Lifehacks för dig som är chef

Livet i största allmänhet består ofta av gråzoner och ledarskap är sällan ett undantag från det. Men det finns lifehacks för dig som är chef som kan göra ditt uppdrag enklare, framförallt för att de flesta av dem är förebyggande insatser som gör det lättare för att leda.

Läs mer: Ledarskap i teorin respektive verkligheten

Bossbloggen skriver idag om ett gäng olika lifehacks för dig som är chef

Ett annat lifehack som jag själv önskade att jag hade fattat för ett gäng år sedan är att man inte behöver klara allting själv jämt. Bild: Christina @ wocintechchat.com on Unsplash

Lifehacksför dig som är chef

Skilj på sak och person

Alla skiljapå sak och person berör förstås alla men extra viktigt är det för dig somledare. Men det gäller att inte bara veta om det, du måste också visa att dugör det. Med vad du säger, feedbacken du ger och besluten som du fattargentemot dina medarbetare. Också när det gäller dig själv. Som ledare företräderdu mer eller mindre alltid ditt arbete och då blir det ännu viktigare att varatydlig med om och när du kommunicerar i egenskap av privatperson eller dinyrkesroll. 

Hälsa alltid på alla

Jag vet, detlåter som en så liten och självklar detalj att alltid hälsa på alla på jobbetmen den gör så stor skillnad. Och i kombination med småprat så kommer den att varaavgörande för dig att bygga starka och bra relationer med dina medarbetare ochkollegor.

Undvika att reagera i affekt

Det är svårt, jättesvårt ibland, att inte bli arg och frustrerad även som chef. Men det är få gånger som det är bra att du reagerar i affekt på stående fot. Så märker du att du går upp i varv och in i ett känslomässigt läge: försök att dra tre djupa andetag, be om en stunds betänketid eller pausa det du gör till senare. Och det oavsett om det gäller att svara på mejl eller sitter i möte. Det är bättre att säga ”ge mig X minuter, jag behöver tänka lite” än att dyka huvudstupa in i en känslostyrd diskussion.  

Läs mer: Vanliga misstag nya chefer gör

Det går inte att planera allt som chef och det är inte ovanligt att en försöker planera och sedan får göra allting annorlunda ändå. Men det är klokt att göra en krishanteringsplan så tidigt som möjligt hur osannolikt det än känns att det ska behövas. Bild: Med Badr Chemmaoui on Unsplash

Visa respekt mot de som har mindre makt än du

Alla har vi olikaprivilegier och makt och som ledare har du automatiskt mer makt. Vilket innebäratt det är ännu viktigare att du visar respekt mot de som har mindre makt än duoch tar ansvaret för deras välmående och intressen på allvar. Både för att detingår i ditt chefsuppdrag och är det lämpliga att göra som människa.

Gör en krishanteringsplani förhand

När dåligasaker händer så har de en tendens att göra det när det passar som sämst, närdet är som mest oväntat eller så kommer allt på samma gång. För att underlätta ettsådan situation och kanske förhindra att läget går från dåligt tillkatastrofdåligt - gör en kommunikationskrisplan redan i förväg. Spekulera iolika scenarios och bestäm er för hur ni ska agera om de händer. Förbered ocksåett scenario som heter ”oväntade krissituationer” som ni omöjligt kan gissa ertill men så att ni har en handlingsplan även om det händer. Är oturen frammeoch det hinner hända en katastrof innan ni har er krishanteringsplan på plats,ta in experthjälp direkt så att ni kan få råd och stöd i vad ni ska göra.

Försök alltid ha luft inbokat i kalendern

Och apropå oväntade händelser, försök att alltid ha luft inbokad i kalendern. Den kan behövas för saker som oväntat dyker upp, för saker som du måste hinna med eller bara hinna småprata med personalen. Du kommer att må bättre av det, medarbetarna och därmed organisation också.

Ja, detta är några av lifehacks som du kan ha glädje och nytta av som ledare. Insåg medan jag skrev detta att det finns rätt många fler. Vilket är ditt bästa bosshack som du kan dela med dig utav?

