Robotchef eller blodigel? Att vara personlig eller privat som chef

Det är dags att syna ytterligare ett viktigt ledarskapstema i sömmarna, nämligen gränsen mellan att vara personlig eller privat som ledare. Genom att lära känna varandra på jobbet så bygger vi starkare relationer med varandra och det kräver att du också delar med dig av dig själv. Men om den ena ytterligheten är att vara en iskall robotchef och den andra är att vara en alltför påstridig blodigel: var går gränsen mellan de två? Vad är viktigt att tänka på och vad bör du undvika att göra som chef?

Det finns säkerligen en uppsjö av olika definitioner av att vara personlig respektive att vara privat som chef och på jobbet. Men min tanke är att:

Privat = information och händelser som inte tillför dina kollegor och medarbetare, din arbetsplats eller din yrkesroll något om du delar dem. Tvärtom är det saker som du antingen behåller för dig själv alternativt delar med dina nära och kära.

Personligt = information, händelser, anekdoter som kan berika era relationer eftersom du hjälper människor omkring dig att lära känna dig bättre.

Läs mer: Kompis och chef på samma gång

Don't! Glöm inte heller bort att vi har alla har olika definitioner av vad som är personligt och vad som är privat. Det du ser som allmän information kan uppfattas som ovan av mottagaren. Bild: Robin Higgins från Pixabay 

Don't

Ignorera skillnaden mellan att vara personlig och privat

Ett vanligt misstag är att inte reflektera över eller göra någon skillnad på att vara personlig eller att vara privat och det leder ofta i sin tur till en av de två ytterligheterna: antingen så blir en alldeles för personlig eller alldeles för privat.

Att vara för personlig och dela med sig av (eller få) information som vi inte vill ha om varandra kan leda till att vi inte känner oss obekväma med varandra. Alternativt att vi uppfattar den som är för personlig för oprofessionell. Att vara för privat kan i gengäld också skapa en känsla av otrygghet och det kan bli svårt att få tillit till varandra om chefen inte delar med sig av någonting som påvisar sin mänsklighet.

Glöm bort företagskulturen

Alla arbetsplatser har olika företagskulturer som präglar hela organisationen. Alltifrån hur ni arbetar, hur ni pratar om och på jobbet, hur ni umgås och vad som är "okej" och inte att göra, tycka och säga. Vissa är mer personliga och familjära medan andra är mer formella och hierarkiska. För dig som ledare är det alltså inte bara viktigt att lära känna just er företagskultur utan också komma ihåg att ni inte bara påverkas av den - ni skapar och upprätthåller den med, i och genom ert dagliga arbete.

Detta innebär alltså inte att du måste göra som alla andra i organisationen. Tvärtom. Det finns många organisationer som hade tjänat på ett mer personligt och mer medmänskligt ledarskap. Men det är viktigt att ha med organisationens behov och nuvarande kultur i bakhuvudet som ledare.

Gör en copy paste

Givetvis finns det mycket att lära sig av hur andra ledare arbetar och drar sina gränser mellan att vara personlig och privat. Men! Eftersom vi alla är olika är det dumt att göra en cope paste och försöka anamma någon annans ledarstil rakt av. Reflektera över var dina gränser går mellan att vara privat och personlig. Vad är du bekväm med att dela med dig av och inte på jobbet? Hur vill du vara som ledare och vilken organisationskultur vill du att du och personerna i ditt team ska ha?

Genom att lära känna dina egna gränser så kommer du bli tryggare i din ledarroll och kunna bygga mer genuina relationer med människorna som du arbetar med och leder.

Don't! Glöm inte heller bort att vi har alla har olika definitioner av vad som är personligt och vad som är privat. Det du ser som allmän information kan uppfattas som ovan av mottagaren. Bild: Pexels from Pixabay

Do

Var personlig - inte privat!

