Läsarfrågan:

Hej! Jag har ett problem som du kanske kan lyfta i bloggen någon gång. Jag arbetar som ledare och har en medarbetare som stör i kontorslandskapet. Vi är på jobbet tre dagar i veckan och man hör på lång väg att han är inne, det skojas och bullras och nästan vrålas i telefonen när det ringer. Alla får höra hur vädret är, vad han gjorde i helgen eller hur det gick i den senaste matchen. Hade kanske varit en sak om han bara vara högljudd när han väl pratar men han är nästan aldrig tyst? Ingen annan får en syl i vädret, han kastar sig in i andras samtal och pådyvlar andra sin åsikt eller uppskattar skämten som ska dras om och om igen. Han pratar bara om sig själv och det har hänt flera gånger att han har på högtalartelefonen fast vi har som regel att inte använda den. Har pratat om vett och etikett när vi har personalmöten med samtalsvolym, att respektera varandras arbetsro etcetera men allt vi kommit överens om där verkar rinna av honom som vatten på en gås för det funkar inte länge. Vad ska jag göra åt detta? Vad kan jag göra? Det börjar kännas som ett arbetsmiljöproblem och jag har märkt att hans kollegor pratar om honom när han inte är där. Typ att “man får njuta av lugnet medan det varar” eller att “företaget borde bjuda på öronproppar” och det känns inte heller bra. Har du några tips??

/”Bekymrad chef”

Svar:

Hej du bekymrade chef! Jag förstår att detta är ett bekymmer och det på flera nivåer samtidigt, både med den enskilda medarbetaren och med arbetsgruppen.

Störande medarbetare

Vi kan såklart bara spekulera varför medarbetaren beter sig på detta sätt. Handlar det om hans sätt att föra sig och kommunicera? Är det en grandios självbild och blindhet för privilegier där medarbetaren bara tänker på sig själv? Kan det röra sig om en osäkerhet och ett behov att hävda sig? Kanske kan det röra sig om en intränad jargong och tro på att det är såhär man ska bete sig på jobbet? Är beteendet en sätt att dämpa känslan av ensamhet? Eller något helt annat? Vi har ingen aning, kommer troligtvis aldrig att få reda på det och behöver det inte heller som ledare. Det vi däremot behöver göra är hantera situationen för jag håller med din iakttagelse om att situationen (inte medarbetaren personligen) kan klassas som ett arbetsmiljöproblem.

Börja med arbetsgruppen

Mitt förslag på första åtgärd verkar du redan ha gjort och det är att prata om teamets spelregler i kontorslandskapet. Hur ska ni bete er mot varandra? Vad är er uppförandekod? Och så vidare. När vi har detta blir det nämligen mycket lättare att prata med medarbetare när spelreglerna inte efterlevs. Hur du går vidare i nästa steg kan såklart variera lite men jag tror att du skulle tjäna på att börja med att granska arbetsgruppen närmare, deras beteende är nämligen inte heller okej.

Hur mår teamet?

En bra fråga att ta avstamp i är hur teamet mår generellt? Välmående arbetsgrupper brukar nämligen inte utse syndabockar i samma utsträckning som dysfunktionella arbetsgrupper gör. I de senare är det vanligt att man har syndabockar i form av “problempersoner” eller “problemprocesser” där all skuld för allt dåligt som händer läggs men nio gånger av tio är det hos gruppen felet ligger - inte på den utpekade syndabocken. Detta brukar synas extra tydligt om syndabocken försvinner för då ersätts den i princip alltid med en ny.

Är medarbetaren så jobbig som han upplevs eller är det något som tillskrivs honom? Eller är det lite av båda delar?

Denna fråga kanske kan hjälpa dig i att sortera vad som är medarbetarens negativa beteende respektive vad som upplevs av er i omgivningen. Tyvärr är det också en risk att omgivningens gensvar på medarbetarens beteende i sin tur kan förstärka det. Ett exempel är medarbetare som pratar mycket, märker att personerna omkring hen inte lyssnar och då börjar prata ännu mer och söka ännu mer kontakt och möts då bara av mer irritation och stängda öron och så är den tråkiga spiralen igång.

Hur pratar ni om varandra generellt?

Kommentarerna som du ger exempel på är inte de trevligaste. Brukar ni skoja om varandra på det här sättet generellt eller är det bara om denna kollega det sker? Detta kan påverkar hur du behöver lyfta frågan med arbetsgruppen framåt. Gäller det bara för denna medarbetare är det viktigt att du punktmarkerar direkt när du hör kommentarerna och säger något i stil med “jag förstår att det inte är illa ment, men såhär pratar vi inte om varandra i den här arbetsgruppen/på den här arbetsplatsen”. Om det däremot är en del av er jargong så behöver du ta ett större grepp och jobba med er internkommunikation.

Kartlägga och sedan prata med medarbetaren

Nästa steg i din kartläggning är att granska medarbetaren lite närmare. Vilka beteenden är det som stör? Vad får de för effekter? Händer detta hela tiden eller varierar det?

Vi behöver kunna förhålla oss till varandras olikheter i en arbetsgrupp och samtidigt är det viktigt att vi inte tillåter gränslöshet och vissa av de beteenden som du beskriver att medarbetaren gör kan absolut ses som gränslösa, exempelvis om han inte läser av situationen eller använder högtalartelefonen. Det är därför du behöver göra en kartläggning och sedan prata med medarbetaren om det du har sett.

Här är det viktigt att du förhåller dig lugn och neutral och att du, om listan med saker han behöver ändra på känns lång, väljer ut två eller max tre saker som ni fokuserar på detta samtal. Ingen blir särskilt förändringsbenägen av att få en roman med fel man gör dumpad på bordet framför sig.

En inledningsfras jag rekommenderar i situationer som denna är:

Jag vet inte om du är medveten om detta men…

Sedan kan du kanske fylla på med något i sitl med:

“Jag vet inte om du är medveten om detta men… en sak jag har noterat är [XXX]. Jag förstår att det kanske inte är din avsikt men när du gör så får det [YYY] som resultat. Vad tänker du om detta?”

Då blir du tydlig och konkret men ger också möjligheten till medarbetaren att tala för sig. Baserat på hur medarbetaren reagerar kan du sedan leda samtalet vidare och tillsammans undersöka om det finns det något medarbetaren eller ni tillsammans kan förändra eller göra annorlunda. Se till att skriva ner de saker ni kommer överens om och att ni båda signerar det både för tydlighetens skull, att det blir lättare att följa upp eller om uti fall att medarbetarens beteende inte skulle förändras och andra åtgärder behöva aktiveras.

Förhoppningsvis kommer detta att hjälpa dig hantera situationen - vill du bolla än mer är det bara att du hör av dig på clara@bossbloggen.se! Och du som läser får gärna bidra med dina erfarenheter, har du upplevt något liknande någon gång i ert kontorslandskap?