Medarbetare som tar mycket plats

Läsarfråga:

Hej! Jag har en tanke som jag skulle vilja bolla med dig. Vi är en liten arbetsgrupp som arbetar tillsammans och jag är en “snäll och mjuk chef” med en mild personlighet. Det fungerar bra, jag är trygg med mig själv men däremot så har jag en medarbetare som tar mycket plats och har ett väldigt dominant sätt i gruppen. Hen styr och ställer mycket även om hen gör det med respekt mot mig och mitt ledarskap. Vi har alltså inga bekymmer i dagsläget men jag är ändå nyfiken, vad kan vara bra för mig att tänka på som ledare i det här läget?

Svar:

Vilken fin fråga! Jag blir lika glad varje gång en ledare hör av sig med en proaktiv fråga och jag tycker absolut att du ska fortsätta äga att du är en snäll och mjuk chef: en kan vara det och samtidigt vara rak och tydlig och det är en vinnande kombination. Det är dessutom väldigt bra att du reflekterar över detta redan nu, även om det fungerar bra här och nu är det både viktigt och nyttigt att i tanken undersöka olika möjligheter som risker. Jag tänker mig att det finns tre viktiga dimensioner i situationen: personen som tar mycket plats, teamet i stort och såklart också du som ledare och ambitionen är att det här svaret ska att spegla dem alla. Låt oss börja med att kika lite på den första, medarbetaren som tar mycket plats:

Hur gör man när en medarbetare tar mycket plats, ständigt vill stå i centrum eller är väldigt styrande och ställande i en arbetsgrupp? Rudy and Peter Skitterians från Pixabay

Medarbetare som tar mycket plats

Vad bottnar det dominanta sättet sig i och hur tar det sig uttryck?

Min erfarenhet är att vi människor ofta har fler likheter än skillnader, men trots det så är vi olika och våra beteenden beror nästan aldrig bara på en enda sak. Det är sällan heller så enkelt att vi kan utifrån kan avgöra varför en person beter sig som hen gör och jag vill därför inleda detta med att höja ett varningens finger om att som ledare bestämma sig för hur personer är och inte är eller spekulera för mycket i det. Du kan aldrig till fullo känna en annan människa eller veta vad hen har gått igenom och upplevt och det är viktigt att ha med sig det i bakhuvudet som chef.

Däremot är det bra om du, med ett nyfiket och öppet sinne, försöker tolka medarbetarens beteende. Hur verkar personen må? Vilken personlighet har hen? Finns det några särskilda situationer när det stora beteendet triggas? Hur tar det sig uttryck? Vilka behov kan verka ligga bakom eller tillfredsställas av detta beteende? Genom att observera och iaktta personen i olika situationer utan att värdera eller döma hen kan du kanske få några ledtrådar om detta. En vill ha saker gjorda på sitt sätt, en annan blir dominanta när de känner sig otrygga eller osäkra och en tredje kanske bara gillar att höra sin egen röst. Här finns det troligen inte en bara ett svar på frågan men det kan förhoppningsvis ge dig en större förståelse för personen i fråga, vad som triggar hens beteende och hur det tar sig uttryck och det kan hjälpa dig i framtiden.

Beroende på vem hen är skulle jag också uppmuntra att fråga personen om detta om och när det kanske känns lämpligt. Berätta att du har noterat att du inte vet om hen är medveten om det, men att hen har ett väldigt dominerande sätt och att du är nyfiken på om hen vet hur det kommer sig? Det behöver inte vara en dramatisk fråga att ställa om den ställs med nyfikenhet och omtanke och kan, beroende på hur medveten och självreflekterande personen är, bli ett spännande samtal.

Syftet med allt detta är till syvende och sist att öka din förståelse för personen men också se om du kan identifiera vilka behov hen har och hur du som ledare kan bidra till att tillgodose dem på jobbet. När du vet lite mer om det är det dags att undersöka:

Hur påverkar beteendet gruppen?

Grupputveckling är ett spännande ämne eftersom det finns så många “det beror på”-faktorer men en viktig fråga är: hur påverkar den enskilda personens beteende gruppen? Går det bra? Är gruppen okej med att ni alla är olika och att olika personer därmed tar för mycket plats? Eller tas platsen på andras bekostnad, sker respekt- eller gränslöst? Är fallet det senare måste du följa upp det med personen i fråga och prata om vikten av vara inlyssnande etcetera. Respekt för att vi alla är olika, gillar olika och beter oss olika är superviktigt i arbetsgrupper så här gäller det att ni också pratar om i teamet om era spelregler och er code of conduct.

