Ibland hamnar vi som ledare tyvärr i svåra situationer där man inte har en aning om vad man ska säga. Istället står man där. Handfallen och svarslös. Det kan vara att en medarbetare har fått ett svårt besked, går igenom något utmanande eller att något allvarligt har hänt. Ibland är det dessutom väldigt oklart vad för respons som är önskad eller lämplig och frågan är: vad gör du när du inte vet vad du ska säga? Här kommer några bra do’s and dont’s att ha med dig i bakhuvudet!

Don’t

Drabbas av panik

Det är lätt hänt att bli stressad när man befinner sig i pressade och allvarliga situationer men försök att behålla lugnet. Ta ett djupt andetag och försök få klarhet i: Vad är det som händer? Vem behöver vad av dig just nu? Det är troligtvis helt okej att reagera men frågan är hur du gör det? Undvik att känslorna tar överhanden och springer iväg med dig. En sak i taget.

Bli ett munväder eller en mussla

Ytterligare en vanlig stressreaktion när vi blir nervösa eller känner oss obekväma är att vi börjar prata utan att tänka - aka att vi blir ett så kallat munväder som bara svamlar. Märker du att det sker? Bromsa, bromsa, bromsa. Låt inte tungan springa ifrån din hjärna och prata inte bara för pratandets skull. Det kan också bli svettigt om du i stressen fryser till is eller blir en mussla som inte säger något alls.

Säg: “Jag vet vad du går igenom” eller berätta om någon annan som gjort det

Det känns ofta lockande att visa förståelse genom att antingen säga “jag vet vad du går igenom” och sedan börja prata om egna erfarenheter alternativt berätta om någon annan som haft en liknande upplevelse. Gör inte det med undantag för att personen ber om ditt råd eller om att få tal del av dina erfarenheter. Vi kan inte hundra procent veta hur någon annan upplever något eller har det. Det går inte. Däremot kan vi bekräfta att det är svårt eller…

Do! Kom ihåg att vi kan vara stöttande med varandra utan att ha egna erfarenheter inom det som hänt. Bild: towfiqu barbhuiya från Unsplash

Do

Erkänn att du inte vet men vara stöttande ändå

Det går inte att ha förstahandsupplevelser av allt och det behövs inte heller för att kunna relatera till eller stötta om något jobbigt, sorgligt eller utmanande sker. Då är det ofta bättre att erkänna att du inte har det. Fraser att använda kanske kan vara: “jag är ledsen, jag saknar ord”, “förlåt men jag vet inte vad jag ska säga”, “jag har ingen aning om vad du går igenom men lyssnar gärna” eller “jag har inte upplevt något liknande men jag vill hjälpa dig med det jag kan”. Genom att erkänna detta för dig själv och för personen i fråga kan du bättre ta ansvar som ledare och sedan göra ditt yttersta för att försöka utbilda sig, söka förståelse eller lära mer av situationen.

Dessutom kan det vara så att du, även fast du har gått igenom något liknande själv, inte alls vet vad den andra personen upplever. Vi är alla olika, med olika förutsättningar, erfarenheter och upplevelser. Och det kan vara viktigt att både påminna sig om och minnas! Vill du ändå dela din erfarenhet kan det vara bra att säga något i stil med “jag vet inte hur det är för dig, men jag upplevde [XXX]…” för att vara tydligt med att din upplevelse är din och ingen annans.

Fråga!

Är du osäker på vad du ska säga eller göra? Erkänn din osäkerhet och fråga hur personen vill ha det eller om det finns något som du kan göra eller säga. Det är ofta bättre och mer uppskattat än det motsatta. Om personen sedan ber dig om något som du inte vet om det är möjligt eller inte, be om att få kolla upp det och återkomma. Det är bättre än att lova för mycket.

Du kan också fråga i efterhand hur ditt agerande upplevdes av mottagaren. Hjälpte det? Fanns det något som du kunde ha gjort annorlunda? Det kan vara obekväma frågor att ställa men om du vill lära dig är de betydelsefulla.

Be om ursäkt om det blir fel

Och skulle det sedan bli fel och du antingen inser det direkt där och då eller om du får den feedbacken i efterhand? Ja, då är det enda rätta att ta ansvar för det och be om ursäkt. Ta med dig den lärdomen vidare i ditt ledarskap. Ingen av oss gör eller säger allting rätt i alla lägen men gör vi fel behöver vi äga det.

Jag tänker att detta är något som vi alla säkert har upplevt någon gång i livet och det är därför jag vill lyfta ämnet. Vill du dela med dig av dina erfarenheter om detta får du gärna lämna en kommentar i kommentarsfältet!

När du inte vet vad du ska säga som chef