Du har så mycket att tjäna på att vara personlig som ledare - bättre relationer ger i regel högre engagemang bland medarbetarna vilket i sin tur ger bättre resultat. Robotchefer kommer att vara sönderrostade i framtidens arbetsliv där ett medmänskligare ledarskap råder och motsatsen... Ja, de lär inte heller ha särskilt mycket utrymme att röra sig på. Var medveten om skillnaden mellan personlig och privat och våga vara det senare genom att...

Bjuda på dig själv

Våga bjuda på dig själv, den du är, livet du lever, misstag du gör eller anekdoter. De flesta av oss tycker det är roligare och enklare att arbeta med personer som vi känner eftersom vi känner oss tryggare med varandra.

Respektera både dina och andras gränser

Precis som du inte kan tvinga andra att dela med sig av saker som de anser vara privata behöver du inte heller dela med dig av saker du inte är bekväm med. Genom att lära känna var dina gränser går kommer det att bli lättare att hitta din balans i att vara personlig. Och respektera både dina egna och andras gränser när det kommer till personlig integritet. Är du någon gång osäker på var någon annans gräns går?

1. Rannsaka dig själv om det du undrar är any of your business. Om det inte är det - låt bli att ställa frågan eller ta upp diskussionen.

2. Om det är en för arbetet relevant fråga/samtalsämne: stäm av om det är okej att prata om eller inte. Berätta varför du anser det vara relevant och ha en diskussion om det. Då visar du respekt för andras integritet.

Vad säger du som läser? Har du någon gång upplevt en ledare som befinner sig i någon av dessa ytterligheter? Hur gör du själv för att balansera gränsen mellan att vara personlig eller privat som ledare? Dela gärna med dig!

Vardagsretorik som ledare

Alla sänder vi ständigt ut signaler, både uttalade och outtalade sådana, om hur vi verkar må, i det vi säger och hur vi rör oss. Som chef har du makt och det innebär att dina signaler är ännu starkare och har större betydelse och därför är det viktigt att var medveten om vilken retorik du har som ledare till vardags. Här är Klara Härgestams, som är retorikkonsult, författare och föreläsare, bästa tips för vardagsretorik som ledare!

Don't! Ligg inte på latsidan med din vardagsretorik, som ledare befinner du dig mer eller mindre alltid i rampljuset så ta det på allvar. Bild: Mircealancu från Pixabay

Don’t

Tänk att din retorik är fullkomlig

Ingen människas retorik är fullkomlig alltid. Alla har vi våra svagheter och styrkor och anledningen till att de är viktiga att känna är för att du kan använda dina styrkor till din fördel men också jobba med att stärka upp dina svagheter. Vilket intryck vill du ge i olika situationer och hur kan du använda det du säger och ditt kroppsspråk för att stärka det budskapet? Både kroppsspråk och röst går att förändra och jobba vidare på menar Klara Härgestam: 

Klara Härgestam Foto: Emma Ode

− Alla har vien bild av hur vi tror att vi är, hur bra stämmer den? Spela in dig själv närdu övar framför spegeln eller be vänner och familj ge dig feedback. Då kan dukartlägga dina styrkor och svagheter och börja arbeta aktivt med dem, sägerKlara Härgestam. 

Ta dig anmanér som inte är dina

Det kommeratt synas om du tar dig an ett kroppsspråk, språkbruk eller manér som inte ärdina eller som du inte känner dig bekväm i. Och det kommer att göra det svårareför dig att bygga starka och förtroendeingivande relationer med dina kollegoroch medarbetare om de upplever att du har klivit in i en påklistrad roll medgester mimik och tonfall. 

− Utgå fråndig själv! Alla beter sig inte likadant i alla situationer men för att ge ettgenuint intryck måste du vara dig själv, säger Klara Härgestam.  

Glöm bort målgruppen

Det är lätthänt att bli så fokuserad på genomförandet att man glömmer bort vem det är duhar framför dig. Vem sitter mitt emot dig? Hur behöver du anpassa dinkommunikation efter den personen eller avdelningen? Som ledare kommer du frånditt håll med en agenda och något du vill säga. Men du behöver också veta varlyssnarna befinner sig menar Klara Härgestam och ger rådet att du inleder medatt fråga hur har deras dag varit. Du måste alltså ha koll på om det exempelvishar varit stressigt på vissa avdelningar senaste veckorna eller om någotsärskilt har hänt. Det finns också små sätt för att skapa känslan av att ni ärhär tillsammans.