Låt-gå-ledarskap

Vi ska fortsätta vår guidade tur genom gänget av alla olika ledarskapsstilar som finns och idag är det en av de tråkigare klassikerna som ska få stå i rampljuset: låt-gå-ledarskapet eller, som det ursprungligen kallas Laissez-faire ledarskap.

Jag velade faktiskt till en början om denna skulle få vara med eller inte men landade till slut i att ”jo, det måste den”. För även om den är kass så förekommer den och därför är den viktig att känna till och känna igen. Plus att den, trott eller ej, kan få positiva bieffekter ibland.

Låt-gå-ledarskapet kännetecknas ofta av ett tomt skrivbord eller ett frånvarande ledarskap. Bild: Denys Striyeshyn on Unsplash

Låt-gå-ledarskap

Kännetecken:

Låt-gå-ledarskapet illustreras bäst med ett exempel från mitt eget tidiga arbetsliv där jag hade en chef som kom till jobbet, sa hej, gick raka vägen in på sitt rum och tillbringade arbetstiden med att gömma sig så mycket som möjligt. Frågor undveks eller skulle ”kollas upp” och rann ut i sanden. 

Andra kännetecken är exempelvis:

Fysisk och/eller mental frånvaro

• Konflikträdsla

• Svårt att fatta beslut

• Osäkerhet i ledarrollen

• Delegering som inte sker på grund av det coachande ledarskapet utan på grund av oförmåga

• Passivitet

• Ovilja att ta ansvar eller att göra saker

• Ledarskapet är ofrivilligt

Anledningarna till låt-gå-ledarskapet kan bero på många olika saker och det kan variera kraftigt hur medveten låt-gå-ledaren är om situationen. Vissa förstår inte alls att de praktiserar detta utan upplever att de gör ett fullgott jobb som chefer medan några gör det som känns enkelt och bekvämt medan andra allvarligt struntar i vilket.  

Situationer när det passar extra bra:

I princip aldrig! Undvik att vara en låt-gå-ledare och undvik den chef som du märker praktiserar denna ledarstil om det inte är så att chefen i fråga har en tillfällig dipp – för det kan man faktiskt ha även som ledare. Och notera att låt-gå-ledarskapet inte bara behöver praktiseras av en särskild person, det kan också vara ledningsgrupper eller styrelser som använder sig av denna ledarstil vilket kan ställa till med än mer allvarliga skador för och i organisationen.

Dess styrkor:

Fördelen med låt-gå-ledarskapet är att det, precis som med alla andra ledarstilar, är något vi kan växla från lika mycket som till. Bara för att en har använt sig av det innebär det inte att den är konstant eller för alltid!

Dess svagheter:

Det finns en rad olika svagheter och problem som ofta uppstår under ett låt-gå-ledarskap, exempelvis:

Otydlighet i verksamheten och/eller arbetsgruppen

Otydlig kommunikation, oklara mål, brist på riktlinjer, uppföljning eller andra saker som behöver hanteras i verksamheten eller arbetsgruppen.

Mer konflikter

Desto mer otydlighet och brist på ledarskap desto fler konflikter uppstår vilket kommer att dränera och göra arbetet mycket mindre produktivt.

Stark informell organisation

Om den formella organisationen är svag eller har lågt förtroendekapital ökar behovet av den informella organisationen som växer sig extra stark i syftet att kompensera för bristerna som finns. Organisationen försöker ofta fylla igen sina egna hål i den grad det går. Detta brukar även öka distansen mellan den formella och informella organisationen vilket i sin tur ger andra bekymmer.

Dåligt, om något, förtroende för ledarens förmåga

Det är inte ovanligt att låt-gå-ledare blir en syndabock, eller någon som det skämtas om, vilket på ett sätt är förståeligt eftersom bristande ledarskap ofta väcker mycket frustration och negativa känslor. Samtidigt är detta något som ofta förvärrar situationen och gör låt-gå-ledaren än mer osäker och ovillig att ändra sitt beteende och så accelererar den onda spiralen än fortare.  

