Luft i kalendern

Jag vet inte hur många gånger jag hitintills har hjälpt chefer och företagsledare att ändra sättet att se på och arbeta med sin kalender och räknar iskallt med att det kommer att bli fler eftersom det här är ett väldigt vanligt utvecklingsområde. Och det är inte så konstigt! Ledande roller blir ofta snabbt fulltecknade - både med möten men också saker som behöver göras. Så hur kan man göra då för att få luft i kalendern och därmed både skapa sig mer tid till att lösa saker som dyker upp men framförallt marginaler som gör gott?

Läs mer: Det är jobbigt att arbeta hållbart

Luft i kalendern anses ofta vara en lyxvara och på sätt och vis stämmer det - men om det inte är en särskilt intensiv period så kan nio av tio chefer ge sig själva mer av detta i vardagen. Bild: Eric Rothermel on Unsplash

Luft i kalendern

Luft i kalendern är vad det låter som: mer obokad tid. Typ det lyxigaste som finns. Tid att göra det som behövs allra mest just nu och det finns såklart flera sätt att skapa det på. Det allra enklaste torde vara att sluta boka in saker överhuvudtaget - i gengäld är det sällan görbart i dagens arbetsliv så tur då att fler alternativ finns.

Bestäm dig

Först och främst: det viktigaste du behöver göra är att bestämma dig. Är det här viktigt för dig? Vill du må bättre och därmed göra annorlunda?

Inte? Då fortsätter du som vanligt.

Om ja? Ja, då är det dags att inse att det finns bara en som har den yttersta makten över din kalender och det är du. Absolut kan andras behov påverka dina dagar som chef och rent utav behöva gå före dina egna önskemål men i slutändan är det ändå du som bestämmer vad du fyller dina dagar med och inte.

Rimlig arbetsbelastning - det vill säga runt åttio procent

Forskningen är entydig: en av de viktigaste faktorerna till att undvika utmattning är att ha en rimlig arbetsbelastning och faktumet att det inte spelar någon roll hur väl vi planerar om det är så att vi överfyller våra almanackor i förhållandet till kapaciteten vi har. En sund och smart sätt att tänka är att vi ska vara belastade till ungefär åttio procent som regel för att ha ytterligare en växel att lägga in när det verkligen behövs. Och jag vet att det finns de chefer som sätter i halsen när jag säger så för det är så kallat “slöseri” med arbetstid, resurser och cash att medarbetare inte ska prestera hundra procent hela arbetsdagen.

Innebär det att resten är dötid? Slöseri med tid? Nej - det kommer alltid dyka upp mer jobb. Men genom att planera för åttio procent så har du marginaler att saker kan tillkomma och folk kan bli sjuka till skillnad från om du planerar för hundra på förhand.

Sjysta deadlines

Jag har nämnt detta förr när det kommer till att jobba hållbart men att ge sig själv så sjysta deadlines som möjligt ska inte underskattas. De ska alltså inte bara vara rimliga utan också ha lite marginal så du inte behöver springa från deadline till deadline med andan i halsen. Räkna med att allt tar längre tid än vad du hoppas och tror för det är oftast så.

Förberedelsetid

Ett annat underskattat verktyg är att boka in förberedelsetid i kalendern. Har du ett möte som ska förberedas? Boka inte bara in mötet då utan lägg också in den där halvtimmen som du behöver för att preppa för mötet. Gör detta till en vana och du kommer att tacka mig sen!

Fokustid

Ytterligare en bra sak att börja med är fokustid där du avsätter tid i kalendern för när du ska göra de där arbetsuppgifterna som behöver det. Annars är risken att en börjar skjuta på dem och så halkar man efter och så är den negativa spiralen igång.

Lägg in en tidslucka mellan varje grej

Ytterligare ett knep är att bara köra back-to-back-möten som undantag och i stället vara noga med att lägga in en tom tidslucka mellan varje möte som standard. Genom att ha luckor ger du dig själv marginaler.

Och då kan man ju fråga sig - hur får man mer luft i kalendern genom att boka in saker? Tricket med att göra detta konsekvent är att du får mer gjort och det i kombination med en rimlig arbetsbelastning, sjysta deadlines och tidsluckor ger mer luft i kalendern. Något som gör oss mindre stressade, dels för att du kan vara mer närvarande vilket i sin tur gör att du leder bättre och det blir en positiv spiral. En annan fördel är känslan av att ha koll och att hinna med som också bidrar till att stressnivåerna regleras.

