Chefens årshjul - bli mer proaktiv som ledare

För dig som varit med här förr kommer det inte som en överraskning att jag förordar vikten att försöka arbeta både metodiskt och proaktivt som ledare. Inte i allt hela tiden men genom att ha en långsiktigt plan för din arbetsgrupp och hur du vill leda dem så kommer du att ge dig själv en bättre och mer hållbar arbetsmiljö. Och vem vill inte ha det? Här kan ett årshjul vara ett bra verktyg att använda sig av och jag tänkte att vi ska gå igenom hur du kan bygga ditt!

Chefsårshjulet hjälper oss som ledare att få en överblick över vad som komma skall vilket både gör oss mer förberedda och proaktiva i vår ledarroll som ofta är full nog av överraskningar. Bild: Kelly Sikkema on Unsplash

Chefens årshjul - bli mer proaktiv som ledare

Riktningen = dina mål, ditt syfte och arbetsgruppens behov av dig som ledare

Om du ska göra ditt egna årshjul blir resultatet i princip alltid bättre om du tar avstamp i din vardag och ditt specifika ledaruppdrag. Vilka mål ska du realisera med hjälp av ditt ledarskap? Varför är de viktiga för dig att nå? Och, vilka behov behöver du tillgodose hos arbetsgruppen respektive verksamheten? Det är tre stora frågor som du behöver börja med eftersom ditt årshjul ska hjälpa dig att nå målen som du har. De kommer att bidra med riktningen och vart det är du ska någonstans i ditt uppdrag.

Exempel på mål:

• Utveckla teamkänslan i gruppen, bli mer umbärlig som ledare med ökat engagemang hos medarbetarna

• Ökad tillväxt och bättre produktivitet samtidigt som välmåendet i gruppen ska vara högt

• Vidareutveckling och föryngring av både arbetet och arbetsmetoderna

Välj mål utifrån verksamhetens och gruppens och den utveckling du ser behövs och motivera dem för dig själv. Varför är de viktiga? Varför vill du nå dem? Vilken tidsrymd är rimlig att ha för denna ambition? Räcker ett år eller kommer det att behövas mer tid i anspråk?

Kartlägg dina ansvarsområden och arbetsuppgifter

När vi vet riktningen är det dags att titta på vad som görs och behöver göras:

• Vilka olika ansvarsområden har du?

• Vilka arbetsuppgifter ingår där?

• Varför gör du dessa olika saker?

• Hur brukar du göra dem?

• Finns det några särskilda intervaller, hålldatum eller deadlines som bara måste göras?

• Har verksamheten, gruppen du leder, du i ditt uppdrag eller du i ditt privatliv någon särskild hög/lågsäsong att ta hänsyn till?

• Hur ser dina förutsättningar ut under året? Om du exempelvis drabbas av säsongsdepression eller allvarlig pollenallergi kan det vara förutsättningar som ska tas i beaktning så du inte planerar in maximalt med saker då - förutsatt att du kan låta bli det.

• Finns det något från tidigare år som du kan behöva ha med i kommande årshjul?

Fyll sedan också syftet med de olika arbetsuppgifterna samt frekvensen för hur ofta eller när du behöver göra dem. Detta kommer troligen ge dig en rätt så samlad bild över vad du gör om dagarna! Det här kan också vara en lista som är bra att stämma av med din rollbeskrivning och som i förlängningen kan användas till kommande löneförhandling.

Fördelen med att göra sitt årshjul baserat på föregående år är att det blir verklighetsförankrad och sedan kan man ofta, med sina uppdateringar och justeringar, använda det som grund för nästa år. Bild: Kelly Sikkema on Unsplash

Chefsårshjulets uppbyggnad

Chefsårshjulet kan, och bör, såklart se olika ut beroende på vilket ledande roll du har, verksamheten du arbetar för och arbetsgruppen. Större organisationer har dessutom ofta riktlinjer och regler för hur ofta utvecklingssamtal, löneförhandlingar eller revisioner ska göras. Med det sagt rekommenderar jag att du baserar årshjulet utifrån följande områden:

Ekonomi

Här ingår allt ifrån budgetplanering, ekonomisk uppföljning, affärsutveckling och lönesamtal. Närvarorapportering och attestering av fakturor likaså. Kort och gott alla budgetdrivande eller påverkande aktiviteter som en som ledare ofta behöver ha löpande koll och uppföljning mot men också förbereda sig inför större moment som exempelvis budgetarbete. Märk upp viktiga datum under året och boka gärna in tider i kalendern när du ska arbeta med detta så att du inte kommer på det två dagar innan materialet ska lämnas in.

Arbetsmiljö

Som ledare har vi ett stort arbetsmiljöansvar och hur det sedan verkställs i praktiken kan se olika ut mellan organisationer och mellan chefsuppdrag så vilka aktiviteter du behöver göra känner du nog bäst - men se till att föra in dem i ditt årshjul. så att du får en överblick över dem.

