Basbehoven alla ledare har

Det finns ett par basbehov som ingen undkommer och som alla behöver ha (någorlunda) på plats för att må och prestera bra på jobbet. Vilka? Ja, håll i hatten för du har nog alldeles, alldeles säkert hört dem nämnas förut. Detta till trots kan är det många som inte prioriterar dem eller rent utav glömmer bort dem trots att de faktiskt kan liknas vid grunden på ett husbygge. Om inte dessa inte sköts eller finns med blir grunden skev och är grunden skev är det bara en tidsfråga innan husets konstruktion också blir det och kanske rent utav blir skrangligt eller rasar. Något som i sin tur såklart påverkar hur du mår men också hur du presterar som ledare!

Basbehoven alla ledare behöver

“Äta bör man, annars dör man”. Skämt åsido, mat är en av grundpelarna för att kunna prestera på topp som ledare! Bild: Piotr Musioł on Unsplash

Mat

Basbehov nummer ett: mat! Att äta någorlunda vettigt men framförallt på ett sätt som gör att du får i dig näring och bränsle till kroppen är A och O. Även om du tillhör kategorin personer som kan gå utan mat hur länge som helst eller inte märker att du är hungrig behöver du äta. Se till att göra det! Detta är dessutom en av sakerna som är ett bra verktyg att använda sig av som chef, nämligen lunchrasterna.

Genom att prioritera dem och respektera ditt behov av lunch och fikapauser så sätter du tonen för medarbetarna som kommer att se vad du gör snarare än lyssna på det du säger. Här är forskningen och arbetsmiljölagstiftningen tydlig - alla behöver pauser under dagen och det gäller även dig som ledare.

Sömnen är såklart en annan grundpelare. Bild: Kate Stone Matheson on Unsplash

Sömn

Basbehov nummer två: sömn! Våra kroppar och framförallt våra hjärnor behöver sova för att prestera optimalt. Jag vet att du vet det - så se till att inte bara typ tillgodose ditt behov av sömn, prioritera det. Sedan ställer såklart livet till det ibland på just den här punkten (mvh småbarnsförälder) men försök då få så mycket sömn som möjligt och anpassa din återhämtning därefter.

Rörelsens och motionens effekter ska inte heller underskattas. Bild: Chandler Cruttenden on Unsplash

Motion

Basbehov nummer tre: motion! Nej, alla behöver inte vara elitsatsande eller springa lopp men alla behöver och mår vi bra av rörelse och motion i vardagen. Det tror jag inte heller är någon nyhet och likväl är det en aktivitet som är lätt att prioritera bort eller stressa sig igenom.

Bubblare: Återhämtning

I dagens arbetsliv finns det också ett annat basbehov som du måste prioritera för att må och prestera bra: återhämtningen. Fem veckors semester per år är inte Det finns flera olika sorters vila som bör vara en del av din vardag!

Och ja, jag vet att du egentligen redan vet detta. Likväl hoppas att den kan tjäna som en påminnelse om vad för saker du måste prioritera för om inte du prioriterar din hälsa i första hand: vem ska göra det då?

Stoppa en medarbetare från att bli utmattad

Läsarfrågan:

“Hej, hej! Har läst bloggen ett tag och gillar blandningen av de olika artiklarna som finns här. Mycket intressant. Men ett ämne som jag inte kan se om du har skrivit om innan är att förhindra utmattning hos andra. Har en person i teamet som jag ser befinner sig i riskzonen. Hen arbetar mycket övertid, tar ofta på sig extra arbetsuppgifter och har blivit mer och mer retlig i humöret senaste tiden. Har förstått att svåra saker pågår i privatlivet med, med både sjuka barn och potentiell skilsmässa, men medarbetaren vill helst inte diskutera sådant på jobbet utan hänvisar till att ‘det är mycket nu men det går bra’. Jag har själv varit utmattad men det är många år sedan och känner mig frustrerad som chef. Hur kan jag stoppa en medarbetare från att bli utmattad när hen själv inte lyssnar eller ser det själv?

