Korrigeringssamtal, en betydelsefull doldis

Det finns en rad olika anledningar till varför du som ledare behöver ha svåra samtal. Ett av dem som ofta förbises eller bara görs i farten och vars betydelse ofta gravt underskattas är det jag brukar kalla korrigeringssamtal. Den exakta modellen för hur dessa kan genomföras ingår när jag utbildar inom svåra samtal - men jag vill ändå lyfta fram korrigeringssamtalet just för att det är en betydelsefull doldis som fler chefer borde använda när det behövs.

Det känns ibland taskigt, svårt och obekvämt att ha korrigeringssamtal som ledare men dessa samtal är ett viktigt ledarskapsverktyg. Hur ska medarbetaren kunna göra och bete sig annorlunda om du som chef inte tar upp det med hen? Bild: Vitaly Gariev on Unsplash

Korrigeringssamtal, en betydelsefull doldis

Korrigeringssamtalets syfte är precis vad namnet antyder: att någonting i medarbetarens prestation eller beteende behöver korrigeras på ett eller flera vis. Ibland är det en liten detalj som måste justeras, ibland är det en stor. Ibland är det många i varierande storlek som inte fungerar samtidigt. Är fallet det sistnämnda är det viktigt att du som chef väljer en till två, absolut max tre, saker att lyfta på mötet eftersom det inte kommer att bli konstruktivt att ha fler än så.

Tänk själv: om någon skulle komma med en bok tjock som ett uppslagsverk och dänga i bordet full av dina brister och fel - hur sugen skulle du bli att erkänna att de har rätt utan diskussion eller möjligheten till att försvara dig? Och hur pepp skulle du bli att förändra ditt beteende? Inte jätte.

Alltså, välj sakerna som du vill lyfta med omsorg och ta de punkterna som du 1. har mest underlag för och 2. som du tror kan ge störst effekt om de åtgärdas. Spara resten till senare eller lägg dem till handlingarna.

Notera att det inte är så att ett misstag = ett korrigeringssamtal. Men om du ser ett mönster i form av problem som är återkommande, eller att medarbetarens beteende och/eller prestation haltar rejält eller mer och mer - då är det troligen dags.

Poängerna med att ha korrigeringssamtal är flera:

Snällt gentemot medarbetaren

Hur ska någon kunna göra något bättre eller annorlunda om de inte vet att det önskas av dem? Genom att ha korrigeringssamtalet ger du som chef medarbetaren förutsättningar att faktiskt göra en förändring. Sedan kanske inte medarbetaren ser det så men det är en annan historia.

Snällt mot teamet

Arbetsgruppen kommer att påverkas om en medarbetare inte gör sitt jobb ordentligt, därför är det viktigt att du som chef följer upp och agerar om en medarbetare svajar för mycket.

Snällt mot verksamheten och dig själv som chef

Genom att ha korrigeringssamtal som dokumenteras, där både du och medarbetaren läser och signerar vad ni kommit överens om får du på pränt vad medarbetaren behöver göra annorlunda framåt. Genom att ha det dokumenterat hjälper du dig själv om problemen kvarstår eller eskalerar. Det i sig är snällt både mot dig själv som chef och verksamheten i stort som direkt förlorar på medarbetare som inte fungerar.

Vad säger du som läser? Har du haft korrigeringssamtal som ledare och dokumenterat dem? Vad hände då? Eller var detta nytt? Dela gärna med dig!

---

Skulle du vilja utbildas inom svåra samtal och hur du kan hålla sådana som chef? Hör av dig till clara@bossverket.se för att få mer information om kommande utbildningstillfällen.

Vardagsresande

Jag vandrade över kanalen mot Sankt Petri i Malmö när jag kom att tänka på resande och hur vi ofta målar upp att det bara är långa semesterresor som räknas. Himla underskattat ändå. Tänk så många möten, samtal och upplevelser de små resorna i vardagen kan bjuda på. Blev såklart tydligt för mig idag för att jag först tänkte på Therese när jag parkerade bilen på kontoret och sedan sprang på henne på perrongen och fick därmed fantastiskt sällskap på vägen. Nåväl! Den här veckan hoppas jag blir min sista rehab-vecka från hjärnskakningen där jag kommer ta det fortsatt lite lugnare på jobbfronten och i gengäld börja träna igen.

Veckan börjar på resande fot men i övrigt ska jag faktiskt hålla mig på hemmaplan och väntar gör en skön blandning av klientarbete, möten och mycket fokustid. Allt kommer bli roligt men jag ser extra mycket fram emot fokustiden just för att jag behöver den. Tänk såhär:

Hänga på mitt gulliga kontorsrum. Ha ett doftljus och mysbelysningen tända. Vara barfota. Episk och flow:ig musik på låg volym i bakgrunden. Ömsom ritblock, ömsom datorn och skapa, färdigställa och fixa.

Ska bokföra med. Fixa med läkarbesök. Säkert vara lite trött efter träningen. Ska förhoppningsvis lära mig nya saker om en väldigt särskild nisch. Och ha rådgivning! Det ser jag också fram emot varje vecka, att inte veta vad för intressanta utmaningar som dyker upp i BossAkuten - lika spännande varje gång.

Hur ser planerna ut för din vecka?

Hjärnskakning

Ja men visst är det lite typiskt? Förra fredagen skulle jag (som jag alltid gör) avrunda mitt träningspass med att hänga ut ryggen från chinsstången med en hög låda under knäna när jag svimmar och landar med bakhuvudet i golvet. Troligtvis en nerv i kläm som var boven i dramat och jag mår fint i övrigt men som du säkert förstår så är det därför det varit knäpptyst från min sida hela veckan. Nästa vecka kommer jag börja jobba igen så smått och så får jag lägga på en arbetsuppgift i taget tänker jag. Heja, heja!

