Så skapar du en bra feedback-kultur

Hur närvarande du än är som ledare så är det så att du aldrig kommer att höra, se eller få veta allt som sker i ert dagliga arbete. Det är inget konstigt med det - tvärtom är det sunt. Men, då blir det extra viktigt att du lägger grunden för en bra feedback-kultur för arbetsgruppen och organisationen. Den kommer nämligen att bidra till att ni både presterar bättre och mår bättre på jobbet!

En av de mest grundläggande sakerna i en sund feedback-kultur är att både bra och utvecklande feedback är välkommen. Få organisationer utvecklas om alla är ja-sägare och allt är guld och gröna skogar jämt. Bild: RAEng_Publications från Pixabay

Så skapar du en bra feedback-kultur

Be bara om feedback om du vill ha den

Hur många har vi inte hört det sägas av ledare, ledningsgrupper och av organisationer att idéer och feedback alltid är välkomna men när de väl kommer så stängs dörren illa kvickt? Eller viftas bort i största allmänhet? Alternativt ignoreras om det inte passar in med vad de vill höra? Så, regel nummer ett är att bara be om feedback om du verkligen vill ha den! Vill du inte ha den? Be inte heller om den.

För om du säger att feedback är välkommet utan att sedan ta emot den urholkar du förtroendet hos medarbetaren eller kollegan som gav dig den. Du sänder också signalen till alla andra att du inte lever upp till det du säger och att det inte är lönt att lyfta fram nya idéer (för de kommer ändå inte hörsammas).

Visa att allas åsikter räknas

En annan viktig sak är att vara noga med att vara rättvis när du ber om tankar och åsikter. Risken med att bara uppmuntra folk att komma till dig med dem är att det inte alla som är bekväma med att göra det och risken med att bara fråga efter några fås åsikter är att det kan skapa obalans i teamet. Fråga efter allas tankar och åsikter både i grupp och personligen när det är relevant. Och nej, det innebär inte att du behöver fråga alla om allting alltid. Men gör det så ofta som möjligt och var visa inte bara i ord att du värderar allas input lika mycket utan också i handling.

Feedbacka det ni gör i vardagen

Ett annat viktigt verktyg är att feedback och utvärdera er själva så mycket som möjligt i vardagen. Avsluta med mötena med att fråga: hur var detta möte? Vad gjorde vi bra? Vad kan vi tänka på/göra annorlunda nästa gång?

Eller så kanske slutet på arbetsdagen eller arbetsveckan kan innebära att ni går laget runt och frågar varandra "Hur var dagen? Vad har jag/vi gjort bra? Finns det något vi kan göra annorlunda i morgon?". Följt av att alla ger någon annan feedback på något som hen har gjort bra. Att göra så kommer också att bidra till en starkare KASAM för gruppen.

Men också att ge feedback löpande, ser du medarbetare göra något bra i det vardagliga jobbet - säg det! Allra helst med en...

Det är inte ovanligt att skapa långa och ibland omständiga processer för att få feedback. Försök istället att hålla det så enkelt som möjligt! Bild: athree23 från Pixabay

Motivering till varför det var bra

Det är nämligen lätt hänt att feedback blir ytligt och då kommer den inte att bli lika effektiv. Låt oss hitta på ett exempel. Jämför formuleringarna:

"Ja, det var ett bra beslut!" med...

"Ja, det var ett bra beslut eftersom vi då får med X och Y också". Eller...

"Jättebra att du tänkte på X och Y också och tog med det i beslutet. Snyggt jobbat!"

De två senare blir inte bara mer matiga utan de blir också mer beteendeförstärkande. De berömmer inte bara handlingen i sig utan kommer förhoppningsvis också att uppmuntra personen att tänka och göra på liknande sätt även nästa gång. Sedan det aldrig fel med att säga ett kort "bra jobbat", "grymt kämpat" eller "tack för din insats/input". Tvärtom, det kan i sig också vara jättebra feedback att få och jag har nog aldrig hitintills upplevt någon som mått dåligt av för mycket positiv feedback.

