FASSTA-regeln, en modell för när du gör fel som chef

En tråkig sanning är att alla ledare gör fel ibland - det är ofrånkomligt hur mycket en än försöker att undvika det. Och jag har ännu inte mött någon som helhjärtat och alltid gillar det. Jag gör det definitivt inte men likväl är detta något vi behöver förhålla oss till eftersom missar och fel kommer att hända förr eller senare. Sedan är vi såklart alla olika. Vissa borstar av sig misstagen de gör som om det vore vatten på en gås medan andra ältar sina missar desto mer. Jag hör till den senare kategorin och jobbar därför väldigt aktivt med att hantera detta genom olika mentala tekniker och en av dem är FASSTA-regeln. Ett eget påfund som jan kan rekommendera att du provar om du någon gång gör fel som ledare och undrar hur du ska kunna hantera situationen på ett bra sätt.

Vi är alla olika och en del har lättare att hantera missar och fel som man gör än andra. Men jag har ännu inte mött personen som genuint gillar att göra fel eller aldrig gör några. Bild: Tyler Nix on Unsplash

FASSTA-regeln, en modell för när du gör fel som chef

FASSTA-regeln är såklart en akronym som vi kommer att gå igenom stegvis nedan. För mig fungerar den som en lathund som jag har med i bakhuvudet och påminner mig själv om vad jag behöver göra när fel och misstag drar igång känslosvall och kval. Den fungerar inte felfritt eller av sig själv men genom att gå igenom den steg för steg upplever jag att jag blir mer rationell och hanterar situationer på jobbet bättre.

F = Förstå situationen

Det första vi som ledare behöver göra när fel eller misstag uppdagas är att försöka förstå situationen. Ställ frågor och försök se saken ur flera olika perspektiv. Här är det viktigt att du både försöker se situationen både ur din egen vinkel men också andras. Jobbigt? Ja, det kan det vara. Värdefullt? Absolut eftersom vi kan lära oss mycket på vägen. Vår egna upplevelse är sällan den enda och därför är det ofta nyttigt att så sakligt och neutralt som möjligt försöka kartlägga situationen. Vad gick fel? Hur påverkade den dig? Hur påverkade den andra?

A = Ansvar

Att ta ansvar för saker som händer är en av de tråkiga nödvändigheterna med ledarskapsrollen. Samtidigt - om inte vi axlar ansvaret för de missar vi gör och erkänner dem högt - hur ska vi kunna förvänta oss att andra ska göra det? Alltså, ta ansvar för de saker som du bör och behöver ta ansvar för. No more, no less. Vi måste inte bära skuld som inte är vår men samtidigt är vi anlitade och får betalt för att vara ansvariga.

S = Säg förlåt

Förlåt. Detta lilla, betydelsefulla men ibland ack så svåra ord. Som ledare får våra ursäkter en viktig betydelse och om vi har något att be om ursäkt för är det viktigt att göra det. För de som får ursäkten men också för oss själva som en del av att ta ansvar för situationen. Underskatta inte styrkan som ett förlåt kan innebära. Genuint menad har den ett signalvärde som innebär att vi tar personerna i vår omgivning på allvar och det är en del av att visa att vi tar ansvar för våra handlingar.

S = Svär av dig

Vikten av att svära av sig och ventilera ska inte underskattas. Både för att det hjälper oss att bearbeta situationen men också för att få den ur systemet så de till att du har en, gärna flera, trygga personer som inte jobbar på samma ställe som du som kan agera som pysventiler. Om det sedan är din partner, en vän, familjemedlem, mentor eller annan rådgivare spelar mindre roll - det viktigaste är att du kan få sätta ord på situationen och muttra om den utan att bli dömd och att det är en person som du har tillit och förtroende till. Att svära av dig kommer troligtvis också hjälpa dig se saken lite tydligare.

T = Ta lärpengarna

När vi väl har synat det som hänt och fått avhandla det som skaver, svider och/eller stör är det dags att fråga sig: Vad har jag lärt mig av detta? Vad tar jag med mig från denna upplevelse? Vad ska jag låta bli att göra igen? Vad ska jag göra annorlunda nästa gång?

A = Avancera vidare

Jag vet inte hur du funkar - men jag är definitivt en ältare som, om jag skulle vilja, säkert skulle kunna plocka fram alla misstag jag gjort sedan nittiotalet ur minnet om jag försökte. Men eftersom det knappast är konstruktivt försöker jag i stället fokusera på lärdomarna jag får, mentalt packa ner missen i en låda som jag förvarar på ett eget ställe i skallen och sedan gå vidare. Att älta som en del av bearbetningen är en sak, men annars är det bättre att fortsätta framåt snarare än att fastna i backspegeln.

