Negativa informella ledare

Vi har pratat om informella ledare och deras betydelse för organisationen förut. Förhoppningsvis är den informella ledaren en positiv sådan i den bemärkelsen att hens ledarskap linjerar med chefens och organisationens planer, strategier och mål. Men ibland händer det tyvärr att den informella ledaren har en egen agenda och använder sin informella makt till att påverka kollegorna på ett sätt som går emot det du önskar se som ledare och det brukar i vardagligt tal omnämnas som negativa informell ledare. Hur gör man som chef om man har en sådan i sin arbetsgrupp?

En negativ informell ledare kan bidra med en hel del huvudvärk för dig som ledare om hen motarbetar eller underminerar dig och det kan absolut vara en situation som du behöver ta tag i snarast möjligt för att den inte ska bli värre. Bild: Thriday on Unsplash

Kännetecken på en negativ informell ledare

Vi börjar med några tecken som kan vara kännetecken på att du har att göra med en negativ informell ledare. Men! Ha i åtanke att det är skillnad på att den informella ledare inte håller med dig och om hen motarbetar eller underminerar dig som ledare.

Du kan känna igen en negativ informell ledare på att hen exempelvis:

• Ger sina kollegor egna instruktioner som går emot de rutiner ni har

• Har tråkig attityd mot dig inför de andra medarbetarna

• Sprider rykten eller spekulationer som inte är sanna

• Skvallrar illvilligt om eller inom verksamheten

• Använder sin informella makt på ett sätt som inte gynnar organisationen

• Försöker dupera sina kollegor

• Vill vara den som bestämmer egentligen och när du inte är på plats beter sig som om hen är den som gör det

• Vill vara den som har det sista ordet jämt

• Bara delar information till dig som chef som är av negativ karaktär

• Underminerar dig och dina beslut inför de andra medarbetarna

• Pratar illa om dig och ditt ledarskap inför kollegorna

• Visar eller kanske säger rakt ut att hen inte respekterar dig som chef

Notera alltså att det inte personen i sig som är negativ utan termen negativ informell ledare handlar om vad hen gör med sin påverkansmakt och effekterna som detta får.

Granska dig själv

Känner du igen att du har en negativt informell ledare i flera av punkterna ovan? Jag beklagar! Och är det så behöver du börja med att granska dig själv och ditt ledarskap lite extra i sömmarna eftersom informella ledare får större makt och inflytande om det ledarskap som finns inte riktigt motsvarar gruppens behov. Alltså är den här insikten och upptäckten bra för dig för detta kan leda till att du får möjligheten att ta reda på vad gruppen behöver mer från dig.

Steg ett är att du börjar undersöka och försöka kartlägga vilka behov det är denna informella ledare tillgodoser hos kollegorna och det kan handla om allt möjligt, exempelvis:

• Kollegorna är oerfarna och vänder sig till den informella ledaren för råd

• Om du sitter i mycket möten och därför inte är lika närvarande som du vill eller borde vara

• Det finns en konflikt i grunden mellan dig och den informella ledaren och hens beteende är ett politiskt maktspel

• Om det är otydligt vem som ansvarar för och ska göra vad inom arbetsgruppen

• Den informella ledaren har en egen agenda och använder sin makt för att uppfylla den

Beroende på vad du får reda på i din kartläggning kan du sedan lägga upp en plan där du dels behöver hantera den informella ledaren och dels öka ditt maktkapital inom arbetsgruppen. Hur man ökar sitt maktkapital varierar väldigt mycket beroende på vem du är och din kontext och kommer därför inte att lyftas närmare i den här artikeln (för då hade det blivit en bok). Utan jag tänker att vi främst kikar på hur du kan hantera den informella ledaren och om jag ska försöka generalisera det skulle jag utgå från följande två alternativ: antingen att personen gör det omedvetet eller att hen gör det medvetet.

Informella ledare kan göra otroligt mycket gott både för organisationen, arbetsgruppen och dig som chef! Bild: Adam Winger on Unsplash

Om hen gör det omedvetet

Vissa informella ledare har inte kunskapen eller insikten om att de är informella ledare eller vilka effekter deras beteenden faktiskt får. Och om så är fallet brukar ett svårt samtal vara ett bra sätt att börja på där du faktiskt adresserar detta direkt. Detta kan såklart göras på lite olika sätt beroende på personen du pratar med. Du kan göra det i form av du ber hen om hjälp, eller att du upplyser hen om vilken påverksanmakt som du ser att hen har. Exempelvis:

Jag vet inte om du har hört talas om informella ledare förut?