Effekterna det kan få:

Något som ibland kan verka förvånande är att verksamheten ofta rullar på fastän chefen är en låt-gå-ledare som “styr” och på kort sikt kan det såklart vara positivt för organisationen men på lång sikt är det ofta destruktivt. En vanlig anledning till att allt “funkar ändå” är ofta arbetsgruppen där antingen en person får rollen som informell ledare och fyller upp den formella ledaren hålrum alternativt att flera personer turas om att göra den formella ledarens sysslor. Det får verksamheten att rulla på lite till men ofta till priset av mycket frustration, högre personalomsättning, lägre produktivitet, sämre engagemang och ibland också sjukskrivningar.

Det som kan bli positivt i detta är om låt-gå-ledaren får bra stöd kan hen vända denna trend. Kanske inte enkelt eller på en vecka eftersom det inte bara är ledarens beteende som behöver förändras utan för att det tar tid att bygga om relationerna och vinna medarbetarnas förtroende - men det kan gå om man är villig att göra jobbet som krävs! Det är extremt sällan som låt-gå-ledarskap utövas illvilligt och får ledaren förutsättningar och hjälp går det att börja göra annorlunda.

Summa summarum:

Som du märker här finns det inte jättemycket gott att säga om låt-gå-ledarskap och just därför är det synd att det trots allt förekommer och alltför sällan tas tag i eftersom “det funkar ju bra ändå”. Ibland är det också därför det kan vara svårt att identifiera en låt-gå-ledare - än mer om chefen ifråga samtidigt är karismatisk och snackar mer än vad hen leder. Det har faktiskt visats i en studie att medarbetare hellre har en chef som använder sig av en auktoritär ledarsstil snarare än låt-gå-ledarskap.

Känner du igen detta från ditt egna arbetsliv? Har du upplevt en låt-gå-ledare förut? Berätta gärna!

Högkänslighetens styrkor som ledare

Att vara högkänslig som ledare kan ha både sina fördelar och utmaningar och idag tänkte jag att vi ska kika lite närmare på några av högkänslighetens styrkor som du kan använda dig av som ledare.

Läs mer: Om HSP och att vara stark men känslig på samma gång

Högkänslighetens styrkor som ledare

Läsa av både rum och personer

Eftersom ledarskap inte handlar om oss som chefer utan om personerna vi leder är det en viktig förmåga att både kunna läsa av ett rum och personerna i det för då kan vi sedan anpassa oss efter det. Inte i den bemärkelsen att vi ska låta oss påverkas av stämningen eller det vi ser men för att lättare kunna navigera och kommunicera.

Mer närvarande

Om du som högkänslig kan lära dig bemästra förmågan att lyssna aktivt kommer du också att bli ännu mer närvarande vilket bara är en fördel som ledare. Det är när vi är som mest närvarande vi gör som störst skillnad för våra medarbetare - inte minst för att det är då vi är som mest inlyssnande och bekräftande.

Bättre tajming

En annan styrka vi kan använda oss av som högkänsliga ledare är att träna upp vår tajming. Alla, mig inkluderad, har väl någon gång ställt oss frågan “när verkar det vara rätt läge att säga det här?” och om du lyssnar aktivt och utgår från det coachande ledarskapet kommer din tajming inte bara bli bättre utan troligtvis också komma utan lättare.

Vad säger du som är högkänslig ledare? Kan du lägga till några fler styrkor på listan?

T som i Tillsammans

Jag vet, jag pratar om det mest jämt att det är tillsammans som vi blir starkare men det är för att det är både viktigt och sant. Det kan vara ensamt att vara ledare och chef men det måste inte vara det. Däremot innebär det inte alltid att det är enkelt att skapa den där känslan av gemenskap eller att hålla sams.

T som i Tillsammans

Här är tre olika tankar och perspektiv som du som ledare kan använda dig för att stärka teamet inför det arbete ni gör ihop. 