Fråga efter feedback

Ett sätt att avdramatisera feedback på samtidigt som du utvecklar ditt egna ledarskap är också att fråga efter feedback. Jag har nämnt förut att det kan vara jättebra att göra det vid medarbetarsamtal men kan varmt rekommendera att du ber om feedback även i vardagen som ledare. Fråga: "Får jag be dig om feedback? Hur skötte jag detta? Hade jag kunnat göra något annorlunda här tycker du?". Det kan kännas läskigt att göra det men du kommer inte bara få lära dig nya saker utan kommer också visa att du bryr dig om vad personerna runt omkring dig tycker och visa att du lever som du lär.

Gör inte så stor sak av det

En annan sak som jag tänker är viktig är att det inte behöver göras en så stor sak av att försöka skapa en feedback-kultur. Strunta i att skriva en policy eller riktlinjer om hur ni ska ge feedback och ha bara en feedback-utbildning om det verkligen är nödvändigt. Det behöver inte vara svårare än att ni är intresserade av varandras arbeten och utvärderar er själva och varandra löpande. Även om såklart medarbetarsamtal och liknande forum kan vara jättebra tillfällen att utbyta feedback på också.

Vad säger du som läser? Hur mycket arbetar du med feedback i din vardag och vad har ni för rutiner och sätt att ge varandra feedback på?

Ännu ett bloggår har passerat

Hej allesammans, hur mås det? Med mig är det bra tack. Jag sitter här och ömsom utvärderar året som gick och ömsom blickar framåt mot 2020. Tänk... Nu har ännu ett bloggår passerat och det är nu 3,5 år sedan jag startade Bossbloggen. Kommer som vanligt att skriva en årskrönika som nog kommer ut på söndag men just nu skulle jag behöva ha din feedback. Vad säger du om bloggåret som gått och det som komma skall?

Vilken tur att jag startade Bossbloggen va? Haha. Så läskigt och stort detta kändes för fyra år sedan och idag känns det som om jag alltid har jobbat med det jag gör.

Ännu ett bloggår har passerat

När jag blickar tillbaka så känner jag att den här blogghösten framförallt har känts riktigt, riktigt bra från min sida. Det har varit intressanta artiklar, spännande ämnen och intressanta intervjupersoner även om jag förstås också alltid ser flera utvecklingsmöjligheter här. Och såklart är det viktigt att det känns bra för mig att driva bloggen, det är ändå en -isch halvtidstjänst att skriva här. Men viktigast är trots allt vad du tycker om den! För mig är det nämligen enormt viktigt att det jag gör här, och överallt annars, är relevant. Dels för att det kräver mycket tid men mest för att jag vill att du som läser ska känna att det ger dig något. Nya kunskaper, nya perspektiv, idéer eller utveckling.

Den feedback jag har fått sedan jag startade bloggen är att de allra flesta gillar att jag både har de här faktaartiklarna och intervjuerna och samtidigt skriver mer personliga inlägg däremellan. Så tänkte jag såklart fortsätta med även framöver. Däremot skulle jag vilja veta vad du tycker och tänker om följande frågor:

Vad gillar du med Bossbloggen och varför hänger du här?

Vad vill du läsa om nästa år?

Finns det något som du saknar eller vill se mer eller mindre av?

Vill du svara här i kommentarsfältet får du gärna göra det! Eller om du hellre vill skicka mig ett mejl på clara@bossbloggen.se så får du gärna göra det. Oavsett vilket hade jag verkligen, verkligen uppskattat att få din input. Vill ju inte riskera att jag sitter här i mitt tornrum och killgissar vad du tycker och tänker.

Tack för att du är med här! Tack för att du läser, kommenterar, mejlen och meddelandena som jag får. Det betyder så mycket för mig och jag hoppas att vi får fortsätta hänga även under nästa år.

Konsten att ge kritik

Intervjuas i dag i tidningen Metro om att kunna ta kritik på ett bra sätt (ett ämne vi även berörde i bloggen förra veckan). Så idag tänkte jag att vi vänder på steken och pratar konsten att ge kritik. För det är inte heller alltid det lättaste att göra det sjyst utan att för den sakens skull linda in den i bomull.