Om nej: De finns överallt i alla organisationer och utmärker sig genom att kollegorna har stort förtroende för dem, ser dem som som förebilder och lyssnar på vad de säger och ser vad de gör. Och utifrån det jag som chef ser i vår arbetsgrupp skulle jag säga att du är en informell ledare för resten av arbetsgruppen.

Om ja: Jag vet inte om du är medveten om det men utifrån mitt perspektiv som chef skulle jag säga att du definitivt är en sådan för oss vilket innebär att det du gör här på jobbet kommer att ha effekt på dina kollegor.

Ibland räcker det med att ha den här diskussionen för att medarbetaren ska förstå vilket ansvar hen har och därmed börja ta det. Men om du i samtalet märker att det inte landar riktigt och då kan du behöva ge ett exempel på något beteende som du skulle vilja att hen ändrade eller gjorde annorlunda och prata tillsammans kring det. Skriv gärna en handlingsplan utifrån detta som ni båda signerar och boka in ett uppföljningsmöte för att se hur det har gått efteråt.

Om hen gör det medvetet

Sker den informella ledarens negativa maktutövande medvetet är det troligtvis också ett svårt samtal som behövs men snarare i form av ett klargörande samtal om vilka förväntningar som finns och vad för saker som medarbetaren behöver korrigera framåt. Detta sammanfattas definitivt i ett mötesprotokoll som signeras av er båda för att ni ska kunna följa upp att medarbetaren förändrar sitt beteende. Sker inte detta över tid kan andra åtgärder behövas tas.

Är det så att du känner att detta är en konflikt mellan er? Ja, då är det ett konflikthanteringssamtal som du kan behöva ha och eftersom är inblandad i den själv skulle jag rekommendera dig att höra av dig på clara@bossbloggen.se så kan jag hjälpa dig!

Vad säger du som läsare? Har du några erfarenheter av negativa informella ledare att dela med dig av?

I som i Informella ledare

Precis som att alla organisationer har en formell och en informell sida så är det en annan informell företeelse som i princip förekommer i alla företag: de informella ledarna. Den kan vara så enkelt att den närmaste chefen också har en stor informell makt men så är långt ifrån alltid. Eftersom de informella ledarna ofta har stor makt och påverkan över sina kollegor kan det därför vara väldigt viktigt att du som ledare har koll på vilka de informella ledarna är i din organisation.

Läs mer: Tips till informella ledare

I som i Informella ledare

Här är några kännetecken. Den informella ledaren är ofta en person som:

Utses av medarbetarna

Medan linjechefen ofta utses formellt genom en rekrytering eller befordran så sker den informella ledarens utnämning ofta omedvetet eller i det dolda. Ibland är det personen själv som tar sig rollen som informell ledare men oftast är det medarbetarna som utser personen själva.

Har koll på det mesta

Denna process baseras ofta på att den informella ofta har väldigt bra koll på arbetet och organisationen som ni jobbar i. Hen vet svaret på de flesta frågorna som kan komma och mycket erfarenhet. Det är därför inte ovanligt att personen har jobbat länge i företaget men det behöver absolut inte vara ett måste. Unga och relativt nyanställda kan snabbt avancera till informella ledare om det upplevs som att de är väldigt kunniga och…

Har mycket förtroende hos sina kollegor

Den informella ledaren har ofta ett mycket högt förtroende hos sina kollegor och får därmed ofta agera rådgivare, höra mycket av det informella prat som sägs i organisationen och ta del av andras förtroenden. Därför kan den informella ledarens ord kanske rent utav väga tyngre än många andras (inklusive chefens). Något som i sin tur är ett argument för att du som (blivande) ledare, om du inte redan har det, bör skaffa dig koll på vilka som är informella ledare i er organisation.

Vad säger du som läser? Har du koll på vilka informella ledare som finns i din organisation?