− Om du intehar hunnit ta reda på innan hur läget är måste du börja med att lyssna. Ställfrågan: hur har vi det? Och gå laget runt för att lägga grunden för att ni allaär så närvarande som möjligt, säger Klara Härgestam.  

Do! Glöm inte bort att anpassa ditt budskap efter de som du pratar med och det gäller inte bara det du säger utan också hur du klär och för dig. Bild: Mircealancu från Pixabay

Do

Ta din retorik på allvar

Det är lätthänt att tänka att det här med retorik är något som man jobbar med då och dåeller inför ett tal eller en presentation. Men nej, det är något du gör hela,hela tiden. 

− Din retorikspelar roll! Ha koll på ditt kroppsspråk och din röst för att använda denordentligt och anpassa dig efter läget du står i här och nu. När ska du varamer vänskaplig och när ska du vara mer auktoritär? Säger Klara Härgestam. 

Förbered dig alltid

Det spelaringen roll om du ska göra en stor eller liten dragning, se till att varaförberedd genom att ställa dig själv följande frågor: Hur ska vill jag att deska tänka, känna och göra efter dagens möte? Vad är mitt huvudbudskap efterdagens möte? Genom att fråga dig det och förbereda ditt möte, samtal ellerdragning efter svaren på detta kommer du att bli mycket tydligare i dinkommunikation.

− Sammanfattadet absolut viktigaste som du vill att de andra personerna ska ta med sig i enenda mening: det kommer hjälpa dig bli mer precis och konkret, säger KlaraHärgestam. 

Ha koll på normerna

Alla är viständigt omgivna av normer och förväntningar på oss som ledare. Vissa handlarom vad du bör eller inte bör göra, andra kring hur du ser ut, vad du säger ochså vidare. Å ena sidan är det bra att ha koll på normerna men å andra sidan skadu inte heller låta dem dupera dig fullständigt. Genom att ha koll på vilkanormer som gäller i er organisation kan du också förhålla dig till dem ochvälja: kommer det att gagna dig att använda dem till din fördel eller kan duistället tjäna på att sticka ut och göra annorlunda? 

− Det är lätt hänt att fastna i att vi ska se ut, vara eller föra sig på ett visst sätt som ledare. Men det behöver du inte om det inte är så att det gynnar dig. Därför kan det vara en befriande tanke att det viktiga är att du känner dig trygg i sättet du uttrycker dig på för då blir du bekväm. Alla är vi olika och inget är rätt eller fel med det, säger Klara Härgestam.

Ledarskap i kristider

Detta inlägg är skrivet i reklamsamarbete med Mentorerna.se

Vi har konstaterat det förr och kommer att göra det igen. Det är när kriser och svårigheter sker som vi chefer och ledare behövs som allra, allra mest. Varför? För att det ingår i vårt uppdrag att hjälpa medarbetarna och teamen att hantera situationen, kunna fatta strategiska beslut och lösa problem snabbt. Det är i sådana tider som vi märker om ledarskapet inte fungerar. Så här kommer i reklamsamarbete med Mentorerna.se några do's and dont's kring ledarskap i kristider!

Don't! Även om det kan kännas ohyggligt ensamt att befinna sig i en ledande roll i svåra tider och vi för tillfället dessutom behöver använda social distansering - tro inte att du är ensam! Det behöver du inte vara. Bild: StockSnap från Pixabay

Ledarskap i kristider

Don't

Få panik

Alla är vi mänskliga och alla påverkas vi om och när olyckor, kriser och fasansfulla saker händer. Men som ledare kommer dina reaktioner att påverka omgivningen extra mycket och medarbetarna kommer att vända sig till dig för att få trygghet. Därför är det viktigt att du behåller lugnet och undviker att få panik. Ett verktyg för att lyckas med det kan vara att försöka ta ett mentalt kliv åt sidan och se så objektivt på situationen som möjligt. Vad är det som händer just nu? Vilka effekter kommer det kanske att kunna få? Vem och vad kan påverkas? Genom att ställa och gemensamt försöka besvara de frågorna kan ni börja arbeta konstruktivt med era olika krishanteringsplaner.