Don’t! Ge kritiken inför andra om du kan låta bli. Bild: Pixabay

Don't

Ta det inför alla

Kritik bör alltid tas direkt med personen som kritiken berör och helst enskilt. Dels av artighets skull, dels för att det högst troligen kommer att göra personen som får kritiken mer benägen att lyssna och ta till sig av den. Det är sällan som god arbetsstämning och en hälsosam arbetsmiljö sprids i ett kontorslandskap där kritiken levereras inför kollegorna eller än värre, pratas om till andra än den som kritiken faktiskt handlar om.

Var oförberedd

Den sämsta kritiken är ofta vagt formulerad och ogenomtänkt. Så innan du börjar tala om det som gått eller blivit fel. Fundera igenom varför är det viktigt att personen får veta att hen har gjort fel? Varför är hens sätt att bete sig olämpligt och vad kan det få för konsekvenser? Vem är det som tjänar på att personen ändrar sitt beteende? Att vara förberedd kommer både göra det lättare för dig att leverera kritiken men förmodligen också göra den mer konstruktiv och lättare för mottagaren att ta till sig.

Strunta i hur kritiken ges

Att ge kritik är inte alltid enkelt och därför är det viktigt att tänka hur du ger den. Vilket tonfall använder du? Hur säger du det? Vad har du för kroppsspråk? Att säga allvarlig kritik samtidigt som du ler och pratar glättigt kommer att ta bort effekten från budskapet. Precis som att leverera kritik om mindre detaljer med gravallvarlig stämma och mördande blickar kan sprida onödig rädsla och oro.

Läs mer: Konsten att ta kritik

Do! Kom ihåg att vi alla är olika och att vi alla tycker att olika saker är olika viktiga eller känsliga. Bild: Pixabay

Do

Använd jag-budskap

En vanlig fälla när man ska ge kritik är att säga att ”det är flera som har sagt att” eller att ”vi har sett” eftersom det känns tryggare för en själv. Men det kan göra mer skada än nytta. Framförallt om den du talar med inte är förtjust i att få kritik och effekten kan bli att personen blir defensiv och känner sig trängd. Tänk dig själv hur du skulle reagera om en person pratade med dig jämfört med om tio personer trycker upp dig i ett hörn. Därför är jag-budskap ett viktigt verktyg att använda sig av när man ger kritik. Det är mer avväpnande och mer korrekt att använda jag-budskap eftersom det är din egen upplevelse av situationen som du beskriver. Mottagaren kanske har en helt annan syn på vad som hänt.

Kritisera beteenden eller handlingar – inte personen

Det är skillnad på sak och person och det är viktigt att du har koll på det när du ger kritik. Det finns möjligheter för oss alla att utveckla våra personligheter men på jobbet är det snarare våra beteenden som ska stå i fokus.Jämför till exempel att säga ”du är dum i huvudet” med att säga ”det där var dumt gjort för att…”. Rätt stor skillnad. Likadant med exempel som ”du är alltid sen” jämfört med ”det har hänt flera gånger att du kommer försent”.  Kritik kan vara tydlig även om den är neutral och inte sätter stämplar på mottagaren.

Mena väl

Sist men absolut inte minst: använd kritik med välmening. Det bör användas för att uppmärksamma eller korrigera felaktiga beteenden eller beslut. Alternativt att hjälpa personen att må eller prestera bättre. Våga ifrågasätt din intention och syftet med kritiken och våga också att ge den. Hur ska någon kunna ändra ett tokigt eller felaktigt beteende om de inte är medvetna om att de gör fel eller hur deras beteende påverkar andra?

Vad tycker du om att ge kritik: är det enkelt eller svårt? Har du något knep som du använder dig av när du är i situationen då du måste ge kritik till en kollega eller medarbetare?

