identifiera rätt kandidat, berättar Astrid Svedérus.

Eftersom det är en stabilare intervjumetod får vi en högre träffsäkerhet att hitta kandidaten vi söker eftersom vi under intervjuns gång tvingas fokusera på det som är relevant för tjänsten. Vi undviker sidospår, anekdoter eller detaljer som inte är relevanta utan får större fokus på det som är viktigt, säger Astrid Svedérus.

Mer rättvist – och rättsäkert!

Genom att intervjua alla kandidater på samma sätt kommer det också att bli lättare att jämföra deras svar – något som blir mer rättvist gentemot kandidaterna eftersom de strukturella skillnaderna blir mindre

Det motverkar diskriminering och att risken för fördomar och förutfattade meningar blir en del av din bedömning och det har du som chef en skyldighet att undvika, säger Astrid Svedérus.

En annan fördel är att det blir lättare att ge återkoppling till kandidater som inte går vidare eftersom du har en bättre bedömningsgrund att utgå från. Men, finns det några nackdelar?

̶ Det kräver lite mer jobb att arbeta på detta sätt, framför allt i början. Samtidigt blir också rekryteringsprocessen lättare, du får en större trygghet att du som chef gör rätt och risken minskar att du kanske blir charmad av någon som är karismatisk. Det ska inte underskattas! Säger Astrid Svedérus.

Så, nu när vi har kikat på vilka förtjänster de strukturerade arbetsintervjuerna har. Några tankar kring det? Nästa vecka kommer ytterligare en artikel och då kommer vi avhandla hur du skapar, genomför och bedömer strukturerade arbetsintervjuer!

Saker du alltid ska förhandla om när du blir chef

När man blir chef - och framförallt om det är första gången - är det lätt hänt att man är så glad och tacksam för att få möjligheten att kliva in i chefsrollen att man glatt accepterar det erbjudande som man får på direkten. Gör inte det. Inte ens de gånger som de rent utav överträffar dina förhoppningar. Det finns nämligen flera saker som är viktiga att förhandla om när du blir chef och som du bör förhandla om även om du inte har jobbat som chef tidigare. Ska vi kika på tre av dem? Jaaa, klart vi ska!

Förhandla alltid när du blir erbjudan ett nytt jobb och än mer när du får ditt första chefsjobb! Bild: Alexander Mils on Unsplash

Saker du alltid ska förhandla om när du blir chef

Lönen

Om du får ett erbjudande behöver du först och främst säkerställa att den är lönemässig. Jag vet att det är lätt att hamna i fällan som förstagångsledare att man inte kan begära en skälig chefslön eftersom man inte har “bevisat sig” som chef än. Men det är inte så det ska till och den arbetsgivare som säger annorlunda behöver du antingen förhandla med eller låta bli att jobba för - för vem vill jobba för en organisation som inte betalar skäliga löner?

Det första du behöver göra alltså är att stämma av om lönen du erbjuds är marknadsmässig och skälig för uppdraget som du kliver in i. Är det så och du är nöjd? Hurra! Då testar du att lägga ett motbud på minst tre tusen (gärna mer så länge det är rimligt) för att se om inte du och arbetsgivaren kan mötas någonstans mellan era bud.

Kom ihåg att du anlitas för att göra ett jobb och den lön du får nu ska vara det arbetsgivaren är villig att betala för att få jobbet gjort och erbjuds du jobbet har arbetsgivaren gjort bedömningen att du kommer av att klara jobbet. Dessutom kommer den lön du får nu troligtvis att lägga ribban för din framtida löneutveckling som chef, det ska inte heller underskattas!

Introduktionen

Vad ska du få för introduktion till ditt nya uppdrag? Vilka utbildningsinsatser ska du få utöver de du har sedan tidigare?

Vissa arbetsgivare har redan gedigna rutiner för detta medan andra inte har det alls, alternativt säger att de har det men i gengäld så realiseras inte introduktionsplanerna. Så genom att lyfta detta redan under förhandlingen ökar du dina chanser för att faktiskt få en bra introduktion vilket i sin tur innebär att du får så bra förutsättningar som möjligt när du sedan kliver in i chefsuppdraget.

