Tips för att prata inför folk

Jag fick en fråga nyligen om jag har några proffstips gällande att prata inför folk när det gäller att hålla utbildningar och ja, klart att jag kan dela med mig av vad som hjälpt mig under de här åren som utbildare och föreläsare. Men notera att de här tipsen är baserade på mitt perspektiv, utifrån min yrkesroll med mina erfarenheter som ledarskapsutvecklare, använd dig av det du kan på det sätt som passar dig snarare än att se detta som en one-size-fits-all-lösning för det är det inte menat att vara.

Gammal bild från en av mina första större föreläsningar, var första gången jag pratade om Bosskartan inför publik! Riktigt roligt men ack så nervöst på samma gång. Minns att Emma Frans var key note speaker och jag var tvungen att låta bli att se hennes dragning för att inte ruckas ur balans inför att det var min egen tur. Foto: Framåt Västervik

Tips för att prata inför folk

Se det som ett lärande

Du har kanske hört talesättet om att en måste göra något i tiotusen timmar för att bli riktigt bra på det? Huruvida det stämmer hela vägen eller inte kan såklart diskuteras men något jag har haft stor nytta ända sedan min första föreläsning för drygt fyra år sedan är inställningen att jag samlar mina tiotusen timmar. Med det tänket så blir en föreläsning på en timme helt plötsligt inte så stort och så allvarligt utan snarare ett träningspass (vilket såklart vara jobbigt nog ändå) men det hjälper mig att behålla perspektivet om att detta är en förmåga som jag lär mig - inte bara kan. Sedan dess har jag föreläst och utbildat i mängder men jag är fortfarande inte fullärd och jag ser absolut att jag har kapacitet och potential att bli ännu bättre i framtiden.

Utvärdera dig själv sakligt

En annan sak som jag gör efter varje utbildningstillfälle/föreläsning är att utvärdera mig själv. Hur gick det? Vad kändes bra? Vad kan förbättras? Vilka lärdomar tar jag med mig härifrån? Och så sätter jag betyg på mig själv, 1-5 där:

• 5 är toppklass

• 4 är jättebra

• 3 är bra och helt okej

• 2 är sådär

• 1 är katastrof

Det här betyget är helt bortkopplat till utvärderingar och feedback som jag får från deltagare, publik eller arrangör utan det är min egen bedömning som gäller baserat på det jag vet och kan om mig själv och om retorik generellt. En femma är roligt och det jag helst vill leverera ständigt och jämt men det har genom åren blivit många fyror och två treor också och oavsett betyget synar jag varför det blev som det blev. Hitintills har jag inte levererat lägre än en trea (men jag räknar med att det kommer att hända någon gång) och det var från en av treorna jag lärde mig att jag behöver äta ungefär två timmar före en stor dragning oavsett hur bra eller dåligt det passar tidsmässigt.

Jag som är en ältande person tycker också att det här betygssystemet hjälper mig att ta lärpengarna från varje gig för att sedan arkivera det. Det är lätt hänt annars att en vänder och vrider på alla detaljer i evighet efteråt och det är en balansgång mellan att göra det på ett konstruktivt och ett destruktivt sätt. Det första är bra och är nyttigt men när du har har samlat på dig dina lärdomar, gå vidare och fokusera på nästa tillfälle i stället.

Sjysta förutsättningar

En viktigt grej som lätt glöms bort att prata om är också hur viktigt det är att ge sig själv sjysta förutsättningar för att leverera ett bra snack. Inte bara när det kommer till förberedelser, både materialmässigt och mentalt, utan också med praktiska saker som mat, sömn, att vila sig i form, ha gott om tid på sig inför och planera materialet så att det kan justeras efter omständigheterna. Själv anpassar jag, i den mån det går, hela arbetsveckan efter leveransen, ser till att det finns luft i kalendern och att jag äter ordentligt före, under och efter. Sömnen är viktigt men inte nödvändig på samma sätt som maten men här fungerar vi ju alla olika så utgå från dig själv: vad behöver du? Och testa dig fram tills du hittar det upplägg som passar dig bäst.

Lägg tid på utbildningsmaterialet

När det kommer till utbildningar så upplever jag att det är enkelt att bygga utbildningsmaterialet eftersom jag nio komma fem gånger av tio utbildar och föreläser inom ämnen som jag kan, vet och behärskar väldigt väl. Med det sagt så har jag ändå en struktur för hur jag skapar utbildningar.

• Målgruppsidentifiering: vilka går denna utbildning och varför?

• Behovsanalys: vad vill deltagarna ha och vad behöver de få? Vad vill uppdragsgivaren att utbildningen ska innehålla? Varför hålls den här insatsen överhuvudtaget?