Tre steg för att tvätta bort en bitch-stämpel

Könsroller

Alright. Igår snackade vi om varför tjejer kan få en bitch-stämpel när de ser till att saker blir gjorda (baserat på den här bilden). Idag fortsätter vi med att prata om hur du kan agera om du har blivit stämplad som bitch.Vi lever i en värld där alla har olika syn på könsroller och hur män och kvinnor ska vara. Vissa bryr sig inte alls om manligt eller kvinnligt medan andra är mer traditionella. Ett av tillfällena när detta kan bli riktigt fel är när klichéartade bilder av könsrollerna (typ Betty Boop och Karl-Alfred) blandas ihop med bilden av hur en ledare ska.─ Ordet bitch är en tolkning som innebär många olika värderingar. Är jag som bitch effektiv, driven får saker gjorda? Eller är jag oempatisk, kör över folk, låter bli att lyssna eller ge cred och blir därmed respektlös? säger Shalini Persson, kommunikationsexpert.Situationen kan ses från två utgångspunkter: antingen blir du utsatt för sexism, eller så är kollegornas beteende en reaktion på din ledarstil (vilket inte legitimerar deras bristande uppförande). Det kanske rent utav kan vara en kombination av dem båda. Oavsett vad det beror på så finns det några enkla steg för att hantera situationen: förståelse, utvecklingsmöjligheter och agerande.

Reagera inte innan du har förstått vad det handlar om

Shalini Persson

Det första steget är att försöka låta bli att reagera med ilska när du bemöts med himlande ögon eller kommentarer som provocerar dig. Bemöt dem i stället med frågor. Hur känner du inför de här förändringarna? När du säger ”värdelös” hur menar du då? Kan du utveckla? Hur tycker du att vi ska göra?─ Lyssna på vad det är dina kollegor säger och fokusera på att förstå vad det är de vill ha sagt. Det du inte ska göra är att tolka dina egna värderingar och bli ledsen eller arg, säger Shalini Persson.Omgivningens respons på dig, din person och det du säger är feedback som du kan ha nytta av. Det kan vara så att personen som suckar blandar ihop den kvinnliga könsrollen med rollen som ledare och därför tycker att du är en jobbig brud som bara tjatar. Men det kan också vara så att kollegorna känner sig överkörda, förbisedda eller hotade eftersom de kan känna sig ouppmärksammade eller inte klarar av att hålla ditt tempo.─ Först när du förstått vad kollegornas reaktion beror på kan du bestämma dig för hur du ska agera i situationen. Ofta handlar det då om att klara upp missförstånd om hur vi menar och tolkar det som sagts, säger Shalini Persson.

Rannsaka dig själv

Defensiv

Nästa steg är att rannsaka dig själv och leta efter utvecklingsmöjligheter. Ligger det något i feedbacken du har fått eller ej? Här kan du sitta på din kammare och analysera fram och tillbaka, men snabbast får du svaren genom att fråga personer i din omgivning. Upplevs du som alltför auktoritär? Känner de sig överkörda? Ställer du frågor till dina kollegor? Bryr du dig om svaren som du får?En öppen och modig fråga från den som vill utvecklas är: Finns det något som du ser mig göra eller låta bli att göra som försvårar vår relation/din arbetsroll? Fråga flera olika personer för att få fler perspektiv. Undvik att gå i försvar och leta fel i det de säger utan leta istället efter nyttan för dig själv. Det innebär inte att du ger dem rätt utan att du fokuserar konstruktivt.─ Får jag höra samma sak om mig själv gång på gång så kan det finnas en lärdom i det. Om jag till exempel uppfattas som bossig - hur kan jag få saker gjorda utan att känna sig överkörda? Säger Shalini Persson.Alla har vi behov av att bli sedda, hörda och bekräftade. Även om du tar kommandot så är andras bidrag också avgörande för resultatet. Därför är det bra om du skaffar dig information om hur andra upplever dig.─ Vi är ofta sämre kännare av oss själva än av andra. Om du inte känner igen feedbacken du får så kan det naturligtvis helt handla om personen som säger det. Men det kan också vara något du är omedveten om. Jag är ensam om att veta hur jag tänker och  känner. Andra ser bara mitt beteende, säger Shalini Persson.