Mentorskap

Utöver att du såklart bör få råd och stöttning av din närmaste chef är det min stående rekommendation att du alltid ska begär att få en mentor under ditt första år som ny ledare! Det kommer att göra så mycket gott för både ditt mående och dina resultat som ledare eftersom du kommer att få uppleva flera olika situationer som är nya och utmanande på olika sätt.

Och det du allra minst ska begära då är en intern mentor som du kan få använda som bollplank. Men försök i första hand att få till så att arbetsgivaren bekostar en extern mentor som du kan prata med om allt du undrar över utan att du behöver tänka på hur du uppfattas eller internpolitik.

Övertidsersättning eller semester?

Detta är inte alltid förhandlingsbart med alla arbetsgivare men många tillämpar numera att man som chef byter sin övertidsersättning mot en extra semestervecka. Om det är bra eller dåligt? Det avgör du eftersom du är den som bäst vet vad som passar dig bäst men det beror också såklart på chefsrollen. Jag har flera gånger om mött frustrerade ledare som redan i januari-februari har jobbat in övertiden som motsvarar den där extra semesterveckan. Var de glada över det? Nej, inte en enda. Så om du går med på att köra semester i stället för övertid - se till att övertidsarbete är undantaget och inte regeln. Annars är det du som förlorar på det upplägget.

Vad säger du som läser? Har du något annat tips på saker som är bra att förhandla om när man blir chef? Dela gärna med dig!

---

Tillhör du skaran som vill bli chef och ha fler tips som dessa i kombination med en ledarskapsutbildning som gör dig ännu mer redo för chefsrollen - du ska du läsa mer om ledarskapsprogrammet Become a Boss.

---

Myten om enhörningskandidaten

Det finns många myter och legender som cirkulerar i arbetslivet men en riktigt seglivad en är myten om enhörningskandidaten! Personen som så många arbetsgivare drömmer om: den perfekta medarbetaren.

Enhörningskandidaten = medarbetaren många rekryterande arbetsgivare drömmer om att hitta om man får tro de arbetsannonser som cirkulerar. Bild: Inês Pimentel on Unsplash

Kriterier för enhörningskandidaten

Du har säkert sett dem själv. Efterlysningarna i otaliga jobbsökarannonser som ofta innehåller fraser som att du som kandidat ska:

• Ha en viss utbildning, gärna relativt ny sådan så att den är aktuell alternativt…

• X antal högskolepoäng. Spelar ingen roll inom vilka ämnen - bara du har poängen är du kvalificerad!

• Samtidigt ska du ha minst tre till fem års arbetslivserfarenhet om inte mer

Helst ska du också:

• Kunna jobbet redan innan du börjar

• Vara självgående och kunna jobba självständigt

• Jobba bra i team med andra… En självständig lagspelare alltså!

Andra populära personliga egenskaper som tillskrivs dessa enhörningskanditater? Det är exempelvis att man är:

• Målinriktad

• Ambitiös (men inte med för stora ambitioner för du ska helst stanna på arbetsplatsen i så många år som möjigt oavsett vilka utvecklingsmöjligheter som finns där)

• Driven

• Ansvarstagande

• Noggrann

• Pålitlig

• Lojal

• Initiativrik

• Samtidigt måste du vara bra på att följa order och direktiv

• Och, min favorit, du helst också vara prestigelös samtidigt som du är allt annat på listan!*

Bubblare:

Är du under trettio är du troligtvis för ung, för oerfaren eller för ambitiös för din ålder

Mellan trettio och fyrtio är du åtråvärd på arbetsmarknaden men mest om du är man. Som kvinna not as much eftersom du säkert vill ha barn (och råkar du vara kvinna som inte vill ha barn är det konstigt och det i sig gör dig oanställningsbar)

Över fyrtiofem så vill du antingen överkvalificerad, vill ha för mycket lön eller så är du för nära pensionen

Femtiofem eller äldre? Ättestupan nästa!

