Snabbare beslut

Jag hörde eller läste, minns tyvärr ej var nu, att en framgångsfaktor hos en entreprenör var att “kunna fatta beslut snabbt” och i gengäld “låta det ta tid att ändra sig”. Något i detta klingade till hos mig. Inte för att jag medvetet skjuter på saker eller undviker att ta beslut i vanliga fall men jag har ändå anammat detta de senaste månaderna och kan se att jag fattar snabbare beslut. Ungefär såhär:

• Situation X uppenbarar sig

• Insikten: “Okej, jag behöver bestämma detta” följt av:

• Kvick research - helst på direkten så att jag har underlagen till att kunna göra nästa steg under de kommande timmarna eller arbetsdagarna…

• Reflektion:

  • Vilken nytta gör detta för verksamheten nu?

  • Framåt?

  • Linjerar det med den långsiktiga planen?

  • Förverkligar det den långsiktiga planen?

• Fatta beslutet. Motivera det!

• Handla

Och framförallt - inte lämna så mycket utrymme till eftertanke. Inte återvända och grunna efteråt. Var det bra? Skulle jag gjort annorlunda? Alltså, reflektion är alltid bra men det är skillnad på att reflektera och älta. Jag kan absolut falla in i det senare och genom att följa stegen ovan vet jag att beslutet är välgrundat. Stryper jag sedan möjligheten att tänka på det efteråt blir jag snabbare och det har gjort mig gott som företagsledare. Jag känner mig mer rakryggad. Bestämd. Grundad. Det är trots allt en jäkla massa beslut som måste fattas varje dag oavsett vilken ledarroll du har och som du dessutom måste fatta för att behålla styrfarten. Varför göra det svårare för sig än vad man måste, eller hur?

Tre saker som gör stor skillnad i medarbetarsamtal

Det finns tre saker som gör stor skillnad i medarbetarsamtal och som dessutom innebär att du som chef visar att du:

1. Tar dessa samtal på allvar

2. stärker din relation till din medarbetare

3. stärker medarbetarens relation till arbetsgivaren

Vilka det är? Låt oss kika närmare!

Medarbetarsamtal är ett så underskattat verktyg att använda som ledare och ännu oftare när en har medarbetare som är äldre eller inte har ett stort driv efter att utvecklas. Bild: Photo by Amy Hirschi on Unsplash

Tre saker som gör stor skillnad i medarbetarsamtal

Förberedelserna

Det lyser igenom snabbt om man som chef inte har förberett sig inför medarbetarsamtalet vilket i sin tur tur kräver att du som chef är närvarande i er arbetsvardag. Vad gör medarbetaren bra? Vad uppskattar du som chef? Varför? Medarbetarsamtalet är ett bra tillfälle att uppmuntra och berömma för goda insatser och en naturlig samtalsmiljö för att lyfta utvecklingsmöjligheter som inte ska slängas bort. Det är dessutom bra om medarbetarna är förberedda inför samtalet vilket såklart kan göras på olika sätt beroende på vad du önskar att de tar med sig in i samtalet.

Framåttänket

En annan, liten, detalj som är viktig är att ni tar medarbetarsamtalet till att skapa en personlig utvecklingsplan för medarbetaren utifrån hens ambitioner. Så att ni tillsammans tänker framåt och ser medarbetaren som en självklar del av företagets framtid. Men än viktigare är att denna verkställs så mycket som möjligt sedan - annars är det bara tomt prat ni gör här vilket också blir dubbelt negativa signaler till medarbetaren. Inte nog med att medarbetarsamtalet då är “meningslöst”, det blir också så att ni som arbetsgivare skickar signalen om att ni inte bryr er om medarbetaren. Är resurserna begränsade kanske man behöver vara flexibel eller kreativ med vilka men att ha en plan framåt behöver inte i sig inte vara dyrt.

Bemötandet

Bemötandet i att lyssna aktivt, vara nyfiken, utmana och uppmuntra är också en detalj som gör stor, stor skillnad och där du som chef både kan vara närvarande och leda medarbetaren genom samtalet som hjälper hen att göra sitt jobb bättre. Här får ni en arena att prata om vilka behov ni har och vilka förutsättningar som finns och vad som funkar respektive vad som kan bli bättre och hur. Och det dessutom “gratis” för att det är en samtalsyta som är etablerad och dessutom förväntas finnas. Så använd den!

Vad tänker du om medarbetarsamtal? Berätta gärna!

D som i Delegera

Delegera är ett viktigt verktyg att använda som ledare. Jobbigt ibland? Absolut. Nervkittlande? Det kan det verkligen vara för en ledare med stor ansvarskänsla. Men det finns flera fördelar med det! Dels gör du dig själv mer umbärlig eftersom du delar med dig av kunskaperna och uppgifterna du har. Dels kan det ge chansen för medarbetare att prova på att få mer ansvar vilket är kompetenshöjande.