Vad säger du som läser? Hur mycket luft har du i din kalender?

Sömnigt ovisst

God morgon! Hur mår du idag? Med mig är det sömnigt värre. Misstänker att faktumet att alla i huset sover och jag är den enda som är vaken bidrar till det. Det är nästan lite för rofyllt att ligga här i soffan med katt över benen, värmekudde på fötterna och känna av den mjuka stämningen för att orka tänka jobb och på vad som ska hända i veckan. Än mer när hela veckan känns oviss? De allra flesta planerna är nämligen bara halvbokade och ska stämmas av närmare.

Har absolut inte lämnat pyjamasen än, är alldeles för ruggigt för att göra det frivilligt innan man måste!

Så det står väl först på agendan antar jag? Att börja checka av vad som händer och inte. Det jag vet kommer hända är ett besök i Malmö för att träffa en av mina mentorsklienter. Rådgivning är inbokat, bloggartiklar ska skrivas, en utbildning ska levereras och resten? Det ger sig på vägen.

Vet du hur din vecka ser ut än eller är det ett lika oskrivet som för min del?

Regn och rusk

I skrivande stund är det regnigt och ruskigt och jag kan se de blöta trädtopparna utan tornfönstret vaja fram och tillbaka. Själv ligger jag nedbäddad i sängen med en riktigt mustig lingsryta i magen, en kopp kaffe i handen, lyssnar på en master class och vilar ut resterna av migränen som jag åkte på i torsdags eftermiddag. Mysigt!

Nu känns det verkligen som att jag får kombinera bebisliv och arbetsliv och det är verkligen en underbar blandning. Som jag njuter!

Vad hände?

Den här veckan har varit vansinnigt varierande - precis som jag älskar att ha det. Jag har fått djupdyka in i texter och utbildningsmaterial, det vill säga jättenördigt och ha en massa göttigt flow. Men också fika och träffa massa härliga människor, mingla på mässa och lära känna nya personer. Har haft både inbokade och spontana möten som alla gjort mig så himla glad och pepp över att vara tillbaka på jobbet igen. Dessutom fortsätter min “research”-runda vilket gör att jag får se intressanta webbinars och föreläsningar vilket är väldigt stimulerande. Jag har en väldigt bra idé vars plan nu håller på att växa fram i bakhuvudet, jätteroligt att få gå och fnula på.

Vad hände inte?

Vet du? Jag har slarvat som fasiken med att dricka vatten om dagarna. Det har varit en vana som suttit i ryggmärgen länge och än mer nu när jag ammat men nu när vardagarna ser annorlunda ut har jag tappat vattendrickandet. Inte alls bra och något jag ska ha med mig i nästa vecka att göra annorlunda med.

Mest minnesvärda?

Det har faktiskt hänt en sak som är riktigt minnesvärd och som fått mig att fånle de senaste dagarna. Ledsen för att säga A men inte B men inom kort får du veta rubbet.

Även om det blev ett bakslag är jag fortsatt taggad för att komma igång ordentligt med träningen. Ska bara mjuka upp min plan för uppstarten ytterligare så att den blir än mer hållbar.

Något kul?

Mitt första träningspass! Nu finns det en plan för hur jag ska börja träna igen och känslan att få använda kroppen… Mhmm, den är verkligen awesome. Är häftigt hur muskelminnet funkar för det var flera övningar där det bara krävdes två, tre repetitioner så föll man in i det igen.

Det sämsta? 

Bakslaget jag åkte på efter träningspasset på onsdagen. Såhär, träningspasset i sig gick bra. Jag hade bara träningsvärk i magen och var seg som tusan i kroppen dagen efter. Men så hade jag inbokat att åka iväg till Skåne Innovation Day på torsdagseftermiddagen och det gjorde jag - men att stå några timmar i mässmiljö när jag redan var sliten blev alldeles för bra. Började få huvudvärk redan där och i bilen på vägen hem med bländade solsken i backspegeln blev migränen ett faktum och sedan låg jag utslagen hela kvällen och natten. Det släppte som tur var efter det men usch, det var länge sedan jag upplevde en sån migrän-tia. Fördelen med detta är att det ändå släppte redan på fredagen men också att jag hittat min tillfälliga maxgräns. Träningen ska alltså fortsätta smygas igång och jag ska se till att dagen efter blir lugn nu till en början.

Mest utmanande?