Myten är det som är verkligt, inte enhörningskandidaten

Jag önskar nu att jag hade kunnat skriva att allt jag nämnt ovan är grova generaliseringar och hittepå. Men tyvärr är alla dessa exempel från verkligheten och har jag otaliga gånger genom åren sett dess arbetsannonser florera i jakten på den här mytomspunna varelsen som (tyvärr, hur gärna jag än vill tro på enhörningar) inte existerar. Anledningarna till att myten om enhörningskandidaten finns till den grad att denna medarbetare fortfarande eftersöks är flera och kan variera men oavsett vilka de är blir resultatet detsamma: ännu en rekryteringsprocess som blir onödigt kostsam och ineffektiv på grund av orimliga förväntningar. Så låt oss avliva den här myten en gång för alla nu - det finns inte en person som kommer att vara allt genom perfekt och felfri att anställa. Ha mer rimliga, och framförallt, mer relevanta förväntningar i er rekryteringsprocess i stället. Ni alla kommer att tjäna på det!

Dela gärna med dig! Vad är det värsta/roligaste/mest orimliga du har sett efterlysas i en jobbannons?

*) och gärna snygg med!

Det finns fler karriärvägar idag än en

Jag ser det om och om igen. Arbetsgivare och chefer som tycker det är jobbigt med dessa yngre generationer som är så otåliga. Giriga. Vill ha kakan och äta den. Kräver en massa saker.

“De måste lära sig att anpassa sig”

“Man kan inte ha för bråttom”

“Unga har så orimliga krav och förväntningar”

Många jag möter är med på att arbetslivet fungerar annorlunda idag jämfört med för tjugo år sedan men likväl är det många arbetsgivare som inte är med på banan att de också måste uppdateras för att locka de medarbetare som har fler karriäralternativ idag. Bild: Einar Storsul on Unsplash

Det finns fler karriärvägar idag än en

Och ja, såklart finns det de som har orimliga förväntningar på hur snabbt en kan avancera i karriären eller vill få belöningen utan att behöva göra jobbet. Men det arbetsgivarna och cheferna, som har det här tänket kring yngre generationer i arbetslivet, inte fattar är att vi millennials har tillgång till andra karriärvägar och om ni inte värdesätter oss. Om ni inte släpper in eller fram oss eller uppdaterar ert ledarskap och er organisationskultur: då är risken stor att vi gör någonting annat än att jobbar kvar hos er.

Det kan handla om att starta eget, utbilda sig på nytt, få göra sidosysselsättningar eller bara jobba med något annat. Jag kan rabbla otaliga namn på personer i min eller de yngre generationerna som, likt jag själv, har gjort en alternativ karriär eftersom vi inte trivts i det traditionella arbetslivet. Inte känt oss välkomna, hörda, sedda eller bekräftade. Idag finns det, trots rådande konjukturssvaj, fler karriärvägar än en. Vi lär oss det genom skolan och UF. Ser det i sociala medier och hör om det i poddar.

Och det är ofta här den ömma punkten är: varför ska vi anpassa oss om vi inte måste? Varför nöja oss med något halvdant när fler alternativ står till buds?

De som inte vill göra den insikten kommer att få det svårt att locka och behålla yngre talanger i sina verksamheter och i slutändan vara de som står som förlorare när rekryteringarna och kompetensförsörjningen bara blir dyrare för att arbetsgivarvarumärket är utdaterat. Jobbigt? Absolut. Värt det? Jajemän.

För den som vill ha någon att ge skulden för dessa bortskämda generationer med enorma bekräftelsebehov som “bara ska ha kul hela tiden” finns det främst en att klaga till - våra föräldrar. Det är trots allt ni som har tutat i oss att vi kan göra vad vi vill, att vår åsikt räknas och att vilket arbetsgivare som helst är lyckligt lottade att få ha oss som medarbetare. Om det är den andan vi har växt upp med och fostrats i: varför skulle vi börja agera annorlunda väl ute i arbetslivet?

Tumme upp: Till de organisationer som fattat att ledarskapet inte kan se ut som det alltid har gjort utan behöver följa de strömningar vi ser i samhället i stort.

Tumme ned: Till de chefer som försöker rekrytera så kallade enhörningskanditater som ska matcha alla möjliga, och omöjliga krav, snarare än att justera och anpassa sitt ledarskap.