Vanliga utmaningar med att jobba hållbart

Det är, rätt ofta, en sak att säga att man jobbar hållbart och en annan att faktiskt göra det. Jag är den första att erkänna det högt eftersom jag vet både hur utmanande det kan vara att ställa om men också att bibehålla den hållbara takten. Likväl är den viktig för att vi ska kunna hålla hela vår karriär! Vilka vanliga utmaningar med att jobba hållbart finns och hur kan en hantera dem?

Att jobba hållbart ligger i allas vårat intresse men också i chefens och organisationens eftersom välmående personal presterar bättre. Bild: Surface on Unsplash

Vanliga utmaningar med att jobba hållbart

Vi arbetar för kortsiktigt

Som ledare och företagare är det otroligt lätt hänt att fastna i det dagliga och bränderna som behöver släckas här och nu. Vi blir reaktiva snarare än proaktiva och kan, rätt så snabbt, gå in i ett läge där kortsiktiga saker styr agendan och arbetsdagen.

Hur du kan hantera det: Det finns tyvärr inga genvägar här utan du behöver avsätta tid till att också tänka och agera långsiktigt. Men, i gengäld behöver detta inte innebära att du har tre dagar i veckan som bara handlar om strategiarbete. Vad är din vision för arbetsgruppen och verksamheten? Vad av det du gör idag som kommer att bidra till att den uppnås?

Orimlig arbetsbelastning

Först och främst tänker jag att det är en viktig skillnad på att ha mycket att göra i perioder och mycket att göra jämt. Att jobba hållbart behöver inte innebära att man sitter och rullar tummarna hela dagarna eller att en aldrig har det intensivt på jobbet. Tvärtom går det jättebra att jobba hållbart och ha hög arbetsbelastning ibland. Men att ständigt ha för mycket att göra, inte hinna med sitt jobb eller vara stressad jämt på grund av en för stor arbetsbelastning - det är en annan sak.

Hur du kan hantera det: Först och främst behöver du syna din arbetsbelastning i sömmarna. Är det mycket just nu eller har “just nu” blivit en cykel som ständigt upprepas och pågår? Det är också viktigt att ifrågasätta om det faktiskt är en så hög arbetsbelastning som det känns? Är det rimligt att hinna med allt ska göra på den arbetstid du har? Om det är så men att du ändå inte hinner runt - då är det dags att sätta din arbetsbelastning i förhållande till dina förutsättningar.

Vi glömmer bort våra förutsättningar

De allra flesta av oss tenderar att planera och sätta förväntningar på våra arbetsdagar utifrån att vi mår toppen jämt, kan prestera maxat och är i vårt esse. Och det vore ju toppen om så vore fallet! Synd då att vi alla är människor, har dåliga dagar och att livet tenderar att komma och lägga sig i ibland. Vilka förutsättningar har du just idag? Vilka förutsättningar har du i ditt arbete? De behöver också vägas in i kalkylen även om människor generellt kan klara av mycket under hård press när det behövs.

Hur du kan hantera det: Ge dig själva så sjysta förutsättningar som möjligt! Ät ordentligt, sov och motionera. Var allra minst medveten om dina förutsättningar och träna på att se dina prestationer i förhållande till dem. Påminn andra om deras förutsättningar som ledare, det kommer att göra dig mer grundad, medveten och balanserad i vardagen.

För lite eller för dålig återhämtning

Återhämtning är ett ständigt återkommande tema här just för att det är så väldigt viktigt. Stress i sig är inte farligt men bristen på återhämtning är det definitivt. Hur ofta känner du dig avslappnad i vardagen? Hur mycket återhämtning och vila kan du få och hur mycket ger du dig själv? Och när det sker, vad för återhämtning är det då?

Hur du kan hantera det: Utgå från dina förutsättningar och prioritera vila, aktiv som passiv, på de sätt som passar dig i din vardag och se till att göra det flera gånger i veckan - inte bara på sommarsemestern.

“Jag ska bara”

Hur lätt är det inte att hamna i den här fällan där man börjar tänka “jag ska bara” eller än hellre “jag ska bara göra detta också”. Och ja, kanske är det något som är litet eller går snabbt. Men gör vi detta tio gånger om dagen så ökar risken att all arbetstid äta upps av saker som egentligen inte ska stå högst upp på prioriteringslistan.

Hur du kan hantera det: När något “jag ska bara” dyker upp, ifrågasätt hur lång tid det kommer att ta och hur brådskande den egentligen är. Om den är brådskande eller tar mindre än fem minuter att göra - gör den direkt. Annars? Boka in tid för den längre fram.