Känslan av kontroll är en illusion

En vanlig fälla att gå in i som chef är att känna behovet av kontroll, att man behöver ha det för att allt ska vara bra och för att man ska kunna slappna av. Problemen med det? De är flera.

Den första är att känslan av kontroll är en illusion. Ingen av oss har särskilt mycket kontroll på någonting alls egentligen.

Det är naturligt att vilja ha kontroll som ledare men känslan av att ha den stämmer tyvärr sällan och stämmer den är den inte nödvändigtvis bra. Bild: Milada Vigerova on Unsplash

Känslan av kontroll är en illusion

Nästa bekymmer är att en chef med behov av kontroll kan säga att de har hög tillit till medarbetare och högt förtroende för deras kompetens - men visar det inte - och då är tyvärr den så kallat höga tilliten och det höga förtroendet högst teoretiskt och något helt annat gäller i praktiken. Vad händer då? Jo, exempelvis:

• Tilliten och förtroendet tenderar att minska generellt i arbetsgruppen och organisationen

• Medarbetarnas engagemang och initivativförmåga minskar över tid eftersom “det inte är lönt” att visa varken den ena eller det andra. Tiden det sedan tar kan variera mycket beroende på hur mycket chefens kontrollbehov yttrar sig och hur organisationskulturen är i stort

• Chefen blir den som fattar alla beslut, stora som små, vilket tenderar att både öka arbetsbelastningen och ledtiderna

• Över tid är risken stor att mer och mer arbete hamnar på chefens skrivbord eftersom hen är inblandad i allt och i sämsta fall blir den som gör allt

• Risken finns också att kontrollbehovet slår över i en detaljstyrning, även kallat micro management. Och de allra flesta vet att detaljstyrning inte är bra eftersom det hämmar medarbetares initiativförmåga, ansvarskänsla och alla former av kreativitet. Ändå är det lätt att falla in i det när man är mån om hur slutresultatet ska bli eller känner ett stort ansvar för det

För att nämna några av bieffekterna och ja, detta helt i onödan just för att den där känslan av kontroll är inbillning. Den känns bra men är inte det, lite som rökning för en rökare.

Så hur ska man tänka då som chef, ska man då släppa taget om allt hur som helst? Nej såklart inte. Jag tycker en kurskamrat sammanfattade det bra med orden “jag vill ha koll - inte kontroll” när hon pratade om sitt ledarskap.

Med det sagt är det långtifrån alltid enkelt att byta ut behovet av kontroll mot koll eftersom känslan ofta är att "allt kommer att krascha" om den som är chef inte har kontroll på läget. Bild: Josh Seff on Unsplash

Koll i stället för kontroll

Vad innebär det att ha koll då? Jo, att vara närvarande och samtidigt sträva efter att göra sig umbärlig som chef. Genom att veta vad som händer och sker i verksamheten, hur medarbetarna mår och vara allmänt insatt är direkt nödvändigt om du som chef inte ska bli en bromskloss för de du leder.

Låt oss säga att alla arbetsuppgifter är syltburkar, som chef varken kan eller bör du ha ett finger i varje syltburk. Dels är det ohygieniskt men mest för att du bara har tio fingrar och inte heller kan bära hur många burkar som helst. Ge medarbetarna ansvaret att ha sina egna syltburkar som de hanterar. Se till att ha tydliga kommunikationsvägar er emellan samt arbeta aktivt med förtroende och tillit så att de kommer till dig som chef om någon av deras burkar går i kras.

Detta innebär inte att du som chef aldrig kommer att få någon sylt. Däremot kommer du få det i en mer lagom mängd då och då allteftersom medarbetarna blir mer vana vid att de har ansvaret för sylten och tar sig an det. Du kan ha koll på flödet av syltburkar, förståelse för processen och bidra när det behövs i stället vilket kommer att förbättra arbetsmiljön för både dig själv, medarbetarna och därmed organisationen i stort.

Varför det är jobbigt att släppa kontrollen och hur man kan göra det? Ja, det får bli en egen bloggartikel framöver! Men berätta gärna under tiden: hur ser din relation ut till kontroll och behovet av kontroll?

Lugnare vatten igen

Ny vecka och nu är det lugnare vatten igen! Helgen blev kanonfin med familjehäng både på lördagen och söndagen. Vi har spelat Drakborgen (som verkligen är det mest oförlåtande spel jag någonsin råkat på), köpt ny bil (hej då till att baxa in och ut minibossen genom förardörren på min lilla stjärna) och bara haft det bra i största allmänhet. Lyckades till och med rå på högarna med ren tvätt som har legat och väntat på att få uppmärksamhet alldeles för länge.

Mycket knacka tangentbord kommer det såklart att bli! Har utbildningsmaterial som ska sättas samman för kommande utbildningsuppdrag som jag är grymt peppad på.

Dagen idag har varit jättemysig och behagligt stillsam med reflektionsarbete, skrivande och ett jättefint walk and talk med en klok och rolig företagskollega. Nu när jag kikade igenom kalendern för veckan ser jag en massa tomt utrymme? Är bara torsdagen som innehåller utflykter bortanför kommungränserna än så länge så resterande dagar kommer tillbringas på kontoret. Kanske lite hemmajobb med? Vi får se hur jag känner för att lägga upp det! Att-göra-listan bågnar så det blir perfekt att få dyka ner i den utöver klientarbetet som väntar under veckan. Hur mår du och hur har du det?