19 December: Vardagsvana som chef

Bara för att det är roligt att variera sitt format tänkte jag svara på frågorna i Sardellens brevjulkalender och originalfrågan handlar om vardagsvanor att föra vidare till sina barn, men jag tyckte det kändes roligare att tänka på och skriva om detta utifrån rollen som chef.

Hehe, såhär luftig är bara kalendern när den är sprillans ny och oanvänd men att behålla arbetsdagarna så luftiga som möjligt som chef är en bra strävan just för att det kommer att dyka upp saker ändå.

Sardellen: Berätta om en vardagstradition / vardagsvana att ha som chef.

Mitt svar: Det varierar såklart beroende på vem du är och hur du lever men några olika som gör skillnad är:

Reflektera

Reflektera löpande - under arbetsdagen och/eller i slutet av den samt varje arbetsvecka. Det behöver inte vara mer avancerat än att du tänker igenom:

• Vad hände idag?

• Vad gjorde jag bra?

• Vad har jag lärt mig eller blivit påmind om?

Dels fångar du upp lärdomar och nya insikter men du gör dig också mer närvarande och mer grundad som ledare - och det är alltid positivt.

Stäng av pushnotiserna

Stäng av alla pushnotiser. Nu. Genast. Som chef är det för lätt hänt att falla i fällan att alla mejl och meddelanden som du får är viktiga - det är de inte. Stäng av notiserna och bestäm i stället själv när du ska gå in och kolla mejlen och se till att dina medarbetare ringer dig om det är något som är på riktigt akut.

Boka in mötesförberedelser i kalendern

När du bokar in möten i kalendern - ta för vana att samtidigt boka in förberedelsetid inför mötet. Då minskar du risken för att överfylla kalendern och att inte hinna med att förbere

Ha luft i kalendern

Jag har pratat om vikten av luft i kalendern innan och den förtjänar att finnas med här för om du kan få in denna vardagsvana som ledare kommer du att både må och prestera bättre.

Ha en mentor

Sist men inte minst, har du inte redan en mentor - se till att skaffa en baserat på vad du önskar och behöver i din ledande roll. Genom att ha en till två timmars strålkastarljus på dig, din ledarroll och jobbet du gör som chef får du inte bara hjälp med frågor, tankar och funderingar som du har - det ger dig också möjligheten att få tillgång till andra perspektiv och erfarenheter som utvecklar dig vidare.

Läs mer: Mentorskap för dig som är eller vill bli chef

Har du som läser något bra tips om en vana som du har? Dela gärna med dig!

10 December: Vanligaste utmaningen med att vara chef

Bara för att det är roligt att variera sitt format tänkte jag svara på frågorna i Sardellens brevjulkalender och eftersom frågan för den tionde december också finns med i årssammanfattningen jag brukar göra varje år tweekade jag helt fräckt om den till en som jag brukar få då och då!

Fråga: Vad brukar vara mest utmanande med att vara chef?

Mitt svar: Det varierar såklart beroende eftersom alla har och möter olika utmaningar i sitt ledarskap. Jag har under åren också sett att det ändå finns några olika mönster i vilka sorters problem som jag blir kontaktad för i olika tider vilket är spännande, liknande sorters dilemman tycks liksom hopa sig periodvis. Under det här året har väl topp tre trenderna handlat om att göra sig umbärlig som chef eller, hantera akuta kriser eller leda dysfunktionella arbetsgrupper.

Men generellt är en vanligaste utmaningen med att vara chef personalansvaret, att medarbetare inte alltid gör det som behövs, ska eller fungerar på arbetsplatsen. Sedan kan det se otroligt olika ut hur det tar sig uttryck. Ibland är det enskilda medarbetare som beter sig problematiskt, ibland är det delar av, eller hela, arbetsgrupper som är dysfunktionella - ibland är det både och samtidigt. Snåriga, komplexa situationer med många olika lager och som ofta också får en emotionell koppling för att man som chef bryr sig om personerna man jobbar med och sitt arbete. Dåliga förutsättningar till att leda är inte heller ett ovanligt dilemma eller att man inte får adekvat ledarskapsutbildning och träning i sitt uppdrag.

Tänk vad tråkigt det hade varit ändå om vi alla var sådär rationella och logiska som vi så gärna vill tro? Eller likadana för den delen? Lättare att vara chef hade det kanske varit men nej, just det... Då hade ju arbetslivet varit homogent och mindre lönsamt och inkluderande än vad det borde vara.