Jag tappade ju nästan hela arbetsdagen i fredags och det var väl inte riktigt vad jag hade tänkt. Tur då att jag faktiskt hade lite marginaler inplanerade så det är inte hela världen.

Mycket fika har det blivit och jag har hunnit gästa alla fik på byn minst en gång under veckan. Efter att ha testat allas havrecappucinos kan jag avslöja att de alla är goda. På Café Old Fashioned fick jag fint sällskap med!

Vilket fokus gav mest resultat?

Jag gjorde en övning i att skriva ner hundra saker jag är tacksam för och det var en riktigt, riktigt rolig övning. Tyckte den var lätt och det var både pirrigt och göttigt att få bryta ner och sätta tacksamhetskänslorna på pränt på ett så massivt sätt. Det var välgörande!

Någon ledarskapstanke?

As always många. Nu än en gång om betydelsen av att leda som en lär. Det funkar verkligen inte att säga en sak och göra en annan som chef. Risken är tyvärr stor då att förtroendet för en sjunker snabbt.

Vad händer i helgen då?

Min moster kommer hit och hälsar på vilket är något jag har sett fram emot länge. Jag ska dessutom iväg på brunch på söndagen vilket känns ruggigt lyxigt!

Inser nu när jag skriver att veckan, när jag tänker tillbaka på den, känns som om den har varit jättelång. Det blir väl så när mycket händer antar jag. Med det sagt får det bli dags att hålla helg! Hör hur Vd:n håller på att vakna från sin nap nu på nedervåningen. Berätta gärna: hur har din vecka varit?

Ditt ledarskap handlar inte om dig som chef

Det finns många viktiga saker att lära sig som ledare men en av de allra viktigaste? Det är att ditt ledarskap inte handlar om dig som chef.

Ditt ledarskap handlar om verksamheten du ansvarar för, medarbetarna som du leder och organisationen du är en del av. Att ni blir både lönsamma och välmående och jobbar på ett sätt som är långsiktigt hållbart.

No more. No less.

Enkelt att säga - desto mer komplext att förverkliga. Inte minst eftersom det innebär att du behöver bemöta och tillgodose många olika behov parallellt trots att de ibland krockar med varandra.

Läs mer: Ledarskapets olika dimensioner

Desto tidigare en inser att ditt ledarskap inte handlar om dig som chef desto lättare blir det men det innebär inte att man måste göra det innan man kliver in i chefsrollen. Tvärtom är det vanligt att man inser det väl i den! Bild: Kelly Sikkema on Unsplash

Ditt ledarskap handlar inte om dig som chef

Det är just därför ledarskapet inte handlar om dig samtidigt som det oftast är nödvändigt att jobba med sig själv som ledare. Inte bara för det är lättare att ändra oss själva i första hand utan för när vi lär känna oss själva och har vår ledarskapsfilosofi på plats - då får du andra verktyg och en förbättrad kapacitet till att leda andra. Och det är vad vårt uppdrag handlar om.

För min egen del tog det rätt många år att inse detta men till slut så föll polletten ned och gjorde sin skillnad. Vad säger du som läser om detta?

April 2023

Alltså, dessa känns ju som evigheter sedan och jag var på väg att inte publicera det alls. Jag menar, hur relevant är en månadslista från april nu? Inte alls! Samtidigt var dessa månadslistor länge det enda jag fick möjlighet att skriva i bebisbubblan och de tjänar ändå som en liten inblick i livet var då. Så eftersom jag vill spara dem för min egen skull landade jag ändå i att publicera dem ändå. Som ett litet bokmärke för mig själv.

Barnvagnen blev mer och mer impopulär men kunde som tur var ersättas av selen så vi fick dosera frisk luft.

Månadens teveserie:

Det har som vanligt blivit en salig blandning på den här fronten! Big Bang Theory har blivit den som står på i bakgrunden vissa kvällar. Jag har tittat om på Arcane som fortfarande är otrolig. Vi har börjat se Succession, en obekväm historia. Det är hemskt att behöva se sådan inkompetens och social plåga och vi ömsom kvider och ömsom bara häpnas över hur skrupellösa de olika karaktärerna är. På måndagar fortsätter vi att se Vinlands saga och nu är den så intense att en längtar efter nästa måndag och nästa avsnitt.

Månadens musik:

Blandad kompott men mest sjungs det vaggvisor och allehanda ur minnet från mina kör-dagar. Liten älskar att bli sjungen för så det är bara att tralla på och det gör vi dagarna i ända.