Konflikt med en informell ledare

Läsarfrågan:

“Hej! Jag är chef för första gången sedan ett par månader tillbaka och tycker att det har gått bra hitintills. Men jag har problem med en medarbetare som jag har identifierat som informell ledare. Han ifrågasätter mig på möten, låter bli att göra som vi har kommit överens om och nu fick jag höra att han underminerar mig och mitt ledarskap mot kollegorna och hellre vill att de frågar honom om saker istället för att informera mig (som de borde). Vi har jobbat ihop innan, vilket gick bra, men så sökte vi båda chefspositionen men jag fick det trots att jag är mycket yngre eftersom personen har stort kontrollbehov och styr och ställer väldigt mycket. Hur ska jag hantera situationen och få personen att respektera mig som chef?

Tack för en bra blogg!”

D.

Svar:

Tack själv för frågan! Det är inte en enkel situation som du befinner dig i och jag ser flera dimensioner i den vilket såklart gör det jobbigare för dig.

Först och främst behöver du kartlägga situationen än mer. Vad är det som du gör som ifrågasätts och kritiseras? Är det sakfrågor eller hur du är som ledare/person? Är det legitima saker att kritisera och tycka annorlunda kring? Hur tar det sig uttryck? När händer det? Vad händer på mötena när detta sker och vad blir effekterna i arbetsgruppen?

Men också: vad är bakgrunden för medarbetaren? Har han alltid betett sig på detta vis? Är det bara mot dig eller är han allmänt kritisk mot allt som inte han själv anser vara en bra idé?

Du behöver dessutom observera och bedöma, ofärgat från denna problematik, hur medarbetarens prestation och arbetsinsats är i övrigt. Hur sköter han sitt jobb? Vad fungerar bra? Vilka är hans styrkor? Vad fungerar sämre?

Det som är viktigt här är inte att förstå varför medarbetaren gör som han gör – vi kanske kan ana eller skymta potentiella anledningar – men eftersom vi inte kan veta det blir det sekundärt. Utan det vi vill är att försöka hitta eventuella mönster och konkreta situationer eller frågor där det händer samt försöka se effekterna som beteendet får. Att vi utöver det gör en analys av arbetsinsatsen är också viktigt inför samtalet som behöver tas med personen i fråga.

När en motarbetas hårt och länge som chef så är det både naturligt och normalt att man blir frustrerad, grinig och arg. Därför är de viktigt att hantera konflikten tidigt så att ni inte riskerar att det blir som på bilden. Bild: Photo by Charl Folscher on Unsplash

Ett potentiellt hav av olika anledningar

Hur du lägger upp samtalet beror såklart på observationerna som du gör så härifrån kan det bli klurigt för mig att ge så detaljerade råd utan mer information. Men utifrån liknande situationer som jag har sett, och tidigare erfarit, så finns det mängder med potentiella scenarios. Här är några exempel:

1) Personen underpresterar eller underleverar och en förlängning av det kan vara att han vill jobba på sitt sätt och använder sitt informella ledarskap för att verkställa sin agenda

2) Er relation är svag och/eller han saknar respekt för dig och ditt ledarskap

3) Något har förändrats för den informella ledaren, på jobbet eller privat, och att påvisa sin informella makt kan vara ett sätt att återfå känsla av inflytande, kontroll och att vara betydelsefull

4) Ni står på varsin sida i ett politiskt spel

5) Gruppen befinner sig i rollsökningsfasen som beskrivs i FIRO-modellen där gruppmedlemmarna söker förståelse för vem som ansvarar och makt för vad och beteendet utgör symptom för detta

6) Medarbetaren upplevs som bråkig och jobbig har värdefulla poänger och insikter i sin kritik även om den inte alltid levereras på bästa sätt men gruppen/organisationen tillåter inte oliktänkande

7) Den som ledare har svårt för att ta kritik

Det finns såklart än fler möjliga scenarios än dessa och jag har ingen aning om någon av dessa gäller för din situation. Ibland är det en blandning av flera olika saker (eftersom livet oftast består av grötiga gråzoner). Kom ihåg att det nio gånger av tio som en grupp utser en syndabock inte är hos syndabocken som problemen finns och därför kan handla om andra saker än det vi först tror och tänker oss. Ibland inträffar dock den tionde gången och då behöver det hanteras genom samtalet ni kommer att behöva ha. Det beror dessutom också på hur personen är och hur er relation ser ut hur du kan adressera problemet i samtalet OCH om personen gör detta medvetet eller omedvetet.

