Så gör du strukturerade arbetsintervjuer

Förra veckan pratade vi om fördelarna med strukturerade arbetsintervjuer och varför de är ett bra sätt att hålla en arbetsintervju på. Idag ska vi prata ännu mer med Astrid Svedérus, grundare av TemaHR.se och utbildare inom evidensbaserade metoder för HR men också gästföreläsare för Become a Boss, för att få veta hur du kan göra strukturerade arbetsintervjuer: struktur i frågorna respektive bedömningarna.

̶ Standardisering handlar om utrymmet vi har som intervjuare att formulera frågorna och hur vi tolkar svaren. Har vi en hög grad av struktur har vi bestämt vilka frågor vi ska ställa, att alla får samma frågor och vi har bestämt hur man ska bedöma svaren innan vi håller intervjuerna, säger Astrid Svedérus och fortsätter:

̶ Det första steget är att du behöver förstå rollen ni ska rekrytera till, vad som är viktigt i den och sedan utformar du intervjun och frågorna utifrån det.

Det kan verka krångligt först men genom att göra strukturerade arbetsintervjuer blir din rekrytering mer träffsäker eftersom du har gjort ett ordentligt förarbete. Bild: Unsplash

Så gör du strukturerade arbetsintervjuer

Struktur i frågorna

Att ställa samma frågor till alla är en viktig del för då får alla kandidater samma chans att visa vad de kan och vi får jämförbar information. Dessa samlar du i en intervjumall som du använder i intervjuerna.

̶ Du behöver veta är: vad vill jag mäta här? Vad är det för kompetens, kunskap eller färdighet som jag vill bedöma? Om det är viktigt att personen i den här rollen är strukturerad, vad gör den personen då? Sammanställ detta så har du en bra förberedelse att utgå från, säger Astrid Svedérus.

Nästa steg är att skriva de frågor du ska ställa under arbetsintervjun och vill du ha relevanta intervjusvar? Då behöver du ha relevanta intervjufrågor.

̶ Här finns det olika typer av frågor som är bättre än andra. Du kan ställa frågor som handlar om beteende och hur kandidaten beter sig i olika situationer. Exempelvis kan du ställa bakåtblickande frågor genom att be om exempel på tidigare situationer och be kandidaten beskriva hur hen gick tillväga då. Men du kan också ställa mer framtidsinriktade frågor. Om du skulle hamna i den här situationen, hur skulle du göra då? Säger Astrid Svedérus.

Hennes rekommendation är att beteendefrågor ofta funkar bättre för det hamnar närmare det du vill veta om kandidaten i praktiken. Hon tipsar om en teknik: STAR-modellen som bygger på att du ställer frågor om ett beteende du vill förstå genom att gå igenom momenten:

Astrid Svedérus Foto: Kristina Lindal

S: Situation

Exempel: Kan du berätta om en situation då du hade mycket att göra?

T: Target / task

Exempel: Vad var din uppgift? Vad ville du uppnå?

A: Action

Exempel: Hur tog du dig an situationen? Vad gjorde du?

R: Result

Exempel: Vad blev resultatet?

̶ I intervjumallen samlar du grundfrågorna som du har i intervjun men också potentiella följdfrågor som går i linje med dessa som du kan ställa om det skulle behövas, säger Astrid Svedérus.

Struktur i bedömningar

Den andra delen av förberedelsearbetet är att göra en bedömningsguide som du kan utgå ifrån. Här finns flera sätt att göra det på men det viktigaste är att ha en struktur som hjälper dig menar Astrid Svedérus. Exempelvis kan du ha en bedömningsskala från 1 - 3 eller 1 - 5 där du har korta beskrivningar om vad de olika nivåerna betyder, exempelvis att 1 = inte lever upp till beskrivningen, 2 = delvis gör det och 3 = gör det. Allra helst ska du ha tydliga beteendebeskrivningar för de olika nivåerna.

̶ Genom att bedöma hur väl kandidaten svarar på frågan minskar du risken att bedömningen påverkas av andra faktorer som exempelvis hur extrovert kandidaten är, säger Astrid Svedérus.

I bedömningsarbetet kan du sedan samla ihop poängen från alla svaren och göra en helhetsbedömning av kandidatens intervju.

̶ Du vill behandla alla lika och det blir lättare om du har något att förhålla dig till, dessutom säkerställer du här att du faktiskt bedömer svaren på frågorna och inte annat runt omkring, säger Astrid Svedérus.