Som chef ständigt behöver arbeta inom ledarskapets olika dimensioner parallellt vilket i sin tur kompliceras ytterligare av att allting och alla tenderar att förändras med ojämna mellanrum plus att väldigt få saker inom ledarskap är svart/vitt rätt/fel. Det mesta rör sig inom gråzoner och “beror på” en massa olika saker och det är därför jag kan bli frustrerad av bristen för respekt som både medarbetare och chefer ibland kan visa inför ledande roller. Chefsuppdraget är en egen profession och det är utmanande för alla på olika sätt. Men spännande är det! Och jag är så imponerad av de ledare som jag får följa på olika sätt för de gör verkligen jobbet som krävs både med att leda andra och sig själva.

Vad säger du som läser? Vad inom ledarskap tycker du är svårast?

Pygmalioneffekten, vän eller fiende?

Ett psykologiskt fenomen som är nyttigt att känna till som chef är Pygmalioneffekten, även kallad Rosenthaleffekten. Den togs fram i i slutet på 60-talet av socialpsykologen Robert Rosenthal och bestod, i korthet, av försök där lärare fick veta, baserat på test som gjordes, att några elever i deras klass var extra begåvade. När nya tester gjordes i slutet av läsåret, vilka hade gjort bäst resultat? Dessutom hade visade det sig att lärarnas upplevelser av eleverna var mer positiva och att de utvalda eleverna var enklare att arbeta med.

Eleverna hade dock valt ut slumpmässigt i början på året så det fanns inget som talade för att de skulle prestera bättre än någon annan. Det som syntes var dock mönstret i att lärarnas tankar och upplevelser av eleverna påverkades av deras förväntan på dem vilken i sin tur påverkade deras bemötande och undervisning av dem vilket i sin tur påverkade deras resultat.

En förenklad sammanfattning av fenomenet:

Pygmalioneffekten = höga förväntningar —> beteendepåverkan —> bättre resultat

Alltså, det du som chef tänker om dina medarbetare och förväntar dig av dem kommer att påverka hur du beter dig och leder dem, vilket i sin tur påverkar deras resultat.

Det du som chef förväntar dig av dina medarbetare kan bli självuppfyllande profetior där ditt ledarskap också blir en del av skapandeprocessen. Därför är det viktigt att tänka på vad du tänker och hur det speglas i ditt beteende! Bild: Photo by Amy Hirschi on Unsplash

Pygmalioneffekten, vän eller fiende?

Och då är den spännande frågan - är Pygmalioneffekten en vän eller fiende till dig som chef? Ja, om vi hårdrar det… Det beror på vad du tänker om dina medarbetare!

Samtidigt är ingen felfri och jag tror inte jag mött en enda person som alltid bara tänkt positiva tankar om alla andra människor i alla väder. Det handlar alltså inte om att någon gång då blir trött, irriterade eller frustrerad på dina medarbetare utan snarare att din grundläggande uppfattning om dem personer i deras yrkesroll. Det är exempelvis därför Karin Ondhoffs tips om att tänka något positivt om medarbetaren innan ett svårt samtal är så bra.

Och det jag har sett genom åren är att medvetenheten om att Pygmalionefffekten finns brukar vara en bra påminnelse om att du som chef kan påverka och bidra till dina medarbetares prestationer och beteenden på jobbet över tid. Det du som chef förväntar dig av dina medarbetare kan bli självuppfyllande profetior där ditt ledarskap också blir en del av skapandeprocessen. Därför är det viktigt att tänka på vad du tänker och hur det speglas i ditt beteende!

Vad säger du som läser? Kände du till Pygmalioneffekten sedan tidigare? Har du några frågor kring detta eller vill at vi utvecklar ämnet ytterligare?

Snabbare beslut

Jag hörde eller läste, minns tyvärr ej var nu, att en framgångsfaktor hos en entreprenör var att “kunna fatta beslut snabbt” och i gengäld “låta det ta tid att ändra sig”. Något i detta klingade till hos mig. Inte för att jag medvetet skjuter på saker eller undviker att ta beslut i vanliga fall men jag har ändå anammat detta de senaste månaderna och kan se att jag fattar snabbare beslut. Ungefär såhär:

• Situation X uppenbarar sig

• Insikten: “Okej, jag behöver bestämma detta” följt av:

• Kvick research - helst på direkten så att jag har underlagen till att kunna göra nästa steg under de kommande timmarna eller arbetsdagarna…

• Reflektion:

  • Vilken nytta gör detta för verksamheten nu?

  • Framåt?