Det tar längre tid att jobba hållbart

En insikt som ibland är jobbig för mig själv att acceptera är att det, beroende på vad det är såklart, också kan innebära att det tar längre tid och går långsammare när man jobbar hållbart. Ja, kvalitén på arbetet blir bättre men det tar ofta också längre tid att göra saker grundligt inledningsvis.

Hur du kan hantera det: Det finns såklart flera saker en kan göra - utrusta sig med lite mer tålamod kan vara en. Det som brukar fungera bäst för mig är dock att se det som en investering på lång sikt, att tiden jag investerar nu kommer att gynna mig längre fram och det kan bidra till att det känns lättare att investera tiden här och nu även om det känns tråkigt eller onödigt.

Vad säger du som läser? Hur hållbart skulle du säga att du kan jobba idag?

H som i Hållbarhet

Det kanske låter naivt att säga att jag vill vara till med att bidra ett hållbarare arbetsliv - samtidigt är det prick det som en av mina stora visioner. För hållbarhet är viktigt ur många perspektiv och ligger i allas vårat intresse att vi gör det. Inte minst om vi ska hålla hela vårt arbetsliv. Sjukskrivningarna för reaktioner på svår stress ligger till största del bakom de senaste årens stora ökning av sjukskrivna enligt Försäkringskassan och sju av tio chefer är stressade och lider av brist på återhämtning enligt Unionen. Är detta hållbart? Knappast. Detta kan givetvis granskas, ifrågasättas och diskuteras ur flera olika perspektiv men i dag tänkte jag att vi ska hålla oss på individnivå. Hur kan vi leda oss själva, och andra, lite mer hållbart här och nu? Här är tre exempel:

H som i Hållbarhet

Planeringen

För ett par avsnitt sedan så pratade vi om förväntningar och hur viktigt det är att dessa ska vara rimliga. Det blir aktuellt här igen med frågan: vad är rimligt att hinna med på en arbetsdag? För det är trots allt här som ens arbetsbelastning ofta börjar. Är kalendern fullspäckad med möten? Bågnar att-göra-listan? Ja, då är det inte konstigt heller att det är svårt att sluta arbeta. Jag arbetar själv med den balansen och mina viktigaste verktyg där är lång framförhållning på deadlines med en generös och luftig planering som tillåter att saker dyker upp. Och när det kommer perioder av att det är överbelastat? Ja, då har jag mina strategier för att hantera dem på ett hållbart sätt.

Arbetstid vs fritid

När jobbar du och när är du ledig? Läser du mejlen om kvällarna? Så många som en tredjedel läser mejlen på semestern enligt en undersökning som Sifo gjort – ett beteende som i längden varken är hälsosamt eller hållbart. Att arbeta mycket är en sak och att arbeta ständigt utan återhämtning är en annan och vi behöver alla vår fritid. Du med och jag med.

Vad prioriterar du först: lönsamhet eller välmående?

Utan någon som helst lönsamhet finns det sällan möjlighet att ens fundera över välmående. Men om lönsamheten är där, när arbetet rullar på, vad prioriterar du först då: lönsamhet eller välmående? Om vi på bekostnad av vårt välmående ökar lönsamheten så kommer lönsamhetsutvecklingen att avta förr eller senare och om vi dränerar vår produktionsförmåga helt… Ja, då försvinner också möjligheten till att kunna producera alls.

Det är därför det är så fruktansvärt viktigt att också prioritera sitt välmående i vardagen - aktivt, medvetet och löpande. Det är nämligen ingen annan som kommer att göra det åt dig. Eller hur?!

Knep för att hantera perioder med mycket jobb

Ni vet att jag är en stark förespråkare för att ha en rimlig arbetsbelastning - det är essentiellt om vi ska hålla hela vår karriär. Samtidigt är det så att det ibland krävs att man lägger i en extra växel alternativt att det faktiskt krockar i kalendern. Så hur kan man hantera perioder av mycket jobb på ett hållbart sätt? Låt oss titta närmare på det och praktiska verktyg som kan vara till nytta.

Att fokusera är definitivt en av nycklarna för att kunna hantera med mycket jobb. BIld: Chase Clark on Unsplash

Knep för att hantera perioder med mycket jobb

Förbered dig om du kan

Ibland kastar livet skruvbollar på en som det absolut inte går att förbereda sig på. Men om vi vet att en period med mycket jobb är på ingång kan vi faktiskt också preppa oss för den med både praktiska och mentala förberedelser.