Förminska eller förstora allvaret

Det är också viktigt att varken förminska eller förstora allvaret i situationen som råder. Både i arbetet med att hantera krisen men också er interna och externa kommunikation. Försök vara sakliga, källkritiska och utgå från det ni vet snarare än rykten och spekulationer. Var transparenta om det är något ni inte vet och undvik att använda laddade värdeord om de inte behövs.

Stäng av alla dina känslor

Det finns roller, situationer och lägen där det är direkt olämpligt att låta ens känslor styra besluten som fattas och det kan bli lättare att hålla huvudet kallt om hela känsloregistret är avstängd. Men även om du behöver hålla dig lugn och tänka så logiskt som möjligt är det också viktigt att komma ihåg att du också är mänsklig. Det är okej att känna och visa känslor även som ledare i tuffa tider och låta din medmänsklighet få ta plats. Inte minst din omgivning kan komma att behöva se det.

Tänk att du måste göra allt själv

Tänk inte heller att du måste göra allting själv bara för att besluten kanske är till största del dina att ta - för det måste du inte. Dra nytta av ert teamets kunskaper och vilja att göra nytta. De allra flesta av oss vill bidra och göra nytta när saker händer. Använd det till er fördel!

Läs mer: Krishantering i sociala medier

Do! Sök stöd och prata högt om hur du mår och har det. Chefer behöver inte vara superhjältar som klarar allting själv hela tiden, att ha en mentor som hjälper dig i din chefsroll kan göra en enorm skillnad. Bild: Christina @ wocintechchat.com on Unsplash

Do

Lyssna in vilka behov som finns

Det är viktigt i vanliga fall med men blir extra viktigt i kristider att du som ledare involverar andra och lyssnar in vilka olika behov som finns. Vad behöver ni göra? Hur ska ni kommunicera med vilka på vilka sätt? Teori i all ära, det är meganyttigt att vara förberedd och ha läst på om krishantering. Men! Ingen situation är den andra lik och därför gäller det att du är så närvarande och uppdaterad som möjligt om vad som händer och sker i organisationen. Ta hand om de som behöver det som mest, inte bara de som skriker högst.

Kommunicera löpande

Kommunicera löpande även om du kanske inte har något nytt att prata eller informera om. Gör det oftare än du tror kan behövas och gör det på flera olika sätt. Var tydlig och saklig. Ha gärna fasta dagar eller tider som kommunikationen går ut och avsluta varje kommunikationstillfälle med att informera om när nästa tillfälle är. Då bidrar du till en ökad trygghetskänsla för medarbetarna och organisationen.

Försök tänka framåt

Det kan vara ohyggligt svårt att göra det medan krisen pågår som värst men försök att också tänka framåt. Se vilka alternativ som ligger framför er? Finns det nya lösningar som ni inte har tänkt på förut? Våga vara kreativa även när det stormar eftersom det kan hjälpa er att ta er ur krisen snabbare.

Ta hand om dig också

Som ledare i kris finns det kanske inte utrymme att slappna av på ett tag framöver och det är fine. Vi kan jobba hårt under pressade situationer ett tag. Men, har du möjlighet till det, försök att ta hand om dig löpande också så att du orkar hela vägen. Mat, sömn, motion är såklart väsentligt men se också till att du har någon eller några som du kan prata ut med i förtroende och att du får så mycket fysisk och mental avlastning som möjligt. Ta hjälp av en mentor eller coach om du kan.