Resultatet av en amerikansk studie har visat att 37 procent av de tillfrågade i studien upplevde att de var offer för mobbning på arbetsplatsen, medan enbart 1 procent uppgav att de mobbade någon på sin jobbet. Det talar för att vi känner andra bättre än oss själva.

Shalini Persson

Agera

I det slutliga steget står du nu inför åtminstone tre möjligheter: förändra dig, förändra omständigheterna eller förändra omgivningen.Antingen har du kommit fram till att det finns substans för kollegornas beteende, till exempel att du har kört över dem under arbetsprocessens gång. Skulle det vara så, skapa en handlingsplan så att du inte trillar tillbaka i dina gamla beteendemönster utan fokuserar på att göra dina kollegor mer delaktiga.Alternativ nummer två är att du fortsätter göra saker på samma sätt som tidigare – men att du förändrar omständigheterna. Det kan du till exempel göra genom att be dina kollegor om proaktiv feedback.─ Berätta att du vill ha deras feedback i förväg. Erkänn dina svagheter och säg ”nästa gång jag gör såhär, skulle du kunna säga till?”. Då minskar du risken för att dina kollegor tar ditt beteende personligt och du kan förhindra att de retar sig i det tysta, säger Shalini Persson.Om det däremot visar sig att dina kollegors agerande mot dig är grundlöst eller oacceptabelt blir det tredje alternativet att lyfta frågan till din chef, er HR-avdelning, facket eller ert arbetsmiljöombud.─ Ingen individ eller arbetsplats bör någonsin acceptera eller tolerera kränkningar, trakasserier, mobbning eller sexism. Oavsett vad orsaken är så måste krafttag sättas in i sådana fall och det är är en fråga chefen måste leda, säger Shalini Persson.Och med det konstaterat närmar vi oss slutet på denna artikel. Detta är ett stort och allvarligt ämne med många viktiga faktorer och perspektiv men jag hoppas att du har kunnat hitta några användbara verktyg i de här två bloggartiklarna. Hur går dina tankar och funderingar kring detta? Har du några egna erfarenheter av det och har du varit med om att det har löst sig? Berätta gärna mer om det i kommentarsfältet. 

Varför får en bitch saker gjorda?

Ni har säkert redan sett den men för en tid sedan så cirkulerade den här bilden runt ute i världens vida nät. I samma veva så stötte jag på tre tjejer från olika branscher med samma problem som illustreras i bilden och en av dem bad mig skriva om detta fenomen. Scenariot för de tre är att de är verksamma i mansdominerade branscher och har befunnit sig i arbetssituationer där ingenting blir riktigt gjort. Så de tar kommandot, börjar planera, ger instruktioner och ser till att planerna verkställs.  Vad som händer är inte bara att jobbet blir gjort – de får dessutom en stor (om än osynlig) bitch-stämpel i pannan. En stämpel som under arbetets gång som ofta generar suckar, diskret motstånd och osynlig motvilja.Jag har själv stått i den situationen. Känt blickarna som säger ”vem tror hon att hon är?” och hört suckarna som tydligt talar om hur jobbigt det är att få ”bitchens” agenda genomförda. Är det någon annan som känner igen sig i det här?

Varför en bitch-stämpel?

Detta väcker två olika frågor hos mig och vi kommer att behandla dem i två olika delar. Den första handlar är varför: varför får en bitch-stämpeln på sig när man ser till att saker blir gjorda? Och vad kan hända på en arbetsplats där det delas ut så kallade bitch-stämplar?─ Det finns säkert lika många anledningar som det finns människor till att detta sker. Men när vi är i en grupp så lever vi inte i ett vakuum, alla påverkar varandra, säger Paulina Gunnardo, beteendevetare.En anledning kan vara att gruppen känner sig hotad av att en person kommer in som ny eller tar mer plats än vad hon brukar i vanliga fall. Förändringar som inte är befästa med kollegorna blir långtifrån alltid populära och det är inte säkert att arbetsgruppen förstår varför saker och ting ska förändras. Det kan också ha att göra med en känsla av otillräcklighet, en brist på uppmärksamhet, det kan ha att göra med associationer som ligger djupt rotade från barndomen. Men också vara att man uppfattar förändringarna och effektiviteten som att rådande läge eller arbetsinsats inte duger.─ Om en person tar mark, har driv och är öppen med sina ambitioner kan absolut motsättningar i gruppen uppstå och gruppen tolka personen och dess idéer som hotfulla eller besvärliga, säger Paulina Gunnardo.