Jag hoppas att detta metod kan vara till nytta för dig framöver! Mig har den klart hjälpt genom åren i alla fall. Dela gärna med dig! Hur ser din relation till att göra fel ut?

Ingen chef är perfekt

Hejsan! Hur är det? Detta är utkast nummer tre som jag har börjat skriva den senaste timmen. Den första artikeln handlade om management by millennials, den andra om hur du som ledare kan hantera en underpresterande medarbetare på distans och den tredje verkade bli en krönika om klyshor som stämmer. Men vet du vad? Det visade sig att jag är den underpresterande medarbetaren idag. Jag lyckades inte få ihop en enda av dem! Sjukt störigt för de kändes bra på idéstadiet. Och om jag får tramsa till det lite så tänker jag att en som ledare har tre alternativ att välja på när det är man själv som levererar undermåligt.

1) Behandla dig själv som om du vore en medarbetare

2) Säg åt dig själv på skarpen

3) Använd belöningar som motivation eller bestraffningar som skrämseltaktik

Handen upp om du kan känna igen dig att det inte alltid är så enkelt att leda sig själv! Nobody is perfect och det behöver vi som ledare inte heller vara.

Ingen chef är perfekt

Eftersom ingen chef är perfekt så har jag alltså redan hunnit testa att skälla lite på mig: "kom iiiigen, hur svårt kan det vaaa?". Muta mig själv med kaffe. Hota mig med att jag kommer få jobba till midnatt om jag minsann inte skärper mig snart. Sätta på jättehög, peppig musik för att "komma i stämning". Inte förrän jag koffeindarrig landade i stolen efter att ha dansat loss till Gaga's Born this way som är min power-låt insåg jag min egen idioti.

Vad hade jag sagt till medarbetaren som har gett allt i en arbetsuppgift till halv två på natten efter flera veckor och månaders hårt slit? Ja, om någon arbetsuppgift var livshotande hade det såklart funnits en poäng med att pusha sig ännu lite till. Men jag hade inte skällt på personen för att få det att hända och jag hade aldrig någonsin anklagat hen för att vara lat, bekväm eller korkad.

Så, låt oss ändra tongångarna lite. Fan vad bra du har kämpat med din uppsats Clara samtidigt som du har försökt hålla näsan över vattnet med allt jobb som dina kunduppdrag och ditt företagande innebär. Visst, du har varit ännu mer förvirrad än vanligt och absolut har du tappat på en, två och tre bollar på vägen men bra att du i alla fall har försökt ta ansvar för ditt bristande minne. Så, ta nu resten av dagen ledigt. Ring en kompis. Gå ut i skogen och spring en meter eller två. Sitt på en stubbe och gör ingenting. Hångla lite med din man när han kommer hem och sov bort hela kvällen om du nu vill göra det. Så ses vi på fredag igen, lite piggare och lite mer på hugget. Okej? Nej, gräm dig nu inte över att du inte var sådär perfekt och tillrättalagd i det lilla du lyckades producera idag. Du vill ju ändå inte vara det, eller hur? Just det.

Och ja, välkommen till mitt huvud! Som du hör är inte ens jag, trots att jag har ägnat en så stor del av mitt vuxna liv åt att lära mig så mycket som möjligt jag kan om ledarskap, perfekt ens i rollen som min egen boss. Ingen av oss är det jämt. Så behandla dig själv såsom du skulle behandla en medarbetare. Okej?

Att vara perfektionist

Läsarfråga:"Hej! Har ett problem som du kanske skulle kunna hjälpa mig med. Jag jobbar i ett arbetslag där vi delvis har gemensamma arbetsuppgifter och jag har extremt svårt att släppa saker innan de är klara. Känner att det måste vara så bra det bara kan bli innan jag vill att någon annan alls ska få titta på och ännu mindre att de ska pilla på det jag jobbar med. Vilket såklart skapar en del irritation både för mig och kollegorna. Men det stressar också mig att inte hinna med riktigt. Hur ska jag göra för att lätta på min perfektionism och prestationsångest?Hälsningar,Eline"Svar:Hej Eline och tack för ditt mejl. Jag kan känna själv igen mig som perfektionist och drabbas med jämna mellanrum också av prestationsångest. Först och främst måste jag säga att det är grymt bra att du har gjort dessa insikter redan. Att bli medveten om sin perfektionism kan vara svårt och utan den medvetenheten är det svårt att förändra något.

