Tips för att få medarbetare att prata mer på möten

Det trillar alltid in intressanta frågor på Instagram och när formatet där inte räcker till så kan det mycket väl bli så att deras svar flytta över hit i stället. En sådan var det här med att få medarbetare att prata mer på möten. Jag vet inte hur era erfarenheter ser ut men jag har genom åren sett en enorm variation i hur mycket och gärna/ogärna folk interagerar i möten som de är med i. Hur kan man göra som ledare då om man vill att en, ett par eller alla medarbetare ska prata mer?

Vi vill ha interaktiva möten där deltagarna är engagerade och delaktiga, annars är risken stor att vi bara sitter av tiden. Bild: Jason Goodman on Unsplash

Tips för att få medarbetare att prata mer på möten

Steg 1: Analysera nuläget

• Vad har ni för form och format för mötet?

• Hur inbjudande är det för samtal?

• Vilka samtal är det som förs och vem/vilka är det som driver samtalen i mötena ni har idag?

• Vem eller vilka är det som är tysta? Säger de något alls och om de gör det: vad säger de då?

Det här är frågor som kan vara nyttiga att observera och analysera utifrån innan en börjar vidta åtgärder eftersom dina iakttagelser troligen kommer att göra åtgärderna mer effektiva. Exempelvis: har ni videomöten där alla kameror är avstängda, alla mikrofoner mute:ade och agendan är så proppfull att den som leder mötet behöver hela mötestiden till att informera om saker - ja, då kan en kanske inte förvänta sig särskilt mycket interaktion heller.

Andra bra frågor att ställa sig som ledare i detta läge är: Varför vill du se mer interaktion? Vad ser du för fördelar med det respektive nackdelar med hur ni har det idag?

Det är alltid matnyttigt att syna varför man vill att något ska göras annorlunda eller förbättras för att säkerställa om det finns ett verkligt behov eller ej.

Steg 2: Börja agera

Här finns det en uppsjö av olika saker som en kan göra som mötesledare så jag har gjort så att jag samlat en potpurri av dem. Några grundläggande saker som också bidrar är att se till att rätt personer är med på mötet, att formatet matchar med syftet för mötet och att ni har era mötesregler på plats sedan tidigare. Om allt detta finns så kommer här ett gäng andra tips på hur du kan få medarbetare att prata mer på möten.

Ha ett tydligt syfte med mötet och innan er mötesrutin sitter: nämn varför ni ses så det är tydligt och likaså vad som förväntas och behövs att alla förbereder och har med till mötet. Att vara förberedda kommer definiivt att öka sannolikheten att folk kan prata och tycka till mer eftersom de faktiskt är insatta och förberedda.

Börja med incheckning och avrunda med utcheckning. Detta är också en av mina stående punkter som jag upprepar om och om igen när det gäller att vara mötesledare och anledningen till det är att vi - om vi börjar med att alla går laget runt säger något - sätter tonen för att det är okej att prata under mötet. Som en enkelt uppvärmning alltså!

Låt medarbetarna äga egna punkter på agendan som de behöver presentera och prata om. Det är lätt hänt som ledare och mötesledare att fastna i informationsläget där du är den som förbereder och fixar allt inför och under mötet. Delegera detta så mycket som möjligt till så många som möjligt så att helst alla i gruppen har egna mötespunkter att ansvara för. Det sänder nämligen också ett viktigt signal om att ni är ett team som gör detta tillsammans. Om det inte finns tillräckligt många mötespunkter som personer kan man ha ett rullande schema istället fördelat över gruppen så att jobbet fördelas.

Ställ mycket frågor! Helst öppna sådana men om medarbetarna är ovana vid att prata kan man ibland behöva hjälpa till på traven med följdfrågor eller ibland alternativa sådana som exempelvis: " vad tror du blir bäst A eller B?" Och när de svarar, fråga "varför?" Så att hen går motivera sin åsikt. Och ja, syftet med att fråga mycket är såklart att uppmuntra prat!

Gå laget runt då och då (när det passar) och  för att se till att alla säger något. Och gör gärna utifrån hur ni står/sitter eftersom det finns några olika fördelar med det:

1. Det är neutralt

2. Det blir lättare för dig att hålla kollaps vem som har pratat och inte

3. Deltagarna kommer snabbt lista ut ordningen vilket brukar öka tryggheten i gruppen framförallt om den är större.

Tänk bara på att inte köra från "samma håll" varje håll gång för det kan - om man gör detta mycket under ett möte - signalera om en informell turordning. En annan potentiell nackdel är att detta kan ta tid och inte är ett knep som kan överanvändas för då blir det lätt urvattnat.

Detta är dessutom ofta ett avdramatiserande sätt att visa att alla behöver säga något. Är någon extremt fåordig: ställ en följdfråga eller två. Nöj dig inte med enstaviga svar som regel.

Fördela ordet någorlunda jämt! Taltiden behöver inte vara millimeterrättvis alltid men att alla får chansen att komma till tals och att du som mötesledare fördelar ordet till de som är tystare kommer att göra skillnad. Du leder mötet och har därför ett större ansvar för att bekräfta, lyssna på och ge utrymme till alla som deltar.

Ditt eget kroppsspråk spelar också roll. För att uppmuntra folk att prata finns det flera små saker vi kan göra med vår blick, vår hållning och utstrålning. Att ha ett öppet kroppsspråk som signalerar trygghet och öppenhet, visa med blick, ögonkontakt och utstrålning att du är nyfiken eller vill ha en fortsättning på det någon just sa samt är tyst och väntar in andras svar gör skillnad.

Ha med diskussionspunkter i agendan för att stimulera snack då och då - sedan kan det variera om snacket ska vara i helgrupp, ske två och två eller i små grupper. Dock gäller det att fånga upp och få möjlighet att göra någon form av redovisning eller sammanfattning av småpratet efteråt. Generellt gillar de flesta att redovisa vad man har gjort och så främjar det snacket ytterligare att få göra det.

Så, det var ett gäng av de generella tips jag har på lager. Har du som läser något annat knep att dela med dig av för att få medarebtare att prata mer på möten? Gör gärna det så vi kan samla dem här!