Det finns sedan flera olika sätt att sammanställa resultatet på, exempelvis kan du ta ett genomsnitt för frågorna kring samarbetsförmåga eller ta poängen från hela intervjun för att se vilken kandidat som presterade bäst på intervjun.

̶ Detta kan kännas ovant om man inte har jobbat på det här sättet innan men i gengäld minskar du risken för att du påverkas av andra saker, som exempelvis hur extrovert kandidaten är, och ökar chansen för att hitta en person som motsvarar det ni söker, säger Astrid Svedérus.

Vad säger du som läser? Kommer du att testa på detta sätt nästa gång ni ska rekrytera?

Bossverkets nya hemsida!!!

Åh, jag är så glaaad för äntligen så är Bossverkets hemsida klaaar!!! Det har varit en process så att säga. Och egentligen har den inte varit särskilt svår för jag upplever att bygga hemsida (som jag gör det) som väldigt straight forward. Men det har varit utmanande att få ihop den eftersom jag bara kunnat göra lite här och lite där och inte minst rejält med tankearbete att faktiskt visualisera mina arbetssätt och olika delar av företaget. Men nu så, klicka på bilden för att spana in den vettja!

Och vad händer med Bossbloggen? Ska jag lägga ner den nu? Absolut inte. Jag kommer att driva den som vanligt och för tillfället innebär det två inlägg i veckan när det händer mycket annat tidskrävande. Extra skönt att ha det här hensideprojektrt överstökat och klart då! Vad tycker du om den? Berätta gärna!

En kontorsdag i bilder

Fick feeling att fota min arbetsdag i måndags så häng med på en halvovanlig grej: en dag där jag bara hängde på kontoret! Inget inbokat (när dagen började i alla fall) utan mest en massa hjärnarbete.

Klev in innanför dörrarna strax efter halv nio (bara en kvart sen till förskolan, hurra!). Är alltid lite av en utmaning att komma dit så lite sent som möjligt på morgnarna och samtidigt vägrar jag att stressa om vi inte måste, en lyx som nyttjas till fullo vissa dagar.

Första punkten på dagordningen de allra flesta dagar är någon form av second breakfast etfersom det ändå är ett par timmar sedan frukosten inmundigades. Oftast knäckemackor och te samtidigt som jag läser nyheterna och bloggarna jag följer dagligdags.

Måndag = veckoplanering och min kalender är mitt bästa verktyg för det. Vill ha det överskådligt och okomplicerat eftersom jag försöker att applicera mitt mantra “keep it simple” i så mycket som möjligt av jobbet och då är det skönt att följa en mall som är såhär enkel.

Följt av meditation, räcker med tio minuter för att ha fått ny energi och att ha det som ledord för året har faktiskt gjort att jag ökat meditationsfrekvensen mer än innan just för nyttan det gör.

Sedan följde några timmars skrivande. Gjorde veckans bossutmaning i Bossbrudsgruppen, svarade på mejl, bokade in möten, skrev till de sociala medierna och - roligast av allt - skrev ihop en offert på ett föreläsningsuppdrag och satt och tänkte stenhårt på en särskild utbildningsinsats för en klients räkning.

Var såhär urlakad när jag till slut slet mig från datorn för att fixa någon form av lunch. Kom inte längre än till caféet två kvarter härifrån men i gengäld kom jag tillbaka med…

En pumpasoppa som verkligen hade förtjänat en snyggare bild för den smakade himmelskt. Fick äta själv eftersom jag missade min kontorsgrannes lunchlucka och roade mig då med att tänka ännu lite mer på ett annat klientdilemma som jag blivit rådfrågad om. Det är ett av de roligaste momenten med mitt jobb eftersom det är som att lösa mysterium. Det finns ett problem, X, och så gäller det att ta reda på: är det X som är bekymret eller om det är något annat? Vilka faktorer spelar in och påverkar situationen? Vem är klienten som chef och vad kan och behöver hen för att kunna lösa situationen? Vad måste jag göra för att chefen ska få det hen behöver? Och så vidare. Sedan gäller det såklart att jag levererar min del så att klientetn kan göra sitt jobb och så får vi se vad som händer och hur. Oerhört spännande är det.