D som i Delegera

Här är några av de vanligaste anledningarna till att många chefer inte kan eller vill delegera saker:

”Det går fortare om jag gör det själv”

Ja, det kommer det förmodligen att göra. Men om det är ditt argument skvallrar det om att du har lite för mycket på ditt bord och skulle behöva delegera. Nej, det kommer kanske inte bli gjort på exakt samma sätt som du själv hade gjort det. Men jo, möjligheten finns förstås att det blir än bättre gjort än om du gör det själv.

Tips från ledarskapscoachen: Se om du kan delegera enklare saker till att börja med - att ersätta dig på vissa möten kan exempelvis vara ett väldigt bra första steg som är hyfsat tydligt avgränsat och frigör tid för dig.

”Jag kan delegera själva uppgiften men inte ansvaret”

Det är inte alls ovanligt att man delegerar en arbetssyssla men att ansvaret och mandatet att fatta beslut stannar kvar hos chefen. Är det verkligen så det måste vara eller är det mest bekvämt för den chef som vill vara den som fattar alla beslut? Det varierar klart beroende på ledaren och arbetsuppgiften. Men en gyllene regel när du delegerar är att delegera allt – och det inkluderar mandatet att kunna göra jobbet ordentligt och lösa problem som dyker upp på vägen.

Tips från ledarskapscoachen: Ta ovan nämnda mötesdelegering som exempel, det kommer knappast bli effektivare om medarbetaren bara får gå på mötet men inte fatta några beslut på det. Så se till att medarbetaren har fullt mandat att företräda dig och att du istället får information om vad som hänt eller bestäms efteråt om det skulle behövas.

”Medarbetarna har redan fullt upp”

En bra insikt eftersom att delegera dina arbetsuppgifter till någon som redan är belastad till max knappast kommer att bli positivt i längden. Men nöj dig inte med det heller! Bara för att ni jobbat på ett visst sätt fram till nu behöver det inte vara hur ni alltid ska göra det framöver.

Tips från ledarskapscoachen: En bloggläsare berättade att hon som chef, i ett sådant här läge, hade hjälpt medarbetarna hitta vad de kan prioritera bort för att de inte ska bli överarbetade när de får delegerat andra uppgifter till sig. Mycket klokt och kanske en strategi som också du kan använda dig av?

Har du som läser några tankar, frågor eller tips gällande konsten att delegera? Dela gärna med dig!

Fem vanliga missar vid utvecklingssamtal

Utvecklingssamtal är ett jättebra och viktig verktyg att använda sig av som ledare men tyvärr också rätt så underskattat. Vilket är både tråkigt och trist eftersom du som chef med utvecklingssamtalet har en strålande möjlighet till ett att få veta mer om medarbetaren och verksamheten, stärka ert samarbete och hjälpa hen att utvecklas i sin yrkesroll. Nog om det, låt oss kika på fem vanliga misstag som en kan göra med och under utvecklingssamtalet som chef!

Läs mer: Led medarbetarsamtal #likeaboss

Utvecklingssamtal är ett jättebra sätt att kunna prata med djupgående och medarbetaren, verksamheten och er relation utan att bli avbrutna eller störda. Bild: Unsplash

Fem vanliga missar vid utvecklingssamtal

Ha dem för sällan

Antalet utvecklingssamtal som hålls varier såklart beroende på organisation men traditionellt är att ha det en gång per år. Dock så visar forskning att det ger bäst effekt att ha dessa samtal en gång i halvåret. Då blir det lättare att sätta upp mål för medarbetaren, och framförallt, följa upp måluppfyllelsen. Genom att ha dem lite oftare blir också era samtal mer aktuella plus eftersom det kan hinna hända väldigt mycket saker på ett år.

Låta form gå före innehåll

En del organisationer har gedigna mallar och andra inga alls. Oavsett vilket skulle jag ändå vilja rekommendera att inte formen får gå före innehållet. Det finns såklart en hel del saker som behöver vara med och diskuteras (vilket nog bli en egen bloggartikel) men samtidigt är det ni pratar om mer betydelsefullt än ordningen ni gör det i. Poängen med samtalet är att medarbetaren ska få känna sig sedd, hörd och bekräftad i sin yrkesroll och för sin roll i er organisation och det är vad du som chef behöver fokusera mest på.

Att strunta i förberedelserna

Om du verkligen vill få ut så mycket av möjligt av ert stundande samtal måste du som ledare förbereda dig, inte minst genom att bedöma hur medarbetaren arbetar och fungerar i och på jobbet och vilka utvecklingsmöjligheter som du ser att personen kan ha. Det lyser snabbt igenom om en ledare inte har koll på medarbetaren och hens insatser eller inte och det senare kommer inte att bidra till att medarbetaren uppskattar arbetsplatsen.