Konflikt med en informell ledare

Om medarbetaren underpresterar eller hens attityd och beteende som brister är det vad som behöver stå i fokus i ert möte. Är det er relation som brister så är huvudfrågan hur ni ska kunna samarbeta bättre framåt. Om personen motarbetar dig medvetet behöver du troligen ha en tydligare ton i samtalet för vad som är acceptabelt beteende i ert team och inte jämfört med om du misstänker att detta sker omedvetet. Att ha en bra arbetsmiljö på jobbet är lika viktigt för dig som chef som för medarbetarna du leder och att ha det motsatta är inget du ska behöva stå ut med.

Min erfarenhet är att att det ibland kan vara nyttigt som ledare att erkänna den informella ledarens makt och påverkan över sina kollegor. Genom att berätta att du ser och värdesätter det, att ni därför behöver ha ett gott samarbete och uppmanar personen till att kliva in i ledarrollen som det informella ledarskapet innebär kan leda till att personen börjar ta mer ansvar för sin påverkansmakt. Många individer växer med det ansvar som vi får till oss och jag har sett detta göra stor skillnad på väldigt kort tid.

Oavsett vilket så är målet med samtalet att hitta vägar framåt så prata med din chef innan ni ses så du har hens stöd, prata med HR om det går och dokumentera mötet och skriv en handlingsplan på vad medarbetaren (och du) behöver göra framåt och vad som har tydliggjorts. Följ sedan upp det: blir det bättre eller sämre?

Om bättre, hurra och bra jobbat av er båda! Om sämre, följ upp med ytterligare samtal och vidta åtgärder om det fortsätter. Jag har genom åren fått ta del av både exempel som löst sig jättefint där chefen och medarbetaren har funnit bra samarbetsformer och andra där det har slutat desto sämre. En lärdom från de senare tillfällena är att om medarbetaren inte sköter sitt uppdrag och dessutom är kränkande eller gränslös i sitt beteende utan den minsta vilja att försöka förändra det: då är en omplacering eller ett utköp troligen mer skonsamt än att detta ska fortsätta och troligen förvärras över flera års tid. Men det är viktigt att alltid försöka lösa situationen först.

Även om en tycker olika, inte “klickar”, direkt ogillar eller konkurrerar med varandra så är det fortfarande viktigt att vara respektfull mot varandra på jobbet. Bild: Photo by Stillness InMotion on Unsplash

Du som yngre chef behöver inte “bevisa dig” för att få grundläggande respekt

Sist men absolut inte minst, ett ämne jag nog skulle kunna skriva en hel bloggserie om. Jag möter ofta funderingar kring hur en som yngre (och/eller kvinna) ska behöva “bevisa sig” eller sätta sig i respekt från personerna som en är eller blir chef för. Och vet du, så till vida du inte beter oförskämt eller illa, så ska inte du behöva vara eller göra något för att få grundläggande respekt för dig som person eller som chef. Såklart tar det tid att bygga tillit och förtroende och det är inget vi kan förvänta oss att bara få från våra medarbetare men att bli lyssnande på och bli tagna på allvar: det ingår i att vara vardagligt respektfull såsom en bör vara mot alla på jobbet. et är inget som vi ska se som “en bonus” på en arbetsplats. Du har fått det här jobbet eftersom någon tror att du kommer att göra ett bra jobb i den här rollen och det räcker - sedan kommer du att göra fel, misstag och lära dig massor på vägen. För det ingår i ledarskapet och ingen chef är perfekt, inte jag, inte du och ingen annan heller.

Du ska alltså inte tolerera gränslösa och respektlösa beteenden hur ny du än är som chef! Det är stor skillnad på det och att behöva argumentera för och motivera beslut, ståndpunkter och handlingar som du gör som ledare, det senare behöver alla ledare göra och det förstnämnda ska ingen behöva acceptera.

Som vanligt blev detta svar rätt så långt men ja, komplexa frågor behöver få ta plats tänker jag. Behöver du mer råd och stöd kring detta, boka en tid hos Bossakuten så kan jag hjälpa dig personligen. Men jag hoppas att detta svar ändå kan bidra med några tankar och nya perspektiv! Vad säger du som läser? Har du varit med om något liknande som beskrivs här i läsarfrågan?