Lite matkoma på det och jag tog mig absolut en kvarts powernap på soffan. Är trots allt varför jag envisades med att hitta en soffa som får plats på dessa fantastiska elva kvadrat. All återhämtning = bra återhämtning.

Sedan varvade jag mer skrivande på datorn med några telefonsamtal. Fick gjort nästan allt jag behövde innan det var dags att åka till förskolan och hämta minibossen!

Vi skulle vara ensamma hemma eftersom min bättre hälft var på jobbresa och hade den mysigaste kvällen. Fick exempelvis en riktig lyxmiddag när vi kom hem! Och ja, sedan komponera ihop en annan, lite matigare sådan. Landade till sist i soffan och slumrade framför Dune Prophecy. En mysig dag i all sin enkelhet!

Fördelar med strukturerade arbetsintervjuer

Rekrytering är ett stort, viktigt och komplext ämne och ett arbetssätt alla rekryterande chefer bör ha kunskap om är strukturerade arbetsintervjuer. Vad innebär det och hur kan du som chef ha strukturerade arbetsintervjuer när du rekryterar? Här finns det generellt två övergripande områden: strukturen i frågorna vi ställer respektive strukturen i bedömningarna av svaren och här kommer Astrid Svedérus, grundare av TemaHR.se och utbildare inom evidensbaserade metoder för HR, att dela med sig om fördelarna med strukturerade arbetsintervjuer!

Hej Astrid, vad innebär strukturerade arbetsintervjuer?

̶ Hej! En strukturerad arbetsintervju betyder att vi gör likadant för alla kandidater vilket innebär att vi försöker minimera vårt eget och kandidatens tolkningsutrymme. Som intervjuare formulerar vi frågor, ställer dem och tolkar sedan svaren. Har vi en hög grad av struktur har vi bestämt vilka frågor vi ska ställa, att alla vi intervjuar får samma frågor och så har vi på förhand bestämt hur vi ska bedöma svaren vi får, säger Astrid Svedérus och fortsätter:

̶ Motsatsen är en ostrukturerad intervju där inget är formulerat på förhand och medelvägen brukar kallas för en semi-strukturerad intervju där vissa element av intervjun är planerade på förhand medan andra är oplanerade.

Bild: Mina Rad on Unsplash

Fördelar med strukturerade arbetsintervjuer

Så, vad är det som gör de strukturerade arbetsintervjuerna till en bättre metod än de andra två nämnda?

De är mer stabila

Först och främst blir strukturerade intervjuer mer stabila som metod, det vill säga att vi kommer att få liknande resultat oavsett om det är du själv eller din kollega som genomför intervjun.

̶ Desto mer ostrukturerad en intervju är desto mer olika kommer svaren att bli, det innebär att felmarginalen blir större och vi inte kan lita på våra bedömningar eller jämförelser mellan kandidater. I sämsta fall blir de så olika att kandidat B hade gått om kandidat A från ena dagen till den andra, säger Astrid Svedérus.

Större träffsäkerhet

Astrid Svedérus Foto: Kristina Lindal

Hela syftet med rekryteringsprocessen är att hitta rätt kandidat för tjänsten som är utlyst. Ett uppdrag som kan låta enkelt men inte alltid är det, dels beroende på hur bra du gjort ditt eget grundarbete med uppdragsanalys och annonsformuleringen. Men även beroende på vilka personer som söker uppdraget! Om du, efter att urvalet har gjorts bland de ansökande, sedan använder dig av standardiserade arbetsintervjuer kommer det bli enklare att identifiera rätt kandidat, berättar Astrid Svedérus.

Eftersom det är en stabilare intervjumetod får vi en högre träffsäkerhet att hitta kandidaten vi söker eftersom vi under intervjuns gång tvingas fokusera på det som är relevant för tjänsten. Vi undviker sidospår, anekdoter eller detaljer som inte är relevanta utan får större fokus på det som är viktigt, säger Astrid Svedérus.

Mer rättvist – och rättsäkert!

Genom att intervjua alla kandidater på samma sätt kommer det också att bli lättare att jämföra deras svar – något som blir mer rättvist gentemot kandidaterna eftersom de strukturella skillnaderna blir mindre

Det motverkar diskriminering och att risken för fördomar och förutfattade meningar blir en del av din bedömning och det har du som chef en skyldighet att undvika, säger Astrid Svedérus.