Men det är inte bara du som behöver förbereda dig! Medarbetaren bör också göra det för att ert samtal ska bli så bra som möjligt och min stående rekommendation är att du skickar med informationen om vad hen bör reflektera över och bedöma redan när du bjuder in till utvecklingssamtalet.

Inte tänka på känslan efteråt

En annan del av förberedelserna är att du också tänker igenom hur du vill genomföra samtalet och sätter vision för hur det ska kännas för dig men framförallt för medarbetaren när hen lämnar rummet. Detta ska förhoppningsvis bidra till att medarbetaren känner sig uppskattad och betydelsefull vilket i sin tur kan stärka hens KASAM - känsla av samhörighet vilket också gynnar er varumärke som arbetsgivare.

Låt bli att be om feedback

Vill du bli bättre som ledare? Då är detta också ett ypperligt tillfälle att be om feedback från dina medarbetare. Det kan kännas lite läskigt och utelämnande men det kan också vara ett bra tillfälle att fånga upp dina blinda fläckar hos dig själv och få insikter om hur ditt ledarskap upplevs i praktiken. Exempel på frågor som du kan ställa:

• Hur tycker du att det är att ha mig som chef?

• Hur upplever du vårt samarbete?

• Vad tycker du att jag gör bra som chef?

• Finns det något jag skulle kunna göra annorlunda eller bättre?

• Är det något du saknar eller skulle vilja att jag gjorde mer?

• Hur skulle du beskriva min ledarstil?

Testa! Detta ska såklart inte ta jättemycket tid i anspråk eftersom utvecklingssamtalet handlar om medarbetaren i första hand och inte dig som ledare men om det tar fem, max tio minuter av ert utvecklingssamtal på 1,5-isch timme så visar du 1. att du har förtroende för medarbetaren genom att fråga hen om detta och 2. kan du få större insikt i vad hen behöver och vill ha av dig som ledare. Vilket också är värdefullt tills ni har nästa utvecklingssamtal!

Vad säger du som läser? har du upplevt något utvecklingssamtal som du minns lite extra som chef eller medarbetare?

Hur organisationer kan utveckla ledare internt

Vi har tidigare pratat om hur viktigt det är att våga anställa förstagångsledare och ett annat perspektiv på temat framtidens ledarskap är hur en kan utveckla ledare internt. Hur kan man göra det? Ja, det finns såklart många olika förslag och alternativ men här är några saker att ta i beaktande! Men först, varför det är viktigt att göra det om man har möjligheten till det.

Genom att utveckla ledare internt stärker ni inte bara er egen kompetens inom bolaget - det är också ett sätt att stärka er inför framtiden. Bild: Christina @ wocintechchat.com on Unsplash

Varför det är en bra idé

Jag var nyligen på en föreläsning som handlade om framtidsspaningar för småföretagare och en sak som nämndes där var att vi kommer att behöva lära upp personal in house i framtiden eftersom det kommer att bli svårare och svårare att anställa någon som kan allt från dag ett. Liknande spår jag kommer att gälla även för större företag och organisationer om inte organisationers (van)föreställningar om rekrytering kommer att förändras och oavsett om det blir så eller ej så finns det starka fördelar för större organisationer med att långsiktigt utveckla ledare internt och satsa på personer som antingen visar intresse för att bli chef eller har olika ledarskapstalanger som du ser skulle kunna vara bra ledarmaterial.

Några av anledningarna till att utveckla era ledare internt:

• Stärker ert varumärke som arbetsgivare och gör er mer attraktiva

• Lockar talanger att söka anställning hos er, inte minst yngre förmågor

• Det är en investering i medarbetarnas kompetensförsörjning något som i sin tur har…

  • Positiva effekter för både individens trivsel på arbetsplatsen och resultat

  • Men även för organisationen i form av lägre personalomsättning och ökad lönsamhet

• Det kan också bidra till att behålla personal eftersom lojaliteten inför arbetsgivaren ökar

• För en del individer kan också tanken på att få göra karriär internt också vara en motivator som påverkar ens prestationer positivt

Hur organisationer kan utveckla ledare internt

Ja, hur det kan gå till beror såklart på flera olika faktorer, främst er organisations struktur, storlek och resurserna som ni har till godo. Men förutsatt att de finns så kommer här ett gäng olika förslag på hur ni kan gå tillväga för att börja skapa en process där ni utvecklar ledare internt.