Tips till informella ledare

Den informella ledarrollen kan vara både nyttig och värdefull att befinna sig, i framförallt om man är intresserad av ledarskap. Men den kan samtidigt vara väldigt speciell och risken finns att man som informell ledare kan hamna i kläm mellan sin chef, kollegorna och allas olika förväntningar på dig. Framförallt i de lägena där du förväntas agera som ledare när du tekniskt sett inte har något chefsansvar. Så här kommer ett gäng tips, stora som små, till dig som är informell ledare! Vad kan vara bra att tänka på? Undvika? Och så vidare!

Läs mer: Informella ledare - vilka är det?

Som informell ledare har du påverkansmakt och ofta andras förtroende vilket varken ska underskattas eller förringas. Bild: Christina @ wocintechchat.com on Unsplash

Det formella ledarskapets påverkan

Allra först behöver vi dock kort uppehålla oss vid det formella ledarskapets betydelse och påverkan för dig som är informell ledare. Vid ett gott fungerande formellt ledarskap kan det vara rätt så okomplicerat att vara den som är informell ledare, framförallt om den formella chefen tar sina ledaruppgifter på allvar när det kommer till att bygga självständiga medarbetare, ett stabilt team, tar tag i chefsuppgifterna som ligger hen till hands och löser de eventuella konflikterna som dyker upp. När det formella ledarskapet är närvarande blir den informella ledarrollen ofta mer kompletterande och, ansvarsmässigt sett, lättare att axla och det är troligt att du har mer av en rådgivande funktion för både chefen och kollegorna.

Om det formella ledarskapet brister eller inte fungerar… Då kan ens situation som informell ledare se betydligt annorlunda ut. När chefen är helt frånvarande och/eller är en så kallad låt-gå-ledare som inte tar något som helst ansvar för någonting alls så blir behovet av informella ledare ofta stort. Här kan det både bli så att en person mer eller mindre aktivt och medvetet väljs av gruppen till att bli informell ledare men det kan också vara individen själv som själv axlar rollen av olika skäl. Exempel på det kan vara en stark ansvarskänsla, frustation över det bristande ledarskapet, viljan att prestera och leverera eller intresset för att leda. Ibland är det också makten som lockar men det kan också vara högst ofrivilligt att bli en informell ledare.

Upplevelsen av att vara informell ledare kan alltså vara rolig och givande men också väldigt frustrerande och bakbunden beroende på det formella ledarskapet. Det kan såklart också uppstå problem om den formella ledaren och den informella ledaren inte är eller kommer överens men det är faktiskt en helt egen artikel. Men med detta i bakhuvudet: låt oss kika närmare på vad som kan vara bra att tänka på som informell ledare.

Tips till informella ledare

Använd tillfället till att träna ditt eget ledarskap

Jag har sagt det många förr och lär göra det igen: den informella ledarrollen är ett jättebra tillfälle till att träna sitt eget ledarskap. Använd det till din fördel! Förslag på några av de saker du kan träna på är:

• Hur du bemöter andra omkring dig i olika situationer

• Hur du kommunicerar och delar information på ett bra sätt

• Konsten att ge råd

• Ge positiv som negativ feedback

• Hur du kan använda dig av coachande frågor

• Granska och arbeta med ditt kroppsspråk

• Formulera din ledarskapsfilosofi och värderingar som ledare men också börja leva och leda efter dem i praktiken

• Nätverka och stärka ditt personliga varumärke som framtida ledare

• Sätta och respektera gränser

• Bygga starka relationer

• Delegering

• Undersöka hur stress påverkar dig som person och ledare

• Träna din mentala styrka

• Lägga grunden för balansen mellan arbetsliv och privatliv (den kan vara utmanande att få till som chef)

• Hur du kan underlätta för andra att prata med varandra och samarbeta tillsammans

Du hör… Det finns massor av roliga saker att öva på och då har jag ändå inte lyft alla, haha.

Var glad för och rädd om förtroendet du får

Informella ledare har generellt ofta ett högt förtroende hos sina kollegor och den kringliggande organisationen. Ibland är det kopplat till att du som informell ledare har jobbat här länge och därmed anses vara kunnig och erfaren eller att du har lärt dig mycket på kort tid. Det kan bero att du är omtyckt och att andra känner sig trygga i närheten av dig och att du då också får veta mycket om andra. En informell ledare få ofta höra mycket från olika håll och även om det sociala kapitalet inte alltid är det största är det ofta av bra kvalitet. Var stolt och glad över det förtroende andra hyser för dig och försök vårda det med omsorg.

