D som i Delegera

Delegera är ett viktigt verktyg att använda som ledare. Jobbigt ibland? Absolut. Nervkittlande? Det kan det verkligen vara för en ledare med stor ansvarskänsla. Men det finns flera fördelar med det! Dels gör du dig själv mer umbärlig eftersom du delar med dig av kunskaperna och uppgifterna du har. Dels kan det ge chansen för medarbetare att prova på att få mer ansvar vilket är kompetenshöjande.

D som i Delegera

Här är några av de vanligaste anledningarna till att många chefer inte kan eller vill delegera saker:

”Det går fortare om jag gör det själv”

Ja, det kommer det förmodligen att göra. Men om det är ditt argument skvallrar det om att du har lite för mycket på ditt bord och skulle behöva delegera. Nej, det kommer kanske inte bli gjort på exakt samma sätt som du själv hade gjort det. Men jo, möjligheten finns förstås att det blir än bättre gjort än om du gör det själv.

Tips från ledarskapscoachen: Se om du kan delegera enklare saker till att börja med - att ersätta dig på vissa möten kan exempelvis vara ett väldigt bra första steg som är hyfsat tydligt avgränsat och frigör tid för dig.

”Jag kan delegera själva uppgiften men inte ansvaret”

Det är inte alls ovanligt att man delegerar en arbetssyssla men att ansvaret och mandatet att fatta beslut stannar kvar hos chefen. Är det verkligen så det måste vara eller är det mest bekvämt för den chef som vill vara den som fattar alla beslut? Det varierar klart beroende på ledaren och arbetsuppgiften. Men en gyllene regel när du delegerar är att delegera allt – och det inkluderar mandatet att kunna göra jobbet ordentligt och lösa problem som dyker upp på vägen.

Tips från ledarskapscoachen: Ta ovan nämnda mötesdelegering som exempel, det kommer knappast bli effektivare om medarbetaren bara får gå på mötet men inte fatta några beslut på det. Så se till att medarbetaren har fullt mandat att företräda dig och att du istället får information om vad som hänt eller bestäms efteråt om det skulle behövas.

”Medarbetarna har redan fullt upp”

En bra insikt eftersom att delegera dina arbetsuppgifter till någon som redan är belastad till max knappast kommer att bli positivt i längden. Men nöj dig inte med det heller! Bara för att ni jobbat på ett visst sätt fram till nu behöver det inte vara hur ni alltid ska göra det framöver.

Tips från ledarskapscoachen: En bloggläsare berättade att hon som chef, i ett sådant här läge, hade hjälpt medarbetarna hitta vad de kan prioritera bort för att de inte ska bli överarbetade när de får delegerat andra uppgifter till sig. Mycket klokt och kanske en strategi som också du kan använda dig av?

Har du som läser några tankar, frågor eller tips gällande konsten att delegera? Dela gärna med dig!

Vanliga anledningar till att inte delegera

Att delegera är viktigt som ledare men ibland är det faktiskt enklare sagt än gjort. Här är några vanliga anledningar till att inte delegera som ledare och min respons på några argument om att delegera kan vara svårt.

Vissa saker är enklare att säga än att göra och att det är viktigt att delegera som chef är helt klart en av dem! Bild: Pixabay

Vanliga anledningar till att inte delegera

Det känns otryggt

En vanlig känsla är att det känns otryggt att lämna i från sig arbetsuppgifter eller ansvarsområden. Ibland är det berättigat för att det är chansning om hur bra det kommer att bli eller hur det kommer att gå - men ofta ligger den känslan hos dig som är chef. Vad är det som känns otryggt? Och varför känns det otryggt? Det är viktigt att rannsaka dig här för det kommer att ge dig ett hum om huruvida din känsla av otrygghet är berättigad eller inte. Är den det - då finns det högst troligen saker som du behöver åtgärda. Om inte, då ligger det hos dig att arbeta med eventuella känslor av kontrollbehov och osäkerhet.

