Hur administrativ bör man vara?
Denna regniga eftermiddag så sitter jag och skriver på min hemtenta om administration och så är jag problemlösare åt mina kunder däremellan. Ni hör, livet som studerande entreprenör är inte alltid kantat av glitter och glamour.När jag satt här i min lilla bubbla så tänkte jag att det kanske kan klarna lite för mig om jag pratar med er om ämnet som man inte märker när det finns och fungerar men kan bli vansinnig på om det saknas. Hur administrativ bör man vara egentligen?
Vad är administration?
Enligt min kurslitteratur för dagen, Administrationssamhället skriven av Anders Forsell och Anders Ivarsson Westerberg, så kan administration kortfattat och förenklat delas upp i fyra olika steg:Först och främst handlar det om att samla in information och bearbeta den. I nästa steg så adresseras den gentemot de personer, roller, organisationer som kan tänkas vilja ha informationen. Syftet med denna information är dock inte att skicka ut den till höger och vänster hejvilt. Den ska nämligen upprätthålla och styra en organisation och dess arbete så vi slipper oordning och oreda. I det sista steget så handlar det om att administrationen inte bara ska finnas här och nu. Den ska utgöra ett långsiktigt system där informationen finns tillgänglig både i rum och tid.Det korta svaret på varför administration kan vara bra att det ofta blir lättare att jobba när det är ordning och reda. När alla vet var och hur de kan hitta eller få information för att göra sitt arbete. Det finns flera olika typer av administration som jag inte ska gå in på här och nu. Men alla tycks i grund och botten handla om struktur och hur vi kommunicerar med varandra. Och utan struktur och tydliga riktlinjer, ja då blir vi ofta mer ovetande och mer stressade. Precis som frustration kan uppstå om högarna med administration växer sig allt högre och bromsar oss i vårt arbete.
Hur administrativ bör man vara?
En del av vår hemtenta består utav att en ska skriva en arbetsdagbok under en vecka. Det har jag gjort och jag nu i full färd med att analysera den. Jag är långtifrån klar än så jag kan inte dra några slutsatser än men en tanke som har slagit mig är hur enkelt det är glömma det här med struktur när en är ensam i sin verksamhet. Det är dels så himla lätt att bara tuta och köra eftersom det händer mycket saker samtidigt. Men också för att det bara är en själv som drabbas om man inte har ordning och reda.Eller alltså, det är väl i och för sig en sanning med modifikation. Om jag blir lugnare och mer effektiv av att ha en administrativ rutin så påverkas ju alla i min närhet positivt av det. Och tvärtom om jag har det stökigt eftersom jag då blir ineffektiv och ofta jobbar sämre.
Därför är jag tacksam över att jag redan nu har en ambition att vi ska bli fler i företaget någon gång i framtiden. Det innebär att jag redan nu håller på att ta fram rutiner som ska göra mitt arbete mer lättillgängligt. Mest för min egen skull. Så att jag slipper ha allting i huvudet och kan jobba så smart och effektivt som möjligt.Samtidigt handlar det väl om den där berömda balansen? För jag tänker att man kan vara för administrativ och fastna i att administrera saker för administrationens skull även om man är ensam. Eller? Vad säger ni? Är administration en hiss eller ett onödigt måste? Och hur mycket administration är egentligen hanterbar tom man jobbar som chef? Det hade varit intressant att höra era tankar kring det medan jag fortsätter mata mig igenom detta intressanta om än kanske inte så spännande ämne.