Tacksam för hjälp! Brydd chef”

Svar:

Hejsan! Och tack för ditt meddelande - jag önskar att jag kunde skriva att detta kan vara den sista medarbetaren vi lär se bli utmattad men tyvärr tycks trenden fortsätta som tidigare. Först och främst vill jag betona hur bra det är att du som chef ser varningssignalerna och att du hörsammar dem även om medarbetaren själv inte gör det. Ofta blir vi mer uppmärksamma på symptomen som utmattning innebär när vi själva har upplevt det och det är en styrka att ha och använda som ledare, det kan förhoppningsvis också bidra till att vi kan bidra och underlätta situationen på ett mer konkret sätt jämfört med om vi inte hade haft denna erfarenhet.

En del av sjukdomsproblematiken med utmattning är att den som är på väg dit inte ser väggen närma sig, eller tro att den är längre bort än vad den egentligen är. Bild: Henry & Co. on Unsplash

Stoppa en medarbetare från att bli utmattad

Samtidigt är det tyvärr så att vi, hur mycket vi än vill och hur hårt vi än försöker, inte heller ensamma kan stoppa en medarbetare från att bli utmattad. Det måste vara personen själv som ändrar sin kurs till att gå bort från väggen snarare än rakt in i den. Vad vi som chefer däremot kan göra är att hjälpa medarbetaren att dra i handbromsen och kanske också underlätta för personen att ändra sin riktning men det är viktigt att var medveten om att du som chef inte kan göra jobbet eller vara den som räddar medarbetaren i slutändan - det måste hen göra själv.

Kartlägg läget, lyft frågan och skriv en handlingsplan

Det första du kan och bör göra som chef är 1. kartlägga situationen, vilka varningssignaler ser du och hur de tar sig uttryck. 2. lyfta frågan och prata med medarbetaren om detta. Hur personen i fråga reagerar på detta kan sedan variera rätt kraftigt beroende på flera olika faktorer och en vanlig utmaning är att det ingår i sjukdomsbilden att medarbetaren förr eller senare blir så kallat fartblind och inte själv ser väggen alternativt intalar sig att avståndet till den är mycket längre än vad det faktiskt är. Min erfarenhet är att desto närmare en person är en utmattning, desto mindre självinsikt brukar hen ha men det kan såklart variera från person till person.

Men om vi ska generalisera lite så är potentiella utgångslägen här att medarbetaren:

A) Själv ser att utmattningen är nära och accepterar att hen måste börja göra något annorlunda för att förhindra att gå in i väggen

B) Har självinsikt men inte accepterar eller instämmer i att hen behöver göra en beteendeförändring. Vanliga bortförklaringar här brukar gå i stil med “bara jag tar mig igenom den här perioden” eller “bara jag får ta semester” och därmed förminska och/eller skjuta problemet framför sig

C) Inte håller med, ser eller vill erkänna att varningssignalerna finns alls. Kommer med “förklaringar” och svepskäl som förklarar allt, skyller på omgivningen eller omständigheterna alternativt skyller ifrån sig.

Om medarbetaren reagerar som i de två senare scenarierna kan du absolut behöva vara rak och tydlig och lägga fram det du har sett i din kartläggning. Det kan kännas och upplevas som tufft men du gör ju detta av omtanke och ibland är det faktiskt snällare att säga ifrån och säga emot snarare än att klappa medhårs. Samtalet kan och får alltså bli både svårt och obekvämt om det är vad som behövs för att medarbetaren ska få sig en tankeställare. Oavsett hur personen reagerar är det jätteviktigt att ni i detta samtal skriver en handlingsplan tillsammans som innehåller vad medarbetaren ska göra annorlunda framåt men också vad du som chef ska stötta upp med.

