Ge råd som chef

Jag är ett stort fan av det coachande ledarskapet, där chefen i första hand ställer frågor och låter medarbetaren själv resonera sig fram till svaret och använder det mycket både i min yrkesroll och tränar och utbildar andra ledare i att bli mer coachande. Samtidigt är det bara ett verktyg som ledare – att kunna ge råd är ett annat. Dels eftersom medarbetaren ibland behöver just ditt råd, dels för att du som ledare ibland har kunskap som medarbetaren behöver.

Grundregler för att ge råd som chef

När det kommer till råd så ser jag två utgångslägen:

Ombedda råd, när medarbetaren närmar sig dig och ber dig om ett råd eller…

Oombedda råd, när medarbetaren inte har bett om din feedback, åsikt eller råd men du känner ett behov som chef att ge det.

Det är smickrande att vara en person som andra kommer till att få råd, men det är inte så enkelt att det räcker med att svara på frågan du får om du arbetar som chef. Bild: Anastasia Gepp från Pixabay

Ombedda råd

Checka: vad vill medarbetaren veta egentligen?

Det finns råd och sedan så finns det råd. Ibland är det så enkelt att vi, när vi ber om någons rådgivning, att vi faktiskt bara vill veta svaret på frågan. Andra gånger kommer vi och ber om råd för bekymmer A men i själva verket undrar vi över B och C också. Ibland är våra frågor efter råd och feedback inget annat än en maskering för något annat, exempelvis att vi vill veta att vi gör rätt, eliminera osäkerhet eller få bekräftelse.

Därför är det bra om du som chef, när du blir ombedd att ge ett råd, ger dig själv några sekunder att checka av: vad handlar rådet om egentligen? Vem frågar detta? Hur ställdes frågan? Varför ställdes den? Och så vidare. Detta är ett moment som kräver övning eftersom vi ofta känner en förväntan på oss att svara så snabbt som möjligt på frågor som ställs till oss men det är okej att ta dig en tankepaus. Märker du att det blir lång, säg då bara att det är en bra fråga (så du bekräftar att du har hört den) och att du behöver ta några sekunder till att tänka lite. Det är sällan någon har problem med det. 

Tänk efter innan du svarar

Det kan låta självklart men det är lätt hänt att svara i farten och det förra steget är en förberedelse som kommer att hjälpa dig att tänka efter innan du svarar. När du har gjort din bedömning är det dags att börja tänka på svaret. Och här finns ytterligare en aspekt att ha i åtanke:

Är det verkligen din sak att ge svaret?

Den här frågan är alltid bra att ställa sig själv tycker jag. Både för att dubbelkolla om du har den information, kunskap och erfarenhet som behövs för att kunna svara men också för att säkerställa att detta inte är en situation där det coachande ledarskapet hade kunnat vara ett bättre alternativ. Och låt nu inte Jante, bluffsyndromet eller ditt ego komma i vägen här. Du kan vara kunnig och kompetent som tusan men ändå fel person att ge just det här rådet som du efterfrågas – ibland är du inte alls kunnig inom just det området men får frågan ändå eftersom du är du och då kan en absolut svara ändå även om det såklart är bra att vara transparent med vad du kan och inte för att vara snäll mot den du ger rådet till. Med det konstaterat ska vi nu fördjupa oss ytterligare en nivå till i ditt tänkande före du svarar. Nämligen att:

Ge rådet utifrån hen som du pratar med – inte dig själv

Ett vanligt misstag jag ser många ledare göra i vardagen är att råden som ges, är helt baserade utifrån ledaren själv. Och på ett sätt är det positivt för medarbetaren kommer till dig för ditt råd och du har troligen den kompetens, erfarenhet och det mandat att kunna svara. Men, samtidigt finns risken att du då ger ett råd som inte är användbart. Därför är det viktigt att du är så närvarande att du kan försöka tänka dig in personens situation och läge och anpassa ditt råd utifrån det. Men! Det är inte allt. Du behöver också:

Syna dig själv – varför ger du just det här rådet?

Yes, du läste rätt. Nästa steg är att granska dig själv, varför ger du just det här rådet? Vad baserar du det på? Något jag har märkt genom åren är nämligen att det ofta är värdefullt att dela även det. Då får personen en kontext

Vad vill du ha sagt?

Sista steget nu då, innan du öppnar munnen för att svara. Vad vill du att mottagaren av ditt råd ska ta med sig av det? Vad vill du ha sagt? Genom att fundera igenom även det kommer ditt svar troligen att bli mer genomarbetat och värdefullt att ta med sig för den som ber om det. Och vem vill inte ge värdefulla råd som gör nytta?

