Luft i kalendern

Jag vet inte hur många gånger jag hitintills har hjälpt chefer och företagsledare att ändra sättet att se på och arbeta med sin kalender och räknar iskallt med att det kommer att bli fler eftersom det här är ett väldigt vanligt utvecklingsområde. Och det är inte så konstigt! Ledande roller blir ofta snabbt fulltecknade - både med möten men också saker som behöver göras. Så hur kan man göra då för att få luft i kalendern och därmed både skapa sig mer tid till att lösa saker som dyker upp men framförallt marginaler som gör gott?

Läs mer: Det är jobbigt att arbeta hållbart

Luft i kalendern anses ofta vara en lyxvara och på sätt och vis stämmer det - men om det inte är en särskilt intensiv period så kan nio av tio chefer ge sig själva mer av detta i vardagen. Bild: Eric Rothermel on Unsplash

Luft i kalendern

Luft i kalendern är vad det låter som: mer obokad tid. Typ det lyxigaste som finns. Tid att göra det som behövs allra mest just nu och det finns såklart flera sätt att skapa det på. Det allra enklaste torde vara att sluta boka in saker överhuvudtaget - i gengäld är det sällan görbart i dagens arbetsliv så tur då att fler alternativ finns.

Bestäm dig

Först och främst: det viktigaste du behöver göra är att bestämma dig. Är det här viktigt för dig? Vill du må bättre och därmed göra annorlunda?

Inte? Då fortsätter du som vanligt.

Om ja? Ja, då är det dags att inse att det finns bara en som har den yttersta makten över din kalender och det är du. Absolut kan andras behov påverka dina dagar som chef och rent utav behöva gå före dina egna önskemål men i slutändan är det ändå du som bestämmer vad du fyller dina dagar med och inte.

Rimlig arbetsbelastning - det vill säga runt åttio procent

Forskningen är entydig: en av de viktigaste faktorerna till att undvika utmattning är att ha en rimlig arbetsbelastning och faktumet att det inte spelar någon roll hur väl vi planerar om det är så att vi överfyller våra almanackor i förhållandet till kapaciteten vi har. En sund och smart sätt att tänka är att vi ska vara belastade till ungefär åttio procent som regel för att ha ytterligare en växel att lägga in när det verkligen behövs. Och jag vet att det finns de chefer som sätter i halsen när jag säger så för det är så kallat “slöseri” med arbetstid, resurser och cash att medarbetare inte ska prestera hundra procent hela arbetsdagen.

Innebär det att resten är dötid? Slöseri med tid? Nej - det kommer alltid dyka upp mer jobb. Men genom att planera för åttio procent så har du marginaler att saker kan tillkomma och folk kan bli sjuka till skillnad från om du planerar för hundra på förhand.

Sjysta deadlines

Jag har nämnt detta förr när det kommer till att jobba hållbart men att ge sig själv så sjysta deadlines som möjligt ska inte underskattas. De ska alltså inte bara vara rimliga utan också ha lite marginal så du inte behöver springa från deadline till deadline med andan i halsen. Räkna med att allt tar längre tid än vad du hoppas och tror för det är oftast så.

Förberedelsetid

Ett annat underskattat verktyg är att boka in förberedelsetid i kalendern. Har du ett möte som ska förberedas? Boka inte bara in mötet då utan lägg också in den där halvtimmen som du behöver för att preppa för mötet. Gör detta till en vana och du kommer att tacka mig sen!

Fokustid

Ytterligare en bra sak att börja med är fokustid där du avsätter tid i kalendern för när du ska göra de där arbetsuppgifterna som behöver det. Annars är risken att en börjar skjuta på dem och så halkar man efter och så är den negativa spiralen igång.

Lägg in en tidslucka mellan varje grej

Ytterligare ett knep är att bara köra back-to-back-möten som undantag och i stället vara noga med att lägga in en tom tidslucka mellan varje möte som standard. Genom att ha luckor ger du dig själv marginaler.

Och då kan man ju fråga sig - hur får man mer luft i kalendern genom att boka in saker? Tricket med att göra detta konsekvent är att du får mer gjort och det i kombination med en rimlig arbetsbelastning, sjysta deadlines och tidsluckor ger mer luft i kalendern. Något som gör oss mindre stressade, dels för att du kan vara mer närvarande vilket i sin tur gör att du leder bättre och det blir en positiv spiral. En annan fördel är känslan av att ha koll och att hinna med som också bidrar till att stressnivåerna regleras.

Vad säger du som läser? Hur mycket luft har du i din kalender?

Kalenderutvärdering

Ni som hängt med här ett tag vet att jag föredrar analog framför digital kalender alla dagar i veckan och att jag varje år lägger ner ett par timmars letande efter en kalender som motsvarar alla mina önskemål och behov. I år köpte jag en från ett, för mig, helt okänt märke tack vare en rekommendation från Jennifer och jag tänkte att det nu, några månader in, är dags för en utvärdering. Hur bra är den egentligen?