Skulle vilja ha eller känner att du behöver en mentor? Mentorerna.se har drygt hundra olika mentorer - varav jag är en av dem. Tillsammans har vi många års kompetens inom professioner som ledarskap, karriär, företagande, affärsutveckling, styrelsearbete, logistik och försäljning. De har dessutom en sökfunktion för dig som vill ha en mentor men inte vet vem som du skulle vilja anlita så att du fyller i dina behov och sedan får förslag på lämpliga mentorer.

Vad säger du som läser? Har du några andra erfarenheter, tips och råd att dela med dig av om ledarskap i kristider?

---

Denna artikel publicerades första gången den 26 mars 2020 och har sedan dess uppdaterats och ingår i ett reklamsamarbete med Mentorerna.se. För mer information om hur jag förhåller mig till samarbeten och PR – läs Bossbloggens PR Policy.

Hantera en svår medarbetare

Det är inte alltid en dans på rosor att jobba som chef och förr eller senare så kommer du att möta medarbetare som är envisa, säger emot, misstycker eller sätter sig på tvären. Så hur kan du tänka när du ska hantera en svår medarbetare? Här kommer några do's and dont's.

Men först! En brasklapp. En stor sådan. Var försiktig med att stämpla medarbetare som "lätta" eller "svåra". Risken är nämligen stor att vi, om vi börjar kategorisera varandra så, påverkas av det psykologiska fenomenet Pygmalion-effekten. Det innebär i korthet att vi riskerar att börja behandla personer utifrån det vi tror om dem. I de ursprungliga experimenten som gjordes bland lärare och elever så fick lärare veta att några elever i deras klass var särskilt intelligenta och började behandla dem som om de var det - vilket i sin tur påverkade elevernas skolarbete.

Så bara för att rubriken här handlar om hur du kan hantera svåra medarbetare innebär det inte det är så svartvitt att vissa medarbetare är "lätta" och därmed bra och enkla att jobba med medan andra är "svåra" och därmed omöjliga att jobba med.

Läs mer: Det är dags att skrota det första intrycket!

Don't! Låt din irritation eller frustration ta överhanden om du kan undvika det när du har en medarbetare som känns lite extra... mycket. Och svär inte av dig till andra i arbetsgruppen utan om du behöver det, spara det till ett tryggt sammanhang utanför jobbet som din mentor, ditt chefsnätverk eller en chefskompis istället. Bild: Ozan Karabulut från Pixabay 

Don't

Glöm bort skillnaden mellan sak och person

När vi har mycket att göra och bara vill att allt ska funka smidigt är det lätt hänt att börja blanda ihop sak och person. Det har hänt oss alla någon gång och inget att dra för stora växlar på i efterhand. Men försök påminna dig nästa gång du märker att du biter ihop och tänker frustrerande tankar om en person att det är en viktig skillnad. Så även medarbetaren känns jobbigast i världen är det ditt jobb att försöka hålla huvudet kallt och skilja på personen och vad hen gör.

Glöm bort kontexten

Få av oss agerar i ett vakuum och historielöst utan det finns ofta anledningar till varför vi agerar som vi gör. Det är sällan heller en enda sak eller alltid enkelt att veta exakt varför vi beter såsom vi gör. Så om en medarbetare exempelvis motsätter sig alla former av förändringar så kan det bero en rad olika faktorer.

Kanske har hen blivit överkörd och illa påverkad av tidigare organisationsförändringar? Kanske är hens förändringsmotstånd extra starkt på grund av erfarenheter utanför jobbet? Eller så motsätter sig hen förändringarna eftersom hen inte upplever att hen har blivit tillfrågad eller informerad om dem tidigare? Och så vidare. Jag skulle kunna fortsätta rada exempel men jag tror du fattar. Vi är dessutom långtifrån alltid medvetna om varför vi reagerar eller agerar på det sätt som vi gör.

Det innebär dock inte att du som chef behöver veta allting om alla medarbetare. Däremot kan det underlätta enormt att lära känna personerna som du jobbar med och, om du är ny i organisationen eller arbetsgruppen, ställa frågor om hur det har varit förut för att öka din förståelse och medvetenhet. Och, inte minst, kom ihåg att vår historia inte alltid är det bästa sättet för att förutspå hur vi kommer att agera i framtiden.