  • Linjerar det med den långsiktiga planen?

  • Förverkligar det den långsiktiga planen?

• Fatta beslutet. Motivera det!

• Handla

Och framförallt - inte lämna så mycket utrymme till eftertanke. Inte återvända och grunna efteråt. Var det bra? Skulle jag gjort annorlunda? Alltså, reflektion är alltid bra men det är skillnad på att reflektera och älta. Jag kan absolut falla in i det senare och genom att följa stegen ovan vet jag att beslutet är välgrundat. Stryper jag sedan möjligheten att tänka på det efteråt blir jag snabbare och det har gjort mig gott som företagsledare. Jag känner mig mer rakryggad. Bestämd. Grundad. Det är trots allt en jäkla massa beslut som måste fattas varje dag oavsett vilken ledarroll du har och som du dessutom måste fatta för att behålla styrfarten. Varför göra det svårare för sig än vad man måste, eller hur?

Korrigeringssamtal, en betydelsefull doldis

Det finns en rad olika anledningar till varför du som ledare behöver ha svåra samtal. Ett av dem som ofta förbises eller bara görs i farten och vars betydelse ofta gravt underskattas är det jag brukar kalla korrigeringssamtal. Den exakta modellen för hur dessa kan genomföras ingår när jag utbildar inom svåra samtal - men jag vill ändå lyfta fram korrigeringssamtalet just för att det är en betydelsefull doldis som fler chefer borde använda när det behövs.

Det känns ibland taskigt, svårt och obekvämt att ha korrigeringssamtal som ledare men dessa samtal är ett viktigt ledarskapsverktyg. Hur ska medarbetaren kunna göra och bete sig annorlunda om du som chef inte tar upp det med hen? Bild: Vitaly Gariev on Unsplash

Korrigeringssamtal, en betydelsefull doldis

Korrigeringssamtalets syfte är precis vad namnet antyder: att någonting i medarbetarens prestation eller beteende behöver korrigeras på ett eller flera vis. Ibland är det en liten detalj som måste justeras, ibland är det en stor. Ibland är det många i varierande storlek som inte fungerar samtidigt. Är fallet det sistnämnda är det viktigt att du som chef väljer en till två, absolut max tre, saker att lyfta på mötet eftersom det inte kommer att bli konstruktivt att ha fler än så.

Tänk själv: om någon skulle komma med en bok tjock som ett uppslagsverk och dänga i bordet full av dina brister och fel - hur sugen skulle du bli att erkänna att de har rätt utan diskussion eller möjligheten till att försvara dig? Och hur pepp skulle du bli att förändra ditt beteende? Inte jätte.

Alltså, välj sakerna som du vill lyfta med omsorg och ta de punkterna som du 1. har mest underlag för och 2. som du tror kan ge störst effekt om de åtgärdas. Spara resten till senare eller lägg dem till handlingarna.

Notera att det inte är så att ett misstag = ett korrigeringssamtal. Men om du ser ett mönster i form av problem som är återkommande, eller att medarbetarens beteende och/eller prestation haltar rejält eller mer och mer - då är det troligen dags.

Poängerna med att ha korrigeringssamtal är flera:

Snällt gentemot medarbetaren

Hur ska någon kunna göra något bättre eller annorlunda om de inte vet att det önskas av dem? Genom att ha korrigeringssamtalet ger du som chef medarbetaren förutsättningar att faktiskt göra en förändring. Sedan kanske inte medarbetaren ser det så men det är en annan historia.

Snällt mot teamet

Arbetsgruppen kommer att påverkas om en medarbetare inte gör sitt jobb ordentligt, därför är det viktigt att du som chef följer upp och agerar om en medarbetare svajar för mycket.

Snällt mot verksamheten och dig själv som chef

Genom att ha korrigeringssamtal som dokumenteras, där både du och medarbetaren läser och signerar vad ni kommit överens om får du på pränt vad medarbetaren behöver göra annorlunda framåt. Genom att ha det dokumenterat hjälper du dig själv om problemen kvarstår eller eskalerar. Det i sig är snällt både mot dig själv som chef och verksamheten i stort som direkt förlorar på medarbetare som inte fungerar.

Vad säger du som läser? Har du haft korrigeringssamtal som ledare och dokumenterat dem? Vad hände då? Eller var detta nytt? Dela gärna med dig!

---

Skulle du vilja utbildas inom svåra samtal och hur du kan hålla sådana som chef? Hör av dig till clara@bossverket.se för att få mer information om kommande utbildningstillfällen.