Checka dig själv: vad gör du med makten du har?

Som formell chef har man en stor påverkansmakt för och på arbetsgruppen och organisationen - detsamma gäller dig som informell ledare. Det du gör påverkar andra och kommer att bidra att sätta tonen för hur ni exempelvis pratar med varandra och till andra delar av organisationen eller externa aktörer, er arbetsplatskultur, hur ni löser problem och konflikter, arbetar tillsammans i stort. Du, ditt beteende och dina handlingar spelar alltså roll och därför är det nyttigt att träna på att checka dig själv: vad gör du med den makten du har? Blir det bra och bättre för alla eller några få?

Att granska sig själv utifrån är överlag alltid en nyttig övning att göra oavsett vilken ledande roll en befinner sig i.

Det händer oss alla att vi blir hemmablinda då och då och därför är det bra att redan som informell ledare börja syna sig själv i sömmarna. Photo by Elena Taranenko on Unsplash

Minns din plats

Jag vet, det låter ashårt att du ska minnas din plats som informell ledare och jag vill vara tydlig nu med att det inte handlar om att du ska tro att du är mindre värd eller har mindre att säga till om (för så är det verkligen inte). Däremot är det ett viktigt budskap att ha med dig om du känner dig sliten, frustrerad eller upplever att kraven och förväntningarna på dig är för stora. Jag har otaliga gånger sett informella ledare göra sin formella chefs egentligen arbete och det är ingenting som du ska behöva eller förväntas göra. Din chef får betalt för att göra sitt arbete - du får betalt att göra ditt. Var alltså varsam med vad för typ av extra, informella ansvarsområden som du gör å din chefs vägnar.

Var inte dum mot dig själv genom att vara för snäll för en chef eller arbetsgivare som inte förtjänar det, framförallt inte om du du vill kliva in i den formella chefsrollen och inte får chansen till det.

Bestäm vad du gör och inte gör och respektera dina gränser

Med det konstaterat är det bra om du som informell ledare bestämmer dig för vad du ska och vad du inte ska göra i din roll som informell ledare respektive som är din chefs ansvar. Och här skulle jag faktiskt rekommendera att du undviker att göra din chefs arbetsuppgifter av samma anledning som jag nämnde ovan - din chef får betalt för att göra sitt jobb. Troligen rätt så bra betalt. Så var aktsam med vad du tar på dig - risken är annars stor att det kommer att förväntas att du löser samma eller liknande situation igen, igen och igen tills det bara är självklart att det är just du som ska göra det. Därför är det också att du, när du har landat i vart dina gränser går också respekterar dem och är tydlig mot både dig själv och andra när du kan/inte kan hjälpa till. Exempelvis om en kollega kommer med ett ärende som egentligen faller in under din chefs ansvarsområde: be hen att gå till chefen. Alternativt om något händer som chefen borde ta tag i: berätta för chefen vad som hänt istället för att börja lösa det själv.

Vill du istället ha mer ansvar? Be chefen om att få prova leda en avgränsad arbetsuppgift/ansvarsområde/projekt. Då kan du både få träning, hjälpa chefen med avlastning samtidigt som du inte riskerar att göra chefens dagliga jobb åt hen.

Använd det informella ledarskapet för att få chefsjobbet

Det är långtifrån alla informella ledare som är intresserade av att ta klivet in i den formella chefsrollen men om du är det: försök att använda detta för att landa chefsjobbet. Hur kan såklart variera kraftigt men några förslag är exempel vis att be om ett eget ansvarsområde där du kan öva än mer. Du kan också använda den informella rollen till att samla på erfarenheter! Gärna konkreta situationer där ditt ledarskap har bidragit - då kan du använda dem som exempel i intervjuer, ditt personliga brev eller arbetsprover för att visa några av erfarenheterna som du har. Här kan du läsa mer om hur du kan ta klivet från informell till formell ledare.

Skulle kunna skriva än mer om detta men nu får vi nog hålla oss så inte artikeln inte alldeles för lång. Vad säger du som läser: är eller har du varit informell ledare och har du något tips eller någon erfarenhet att dela med dig av?

