En del av uppdraget som chef är att ge råd och därmed stötta och hjälpa sina medarbetare. Men, det är inte samma sak som att lösa deras problem åt dem och tyvärr är det en väldigt vanlig fälla att hamna i som chef. Så hur kan du som ledare göra då när en medarbetare har problem och kommer till dig för att få en lösning på det? Well, antingen kan du göra det enkelt för dig själv och bara ge ett svar eller fatta ett beslut åt dem. Eller så har du en mer coachande approach och hjälper medarbetaren att hjälpa sig själva, det kan ta lite mer tid inledningsvis men kommer att spara dig mycket tid i längden och göra dig mer umbärlig som ledare. Ett verktyg att använda sig av i det här läget har jag genom åren kommit att kalla för Trestegsmetoden, låt oss kolla närmare på hur du kan använda bossverktyget Trestegsmetoden när medarbetare har problem!

Trestegsmetoden när medarbetare har problem

Steg 1. Be medarbetaren sammanfatta problemet

Ofta kommer detta steg naturligt i och med att medarbetaren troligtvis börjar prata om situationen som har uppstått och här varierar det såklart från person hur sammanhängande detta är. Vissa vill kanske berätta alla detaljer i kronologisk ordning medan några kastar sig rakt in i berättelsens mitt och andra berättar knappt något alls. Att lyssna in detta och vara närvarande medan du gör det (oavsett hur medarbetaren delar informationen) är ett viktigt moment eftersom det ofta är ett sätt att bekräfta medarbetaren på. Men efter hen har gjort det och innan ni börjar prata om lösningar: be medarbetaren sammanfatta problemet.

Exempel på fraser en kan använda:

“Om du skulle sammanfatta problemet, hur skulle du formulera dig då?”

“Om du samlar ihop allt detta till en eller ett par meningar, vad skulle du säga då?”

Alternativt något i stil med…

“Summera det för mig…” med fortsättningar som:

“Vad handlar detta om?”

“Vad har hänt och var har det fått för konsekvenser?”

“Vad är det som behöver göras?”

Syftet med detta är 1. Du ska få en så klar bild som möjligt av vad problemet handlar om och 2. att få medarbetaren att samla ihop informationen och bli tydligare i sin kommunikation. Beroende på vem hen är som person kan du som chef behöva hjälpa till med följdfrågor ibland men se till att ni kan sammanfatta situationen/problematiken i en eller ett par meningar och att medarbetaren är den som är drivande i att göra det.

Steg 2: Fråga efter minst två eventuellt tre olika lösningsförslag

När ni enats om vad problemet består av är det dags att börja spåna åtgärder och ett sätt att göra det på är att be medarbetaren ta fram minst två, helst tre olika lösningsförslag som hen får presentera för dig. Detta kräver att medarbetaren har kompetensen som behövs och är inte alltid populärt men är i gengäld väldigt nyttigt. Är du konsekvent med detta som ledare kommer nämligen medarbetarna att börja göra detta redan när de kommer till för att berätta om problemet. Smidigt va?

Steg 3: Fråga medarbetaren vilken av lösningarna hen föredrar och motivera varför

Sista steget innebär såklart att hitta en lösning med avstamp i de olika alternativ som medarbetaren presenterat. Ibland händer det att du ser andra alternativ som medarbetaren inte gjort och då kan du återigen koppla på det coachande ledarskapet och börjar ställa följdfrågor för att lyfta fram ytterligare förslag. Var bara noga med att inte lyfta in egna lösningsförslag för att du gillar dina egna sätt att göra saker på bäst. Det finns ofta flera olika sätt att lösa situationer på och desto mer medarbetaren får äga lösningsalternativet desto bättre är det.

Ställ sedan frågan “vilken av lösningarna föredrar du och varför?” och lyssna in medarbetarens resonemang med ett öppet sinne. Genom att göra på detta sättet låter du medarbetaren få ta ansvar för situationen men du får också möjligheten att checka av hur genomtänkt det är. Förhoppningsvis kan ni sedan enas om att medarbetaren ska köra på det lösningsförslag som hen väljer - alternativt så berättar du vilket av alternativen som du föredrar att hen använder och motivera varför du tror det blir det bästa. Återigen, håll ditt ego utanför diskussionen. Ibland är det nämligen också bra att medarbetare får testa sig fram och göra om och göra rätt (förutsatt att det är säkert och funkar för verksamheten).

Gör du som chef det till en vana att börja använda Trestegsmetoden och vara konsekvent med det så kommer du att märka att dina medarbetare, förr eller senare, kommer att börja anpassa sin kommunikation när problem uppstår och både börja tänka och agera mer självständigt och självgående. Än mer och än fortare desto mer uppmuntrande och peppande du är som ledare under processen gång. Vad säger du som läser, kommer du testa på detta? Berätta gärna vad som hände!