Att vara perfektionist och hur en kan hantera det

Den där viljan och drivet efter att allting ska vara i ordning, kontrollerat och väl levererat, är en lurig jäkel alltså. För det är en sån tillfredsställelse när man ser resultatet! Och när andra blir imponerade över hur bra ens jobb är. På ett sätt är det ju bra att leverera hög kvalitet men när det blir orealistiskt, opraktiskt eller skapar problem i din vardag: då har perfektionismen kanske gått lite långt. För att motverka det och försöka vara perfektionist på en mer realistisk nivå så har jag tagit till följande knep:

"Your good enough is some elses great"

Det citatet bär jag med mig som en påminnelse i vardagen om att jag, när jag presterar på 80 procent fortfarande gör mer än många andra och jag har, utifrån att ha följt din blogg, en känsla av att detsamma gäller för dig.

Bestämt mig för min lägsta-nivå gällande kvalité

Det är lätt att tänka att det första intrycket alltid måste vara WOW! på jobbet. Och absolut är det bra om vissa insatser är det, men varje rapport och varje arbetsuppgift måste inte vara det. Jag kan till exempel inte ha en superdupergrym artikel som inte har ett enda stavfel eller perfekta bilder varje dag, tiden räcker liksom inte till för det.Därför har jag några kriterier som är min grundläggande checklista där ett gäng motsvarar min miniminivå och allt utöver det är bonus i mån av tid. Jag gör exempelvis alltid en snabb korrläsning när jag publicerar men på min mer vardagliga inlägg är den rätt så kvick och inte så nogsam. I artiklar med intervjuer lägger jag däremot mer tid på det och jag låter alltid intervjupersonerna läsa och godkänna artikeln före publicering. Tycker det är så mycket lättare att jobba när jag har den checklistan i bakhuvudet där jag vet vad som är good enough och vad som är great. Vilket leder mig in på den sista tanken:

Att inte ta jobbet på så stort allvar

Självklart ska en vara seriös i och med sitt arbete men att överarbeta saker blir som du redan märkt ofta kontra-produktivt. Då kan det vara guld värt att stoppa sig själv och ifrågasätta om det verkligen är rätt prioriterat. Att leda sig själv innebär också att ta ansvar för sitt arbete fullt ut och då gäller att ha lite självinsikt med sig på vägen. Ställ dig frågorna:

• "När är det här bra nog?"
• "Vilka krav måste detta uppfylla?" och ifrågasätt då också vem är det egentligen som ställer dessa krav. Är det chefen, en kund eller du själv?

De kan ge dig lite vägledning i vad det är som krävs. Kom också ihåg att "done is often better than perfect".

Allt kan (nästan alltid) förbättras

Det gäller också att inse att allting, nästan alltid, kan bli bättre. Det går alltid att optimera och förbättra saker i efterhand. Ibland så kan man justera saker vidare vid behov. Ibland kan man inte det och då måste det resultatet få vara bra nog. Minns också att det förmodligen är så att du hade gjort saker annorlunda idag för att du har fått erfarenheter och lärdomar på vägen. Utan dem hade du kanske inte ens kunnat vara så efterklok som man blir när man ser sina misstag i backspegeln.

Bubblare: Be om objektiv hjälp

Om du känner att du inte själv kan reglera din perfektionism kan du be din chef eller kollega som du litar på att granska dig ett par gånger. Så att du, när du märker att du har fastnat med något, kan dubbelkolla: "är jag på väg att överarbeta det här eller behövs det någon ändring eller komplettering?". Feedback av det slaget kan vara jättevärdefullt och efter ett par gånger kommer du förmodligen kunna avgöra själv när det är bra nog och inte.Så, jag hoppas att dessa tips kan göra någon nytta. Stort lycka till! Är det någon av er andra som läser som kan bidra med tips på hur ni hanterar er egen eller andras perfektionism? Dela gärna med dig av era erfarenheter!

---

I vinjetten Läsarfrågan så besvarar jag frågor som ni läsare har ställt. Har du en fråga som du undrar över eller vill bolla? Tveka inte att ställa dem här eller mejla mig på clara@bossbloggen.se så svarar jag så snart jag har möjlighet!