Prata om ert gemensamma mål och större syfte

Regel nummer ett är att ha ett gemensamt mål som ni som arbetsgrupp ska lyckas med att nå. Regel nummer två är att veta varför det är viktigt att ni ska lyckas med detta. Det kan vara en stor vision som att göra världen till en bättre plats eller mindre, mer konkret variant. Kanske att leverantörsfakturorna ska bli rätt för att kunna underlätta ekonomiavdelningens jobb. När man befinner sig mitt uppe i de kraftigaste av vindar är det lätt hänt att tappa sin riktning. Att prata om dem och påminna varandra om dem i vardagen kommer inte bara tjäna som en påminnelse till varför ni gör det ni gör vilket bidrar till en starkare känsla av meningsfullhet - det kommer också bidra till en bättre teamkänsla. 

Ni måste inte göra allt ihop hela tiden

En vanlig missuppfattning är att du som ledare behöver vara delaktig i allt eller att ni alla måste göra allting ihop hela tiden för att teamkänslan ska infinna sig. Men nej, så är inte fallet och dessa tider där många arbetar på distans poängterar väl verkligen det. Jag brukar likna det vid Sagan om Ringen (eftersom jag oftast pitchar min ledarskapsmodell Bosskartan utifrån en karta över Mordor). De har alla en gemensam sak de strävar efter - att förstöra härskarringen och rädda världen från ondskan som kommer att utplåna eller förslava allt levande. Och till en början av historien så reser brödraskapet tillsammans men det är bara i den första boken av två som de gör det. Efter de splittras gruppen och de gör varsina resor över olika delar av världen även om de fortfarande har samma mål som de kämpar för. Likadant, om än kanske inte lika sagoboksliknande, är det i arbetslivet och den blir din roll som ledare att veta var de olika teamen och medarbetarna befinner sig på er skattkarta och vad de behöver för att lyckas med sina respektive uppdrag. 

Kom överens om era spelregler

En annan grundläggande sak som kommer att göra er vardag och ert arbetsliv ofantligt mycket lättare är att prata om och komma överens om era spelregler som ni ska förhålla er till. Det kan låta basalt men kommer att hjälpa er minska otydlighet och potentiella kommunikationsmissar i organisationen. Tänk bara på alla konflikter som undviks när man spelar sällskapsspel om alla är införstådda med vilka regler som  gäller. Frågor som kan vara bra att upprätta spelregler kring är exempelvis: 

Hur ofta ska ni ha möten? Vad är syftet med era olika möten? Får man ha med mobil eller dator? Ska vi hälsa på varandra när vi kommer till jobbet? Vilka frågor diskuterar vi över mejlen och vilka tar vi IRL? Har vi överlämningar och hur går de i så fall till? Ska vi vara tillgängliga utanför arbetstid och i så fall hur?

Och så vidare. Den här typen av diskussioner i arbetsgruppen kommer inte bara att underlätta ert vardagliga arbete - också det kommer att stärka er som team eftersom ni, genom dessa diskussioner, erkänner högt att ni är en grupp med egna regler och villkor. 

Dela gärna med dig! Vad tänker du på när du tänker på att arbeta i grupp tillsammans och vad det kan innebära?

Karismatiskt ledarskap

Vi har pratat om det auktoritära ledarskapet tidigare och idag är det dags att kika närmare på en annan klassisk ledarskapsstil - nämligen det karismatiska ledarskapet. Vad utmärker det? När kan det vara bra att använda sig? Och är detta en stil som alla kan använda?

En karismatisk ledare kan finnas i alla organisationer och chefsroller. Bild: Mapbox on Unsplash

Det karismatiska ledarskapet

Kännetecken:

Den karismatiska ledarstilen upplevs oftast som väldigt inspirerande och kan identifieras både för att personer runt om ledaren tycker det men också att ledaren ofta har en stark utstrålning, är självsäker, medryckande och social. Men ses ofta också som äkta och minnesvärd med en varierande grad av tillgänglighet. Ofta syns och hamnar den karismatiska ledaren på scenen och i rampljuset, är duktiga talare och återfinns i mitten av rummet och uppmärksamheten. Vissa föds med en naturlig karisma och förmåga att leda karismatiskt men de flesta av oss kan träna sig i denna ledarstil.