Utgå från dig själv

En annan vanlig miss vi gör är att utgå från oss själva när vi hanterar olika situationer. Alla är vi olika, alla jobbar vi olika, alla har vi olika inlärningsstilar och sätt att förstå saker på. Så bara för att en medarbetare inte tänker eller agerar som du innebär det inte per automatik att det är medarbetaren är fel på utan det är kanske något du skulle kunna göra annorlunda.

Do! Kom ihåg att vi alla är mänskliga och försök att ha ett öppet sinne för vad det är medarbetaren ger uttryck för med sitt beteende. Bild: Ozan Karabulut från Pixabay 

Do

Lyssna på vad hen säger

Försök att ta ett kliv åt sidan och lyssna efter vad det är den stökiga medarbetaren ger utlopp för egentligen? Gnäll, klagomål eller motstånd är ofta symptom och utan att fixa rotorsaken så kommer det också bli svårt att stävja det.

Rätt många som stämplas som "jobbiga medarbetare" är egentligen en av er organisations starkaste tillgångar. Dels för att de vågar höja sin röst om saker som kanske inte fungerar i verksamheten, om de svårigheter eller utmaningar som inte ni andra är medvetna om eller om det som är obekvämt att prata om. Dels för att det sista du vill som chef är att bara vara omgiven av ja-sägare eller personer som är precis som du själv. Olika är inte alltid det bekvämaste men det är det nyttigaste att ha olika perspektiv, infallsvinklar och åsikter i arbetsgruppen - ni kommer att prestera bättre då även om det kräver mer arbete av dig som ledare inledningsvis.

Ge personen insyn och ansvar

De allra flesta av oss reagerar med oro när vi inte har en kontext eller insyn i vad som sker. Likaså om vi inte känner att vi får vara med i beslut som gäller oss själva. Därför kan insyn och ansvar göra stor skillnad. Inte minst för att skapa känslan av delaktighet.

Var tydlig när det behövs

Sist men inte minst vill jag också betona att du inte ska utplåna dig själv för att behaga alla alltid. Nej, ledarskap handlar inte om dig och ja, det är medarbetarna som du ska prioritera främst. Men ibland så är det också så att det inte spelar någon som helst roll vad du gör som chef om inte medarbetaren också vill samarbeta. Jag har tyvärr sett jätteduktiga chefer misslyckas i sitt uppdrag eftersom gruppen inte var det minsta mottagliga eller samarbetsvilliga. It takes two to tango och är inte den enda som bär ansvar för att er relation och att medarbetaren ska fungera i sitt arbete.

Så om du har försökt alla verktyg som du kan komma på för att underlätta den motsträviga medarbetarens vardag, förståelse, insyn och ansvar utan att få något gehör - prata om det med personen ifråga! Helst individuellt och våga var direkt om det som inte fungerar och hur ni kan arbeta med detta framåt. Var transparent och säg hur du upplever ert samarbete. Exempelvis: "jag upplever [detta och detta]. Hur upplever du det? Vad behöver du från mig och vad kan vi göra för att detta ska fungera bättre? Vad kan du själv göra?"

Balansen mellan hur direkt en kan och bör vara beror givetvis på vilken problematik det gäller. Men sträva efter att vara tydlig med omtanke och försök hitta saker att jobba fram emot. Går inte det (eller om personen fortsätter vara motsträvig och motarbeta dig i din roll) då kanske det kan behövas sättas hårt mot hårt för att förtydliga vad som förväntas av medarbetaren och inte.