Exempel på praktiska saker kan vara allt från matlådor till vardaglig logistik och mentalt förberedelsearbete? Ja, det är alltid nyttigt och desto bättre buffert vi har på energikontot desto lättare kommer den intensiva perioden bli att bli att hantera. 

Säkerställ att det är en kortare period

En hektisk period som följs av ännu en och ännu en är ett mönster. Och den typen av beteende är dessvärre en risk för att bli utmattad om man inte är varsam. Så se till att din period av att det är mycket är kortfattad och begränsad!

Du hjälper dessutom dig själv om du zoomar ut och skapar dig en heltidsbild av perioden som pågår eller komma skall.

Behandla det som ett eget projekt

Ytterligare en strategi är dessutom att se den här begränsade perioden som ett eget projekt i sig så att du kan göra en plan för hur du ska hantera den på ett så bra sätt som möjligt. Det behöver inte innebära att du allt som inkluderas i att leda projekt för det men det jag brukar finna användbart är att sätta både projekt- och effektmål. Vad är det som ska göras? När? Hur? Vilka andra är engagerade och påverkar eller påverkas av detta? Hur vill jag må under tiden och i vilket skick vill jag gå i mål?

Genom att göra så här blir det lättare att distansera sig till det hektiska men också få bättre koll på läget vilket många gånger är lugnande bara i sig.

Använd alla (vettiga) genvägar

Jag är all for att använda genvägar och att göra saker lättare för sig under hektiska jobbperioder så länge de är vettiga och inte underminerar framtida arbete. Gör så mycket som möjligt så enkelt som möjligt för dig själv oavsett vad det gäller. För min egen del försöker jag exempelvis att underlätta alla former av transportsträckor så mycket som möjligt. Tar hiss om jag har en resväska som jag släpar på eller åker buss även om det “bara tar en kvart att gå” om det är så att jag behöver energin till senare.

Ett annat knep är att veta varför man behöver jobba mycket - syftet ska inte underskattas att använda som drivkraft när man är trött och less och undrar varför man gör detta överhuvudtaget. Bild: Unsplash

Prioritera stenhårt men välj inte bort allt kul

Det är så lätt hänt när man har mycket att göra att man av bara farten börjar göra ännu mer. Undvik den fällan! Gör bara det som leder till att du tar dig igenom den hektiska arbetsperioden och lägg det som inte måste göras n-u-nu åt sidan. Ja, det kan vara jobbigt för att det troligtvis behöver göras senare men du skjuter troligtvis dig själv i foten om du försöker göra allt samtidigt.

Välj bort och prioritera ned annat så att du begränsar dig men samtidigt, ta inte heller bort allt som är kul och ger dig energi. Du måste fylla energimässigt under tiden och tanka innan bensinen är slut i tanken.

Ge dig själv så kvalitativ återhämtning som möjligt

Bara för att det är mycket jobb innebär det inte att det är lämpligt att stryka allt som klassas som kul eller återhämtande ur kalendern. Det kanske är en utmaning att hitta på lika mycket som du brukar men sluta inte göra saker som ger dig energi helt. Risken är att det kommer att dränera dig fullständigt och därför behöver du ge dig själv så kvalitativ återhämtning som möjligt.

Under mina veckor nu så kan det handla om allt från att sitta ner med en kopp kaffe och bara lata mig en stund, till att dagdrömma lite om bebis, åka ut i skogen eller stallet, prata med vänner och familjemedlemmar i telefon, kolla en serie med M eller lägga ansiktsmask. Det behöver inte vara stort eller avancerat för att tjäna som återhämtning – det viktiga är att vi i de stunderna kan koppla bort jobbet och fokusera på något annat.   

Mat, sömn, motion

Och oavsett hur mycket eller lite tid du har för din återhämtning - se till att äta, sova och motionera så regelbundet och ordentligt som möjligt! Utan dessa tre grundstenar är det svårt att orka någonting över tid och det kommer tveklöst att påverka din produktionsförmåga så se till att ha vettiga vanor kring dina grundläggande behov och prioritera dem.

Försök hålla förväntningarna rimliga

En av de svåraste sakerna, tycker jag personligen, är att hålla förväntningarna rimliga på vad som kan och ska hinnas med. Nej, det kanske inte är den roligaste perioden just nu men den kan vara jättebra ändå. Mycket blir vad vi gör det till och genom att reglera förväntningarna kan vi hjälpa oss själva att leva lite rimligare när det är intensivt.