Varför nytt är jobbigt

Varför upplevs det som besvärligt när någon gör något som är ovant för andra eller när vi inte förstår vad de gör eller varför de gör det?När våra hjärnor ska ta del utav information så ska den processas i hjärnans nätverk, det vill säga tolkas, sättas in i sammanhang och lagras i vårt minne. Ny information kräver mer energi. Så är man som person inte särskilt förändringsbenägen blir det ännu mer ansträngande eftersom det här även gäller nya relationer och nya sociala sammanhang.

Det krävs helt enkelt en insats av oss att förstå det som är främmande.

Paulina Gunnardo

─ Att ge någon bitch-stämpeln kan vara ett sätt att få bort den hotbild som personen utgör. Då puttar man ifrån sig ansvaret och fokuset från sig själv och skapar en syndabock, säger Paulina Gunnardo.Hon menar att läget blir än allvarligare om personen försöker få med sig andra arbetskamrater att hålla med. Eller rent utav agera likadant med högljudda suckar, himlande ögon eller att motarbeta kollegan som uppfattas som jobbig. Det kan nämligen få väldigt stora konsekvenser.

En studie om avhumanisering

Ett exempel på hur vi påverkas av vad andra säger kan illustreras med denna studie från USA. Där delades studenter in i tre olika grupper som alla skulle få spela ett spel mot en motståndare som de varken fick se eller höra. När motståndaren gjorde fel så skulle de skicka en liten elstöt som bestraffning. Vad man testade då var att låta de tre grupperna få höra olika information om deras motståndare. En försöksledare sa något om motståndaren så att gruppen ”råkade” få höra det. Den första gruppen råkade alltså höra försöksledaren prata om hur hemsk motståndaren var så att motståndaren avhumaniserades i gruppens ögon. Den andra gruppen fick höra positiva omdömen och den tredje gruppens information var neutral.─ Det intressanta var då att den första gruppens motståndare fick flest och mest intensiva stötar. De neutrala låg i mitten medan motståndaren till gruppen som fått höra hur snäll motståndaren var fick allra lägst intensitet och antal stötar. Det innebär att alltså att studenternas värderingar och handlingar gentemot motståndaren påverkades bara av att höra någon annan säga något om deras motpart, säger Paulina Gunnardo.

Avhumaniserande stämplar

Om vi kan påverkas så starkt av det vi hör andra säga om andra personer. Tänk vilka konsekvenser det kan få på en arbetsplats. Och det är inte bara negativt för den som blir utsatt för snacket det påverkar ju också arbetsgruppen. Detta kan dessutom bli en väldig negativ spiral där bitch-stämpeln blir en slags avhumanisering. Det sätter i gång ett associationsnätverk i hjärnan och om beteendet upprepas kan till slut associationer bli en sanning. En sanning som kanske inte ens finns där. Inte bara för gruppen utan också för individen.─ Även den person som kan uppfattas som jobbig för att hon hörs och syns, planerar, agerar och ställer krav har har tankar, känslor och ett okränkbart värde som person. Att ta bort det från en människa är bland det värsta man kan göra, säger Paulina Gunnardo.Som chef har du här ett stort ansvar! Det gäller att du har koll på vad som sker i verksamheten. Men också att du vågar säga ifrån vid små saker såsom suckar och himlande ögon. Det kanske inte känns som en stor grej men konsekvenserna kan bli så mycket större.- Chefen måste ta sitt ansvar på en gång och inte underskatta dom små signalerna av något som kan utvecklas till ett väldigt negativt arbetsklimat. Även om det är något vi har gemensamt ansvar för har du som chef en nyckelroll och ett särskilt ansvar, säger Paulina Gunnardo.