Dock, kom ihåg att nio gånger av tio som en grupp har problem i form av att en individ utses som syndabock (oavsett anledning): signalerar det om att felet ligger hos gruppen och inte individen. Det är dock ofta lättare att ringa in den som inte fungerar/är annorlunda/tar för mycket eller för lite plats/sticker ut/är jobbig/för ambitiös än att kunna se vilka mekanismer som inte stämmer i gruppen och det gäller att du som ledare har detta med dig i denna process.

Eftersom det i dagsläget fungerar bra och det finns så väldigt många olika sätt som det kan förändras på tänker jag inte gå in närmare på det här. I stället är du varmt välkommen att boka en samtalstid via Bossakuten den dagen du känner att du behöver det. Dock är det viktigt att du fortsätter den närvaron som du har idag så att du kan fortsätta stämma av hur gruppen mår och har det och vidta åtgärder om du märker att det börjar gå utför.

Det är lätt hänt att tänka att enskilda medarbetare måste anpassa sig till gruppen för att “passa in” men är så fallet är det faktiskt gruppen som i stället bör anpassa sig så att det finns plats för alla! Bild: Sharon Ang från Pixabay

För dig som ledare att tänka på

Det finns dock ett gäng saker för dig som ledare att tänka på redan här och nu för att undvika bekymmer i framtiden. Exempelvis:

Ha en tydlig rollfördelning och prata om den vid behov

Något som tveklöst kommer att underlätta för dig är att ha en tydlig rollfördelning. Vad ingår i din roll som ledare och vad ligger på medarbetaren som tar stor plats? Var går gränsen mellan era olika uppdrag? Händer det att medarbetaren med sitt sätt kliver över den eller att du som ledare låter hen göra det? Ja, då är det viktigt att tydliggöra er rollfördelning. En gång är kanske ingen gång, men om det sker om och om igen är det förmodligen dags att antingen ombestämma gränserna mellan rollerna eller prata om vem som gör vad i vilken roll och vad det innebär. Läs gärna denna artikel om formella och informella organisationer för att få förståelse för vad som händer om den formella och informella organisationen glappar för mycket.

Jag pratar ofta om hur viktigt det är att göra sig så umbärlig som möjligt som ledare men det är inte att göra sig umbärlig att en annan person kliver in i rollen istället för dig. Med din ledarroll kommer ett ansvar och här är det viktigt att du inte ger inte bort tyglarna av bara farten eller för att det känns bekvämt.

Är personen en informell ledare?

Bara för att personen har ett dominant sätt och leder andra behöver det inte innebära att hen har tillräckligt av kollegornas förtroende för att vara en informell ledare men om så är fallet blir det ännu viktigare att ni i största möjliga mån jobbar åt den riktning som organisationen önskar och behöver. Hur det kan gå till beror väldigt mycket på medarbetaren, hur hen är och vad hen vill men genom att erkänna hens informella ledarskap kan du också stämma av: vill personen ha en ledande roll? Vilka verktyg kan hen få (även i den informella rollen) som kan hjälpa hen att ta ansvaret för makten som hen har i arbetsgruppen?

Det är inte alltid vi människor fattar vilken påverkan vi har på andra och jag har sett fantastiska resultat ske när medarbetare, som är informella ledare med stor påverkan, har insett att de är det och därmed börjat använda den makten på ett positivt sätt. De flesta växer med ansvar om det ges på ett rimligt och bra sätt och det ska du som ledare inte vara rädd att använda med dig av, tvärtom!

Se till att alla får höras

Sist men inte minst, se till att alla medarbetares behov får tillgodoses, att alla får komma till tals och får höras. Det är lätt hänt att en del personer, när det finns en eller flera som tar väldigt mycket plats i en grupp, backar undan och försvinner i mängden. Här ingår det i ditt ledaruppdrag att inte tappa kollen eller kontakten med dem. Prata med dem, gör avstämningar, be om deras tankar och åsikter och inför rutiner i exempelvis möten att ni går laget runt och att du fördelar ordet så att det inte blir så att det bara är en person som tar upp allt utrymme.

Det blev ett långt svar nu men jag hoppas att det kan ge dig konkreta ledtrådar om vad du som ledare behöver göra i det här läget. Annars är det bara att du hör av dig! Är det någon av er andra som har upplevt något liknande? Dela gärna med er i såfall!