Månadens spel:

Har blivit en del Sçythe faktiskt när V sover på mig på förmiddagen. Ypperligt tidsfördriv och jag har rent ut av ökat på min ELO på köpet.

Månadens godaste dryck:

Fortsätter sluka 2,5 plus liter vatten om dagen. Är alltid törstig i princip och tacksam över min vattenflaska på sju deciliter - hade varit orimligt många vattenglas annars. Vet inte om jag någonsin har varit såhär törstig förut?

Testade de flesta sorterna och favoriten är tveklöst inte den på bilden utan den med saltlakrits! Resten är goda med men inte riktigt lika vassa.

Månadens godaste mat:

Precis som förra månaden har jag ätit väldiga mängder spenatsoppa, den är verkligen förträfflig och en annan fördel är att den kan värmas på om igen utan att tappa smak. Vilket behövs eftersom jag sällan får i mig all lunch i en sittning. Det har också blivit både en och två påsar med dadlaran från Dave and Jon’s, grymt goda!

Månadens sysselsättning:

Ta hand om Vilden solokvist medan M jobbar, en kär ansträngning och det är verkligen mycket mysigare än vad jag först trodde att det skulle vara. Sakta, sakta försöker vi hitta vanor som passar oss i nuet. Han har dessutom haft en rejäl tillväxtspurt och velat amma typ varannan timme dygnet runt. Något som känns av i kroppen hos oss båda, på en månad har han gått upp 1,5 kilo och jag känner mig helt utammad, haha.

Månadens höjdpunkter:

Hänget med VD:n och framförallt känslan av att kunna ta hand om honom samt att börja träffa vänner och familj igen. En annan awesome sak var att vi kunde ägna påskhelgen åt att rensa undan i trädgården och vårstäda ordentligt här, det behövdes och gjorde oss gott. 

Månadens bottennapp:

Den första förkylningen som kom och hälsade på, en mild omgång men likväl en oangenäm upplevelse.

Våren kom till slut och badsuget började tränga sig på.

Månadens oväntade:

Hur jobbigt det är att halvsitta och försöka sova eftersom förkyld bebis än mer vill sova på en? Samtidigt som man sjukt nog vänjer sig och får mer och mer slummer detta till trots.

Månadens bästa beslut:

Är fortfarande så tacksam att M var hemma så länge efter förlossningen. Såklart hade det fungerat även om han började jobba tidigare men jag upplever att jag har helt andra förutsättningar att kunna göra det här när vi har haft en stark gemensam start på livet med bebis.

Månadens bästa inköp:

Frisörbesöket som äntligen blev av och som behövdes! Bebis fick hänga med och satt i mitt knä hela sittningen.

Månadens påminnelse:

Hur fort dagarna går trots att vi inte gör något särskilt? Vet inte var de tar vägen allvarligt talat.

Vi har så sakteliga börjat bege oss ut i världen och lära oss vad det innebär att åka runt med bebis. Så mycket praktiska saker att tänka på? Som tur var fungerar det bra att amma överallt och hos barnmorskan var det extra bra eftersom fåtöljerna där är megasköna, hehe.

Månadens anteckning:

Denna? Hinner inte skriva mycket alls.

Månadens klädesplagg:

Allt amningsvänligt, behöver nog investera i några mer amningströjor och linnen framöver. Allt blir ju nedkladdat och nedkräkt på störten.

Månadens bok:

Vår första egna utflykt bar av till biblioteket och lånade en sagobok till V, grymt mysigt. Själv läste jag På västfronten intet nytt eftersom jag insåg att jag knappt minns den alls när vi såg filmen. Var inte många likheter dem emellan med facit i hand även om båda är bra på sina olika sätt. Finns ingenting i boken som romantiserar krig samtidigt som den är brutalt vackert skriven på sina ställen.

Den artikel jag är mest nöjd med den här månaden:

Ingen särskild eftersom jag inte skrivit något, hehe.

Bebisbubblan so far: trött och vansinnigt mysig.

Månaden i en mening:

Jag klarar mer än vad jag trodde!

Känslan nu när den är över?

Vårspritter och glädje.

Månadens nyhet?

Har ingen aning. Minnet är som teflon!

Vad händer framåt?

Jag ser fram emot maj, mer vår och att bara vara.

Tillbakablick på tidigare månader: Mars, Februari, Januari