En annan fördel är att det blir lättare att ge återkoppling till kandidater som inte går vidare eftersom du har en bättre bedömningsgrund att utgå från. Men, finns det några nackdelar?

̶ Det kräver lite mer jobb att arbeta på detta sätt, framför allt i början. Samtidigt blir också rekryteringsprocessen lättare, du får en större trygghet att du som chef gör rätt och risken minskar att du kanske blir charmad av någon som är karismatisk. Det ska inte underskattas! Säger Astrid Svedérus.

Så, nu när vi har kikat på vilka förtjänster de strukturerade arbetsintervjuerna har. Några tankar kring det? Nästa vecka kommer ytterligare en artikel och då kommer vi avhandla hur du skapar, genomför och bedömer strukturerade arbetsintervjuer!

Det viktigaste generation Y och Z bidrar med till arbetslivet

Hur annorlunda vi är och resonerar kring arbetslivet står tydligt för mig nästan varje dag när jag möter andra i min generation och yngre. Nej, vi är inte perfekta och har definitivt olika utmaningar som vi brottas med och står inför men några av de bästa sakerna som vi bidrar med till arbetslivet: det är dessa!

Omvärdering av vad arbete är och kan vara ser jag som det största bidraget yngre generationer har med sig i sina karriärer oavsett om det handlar om att man jobbar för att ha en sjyst fritid eller ser karriären som en del av sin självutveckling. Bild: Photo by Daria Nepriakhina 🇺🇦 on Unsplash

Det viktigaste generation Y och Z bidrar med till arbetslivet

Jobbet är inte längre allt - eller en enda sak

I arbetslivets historia så har jobbet varit det enda vi gör, både i form av en heltidssyssla men också karriär. Guldklockans tid har varit förbi ett tag redan men nästa steg i arbetslivsrevolutionen är faktiskt att göra olika saker samtidigt. Kanske är det en anställning och ett företagande som mixas? Kreativa projekt som också är en side-hustle? Intressen som får ta stor plats i vardagen som jobbet behöver förhålla sig till? Eller så ska det finnas utrymme och flexibilitet så att både arbetsliv och familjeliv får levas fullt ut?

Uppläggen varierar kraftigt från person till person men detta är en av de perspektiv som arbetsgivare behöver inse att det 1. inte är något vi förhandlar bort och 2. är ett tankesätt som gynnar fler, inkluderat arbetsgivaren. För om vi mår bättre levererar vi bättre på jobbet! Livet är till för att levas, inte arbetas bort om man inte måste.

Värderingsarbete måste levandegöras - inte bara pratas om

Vet du hur mycket er organisations värdeord är om ni inte lever efter dem i er vardag? Noll. Intet. Nada. Och det gäller för alla men vi i de yngre generationerna kommer att döma och döma ut er för det, lämna våra anställningar OCH avråda andra från att jobba hos er eller för enskilda chefer.

Visst, att inte vara för dömande och kritisk är lärdomar många behöver göra men när det kommer till värderingar är vårt kritiska perspektiv faktiskt något bra eftersom det belyser vilka utvecklingsområden er informella organisation har i förhållande till den formella.

Tempoökningen

Byråkrati har många förtjänster men en av dess baksidor är att saker över tid börjar ta längre tid än vad de behöver och att vi börjar byråkratisera processer för byråkratiseringens skull. Lägg till en omvärld som förändras och en kvick teknikutveckling på det och jag tror du också kan se hur vår otålighet, ifrågasättande och generella tempoökning verkligen vara till nytta. Förutsatt att ni är intresserade av att kapa onödiga ledtider och effektivisera verksamheten där ni effektivisera kan. Är det rimligt att det ska ta månader att fatta beslut om ommöblering i kontorslandskapet eller att förändra något i hur ni jobbar? Ska ni verkligen ha en massa möten som inte leder till någonting? Jag kan inte nog betona hur långsamt många organisationer jobbar där en del tröghet givetvis är nödvändig och hälsosam men där en del också går att eliminera med hjälp av ett mer umbärligt sätt att leda och arbeta på.

Jag kan rabbla fler bra saker men tänker att detta får bli min topp tre. Vad tänker du som läser? Vad ser du att vi yngre generationer har med oss in i arbetslivet?

---

Vill du och din organisation lära er mer om Management by Millennials och hur man leder generation Y och Z bäst? Hör av er till clara@bossverket.se