Medarbetarna tar inte egna initiativ

Det händer också att jag har fått höra att det inte går att delegera eftersom medarbetarna inte har något initiativförmåga eller kliver fram fastän det behövs. Och ja, det är en fråga om vad som är hönan och ägget. Vissa personer är mer initiativrika än andra men ibland så handlar det också om hur vana eller ovana medarbetarna är vid att få ta extra ansvar. Är de inte det är det kanske inte heller så konstigt om de inte gör det första, adnra eller tredje gången du hoppas på att det ska hända.

Andra aspekter som ofta spelar roll är: hur ser organisationskulturen ut? Hur självständigt är medarbetarna vana vid att arbeta? Och om du granskar dig själv lite extra i sömmarna: hur kommunicerar och agerar du som ledare? Ger du verkligen frihet under ansvar eller händer det att du snarare ger detaljerade orders på hur sakerna ska göras i detalj? Eller händer det att du rent utav gör medarbetarnas jobb åt dem? Om så är fallet är detta en process som kan ta lite tid att få bukt med.

Det tar tid

Ja, att delegera tar tid och det kan vara en rimlig anledning till att låta bli att göra det! Men här är det också viktigt att våga ifrågasätta sig själv. Kan det vara värt att det tar tid inledningsvis för att du sparar mer tid i slutändan? Oftast är svaret på den frågan ja. Dock förutsätter det att du kan ge medarbetaren tiden hen behöver för att sätta sig in i det som är nytt. Ett knep som kan hjälpa till här är att ifrågasätta: vad det är som är så himla bråttom? Är det bråttom egentligen eller känns det så alternativt är det av gammal (o)vana?

Att delegera handlar inte om att du som ledare bara ska ligga på Maldiverna och götta dig medan alla andra jobbar (om du inte är på semester vill säga). Däremot kommer du att frigöra din tid så att du kan fokusera ännu mer på att leda. Bild: romaneau från Pixabay

Det blir inte likadant eller lika bra som om du hade gjort det själv

Det är kanske också sant att det inte blir lika bra eller likadant gjort om någon annan gör det du brukar göra. Frågan är: är det hela världen? Kan det personen gör vara gott nog ändå? Kan det som är annorlunda kanske rent utav vara bättre? Som chef behöver du inte vara den som kan exakt allt och vet alla detaljer även om det ibland känns så och därför är det viktigt att kunna motivera varför ni gör vissa saker på vissa sätt. Fyller det en viktig funktion eller ett syfte? Ja, då behöver såklart medarbetaren följa de riktlinjerna. Men om det inte är så - då kanske det inte spelar så himla stor roll egentligen.

Svårt att delegera bara lite grand

Detta är en annan vanlig anledning till att det är svårt att delegera och den är fullt förståelig. Det är ofta svårt att stycka av enstaka arbetsuppgifter och delegera dem lite grand. Är det så även för dig rekommenderar jag att du istället delegerar hela ansvarsområdet som uppgiften ingår i. Ge medarbetaren så mycket mandat att fatta beslut och driva arbetsuppgiften som sin egen som möjligt. Låt medarbetaren vara med på mötena och breifa dig i efterhand om vad som har sagts och gjorts i stället. Ett viktigt verktyg för att underlätta detta på är att komma överens om era spelregler. Vilken typ av information behöver du ha? Vilka beslut behöver du ha information om? Har medarbetaren den kunskapen och de kontakterna som hen behöver för att kunna axla ansvaret? Om inte, ge personen det. Om ja, luta dig tillbaka och njut av spänningen som det innebär att se både människor och processer som du är ytterst ansvarig för växa vidare.

Viktigt kom ihåg!

Sist men inte minst, ett viktigt kom ihåg. Att delegera och göra sig mer umbärlig som chef innebär inte att du ska bli helt frånvarande: tvärtom kommer det krävas att du ändå är närvarande och visar att du finns i närheten om det skulle behövas. Var nyfiken, ställ frågor om hur det går och hur det känns och följ upp det du har delegerat både i informella och formella situationer. Visa med både ord och handling var du finns om det dyker upp frågor eller problem och när de gör det - försök att använda dig så långt som möjligt att svara på frågor med frågor. Det gör så stor skillnad för lärandet!

Vad säger du som läser om det här med att delegera? Är det lätt eller svårt? Finns det någon utmaning som jag inte har lyft upp här som du vill lägga till på listan?