Teamet

Även här kan en göra olika men jag brukar skilja på teamet som helhet och medarbetarna individuellt eftersom jag vill göra det tydligare vilka olika aktiviteter som gäller för hela gruppen och dess utveckling respektive de olika personerna som utgör gruppen. Deras behov kan nämligen se olika ut och då vill jag minska risken för att missa något. Gruppaktiviteter kan alltså vara allt från personalmöten och de dagliga avstämningarna till större konferenser och kick off:er.

Medarbetarna individuellt

Medarbetarsamtal har såklart en given plats här! Har inte din organisation en rutin och policy för hus ofta de ska hållas så rekommenderar forskningen att de genomförs två gånger per år för att ge så mycket värde som möjligt. När på året passar det verksamheten och ditt schema bäst att ha dem?

Övrig administration

Vissa av oss har, utöver ansvaret för områdena ovan, också andra administrativa sysslor. Leveransrapporter, projektplanering eller annat kul som utbildningsinsatser för dig och medarbetarna. Hur ofta och när behöver du göra detta? Genom att boka in tid för detta kommer du att säkerställa att du har tid för dem i din kalender och inte behöver göra dem utöver din ordinarie arbetstid.

Övriga aktiviteter

Har du sedan aktiviteter och uppgifter som inte passar in i någon av ovan nämnda kategorier? Ja, ge dem egna namn eller ha en dem som övriga aktiviteter. Är klokt att inte ha för många grupper bara eftersom det då ofta blir mer komplext och

Bonustips #1: Om du har möten som återkommer varje månad/kvartal/halvår - då kan det vara värt att prova att boka in dem för de kommande månaderna redan nu, gärna i form av fasta mötestider så slipper ni det extra administrativa arbetet med att hitta en ny mötestid som passar alla från gång till gång.

Bonustips #2: Ge varje aktivitetsområde i ditt årshjul en egen färg i kalendern! Då kommer du snabbt kunna se och känna igen de olika blocken.

Ett av mina ledord här i livet är “keep it simple” och därför brukar jag göra mitt årshjul rakt in i min kalender - vilket gör det överskådligt och en del av min vardag. Bild: Estée Janssens on Unsplash

Så gör du ditt eget chefsårshjul

Det finns flera olika betallösningar för att göra årshjul men om man inte har tillgång till sådana verktyg via sin arbetsgivare (eller vill pynta för det själv) funkar det minst lika bra att utgå från sin egen kalender oavsett om den är digital eller analog. Jag själv gör detta av en enkel anledning, jag vill inte lägga timmar på att göra mitt årshjul utan jag vill ha något som är snabbt och enkelt som möjligt. Ta bara fram årsvyn så att du ser alla månaderna framför dig och helst deras olika veckor och datum och börja skriva.

1: Vilka aktiviteter måste göras oavsett målet? När måste de vara gjorda med vilken marginal?

Jag försöker att alltid ha minst en, helt två, veckors marginal när jag planerar in saker och det av anledningen att jag kan bli sjuk eller få saker som trillar in som behöver prioriteras före. Är inte alltid det fungerar eller är möjligt men går det så underlättar det.

2. Vilka aktiviteter krävs för att du ska nå ditt/dina mål för året? När ska de göras?

Alla har vi arbetsuppgifter som är ett måste i vårt ledaruppdrag medan andra aktiviteter hänger mer ihop med målen vi har. Vad behöver du göra för att nå ditt mål och när behöver du göra vad? Genom att svara på de frågorna och sedan föra in detta i ditt årshjul kommer du att ha en mer genomtänkt plan vilket också ökar möjligheten till att du lyckas.

3. Skilj på “need to do” och “nice to do”

Det är lätt hänt när man sitter och planerar att allt känns lika viktigt och just därför brukar jag skilja på “need to do” och “nice to do” så att man har koll på vad som är måsten och vad som kan prioriteras bort om det behövs.

Genom att se på, planera in och skriva upp sitt arbetsår på det här sättet kommer du att bli mer proaktiv som ledare vilket troligtvis också ger dig mer utrymme till att hantera saker som dyker upp på vägen. Om vi vet vad som behöver göras under året blir vi dessutom tryggare och bättre i vår ledarroll. Fördelen med detta är också att vi ofta, med uppdateringar och justeringar, också kan kopiera föregående årshjul till det nya året så vi inte måste “uppfinna hjulet igen” (höhö).

Alltså! Chefsårshjulet kan låta massivt men det är så nyttigt att ha och att göra och om du använder dig av det kommer du att tacka mig för om ett år eller två för att ditt arbetsår blir mer överskådligt och proaktivt. Och eftersom denna text nu är evighetslång tänker jag mig att jag sätter punkt här. Har du några frågor, reflektioner eller tips att dela med dig av? Gör det i kommentarsfältet!