Det korta svaret är: Fruktansvärt jäkla as-bra! Ursäkta svordomarna men ja, det är så jag känner. Den lite längre versionen, utan svordomar, kommer här.

Vill väldigt gärna ha enfärgade, diskreta kalenders så denna mörka grå med guldprägling passar mig perfekt.

Är fortfarande grymt nöjd med att jag präglade kalendern och jag gillar fortfarande att den är stilren och elegant. Att den är tjockare än alla andra kalenders jag någonsin ägt trodde jag först kunde bli ett minustecken men faktiskt inte. Dess tyngd och tjocklek vägs nämligen upp rejält av faktumet jag inte längre behöver jag med mig ett eller två anteckningsblock eftersom allt ryms här!

Den här typen av målblock har jag inte arbetat med innan men nu när jag testat det i ett par månader måste jag säga att jag gillar det. Det blir tydligt vilka stora aktiviteter och projekt som behöver få ta utrymme under månaden.

Varje månad har sin månadsöversikt där en först får formulera fyra fokusområden för månaden och följt av ett uppslag med en månadsöversikt. Det är bra! Jag behöver det för att snabbt kunna se om det är några resor eller större happenings som sker när jag bokar in uppdrag och planerar in min arbetstid. Har dessutom i marginalen börjat föra in i vilka månader som vilka avtal förnyas så att jag slipper hålla det i huvudet (de är för få ännu för att få en egen databas).

Okej, citaten är lite klyschiga ibland men där tycker jag ändå att designen förlåter dem.

Sedan har varje vecka sitt blad med tre övergripande mål, en to-do-list för jobbet och en för det personliga och en “habit and exercise”-tracker och det är detta blad som redan har hunnit underlätta mitt liv med en hög tvåsiffrig procentsats. Att ha allt detta på ett och samma ställe är guld värt i stället för att (som ajg gjorde innan) använda olika anteckningsblock. Träningsschemat är kanske egentligen lite överkurs men… Nu när jag tänker tillbaka så fyller den också en bra funktion eftersom jag med hjälp av den lättare kan få överblick över mitt mående. Det är den svåraste delen att fylla i löpande men den hjälper mig att hålla koll på att jag verkligen gör sjukgymnastiken tre gånger i veckan och varken mer eller mindre.

Glada stunder, tacksamhet, utmanande stunder och lärdomar är fyra väldigt bra rubriker att reflektera kring varje vecka.

Varje vecka utvärderas sedan vilket är ett fint sätt att sammanfatta veckan på. Inget stort eller avancerat men ändå en bra reflektion som jag ändå hade gjort i ett annat block annars. Extra plus för doodle-utrymmet där man kan rita (läs: kladda) lite på egen hand.

Plus:

Det finns så mycket som jag gillar med den här kalendern som jag inte ens visste att jag ville ha:

• Att ha allt i samma block! Tidsplanering, to-do’s, anteckningar och utrymme för reflektion på samma ställe är fantastiskt.

• Generöst med anteckningssidor

• Luftig design men ändå plats för allt

• Det blir tydligt vilka arbetsuppgifter som behöver göras under veckan

• Jag blir mer effektiv eftersom planeringsformatet finns men samtidigt är kortfattat och koncist. Bulletpoints är lagom för mig!

• Bra överblick över arbetsbelastningen

• Insprängda bullet point-fält som ändå uppmuntrar lite kreativitet

• Varje vecka innehåller samma reflektionsrubriker som jag annars brukar använda så det är klockrent

• En ficka i bokfodralet där jag kan förvara visitkort samt i några hopvikta blanka papper som jag använder för att kladda på.

Minus:

Nu är vi inne och petar på små, små detaljer. Men om det är något jag skulle lyfta fram som svaga minus för den här kalendern så är det:

• Ingen veckoangivelse vilket gör att jag är fullständigt vilse i vilken vecka det är nu eller när någon frågar mig om vecka 17. Är inne på vecka.nu säkert två gånger per vecka för att kolla när något är. Något som såklart kunna avhjälpas med att jag själv börjar skriva veckonummer i kalendern (inser jag nu när jag skriver detta) men ja, klart det vore bekvämt om det redan fanns.

• Den kan bli lite solkig när man suddar. Vet inte om det beror på papperskvaliteten, mina pennor eller mig som suddare - kanske lite av allt - men det kan bli lite störigt kladdigt på sina ställen.

Men ja, det är det! Hitintills är det alltså den bästa kalender jag någonsin haft och om det inte dyker upp något annat som är ännu bättre kommer jag nog beställa den här igen om det går. Den extra hundralappen den kostar jämfört med de jag haft innan är så värt det - inte minst för att jag slipper betala för en massa anteckningsblock som jag glömmer hemma.

Vad säger du om den kalenderlösning som du har? Fixar den allt du behöver eller är det något som du skulle vilja behöva eller ha?