Vet varför ni gör detta

Som vi såg ovan så finns det flera olika argument för att det är bra att satsa på att utveckla de framtida ledare som redan arbetar hos er idag. Vad är er anledning till att göra detta? Det syftet är viktigt att formulera redan innan ni börjar med arbetet eftersom det kommer att hjälpa er att genomföra det.

Formulera er ledarskapsfilosofi

Hur är den typiska XXX-chefen? Vad tycker ni är viktigt att era nuvarande och blivande ledare gör? Finns det några särskilda egenskaper och förmågor som spelar extra roll? Vilken typ av arbetsmiljö och arbetsplatsklimat ska era chefer hjälpa till att skapa? Hur vill ni må på jobbet? Ytterligare en viktig beståndsdel att formulera är:

Era ledarskapsvärderingar

Vad är viktigt på riktigt för er organisation och för era ledare? Hur ska ni arbeta tillsammans och hur kan ni som ledare få det att hända? Hur lever ni era värdeord och värderingar i vardagen?

Syftet med dessa två diskussioner och definitioner är att 1. Skapa en gemensam grund att utgå ifrån 2. Ta ansvar för, identifiera och stärka er organisationsidentitet och vad det innebär att arbeta som ledare hos er. Det kan fungera som grundläggande kravprofil men också som verktyg för den som arbetar som ledare hos er och ge den som vill utvecklas vidare inom eller till en ledande position hos er att få klarhet i vad ni erbjuder.

Att tidigt i sin karriär få tillgång till mentorskap och ledarskapsutbildning är otroligt värdefullt - inte bara för individen utan också för arbetsgivaren som får bättre presterande och mer välmående personal. Bild: Jessica Da Rosa on Unsplash

De olika utvecklingsalternativen

En annan viktig innehållsdel är vilka olika sätt ni ser att lärandet och ledarskapsutvecklandet kan gå till på. Vilka olika alternativ erbjuder ni internt, externt? Olika förslag:

• Interna ledarskapsutbildningar

• Externa ledarskapsutbildningar

• Kurslitteratursstöd

• Medlemskap i nätverk

• Föreläsningar för att utbilda eller inspirera

• Mentorskap, internt eller externt (olika upplägg har olika fördelar)

• Studiebesök

• Bok- eller poddcirkel! Jag vet i alla fall ett företag som har gjort en poddcirkel kring Mentalt Starkt Ledarskap som en gemensam aktivitet för att stärka sina ledares kompetens

• Andra utbildande aktiviteter som konferenser, webbinarier etc.

• Få vara med i en BossMaster-grupp som vi anordnar via Bossbrudar

• Traineeprogram

• Tillåt vidareutbildning på arbetstid

Bara fantasin och era resurser sätter gränserna här!

Vem som får ta del av dem och när

Gäller era utvecklingsinsatser för de som redan är chefer eller också de som vill bli chefer? När görs vilken utbildningsinsats? Det är också beslut att fatta i det här arbetet och bör finnas med i det färdiga resultatet.

Andra avgörande faktorer för att detta ska bli bra och förankras väl i organisationen är exempelvis:

1. Inte måla upp en orealistisk drömbild av hur en ska vara som ledare hos er. Ingen chef är perfekt och allt är lätt i teorin

2. Att ni leder och lever som ni lär. Om ni sätter upp en vision om hållbarhet ska ni också prioritera en välmående verksamhet parallellt med ekonomiska resultat. Om ni tycker mångfald och jämställdhet är viktigt måste det avspeglas i vardagen – annars är risken stor att strategidokumentet blir en kil mellan den formella och informella organisationen snarare än ett kit.

3. Att det ni tar med i planen är förankrad i er verklighet och inte i hur det borde vara. Om ni har noll tidsmarginaler för kompetensutveckling på arbetstid eller noll budget för ledarskapsutbildningar – ta inte med åtgärder som kräver det. Då blir planen direkt ihålig och för trubbig för att använda i vardagen.

4. Hur den kommuniceras ut, hur delaktiga cheferna får vara i framtagandet av planen och hur de sedan får ta del av resultatet.

Bygg för framtiden

Sist men inte minst, om du vill börja satsa mer på att utveckla era framtida chefer och ledare - se till att du gör detta långsiktigt och för framtiden. Blicka framåt för att se vilka kompetenser ni kommer att behöva, gör en omvärldsbevakning och se vilka organisatoriska brister ni behöver åtgärda för att vara aktuella som arbetsgivare även ett par år framåt i tiden.

Behöver du hjälp med detta eller andra kompetenshöjande insatser är det bara att du hör av dig till clara@bossbloggen.se men dela gärna också med dig här: har du några bra erfarenheter eller tips kring att utveckla chefer internt som du kan berätta om? Gör gärna det bland kommentarerna så vi kan lära av varandra!