Situationer när det passar extra bra:

När medarbetarna och organisationen behöver hopp och en ledare att följa mot något nytt kan den här ledarstilen vara extra värdefull just för att den så ofta engagerar och motiverar andra. Ett nutida exempel är Ukrainas president Volodymyr Zelenskyj som inte bara levererar starka tal utan med sitt sätt, sin klädsel t-shirt och mobilfilmer från Kievs gator mobiliserade landets invånare och styrkor efter att de invaderats.

Dess styrkor:

Det karismatiska ledarskapet värderas ofta väldigt, väldigt högt just för att många ser upp till och beundrar karismatiska ledare. De blir idoler och en ska inte underskatta vilken dragningskraft dessa ledare kan ha och vad det kan innebära: att folk jobbar och bidrar mer, hur organisationskulturen kan förändras och stärkas, hur försvarslusta eller kämparglöd kan väckas. För att inte tala om hur framtidstro och hopp kan planteras. Det här kan såklart också åstadkommas med god retorik men den karismatiska ledaren är mer än bara retoriskt skicklig, hen kan möta människor och få dem att känna sig sedda.

Dess svagheter:

Trots att denna ledarstil är så populär och omtyckt finns det dock några starka svagheter med den. Desto högre position ledaren har och desto mer ansedd, erkänd eller känd ledaren är - desto svårare kan det till slut bli att leva upp till förväntningarna som omgivningen har och målar upp kring dig som ledare. Dessutom ställer det ännu större krav på dig som ledare att göra ett gott avtryck. Behovet av ens chefs ledarskap försvinner nämligen inte bara för att strålkastarna slocknar så en verklig duktig ledare behöver kunna vara karismatisk också i de vardagliga mötena - annars är risken att det som sägs på scenen blir just en show och av en ledare och chef behövs mer än så.

En annan stark nackdel med det karismatiska ledarskapet är att det är så starkt knutet till personen ifråga, vilket kan göra organisationen otroligt sårbar. Och det kan ju bra när allt fungerar och är fint men om det går dåligt: vad händer då? Ett färsk exempel jag tänker på (eftersom jag nyligen såg dokumentären Imperiet Bianca) är vad CAIA hade gjort utan Bianca Ingrosso?

Effekterna det kan få:

Det karismatiska ledarskapet kan det innebära att mycket blir gjort för att medarbetare vill bidra, vill visa vad de kan och att man känner att man gör skillnad - framförallt om ledaren ser, värdesätter och tydligt visar hur hen uppskattar ansträngningarna som görs. Används ledarstilen rätt kan den snabba på förändringsprocesser, bygga starka team, bidra till en stark organisationskultur och öka både trivsel och produktionsförmågan på en arbetsplats. Om det däremot är “mer snack än hockey” är risken i stället stor att folk känner sig lurade eller blir besvikna, något som också kan ske om den karismatiska ledarens sätt och ord inte backas av hens handlingar eller organisationen i stort. I sämsta fall skulle det leda till att den karismatiska ledaren får funktionen av en negativ (in)formell ledare i stället.

Summa summarum:

Såhär, det karismatiska ledarskapet är starkt om det används på rätt sätt men jag skulle samtidigt påstå att det är en ledarstil som många gånger överskattas. Som ledare och chef räcker det inte med att bara vara karismatiskt - det kan funka om du har andra människor runt omkring dig som gör jobbet bakom kulisserna - eftersom chefsuppdraget kräver mer än så av oss som chefer. Däremot är det en ledarstil väl värd att träna sig i och använda när situationen är lämpad för det. Det som är viktigt är dock att alltid utgå från dig själv som person så att du inte behöver kliva in en roll att spela, en av de stora framgångsnycklarna till det karismatiska ledarskapet är att det upplevs som äkta och genuint.

Har du någon gång haft en karismatisk ledare och om ja, hur upplevde du att det var? Dela gärna med dig!