Medarbetare som tar mycket plats

Läsarfråga:

Hej! Jag har en tanke som jag skulle vilja bolla med dig. Vi är en liten arbetsgrupp som arbetar tillsammans och jag är en “snäll och mjuk chef” med en mild personlighet. Det fungerar bra, jag är trygg med mig själv men däremot så har jag en medarbetare som tar mycket plats och har ett väldigt dominant sätt i gruppen. Hen styr och ställer mycket även om hen gör det med respekt mot mig och mitt ledarskap. Vi har alltså inga bekymmer i dagsläget men jag är ändå nyfiken, vad kan vara bra för mig att tänka på som ledare i det här läget?

Svar:

Vilken fin fråga! Jag blir lika glad varje gång en ledare hör av sig med en proaktiv fråga och jag tycker absolut att du ska fortsätta äga att du är en snäll och mjuk chef: en kan vara det och samtidigt vara rak och tydlig och det är en vinnande kombination. Det är dessutom väldigt bra att du reflekterar över detta redan nu, även om det fungerar bra här och nu är det både viktigt och nyttigt att i tanken undersöka olika möjligheter som risker. Jag tänker mig att det finns tre viktiga dimensioner i situationen: personen som tar mycket plats, teamet i stort och såklart också du som ledare och ambitionen är att det här svaret ska att spegla dem alla. Låt oss börja med att kika lite på den första, medarbetaren som tar mycket plats:

Hur gör man när en medarbetare tar mycket plats, ständigt vill stå i centrum eller är väldigt styrande och ställande i en arbetsgrupp? Rudy and Peter Skitterians från Pixabay

Medarbetare som tar mycket plats

Vad bottnar det dominanta sättet sig i och hur tar det sig uttryck?

Min erfarenhet är att vi människor ofta har fler likheter än skillnader, men trots det så är vi olika och våra beteenden beror nästan aldrig bara på en enda sak. Det är sällan heller så enkelt att vi kan utifrån kan avgöra varför en person beter sig som hen gör och jag vill därför inleda detta med att höja ett varningens finger om att som ledare bestämma sig för hur personer är och inte är eller spekulera för mycket i det. Du kan aldrig till fullo känna en annan människa eller veta vad hen har gått igenom och upplevt och det är viktigt att ha med sig det i bakhuvudet som chef.

Däremot är det bra om du, med ett nyfiket och öppet sinne, försöker tolka medarbetarens beteende. Hur verkar personen må? Vilken personlighet har hen? Finns det några särskilda situationer när det stora beteendet triggas? Hur tar det sig uttryck? Vilka behov kan verka ligga bakom eller tillfredsställas av detta beteende? Genom att observera och iaktta personen i olika situationer utan att värdera eller döma hen kan du kanske få några ledtrådar om detta. En vill ha saker gjorda på sitt sätt, en annan blir dominanta när de känner sig otrygga eller osäkra och en tredje kanske bara gillar att höra sin egen röst. Här finns det troligen inte en bara ett svar på frågan men det kan förhoppningsvis ge dig en större förståelse för personen i fråga, vad som triggar hens beteende och hur det tar sig uttryck och det kan hjälpa dig i framtiden.

Beroende på vem hen är skulle jag också uppmuntra att fråga personen om detta om och när det kanske känns lämpligt. Berätta att du har noterat att du inte vet om hen är medveten om det, men att hen har ett väldigt dominerande sätt och att du är nyfiken på om hen vet hur det kommer sig? Det behöver inte vara en dramatisk fråga att ställa om den ställs med nyfikenhet och omtanke och kan, beroende på hur medveten och självreflekterande personen är, bli ett spännande samtal.

Syftet med allt detta är till syvende och sist att öka din förståelse för personen men också se om du kan identifiera vilka behov hen har och hur du som ledare kan bidra till att tillgodose dem på jobbet. När du vet lite mer om det är det dags att undersöka:

Hur påverkar beteendet gruppen?

Grupputveckling är ett spännande ämne eftersom det finns så många “det beror på”-faktorer men en viktig fråga är: hur påverkar den enskilda personens beteende gruppen? Går det bra? Är gruppen okej med att ni alla är olika och att olika personer därmed tar för mycket plats? Eller tas platsen på andras bekostnad, sker respekt- eller gränslöst? Är fallet det senare måste du följa upp det med personen i fråga och prata om vikten av vara inlyssnande etcetera. Respekt för att vi alla är olika, gillar olika och beter oss olika är superviktigt i arbetsgrupper så här gäller det att ni också pratar om i teamet om era spelregler och er code of conduct.