Fortsätt se de små sakerna i vardagen

Ytterligare en sak som jag har insett de senaste dagarna att jag gör är att fortsätta se de där små, små sakerna i vardagen. En flock fåglar som flyger över skyn. Landskapet utanför tågfönstret. Vattnets rörelse när det tappas upp i ett glas. Det är troligtvis min högkänslighet som bidrar till att jag ser sådant från första början men det är också ögonblick som jag aktivt anstränger mig för att notera och stanna upp vid även när tempot är högt. Det grundar mig och håller kvar i nuet.

Oh ja, detta är de strategier som jag använder mig av i perioderna som den jag arbetar i just nu: när det är sjukt mycket som händer samtidigt. Har du som läser några tips - stora som små - i ett sådant här läge? Dela dem gärna!

När jobbet går emot ens värderingar

En frågeställning jag möter då och då i mitt uppdrag är vad man ska göra när ens arbetsgivares verksamhet, ambitioner eller det man behöver göra i chefsuppdraget går emot ens värderingar. Hur kan man hantera det? Ja, det är både en stor och svår fråga på samma gång men jag ska försöka resonera och ge ett generellt svar kring detta.

Först och främst är det många saker som inverkar på en situation som denna. Det beror exempelvis på:

• Vem du är

• Din livssituation och socioekonomiska status i stort

• Vad arbetet och din arbetsroll betyder för dig

• Dina möjligheter att byta arbetsgivare eller yrkesroll

• Din omgivning på jobbet med team och kollegor

• Din omgivande miljö privat

Hur dessa olika faktorer påverkar dig beror såklart på dig och livet du lever och kan vara svårt att uttala sig om generellt mer än det troligtvis kommer att bli lättare att fatta beslutet att lämna arbetsgivaren om du har lätt för att hitta nytt jobb eller har ett starkt socialt och/eller ekonomiskt skyddsnät.

Ett arbete som går emot ens värderingar kan få stora påfrestningar för individen och kan medföra problem för både hälsa och välmående över tid. Bild: Spencer Backman on Unsplash

När jobbet går emot ens värderingar

Arbetet är en stor del av vår vardag och att vantrivas här får stora, negativa konsekvenser för oss. Än mer om företagets ambitioner strider mot våra värderingar – något som kan skapa starka dåliga känslor av att behöva gå dit, ta beslut och hantera olika situationer chef riskerar att understryka de negativa känslorna än mer. Det är vanligt att det leder till stresspåslag eftersom vi i ett sådant här läge faktiskt tummar på gränserna för vår personliga integritet mer och mer över tid. Finns såklart mycket att prata om kring detta men i grund och botten behöver du identifiera:

1. Var din gräns går för vad du är villig att göra i arbetets tjänst

2. Vad det är som skaver i ditt rådande läge? Vilka situationer är det och vad innebär dem?

3. När och hur mycket det är okej att överskrida din gräns men också…

4. Vad din maxgräns är och hur nära du befinner dig den?

Hur allvarlig och brådskande situationen är skulle jag säga beror på hur du mår utav den. Känns det lite skavigt men till största del okej? Ja, då går det kanske bra att fortsätta som du gör. Har du sömnproblem, mår dåligt eller känner att du är på väg in i väggen? Ja, då är det en trolig risk att en utmattning blir resultatet om du fortsätter ditt nuvarande beteende.

När du vet svaren på frågorna ovan kan det också vara bra att reflektera kring ett beslut. Ska du stanna kvar och försöka hitta sätt att stå ut med detta? Eller ska du göra något annat som bättre passar med dina värderingar och i så fall vad?

En sak är säker och det är att om du riskerar en utmattning för att du kämpar mot dina egna värderingar är det ingen som kommer att tacka dig för att du jobbar dig sjuk. En fullträff in i väggen kommer att slå hårdast mot dig själv och din framtida hälsa. Så undvik detta så mycket du bara kan och försök ändra din situation antingen genom att hitta vägar för att acceptera och hantera den, prata med din chef och arbetsgivare för att försöka få stånd till en förändring eller söka dig vidare.

Vad säger du som läser? Har du någon gång befunnit i den här situationen och om ja, vad hände då?

Höstens spelplan och ambitioner

Hösten är såklart redan här med sin kyliga luft, händelserikhet och sitt fallande mörker men ännu har det inte varit bloggtid nog för att faktiskt sätta spelplanen och mina tankar kring dem på pränt. Vad händer framåt? En extra spännande dimension under hösten är givetvis graviditeten och både de ändrade förutsättningar som den kan innebära utöver de vardagsprojekt som tillkommer med den.