Konsten att delegera: gör mindre och led mer

Förutom diverse andnings- och avslappningsövningar som du som ledare kan ta till för att sänka din puls en aning så finns det också en annan sak som du kan prova. Det är inte alltid enkelt, framförallt inte i början och framförallt inte om du älskar känslan av att ha kontroll. Men om du gör det ordentligt så kan du frigöra utrymme både i ditt huvud och i din kalender. Och ja, jag pratar givetvis om konsten att delegera, då du som chef ska göra mindre och istället leda mer.

Don't

Delegera bort chefsuppgifter

Innan vi kikar närmare på olika faktorer som kan bidra till en bättre delegering så är det jätteviktigt att betona att det som chef inte går att delegera bort alla sina arbetsuppgifter. En del saker som personfrågor, konflikthantering eller vissa strategiska frågor är det trots allt du som får betalt för att driva. Vissa av dem kan kanske delegeras i syfte att ge erfarenhet men då är också risken att medarbetarna också känner att de gör chefens jobb utan att få betalt för det, något som sällan skapar god stämning.

Glöm bort syftet

Gå igenom för dig själv det du delegerar och varför du gör det? Vem tjänar på att du delegerar saker? Du som får mer tid? Medarbetaren som får nya eller förbättrade kunskaper och färdigheter? Den interna eller externa kunden som får resultatet av arbetet? Se över dina olika arbetsuppgifter, vad du kan delegera och varför du ska göra det. Den motiveringen kan dels vara bra att ha i bakhuvudet om du får frågan av exempelvis din chef eller medarbetaren själv men också för dig själv så att du tar din egen delegering på allvar.

Detaljstyr

Det är nämligen inte helt ovanligt att man som ledare tänker att "detta kan jag delegera" och när man sedan kommer till punkten att man ska göra det får lite kalla fötter. Helt plötsligt kan det kännas mer lockande att göra det själv (det går ju trots allt snabbast) eller att man omedvetet börjar detaljstyra. Framförallt om det är en arbetsuppgift som känns värdefull är det lätt hänt att lämna lite extra instruktioner eller visa exakt hur olika saker ska gå till. Men försök låta bli att detaljstyra hur medarbetaren ska göra arbetsuppgiften. Så till vida det inte finns en exakt rutin av en viktig anledning förstås. Få saker dödar engagemang så snabbt som ett ständigt vakande öga över axeln så försök att undvika att hovra över medarbetaren.Läs mer: Myten om en oumbärlig chef

D0

Skilj på koll och kontroll

Samtidigt innebär det inte att du ska lämna medarbetaren helt vind för våg med sin nya arbetsuppgift. Det är bra att släppa kontrollen - men det innebär inte att du inte ska ha någon koll alls. Antingen om ni bestämmer från början hur ofta medarbetaren ska uppdatera dig eller att du regelbundet stämmer av hur det går och fungerar.

Delegera hela vägen

Det är en sak att delegera utförandet av en arbetsuppgift och en annan att delegera arbetsuppgiften med tillhörande ansvar och mandat. Kan medarbetaren få ansvaret och mandatet att fatta beslut i arbetsprocessen? Låt hen göra det i så stor utsträckning som möjligt. För gemene man så skapar det en större ansvarskänsla och därmed en större motivation och lust för arbetsuppgiften.

Ha tålamod

Det tar tid att lära sig nya saker - framförallt om man inte har gjort dem förut. Därför gäller det att du som delegerande chef har lite tålamod, tillåter missar och säkerställer att medarbetarna har den kunskap, kompetens och möjlighet som behövs för att kunna göra arbetet. Det är då som du som chef börjar leda i stället för att göra.Om du undrar över hur du ska kunna stötta medarbetaren när hen har kört fast utan att för den sakens skull ge hen ett facit kan du läsa artikeln: Fem gyllene regler för frågande chefer Vad säger ni om delegering? Är det något du jobbar med och vad tycker du om det? Bra, dåligt, svårt, lätt? Dela gärna med er!

---

Tyckte du om detta inlägg? Klicka i hjärtat och dela det gärna vidare!Du följer väl Bossbloggen på Facebook, Instagram, Bloglovin’ och Youtube?