Arbetsanpassa

Arbetsmiljölagen är både tydlig och rätt så krävande när det kommer till en arbetsgivares ansvar när det gäller arbetsanpassning och vi är dessutom skyldiga att göra proaktiva insatser när det behövs. Var därför inte rädd för att göra arbetsanpassningar som behövs. Dessa ska givetvis inte vara lösningen på problemet men underlätta för medarbetaren att bromsa i tid och förhindra den potentiella utmattningen.

Förhoppningsvis kan detta leda till att situationen underlättas och en utmattning avvärjs. Jag håller alla tummar och tår för det! Men, eftersom det tyvärr finns en risk för att detta inte är tillräckligt så känner jag mig tvungen att lyfta den tråkiga potentiella utvägen med och det är att…

Det är så viktigt att vi som ledare känner till symptom för stress och hjälper medarbetare som riskerar att bli utmattade. Bild: Tim Gouw on Unsplash

Låta personen rasa

Som jag varit inne på tidigare kan vi som ledare - eller medmänniskor - inte rädda någon som inte vill bli räddad och om vi har gjort vad vi kan, arbetsanpassat det som går och medarbetaren ändå inte hörsammar detta… Ja, då kan det nästbästa vara att förbereda sig på kraschen, hoppas att den blir så lindrig som möjligt och att det kommer tjäna som väckarklockan medarbetaren behöver för att förändra sitt liv och leverne.

Saker du kan förbereda inför detta är att tänka igenom hur arbetet kan organiseras om medarbetaren är sjukskriven och undersöka vilka möjligheter till framtida rehabilitering som finns. Nu har du som skrev frågan egen erfarenhet av utmattning men det kan ändå vara bra att läsa på än mer om utmattningsrehabilitering och vad en som chef kan göra för att underlätta processen.

Granska övriga organisationen

Sist men inte minst vill jag också rekommendera dig att se över övriga arbetsgruppen och organisationen. Inte för att det går att vaccinera sig mot utmattade medarbetare eftersom det långtifrån alltid bara är jobbet som medför att vi blir sjuka i det men för att en utmattad medarbetare troligtvis kan ses som en isolerad händelse. Men två eller fler inom en överskådlig tidsperiod… Det kan vara ett symptom som skvallrar om mer djupgående problematik i organisationen och då räcker det inte med att hantera detta på individnivå utan då behöver större, mer övergripande förändringar tas till.

Med det sagt - heja dig för att du så uppenbart ser och och bryr dig om dina medarbetare. Jag önskar er all lycka till och hoppas, hoppas att det går att avvärja situationen. Kontakta mig om du vill ha mer råd och stöd på vägen! Har ni andra som läser ytterligare tips eller egna erfarenheter att dela med dig av? Gör gärna det!

Olika sorters vila

Återhämtning är ett ständigt återkommande ämne här eftersom det är en så viktig beståndsdel i ett hållbart arbetsliv. Vi kan inte ha prestation utan återhämtning och därför fann jag denna artikel extra intressant eftersom läkaren och författaren Saundra Dalton-Smith i sitt TedTalk pratar om de olika sorters vila som vi alla behöver i våra liv på olika sätt. Ska vi kika närmare på vilka de är?

Det är lätt att tänka sig att återhämtning bara handlar om att sova men det är mer än så som ger vila i vardagen! Bild: Aleksandar Cvetanovic on Unsplash

Olika sorters vila

Fysisk vila - aktiv eller passiv

Den passivt fysiska återhämtning innebär en av mina favoritgrenar, sömn och tupplurar. Medan den fysiskt aktiva återhämtningen fokuserar på lugna, repetitiva rörelser som görs i exempelvis yoga, stretching och massage för att få igång blodcirkulationen.