Bubblare: När ni pratar vidare, ha lite extra uppmärksamhet på hur ditt råd landar. Är du närvarande kan du ofta, beroende på vem du pratar med, kunna utläsa hur det landar och om du behöver följa upp det på något vis.

Och ja, allt detta jag precis har beskrivit utspelar sig ofta inom loppet av sextio sekunder. Utifrån när jag har introducerat klienter till detta tänk vet jag att det kan kännas övermäktigt till en början men det gäller att öva, öva och återigen öva. Bara genom att läsa och tänka igenom hur du brukar svara när folk ber dig om råd kommer att hjälpa dig på vägen och lägger du sedan stegvis till dessa frågor och steg i bakhuvudet så kommer du över tid att göra dessa reflektioner automatiskt. Sedan innebär inte det att du alltid kommer att ge dem bästa råden till alla alltid – men du kommer att bli bättre på det vilket i längden inte bara stärker människorna i din omgivning utan också dig i din ledarroll.

Råd som vi inte har bett om att få däremot? De är inte alltid lika välkomna och det behöver du som ledare ha i åtanke om du ska ge ett. Bild: Anastasia Gepp från Pixabay

Oombedda råd

Oombedda råd är på flera vis en klurigare just för att de är oombedda. När jag pratar om förändringsledning så brukar jag alltid säga att det finns en person vars idéer vi alltid gillar mest och det är våra egna. Det i kombination med att alla inte tycker om att bli beordrade vad vi ska göra och inte göra bidrar också. Det finns också ett par andra faktorer som spelar roll och som du som chef behöver ta hänsyn till innan du ger ett oombett råd.

Behövs det här rådet verkligen?

Steg ett är att syna dig själv: behövs verkligen det här rådet? Ibland händer det att vi vill ge råd för att få andra att jobba som vi tror, tycker och anser vara bäst: men frågan är om det verkligen är vårt sätt som är det rätta. Om ja, när det exempelvis gäller säkerhet, effektivitet eller annat: ja då ska du gå vidare till nästa del, annars kan rådet gott förbli osagt.

Varför vill du ge det?

Nästa steg är att checka dig själv: varför vill du ge det här rådet? Ser du att mottagaren de facto behöver det eller handlar det snarare om dig?

Vem är du att ge detta oombedda råd?

Detta är en fråga som jag ser fler borde ställa sig i privata sammanhang, inte minst digitalt. Vem är du att ge det här oombedda rådet? Ingår det i din ledarroll? Har du kunskapen, erfarenheten, eller ett nytt eller annat perspektiv? Kör bara kör! Inser du när du reflekterar över detta att det nog egentligen inte är din plats att ge rådet: då kan det vara bra att låta bli.

Hur väl känner du personen?

En annan faktor som påverkar är hur väl du och personen känner varandra och generellt har vi enklare att ta till oss av råd från personer som vi känner eller uppskattar. Det gäller också att du som ledare försöker läsa av hur mottaglig är personen för rådet. Stress, tidspress, miljön och vad det är för slags råd spelar också roll. Exempelvis, att ge råd inför kunder eller andra kollegor kan behövas ibland men det kan också vara väldigt känsligt och göra större skada än nytta. Så innan du ger ditt råd, försök känna in: är det bra tajming? Hur ska du kunna leverera det på ett sätt som bidrar?

Konsten att ge ett tips!

Det finns såklart flera olika sätt att ge oombedda råd lite beroende på situationen ni befinner er i. Men en av mina favoriter är ingången: “Får jag ge dig ett tips?” Alternativt, om läget är mer stressat: ”jag ser att du har fullt upp nu men får jag ge dig ett tips som jag tror kan underlätta det för dig?” Genom att ställa den frågan på ett sätt som är varmt och välmenat så luckrar du upp jorden för att så ett frö eftersom du låter personen själv bestämma om hen vill ha rådet eller inte samtidigt som de flesta av oss, om vi får den frågan, blir nyfikna på vad tipset består av.

Sedan händer det såklart ibland att personen inte ändrar sig eller rent utav säger nej och att hen gör något som du som chef verkligen behöver att hen korrigerar eller gör annorlunda. Då får du kanske omformulera och leverera det hen behöver ändra på ett rakare sätt med en motivering så hen förstår varför hen måste göra annorlunda.

Summa summarum: låt nu inte alla dess steg skrämma dig från att börja reflektera över hur du ger råd till andra. Tvärtom, använd dem! Börja reflektera över hur du gör idag och in dem en efter en. Desto mer du över, desto lättare och snabbare kommer det att gå - med bättre och mer relevanta råd som resultat. Dela gärna med dig! Vad är det bästa råd du någonsin fått och varför var det så bra?