Bonustips: Undvik att lägga allt ditt fokus på en eller några få medarbetare

Ibland händer det att en eller några få personer i arbetsgruppen kan dränera mer energi från dig som ledare än vad hela arbetsgruppen gör tillsammans. Då är det viktigt att du skapar dig en strategi för hur du ska hantera det för dig själv. Ett bonustips är dessutom att försöka att undvika allt ditt fokus på en eller några få medarbetare. Det är allmänt känt och påvisat att det i princip alltid finns någon eller några motarbetare i alla organisationer. En gyllene regel i förändringsledning är att vi, inför en förändring, ofta kan kategoriseras i tre olika grupper:

1. De som säger "ja, vad kul!" utan att behöva höra så mycket mer om vad som komma skall

2. De som säger "okej, vi får se hur det här går" innan de bestämmer sig för om de vill hoppa på tåget eller ej.

3. De som motsätter sig alla förändringar vad det än gäller

Det är vanligt då att lägga mest fokus på den tredje gruppen i tron om att om du kan vinna över dem är de andra med på tåget. Gör inte det. Se istället till så att alla har all information och är så delaktiga som de behöver vara och lägg sedan din mesta energi på de personerna som ingår i de två första grupperna. Kom också ihåg att det inte heller så enkelt att vi alla alltid befinner oss i en av dessa kategorier. Tvärtom kan vi röra oss mellan dem beroende på vad förändringen gäller.

Så, nu får vi nog sätta punkt. Det här är onekligen ett stort ämne och ovan är mina generella tankar och tips för hur du kan hantera en svår medarbetare. Har du frågor eller följdfrågor kring en specifik situation med en medarbetare som sätter sig på tvären? Tveka inte att mejla mig på clara@bossbloggen.se i så fall eller dela med dig av dina erfarenheter i kommentarsfältet!

Leda medarbetarsamtal #likeaboss

Medarbetarsamtal är ofta en vattendelare. Vissa tycker det är ett jättebra verktyg att använda sig av som chef, andra tycker det är ett trubbigt verktyg som stjälper mer än hjälper. Men med rätt förutsättningar och rätt använt kan det vara ett väldigt hjälpsamt sätt för dig som ledare att stärka relationerna med din personal. Här kommer en guide om hur du kan leda medarbetarsamtal #likeaboss!

Läs mer: Fem gyllene regler för frågande ledare

Don't! Se inte medarbetarsamtalet bara som en punkt för dig att bocka av i din egen to-do-list. Rätt använt kan det vara ett bra verktyg för både dig som chef och dina medarbetare. Bild: TeroVesalainen från Pixabay

Don't

Underskatta värdet som medarbetarsamtalet kan ha

Alla behöver vi bli sedda, höra och bekräftade och medarbetarsamtalet allena kan förstås inte ersätta all annan kommunikation mellan er. Men hur ofta får dina medarbetare att ha en till en och en halv timmes ostörd samtalstid med dig som chef? Inte särskilt ofta. Det här är alltså ett fantastiskt tillfälle att få prata om sådant som ni kanske inte hinner med annars!

Skippa förberedelserna

För att ert samtal ska bli så bra som möjligt är det bra om du som chef också förbereder dig och det inte bara dagen innan ni ska ses. Vad uppskattar du med medarbetarens person och insatserna som hen gör? Vilka utvecklingsområden ser du att hen har? Hur verkar medarbetaren trivas och må? Hur väl känner du personen och vad kan du om hens arbete? Du behöver förstås inte kunna allt som medarbetarna gör. Men det kommer att underlätta för dig om du har en grundläggande förståelse för arbetet och hur medarbetarens vardag ser ut inför medarbetarsamtalet. Tips på förberedelser som medarbetaren kan göra är några reflektionsfrågor som hen får ta med sig till ert samtal.

Glöm bort medarbetaren

Ett annat vanligt misstag, inte minst om man har många medarbetarsamtal som ska göras på väldigt kort tid, är att man i fartvinden glömmer bort den som ska stå i fokus för samtalet: medarbetaren. Hur mår hen? Hur ser hen på arbetet, arbetsgruppen och dig som chef? Vad har personen för ambitioner? Vilka utbildningsinsatser kan behövas framöver? Och så vidare. Samtalet är till för att ni två ska prata fokuserat om medarbetarens nuläge och framtid.