Mental vila

När en har ett krävande arbete är det lätt att det finns med oss i bakhuvudet mer eller mindre kontant oavsett om det är arbetstid eller ej. Här ges rådet att ta korta pauser löpande under arbetsdagen och jag kan personligen varmt rekommendera att jobba in detta som en vana. Ja, det kommer att innebära att du sänker tempot och ja, det kan kännas jobbigt men är värt det eftersom du blir mer högpresterande på både kort och lång sikt.

Sensorisk vila

Datorskärmen. Mobilskärmen. TV:n. Skarp ljusrörsbelysning. Bakgrundsljud. Push-notiser. Många möten och samtal. Allt som omges av kräver sin beskärda del av fokus och verkar dränerande oavsett hur mycket vi märker av det eller inte. Här ges vi rådet att faktiskt skärmvila någon gång varje dag för att undvika att våra sinnen blir överbelastade och överstimulerade.

Kreativ vila

Att omge sig med natur, konst och att vara kreativ med händerna är ytterligare en sorts vila som ger återhämtning. Ge dig ut, andas frisk luft och iaktta din omvärld eller gör något som kittlar din kreativa nerv. Det spelar mindre roll vad du gör eller hur bra du är på det - det ger din hjärna möjligheten att återhämta sig och bli mer innovativ.

Emotionell vila

Emotionell vila är intressant och innebär att du har har både tiden och det emotionella utrymmet att kunna uttrycka dina känslor fritt utan att bli dömd eller behöva anpassa dig efter normer och press från omgivningen. Men också möjligheten att få vara och uttrycka sig som man är och Saundra Dalton-Smith menar att den som är emotionellt utvilad kan vara sig själv fullt ut och svara på frågan “hur mår du?” sanningsenligt och sedan dela vad det är som känns svårt oavsett vad det är.

Social vila

Alla har vi relationer i livet och arbetslivet som ger mer och de som kostar mer energimässigt. Och det får de göra! Men ge dig lite extra hän åt de förstnämnda som innebär en vila och trygghet i vardagen.

Spirituell vila

Sist men inte minst är den spirituella vilan som handlar om att knyta kontakt och finna vila, tröst och stöd i gemenskap och samhörighet. Det kan vara via många olika saker, exempelvis meditation, religion, familj, vänner eller gemenskap men det essentiella här är att få påminnas om att du är en del av ett sammanhang.

Vad säger du som läser? Hur många olika sorters vila har du i din vardag? Är det någon av dessa som du kan se att du skulle behöva fylla på med framåt?

På jobbet är du chef, inte förälder

Ibland får jag höra att en som chef känner sig som en förälder på jobbet och så kan det såklart vara. Men, och detta är ett stort men, det är en milsvid skillnad på att uppleva den känslan då och då och att se sig själv som förälder på jobbet eftersom det senare är aldrig bra. Så hör du en chef beskriva sig själv som pappa eller mamma på jobbet? Se upp, det kan vara en varningstecken!

Givetvis slutar vi inte vara föräldrar bara för att vi går till jobbet - men det är inte samma sak som att vara förälder på jobbet för sina medarbetare och kollegor. Bild: charlesdeluvio on Unsplash

Det kommer ofta ur välmening men blir aldrig bra

De flesta gånger jag möter chefsmammor och chefspappor kommer det ur goda intentioner, att man bryr sig om och vill ta hand om sin personal. Jättefint! Problemet är att det inte blir snällt att agera som förälder åt sina medarbetare av en enkel anledning:

Som förälder leder du ett minderårigt barn med en hjärna under utveckling

Som chef leder du vuxna människor

Två helt olika saker med olika uppdragsbeskrivningar. Syftet kan vara detsamma, exempelvis att bidra till att de du leder är och blir trygga, kunniga och självgående individer, men auktoriteten och ansvaret skiljer situationerna åt (hur medbestämmande barnen än får vara).

På jobbet är du chef, inte förälder

Föräldraskapet och ledarskap har absolut sina likheter och gemensamma nämnare. Men det innebär inte att vi är eller ska vara föräldrar på jobbet. Tvärtom så ser jag i min yrkesroll följande problem uppstå med chefspappor och chefsmammor på jobbet.