Jag är på det stora hela på en väldigt bra plats just nu med företagslivet och som vanligt njuter jag av så mycket som möjligt på vägen.

Höstens spelplan och ambitioner

Business as usual

På många sätt är det faktiskt business as usual som gäller! Kommer utbilda, ha klientarbete exempelvis i form av mentorskap och rådgivning samt blogga på som vanligt. En hel del av hösten är inbokad redan och samtidigt ser jag fram emot att se vad som kommer att dyka upp på vägen. Saker gör det nämligen alltid och det är en av de sakerna jag gillar så mycket med att driva eget – den kittlande känslan av att upptäckande. Kommer att kombinera att åka Skåne och Sverige runt med hemarbete precis som vanligt i alla fall.

Bossbrudsträffarna börjar igen!

En fantastisk nyhet är Bossbrudsträffarna börjar igen och vi slår på stort och gör det i både Skåne och Stockholm parallellt. Den 6 oktober och 17 november blir det i Malmö/Lund och den 13 oktober och 10 november blir det i Stockholm. Ser verkligen fram emot alla dessa tillfällen och om du vill läsa mer om dem eller anmäla dig ska du göra det snarast här: Intresseanmälan till Bossbrudsträffar

Digitala ledarskapsutbildningar?

Jag håller på att undersöka om jag ska köra en eller två digitala ledarskapsutbildningar: en inom svåra samtal och en inom konflikthantering. Har gjort båda dessa för kund innan med grymt bra respons och det hade varit kul att köra dem igen men under egen flagg. Vad tror du? Visst hade det varit en rolig grej?

Preppa för att kombinera företagandet och föräldraledighet

Ett annat projekt i höst är också att förbereda det som förberedas kan inför den kommande kombinationen av företagande och föräldraledighet. Om allt går som det ska kommer det ju trots allt en liten en i slutet på februari och det enda jag vet just nu är att vi inte vet någonting om hur det kommer att bli, haha. Så bakom kulisserna pågår det ett rätt intensivt arbete med att sätta sig in i allt om föräldrapeng, föräldraledighet, ta företagsekonomiska beslut och samtidigt fundera ut olika alternativ som möjliggör att både hålla i gång företaget och vara hemma med bebis. Vi får se vart det landar!

Känner mig alldeles pirrig inför den här hösten och än mer nu när jag har haft dagar med mindre migrän och då orkar mer. Det är mycket kul som väntar framåt! Bara den här morgonen innebar en roligt talaruppdrag som i all sin enkelhet ändå är en liten milstolpe att fira.

En inre pågående resa

Utöver jobbet så håller jag också på ett lågintensivt inre arbete som en del av min personliga utveckling. Det är en läkande process där pusselbitar sakta, sakta faller på plats och där jag inte riktigt just nu vet vad nästa steg kommer att bli. Jag har en riktning, ett hum om slutresultatet men vad som väntar däremellan är just nu lite oklart. Får se om det ger sig till känna eller om det också blir ett upptäckande.

Mitt mindset

Mitt mindset för hösten ligger i linje med mina tankar för 2022 och ledordet: Growth

Jag och företaget växer verkligen nu, på alla sätt det typ går, haha. Och i detta växande och framförallt nu i höst så tänker jag att mitt mindset ska fortsätta vara upptäckande och omhändertagande. Det går inte att planera eller styra allt och genom att upptäcka snarare än att planera och försöka styra upplever jag att det blir lättare att förhålla sig till allt som händer oavsett om det är bra eller dåligt. Jag blir mer äventyrslysten och tillåtande på det sättet. Dessutom är det extra viktigt att jag fortsätter att ta hand om mig, lyssna in och lyda kroppen och göra de små sakerna som får mig att må bra i vardagen.

Anpassa arbetsupplägg efter förutsättningarna

Har jobbat på detta sätt länge nu så det känns å ena sidan som gammal skåpmat men samtidigt tänker jag att den här punkten är bra att ha med på listan just för att jag inte har varit gravid innan och har noll aning egentligen om hur den kommer påverka mig. Det jag har märkt hitintills är att jag behövt börja jobba mer i skift där jag kör en långsammare morgon, arbetar fokuserat ett par timmar och sedan sover middag en eller ett par timmar innan nästa skift drar igång. Jag kommer att köra på med samma arbetsmängd som jag har nu så länge det fungerar, fortsätta ha så mycket luft som möjligt i kalendern och ser det som jag behöver uppdatera mig då och då. Det som funkar den här veckan kanske inte funkar nästa och så vidare. Tror det kommer bli bra!

Hur ser dina tankar och planer ut för den här hösten?