• Materialinventering: vad av det jag har gjort tidigare kan användas här igen alternativt uppdateras och eller paketeras om?

• Research: dubbelkolla tidigare research och scouta senaste forskning och rön

• Modulskiss: baserat på start och sluttiden samt uppdragsgivarens önskemål planerar jag in pauser och utifrån det skissar jag upp ungefär i vilken ordning vi ska prata om vilket ämne. Är det en större utbildning (som jag misstänker att jag kommer att hålla fler gånger) gör jag rent utav ett körschema i Excel utöver min Powerpoint för att enkelt kunna följa min agenda.

• Powerpointen: jag är inget fan av powerpoints men som visuellt verktyg kan det såklart vara värdefullt både för mig och deltagarna. Här är jag rätt så kreativ och arbetar så mycket som möjligt med bara bilder och rubriker. Är det mycket matnyttigt listar jag stolpar medan textmassor är strängt förbjudna what so ever.

• Den röda tråden: jag tycker det är viktigt att utbildningsmaterial har en röd tråd för att det ska bli så lärorikt som möjligt. Det märks om materialet är genomtänkt eller inte och en tydlig början, en agenda och ett tydligt slut med en sammanfattning av vad som gjorts hjälper dessutom deltagarna att fokusera ännu mer på innehållet.

• Budskapet: om det skulle vara så att deltagarna bara får med sig en enda sak från allt du säger - vad ska det vara då? Att tänka på budskapet tycker jag också ofta hjälper att vässa materialet och också framträdandet.

Samtidigt är det lätt hänt att fastna i den här punkten och sitta och peta med sig material i evigheters evigheter, framförallt när man är ny och innan man har hittat sin stil. Gör du uppdraget på timpenning - håll timpengen i bakhuvudet för att inte riskera att lägga ner tid på detaljer som ingen annan än du bryr dig om.

Och för dig som inte ser kopplingen mellan att skapa utbildningsmaterialet och att framföra det så kommer svaret på det här…

Låt materialet hjälpa dig vid framförandet

Det händer oss alla då och då att man tappar bort sig om vad man ska säga när man gör. Det är varken konstigt eller något att oroa sig inför eller skämmas över när det händer. Men det är här materialet också kan hjälpa dig, dels för att det är en förberedelse i sig att göra det men också för att förstärka budskapet och hålla intresset uppe.

Variera innehållet så mycket som möjligt! Bryt av föreläsningarna med bikupor (att man sitter där man är och pratar två och två), brainstorming (att hela gruppen får komma med förslag), reflektionsövningar som man gör en och en eller workshops där deltagarna får göra en övning kopplat till materialet. Det gör mycket för både lärandet och erfarenhetsutbytet i gruppen och tänk på att variera tempot i dragningen då och då med. Tempoväxlingar hjälper också hjälpa deltagarna att hålla fokuset på det ni gör.

Och, och, och! Bygg också ditt material så att det kan anpassas i längd och både kortas ner eller förlängas. Som åhörare retar jag mig när föreläsare plötsligt flipprar förbi sidor för att tiden plötsligt inte räcker till. Då är det bättre att ha en kortare presentation och öppna upp för frågor eller diskussion efteråt.

Håll koll på tiden

Håll också noga koll på tiden medan du pratar så att du anpassar dragningen efter tiden som återstår. Har du tid över? Ha en plan B med potentiella diskussionsfrågor eller be någon i publiken dela ett exempel. Är tiden för knapp? Välj vad du kan korta ner och ta bort och då är det bra att skippa texter i sin Powerpoint. En gång när jag skulle föreläsa pressades min tid ihop av tidigare dragningar från fyrtio till tio minuter men i och med att jag bara har bilder med rubriker kunde jag ändå sammanfatta allt det viktigaste som deltagarna behövde få med sig utan att det blev en för stressad ton i presentationen på mindre än femton minuter. Men det var en utmaning, haha!

Formatet påverkar såklart också framträdandet! Att utbilda eller föreläsa digitalt kan exempelvis kräva en högre, mer intensiv energinivå än om man är i samma analoga miljö tillsammans. Ha generöst med pauser och bensträckare även när ni ses digitalt.

Din utstrålning väger tungt

Vid själva framförandet väger också din utstrålning tungt. Hur vill du uppfattas? Vilken energi och stämning bidrar du till med din närvaro? Hur ska deltagarna känna sig när de lämnar utbildningen? Här har det hjälpt mig att ha funderat på och arbetat med vad jag vill försöka utstråla när jag gör olika talaruppdrag och mina främsta ledord är: trygghet, tydlighet och lärande. Det är såklart inte alltid jag lyckas - alla har vi dåliga dagar - men eftersom jag har en målbild blir det lättare att leverera efter den.