En omedveten infatilisering, fördumning, av sin personal eftersom "chefsföräldern" vet bäst vilket i sin tur ofta leder till...

Medarbetare som inte tar egna initiativ, ej fattar egna beslut och i sämsta fall börjar bete sig mer barnsligt på jobbet. Men också förväntar sig att "någon annan" ska lösa problemen åt dem.

Detta riskerar i sin tur att "chefsföräldern" ofta blir frustrerad över att ens medarbetare "beter sig som barn", känner ett ökat behov att styra upp personalen och då blir ännu mer föräldrig i sitt beteende och så är den negativa spiralen inledd.

Leder detta till en bra arbetsmiljö? Nej. Varken för chefen eller medarbetarna.

Det går att förändra

Så om du någon gång kommer på dig själv med att känna dig som förälder på jobbet: se det som en signal att granska dig själv som ledare:

• Vad triggar den här känslan?

• Hur reflekteras det i ditt beteende?

• Vad ger ditt beteende för effekter för personerna runt omkring dig?

• Vad kan du göra annorlunda för att undvika att falla in i föräldrarollen på jobbet?

Det kan också vara värdefullt att syna dina drivkrafter bakom ditt ledarskap:

• Varför vill du vara chef?

• Vad i uppdraget är det du trivs med?

• Vad kickar igång dina belöningssystem?

Saker som gör det senare tenderar vi (rimligtvis) att göra mer av och tyvärr är inte alltid de beteenden som vår personal behöver även när det känns bra för oss själva.

En god nyhet är dock att detta går att förändra även om det pågått länge! Ja, det kan ta lite tid och ja, det kommer att kräva sin ansträngning och insats. Men det går och är värt det både för dig som chef, din personal och organisationen i stort. För hur kul är det egentligen att utöver chefsansvaret (som är stort nog) också känna föräldraansvaret på jobbet? Inte särskilt och än mindre nytta gör det.

Tumme upp: Alla ni föräldrar som strävar efter att, på lång sikt, bli umbärliga för sina barn. Ni bidrar till att skapa kapabla individer som kan stå på egna ben vilket gynnar arbetslivet.

Tumme ned: Att som chef göra medarbetarnas jobb åt dem, det blir aldrig bra!

Vanliga utmaningar med att jobba hållbart

Det är, rätt ofta, en sak att säga att man jobbar hållbart och en annan att faktiskt göra det. Jag är den första att erkänna det högt eftersom jag vet både hur utmanande det kan vara att ställa om men också att bibehålla den hållbara takten. Likväl är den viktig för att vi ska kunna hålla hela vår karriär! Vilka vanliga utmaningar med att jobba hållbart finns och hur kan en hantera dem?

Att jobba hållbart ligger i allas vårat intresse men också i chefens och organisationens eftersom välmående personal presterar bättre. Bild: Surface on Unsplash

Vanliga utmaningar med att jobba hållbart

Vi arbetar för kortsiktigt

Som ledare och företagare är det otroligt lätt hänt att fastna i det dagliga och bränderna som behöver släckas här och nu. Vi blir reaktiva snarare än proaktiva och kan, rätt så snabbt, gå in i ett läge där kortsiktiga saker styr agendan och arbetsdagen.

Hur du kan hantera det: Det finns tyvärr inga genvägar här utan du behöver avsätta tid till att också tänka och agera långsiktigt. Men, i gengäld behöver detta inte innebära att du har tre dagar i veckan som bara handlar om strategiarbete. Vad är din vision för arbetsgruppen och verksamheten? Vad av det du gör idag som kommer att bidra till att den uppnås?