Läs mer: När chefen har favoriter

Do! Boka in eventuell uppföljning eller actions i slutet på mötet när ni har en bild av vad ni ska ta med er från medarbetarsamtalet. Bild: rawpixel från Pixabay 

Do

Anpassa samtalet efter medarbetaren men behandla alla lika

Det är både viktigt och bra att anpassa samtalet efter medarbetaren so du ska prata med. Vissa vill inte prata mer än trettio minuter medan andra vill sitta tiden ut och lite till för att få stöta och blöta allt hen har på hjärtat. Men kom ihåg att i grunden ändå behandla alla medarbetare lika. Välj en neutral plats för era samtal och vill du kunna variera era mötesplatser? Ge alla medarbetare samma alternativ och låt alla var och en för sig välja var och hur de föredrar att träffas. Ge dem också samma förutsättningar inför samtalet och engagemang medan du är i det. Lyssna aktivt på vad de har att säga, det kan gagna dig mycket i ert kommande arbete.

Utgå från en mall för samtalet

Poängen med att ha en mall för medarbetarsamtal är väldigt god. Den kommer stötta dig i samtalet och hjälpa dig att hålla fokus och en röd tråd när ni pratar. Beroende på dess utformning kan den också bidra till vissa mätetal och att du inte glömmer bort något på vägen. Den kommer däremot funka sämre om den är tio sidor lång och bara används för att skapa dokumentation. Riktigt dåligt om ni har samtalet bara för att mallen ska bli ifylld. Är det så att ni har en mall för medarbetarsamtal i organisationen som inte ens i närheten funkar för den verklighet som ni befinner er i? Lyft det uppåt eller skala av och lägg till det som ni känner att ni behöver och vill ha. Mallen ska precis som samtalet i sig hjälpa, inte stjälpa,

Maxa samtalet

Vi var inne på det tidigare men när du väl har medarbetarsamtalet: passa på att maxa det så gott det går! Prata om hur medarbetaren trivs och har det på jobbet. Hur hem mår och vilka utmaningar och möjligheter hen ser i det ni gör. Passa på att ge feedback som är mer allmän, uppmuntra och beröm personen för det hen gör bra. Men passa också på att be medarbetaren om feedback till dig som chef. Vad skulle du behöva göra mer eller mindre av? Hur kan er relation stärkas framöver? Se också till att skriva upp alla actions som kommre på tal oavsett om det är du eller medarbetaren som ska göra dem. Annars är det lätt hänt att man tappar bort dem på vägen. Vänta inte heller till nästa medarbetarsamtal för att följa upp det som ni har sagt ska göras.

Allmänt om att leda medarbetarsamtal

En vanlig fråga är hur ofta man ska ha medarbetarsamtal. Ja, det kan variera kraftigt på både organisationens riktlinjer och policies, ditt ledaruppdrag, vilken arbetsgrupp du har och medarbetarna själva. Här brukar jag förespråka rimlighet framförallt. Har du chefsansvar för sjuttio personer? Ja, då är det kanske inte rimligt att ha som policy att ha medarbetarsamtal varje månad.

Kan du däremot ha det två gånger per år är det jättebra. Det är dock fördelaktigt om inte medarbetarsamtalet är det enda samtalet du och dina medarbetare har med varandra. Mer vardagligt kontakt än så, snabbare feedback och informationskanaler än så är nödvändigt för de flesta ledande roller om ert arbete ska fungera bra. Inte minst om du ska jobba med oss millennials som gärna vill ha löpande feedback och input i vardagen när vi jobbar.

Ett annat tips är att i slutet på medarbetarsamtalet fråga medarbetaren hur hen upplevde samtalet och om det finns något som du kan göra annorlunda eller bättre nästa gång. Eftersom det är medarbetaren som samtalet i huvudsak är till för så kan det vara bra att fånga upp om något saknas eller som du kan vässa. Det kommer också att stärka dig i att leda medarbetarsamtal.

Vad säger du som läser om att leda medarbetarsamtal? Hiss eller diss? Har några tips eller erfarenheter att dela med dig av? Gör det gärna!