Tryggheten försöker jag exempelvis spegla i mitt kroppsspråk, min röst och mitt tonfall. Tydligheten kan både handla om att vara så rak och enkel som möjlig i min kommunikation, inte göra saker mer avancerade än vad de behöver vara och vara så konkret som möjligt och använda mycket exempel från vardagen som kan vara relaterbara. Lärandet handlar om att inte bara dela kunskaperna som jag har som utbildare utan också sträva efter att deltagarna ska kunna använda sig av dem själva. Men också att nyansera och fördjupa resonemang där det behövs och att visa att jag som utbildare inte alltid har alla svar, kan allt och att allt inte alltid är så enkelt som det låter i teorin.

Utöver det varierar jag också min energinivå efter grupp och sammanhang och det är konst i sig att kunna läsa av stämningar och grupper som kräver övning, övning, övning. Jag börjar bli bättre på det men har absolut utvecklingspotential här, haha.

Det viktigaste, tänker jag, när det gäller att hitta din utstrålning är att utgå från hur du är som person och tweeka ditt framträdande efter det snarare än att inspireras för mycket av hur andra utbildare/föreläsare är och beter sig. Dels för att det syns om vi tvingar oss in i roller som vi behöver spela. Dels för att det är bra med olika utstrålningar och olika personligheter men också för att det kommer att göra processen mer bekväm för dig själv.

De allra flesta vill oss väl

Vi har tidigare pratat om Goffmans Jaget och maskerna och att se ditt framträdande utifrån teatermetaforen tycker jag funkar bra även i sådana här sammanhang. Själva presentationen äger rum på scenen och det är (i princip) det enda som deltagarna ser. Det kan vara sjyst, och rent utav effektfullt, ibland att låta dem få en inblick i vad som händer “bakom kulisserna” men kom ihåg att du är den som troligen har mest och bäst koll på vad som händer överallt och att det är så det generellt ska funka. Alltså, om du tappar bort dig, missar eller glömmer att säga något så får du avgöra där och då om det behöver läggas till: annars är det inte hela världen. Oftast så vill publiken hjälpa den som står på scenen när saker går fel enligt Goffman och det tycker jag är en fin och betryggande tanke att ha med sig som utbildare. Vi är mänskliga, saker händer och går fel men tillsammans med gruppen kommer du att lösa det.

Andra tips på vägen som kanske kan bidra:

Prioritera i innehållet

Vad måste deltagarna lära sig/få veta/ta med sig från dragningen? Fokusera på det i första hand och så tidigt som möjligt.

Andas ordentligt

Innan det är dags, dra några djupa andetag, framförallt om du är nervös. Det kommer att hjälpa dig att fokusera!

Är du nervös, erkänn det

Att vara nervös inför att snacka inför folk är naturligt. Märker du att din nervositet sätter sig på rösten, att du börjar darra eller tar över dig: erkänn att du är det för att få deltagarnas stöd och försök le eller skratta för att bryta av stresspåslaget i kroppen. De allra flesta vettiga människor har och visar förståelse för det i det läget.

Ge gärna praktisk information innan den behövs

Adressera gärna praktisk information i förväg. Typ om hur dagen kommer att se, hur du tänker kring pauser, när det är lunch etcetera. Genom att göra det med en avvägning om vad folk får veta när (man behöver kanske inte veta allt om eftermiddagsfikat när ni börjar på morgonen) så ökar du både trygghetskänslan för gruppen (för att man vet vad som komma skall) och stärker förtroendet för dig som ledare för situationen.

Ta hjälp om du behöver det!

En annan sak som inte ska underskattas är vikten att ta hjälp om man behöver det. Det finns gott om duktiga retorikkonsulter som kan hjälpa dig att vässa dig som föreläsare, talare och utbildare. Gå en kurs eller boka in coaching om du känner att du behöver det.

Kom ihåg: du fick det här uppdraget av en anledning

Sist men inte minst, om du någon gång under arbetets gång tvivlar på att du kommer att klara av det här - du fick uppdraget av en anledning och inte för att någon bara ville vara snäll. Det betyder att det finns ett förtroende till att du kommer att lösa detta och göra ett bra jobb.

Det blev en hel drös med tips detta. Jag hoppas de kan hjälpa och bidra på vägen! Du som läst ända hit får gärna fylla på listan med dina egna råd i kommentarfältet: har du något knep som är extra bra?