Orimlig arbetsbelastning

Först och främst tänker jag att det är en viktig skillnad på att ha mycket att göra i perioder och mycket att göra jämt. Att jobba hållbart behöver inte innebära att man sitter och rullar tummarna hela dagarna eller att en aldrig har det intensivt på jobbet. Tvärtom går det jättebra att jobba hållbart och ha hög arbetsbelastning ibland. Men att ständigt ha för mycket att göra, inte hinna med sitt jobb eller vara stressad jämt på grund av en för stor arbetsbelastning - det är en annan sak.

Hur du kan hantera det: Först och främst behöver du syna din arbetsbelastning i sömmarna. Är det mycket just nu eller har “just nu” blivit en cykel som ständigt upprepas och pågår? Det är också viktigt att ifrågasätta om det faktiskt är en så hög arbetsbelastning som det känns? Är det rimligt att hinna med allt ska göra på den arbetstid du har? Om det är så men att du ändå inte hinner runt - då är det dags att sätta din arbetsbelastning i förhållande till dina förutsättningar.

Vi glömmer bort våra förutsättningar

De allra flesta av oss tenderar att planera och sätta förväntningar på våra arbetsdagar utifrån att vi mår toppen jämt, kan prestera maxat och är i vårt esse. Och det vore ju toppen om så vore fallet! Synd då att vi alla är människor, har dåliga dagar och att livet tenderar att komma och lägga sig i ibland. Vilka förutsättningar har du just idag? Vilka förutsättningar har du i ditt arbete? De behöver också vägas in i kalkylen även om människor generellt kan klara av mycket under hård press när det behövs.

Hur du kan hantera det: Ge dig själva så sjysta förutsättningar som möjligt! Ät ordentligt, sov och motionera. Var allra minst medveten om dina förutsättningar och träna på att se dina prestationer i förhållande till dem. Påminn andra om deras förutsättningar som ledare, det kommer att göra dig mer grundad, medveten och balanserad i vardagen.

För lite eller för dålig återhämtning

Återhämtning är ett ständigt återkommande tema här just för att det är så väldigt viktigt. Stress i sig är inte farligt men bristen på återhämtning är det definitivt. Hur ofta känner du dig avslappnad i vardagen? Hur mycket återhämtning och vila kan du få och hur mycket ger du dig själv? Och när det sker, vad för återhämtning är det då?

Hur du kan hantera det: Utgå från dina förutsättningar och prioritera vila, aktiv som passiv, på de sätt som passar dig i din vardag och se till att göra det flera gånger i veckan - inte bara på sommarsemestern.

“Jag ska bara”

Hur lätt är det inte att hamna i den här fällan där man börjar tänka “jag ska bara” eller än hellre “jag ska bara göra detta också”. Och ja, kanske är det något som är litet eller går snabbt. Men gör vi detta tio gånger om dagen så ökar risken att all arbetstid äta upps av saker som egentligen inte ska stå högst upp på prioriteringslistan.

Hur du kan hantera det: När något “jag ska bara” dyker upp, ifrågasätt hur lång tid det kommer att ta och hur brådskande den egentligen är. Om den är brådskande eller tar mindre än fem minuter att göra - gör den direkt. Annars? Boka in tid för den längre fram.

Det tar längre tid att jobba hållbart

En insikt som ibland är jobbig för mig själv att acceptera är att det, beroende på vad det är såklart, också kan innebära att det tar längre tid och går långsammare när man jobbar hållbart. Ja, kvalitén på arbetet blir bättre men det tar ofta också längre tid att göra saker grundligt inledningsvis.

Hur du kan hantera det: Det finns såklart flera saker en kan göra - utrusta sig med lite mer tålamod kan vara en. Det som brukar fungera bäst för mig är dock att se det som en investering på lång sikt, att tiden jag investerar nu kommer att gynna mig längre fram och det kan bidra till att det känns lättare att investera tiden här och nu även om det känns tråkigt eller onödigt.

Vad säger du som läser? Hur hållbart skulle du säga att du kan jobba idag?