Dock, kom ihåg att nio gånger av tio som en grupp har problem i form av att en individ utses som syndabock (oavsett anledning): signalerar det om att felet ligger hos gruppen och inte individen. Det är dock ofta lättare att ringa in den som inte fungerar/är annorlunda/tar för mycket eller för lite plats/sticker ut/är jobbig/för ambitiös än att kunna se vilka mekanismer som inte stämmer i gruppen och det gäller att du som ledare har detta med dig i denna process.

Eftersom det i dagsläget fungerar bra och det finns så väldigt många olika sätt som det kan förändras på tänker jag inte gå in närmare på det här. I stället är du varmt välkommen att boka en samtalstid via Bossakuten den dagen du känner att du behöver det. Dock är det viktigt att du fortsätter den närvaron som du har idag så att du kan fortsätta stämma av hur gruppen mår och har det och vidta åtgärder om du märker att det börjar gå utför.

Det är lätt hänt att tänka att enskilda medarbetare måste anpassa sig till gruppen för att “passa in” men är så fallet är det faktiskt gruppen som i stället bör anpassa sig så att det finns plats för alla! Bild: Sharon Ang från Pixabay

För dig som ledare att tänka på

Det finns dock ett gäng saker för dig som ledare att tänka på redan här och nu för att undvika bekymmer i framtiden. Exempelvis:

Ha en tydlig rollfördelning och prata om den vid behov

Något som tveklöst kommer att underlätta för dig är att ha en tydlig rollfördelning. Vad ingår i din roll som ledare och vad ligger på medarbetaren som tar stor plats? Var går gränsen mellan era olika uppdrag? Händer det att medarbetaren med sitt sätt kliver över den eller att du som ledare låter hen göra det? Ja, då är det viktigt att tydliggöra er rollfördelning. En gång är kanske ingen gång, men om det sker om och om igen är det förmodligen dags att antingen ombestämma gränserna mellan rollerna eller prata om vem som gör vad i vilken roll och vad det innebär. Läs gärna denna artikel om formella och informella organisationer för att få förståelse för vad som händer om den formella och informella organisationen glappar för mycket.

Jag pratar ofta om hur viktigt det är att göra sig så umbärlig som möjligt som ledare men det är inte att göra sig umbärlig att en annan person kliver in i rollen istället för dig. Med din ledarroll kommer ett ansvar och här är det viktigt att du inte ger inte bort tyglarna av bara farten eller för att det känns bekvämt.

Är personen en informell ledare?

Bara för att personen har ett dominant sätt och leder andra behöver det inte innebära att hen har tillräckligt av kollegornas förtroende för att vara en informell ledare men om så är fallet blir det ännu viktigare att ni i största möjliga mån jobbar åt den riktning som organisationen önskar och behöver. Hur det kan gå till beror väldigt mycket på medarbetaren, hur hen är och vad hen vill men genom att erkänna hens informella ledarskap kan du också stämma av: vill personen ha en ledande roll? Vilka verktyg kan hen få (även i den informella rollen) som kan hjälpa hen att ta ansvaret för makten som hen har i arbetsgruppen?

Det är inte alltid vi människor fattar vilken påverkan vi har på andra och jag har sett fantastiska resultat ske när medarbetare, som är informella ledare med stor påverkan, har insett att de är det och därmed börjat använda den makten på ett positivt sätt. De flesta växer med ansvar om det ges på ett rimligt och bra sätt och det ska du som ledare inte vara rädd att använda med dig av, tvärtom!

Se till att alla får höras

Sist men inte minst, se till att alla medarbetares behov får tillgodoses, att alla får komma till tals och får höras. Det är lätt hänt att en del personer, när det finns en eller flera som tar väldigt mycket plats i en grupp, backar undan och försvinner i mängden. Här ingår det i ditt ledaruppdrag att inte tappa kollen eller kontakten med dem. Prata med dem, gör avstämningar, be om deras tankar och åsikter och inför rutiner i exempelvis möten att ni går laget runt och att du fördelar ordet så att det inte blir så att det bara är en person som tar upp allt utrymme.

Det blev ett långt svar nu men jag hoppas att det kan ge dig konkreta ledtrådar om vad du som ledare behöver göra i det här läget. Annars är det bara att du hör av dig! Är det någon av er andra som har upplevt något liknande? Dela gärna med er i såfall!