Text som kommunikationsverktyg i arbetslivet är knappast nytt och ändå så är det något många av oss gör slentrianmässigt eller “i farten”. Vad spelar roll när vi som chefer skriver och vad är viktigt att undvika? Här kommer ett par do’s and dont’s om att kommunicera i text som ledare med konkreta råd som gör dig bättre som skrivande chef!

Don’t

Ta allting i skrift

Visst, i dessa digitala och arbetsplatsoberoende tider där en hel del arbetar olika tider så blir mejlen eller Slack:en viktiga kommunikationskanaler. Men det innebär inte att vi ska ta allt i skrift som ledare - tvärtom. Använd textformatet till det som det ger mest värde för exempelvis rutiner, sammanfattningar av beslut eller handlingsplaner eller konkret information och använd möten och samtal när de gör mest nytta. Att skriva tar tid och därför blir det ineffektivt att skriva ner allt eller överanvända det som som kommunikationsmedel. Du bör inte heller använda mejlen som sköld för att undvika samtal eller diskussioner som är jobbiga att ha IRL.

I stället: Tänk igenom din egen kommunikationsplan. Vilka kanaler vill och ska du använda till vad och hur?

Glöm bort vem som ska läsa det

Ett annat vanligt misstag är att en utgår från sig själv när man skriver vilket i sin tur (såklart) påverkar innehållet och hur en vinklar sin text. Men risken med att skriva ur sitt eget perspektiv är också att det bara blir förståeligt för dig, alternativt att det blir för detaljerat eller saknar information.

I stället: Tänk igenom innan du börjar knacka tangentbord: vad behöver mottagaren veta? Vad vill hen veta? Vem är det som ska läsa texten och hur kan hen tänkas tolka det du skriver?

Skriv i affekt

Jag vet att du vet detta men det är för viktigt för att inte nämnas. Undvik att skriva mejl, utskick eller meddelanden i affekt. Bara gör det inte. Vi måste inte svara på allting direkt och risken är stor att vi förvärrar situationer eller rent utav startar konflikter för att vi skriver i affekt. Eftersom mejl dessutom ofta är ett hårdare format är risken stor att vi, om vi läser dem i affekt, dessutom tolkar dem mer negativt.

I stället: Om du läser ett mejl som förargar dig, eller skriver ett när du är arg och frustrerad, kliv bort från datorn och gå en promenad, ring någon som du kan ventilera med eller bara dra tio djupa andetag. Allra helst - spara mejlet till nästa dag så att du kan få kyla ner ditt känsloläge och tänka mer logiskt och långsiktigt kring hur du ska hantera situationen.

Läs mer: Tips för att prata inför folk

Do

Minns syftet med det du skriver

Att ha ett konkret syfte med det du skriver medför 1. att du får en riktning att ta stöd och förhålla dig till medan du gör det och 2. att det kommer göra det lättare att förstå det du skriver och vad du vill ha sagt. Du skriver trots allt för att bli förstådd i första hand medan anledningen att du har något att säga är sekundär.

Exempelvis: Oavsett om det är du som startar en mejlkonversation eller om du ska svara någon som redan är i gång, fråga dig själv - vad handlar detta om egentligen? Varför skriver jag detta? Vad vill jag uppnå med mejlet? Det kan kännas som onödigt tidskrävande till en början men jobbar du in den vanan kommer din kommunikation bli bättre och mer effektiv.

Använd dig av ett rakare och enklare språk

En av de viktigaste lärdomarna jag tog med mig från journalistutbildningen, och som jag arbetar med ständigt sedan dess, är att skriva så rakt och enkelt som möjligt. Korta, enkla meningar är tydligare än långa och omständliga sådana (så spara de senare till väl valda tillfällen och sammanhang). Reflektera också över vilket språkbruk du använder och din tonalitet. Låt oss kika på ett påhittat exempel:

1. Efter noggrant övervägande har jag bestämt mig för att samla in mer information. Hur lyder dina tankar kring fråga X respektive Y? Jag behöver veta detta omgående för att kunna fatta beslut om hur vi gör härnäst.

2. Jag behöver mer information och det så snart som möjligt. Vad tänker du kring X respektive Y?

Samma budskap, helt olika sätt att skriva dem på. Det ena inte behöver vara bättre eller sämre men ett av dem är rakare och tydligare vilket ökar chansen att det blir förstått.

Kom i håg! Ett mer direkt språk i skrift också kan tolkas som hårdare och mer kritiskt hos den som läser texten så det är inte så enkelt att det bara är att hugga bort alla adjektiv och utfyllnadsord - men tänk på det när du skriver och tvätta bort dem som inte bidrar till texten.

Dela kontexten

Om syftet hjälper oss att få en riktning för texten kring och ett rakare språk bidrar till ett extra stort fokus på den så kommer är kontextens funktion att fördjupa förståelsen för det vi läser. Det innebär inte att vi ska dela alla detaljer jämt eller långrandigt men genom att dela kontexten får läsaren ett sammanhang att förhålla den till. Ord och fraser som kan vara till nytta här är förslagsvis: “på grund av”, “eftersom” och “därför” just för att de bidrar med en motivering, anledning eller hänvisning till sammanhanget.

Exempelvis: Jämför “Vi ställer in julfesten” och “Eftersom smittspridningen ökar får vi tyvärr ställa in julfesten”. Samma andemening men kontexten kan bidra till ökad förståelse för anledningen till beslutet.

Det finns såklart mer att säg ai ämnet - men se det sparar jag till en annan dag! Däremot får du som läser gärna dela med dig: har du några tankar, frågor eller tips kring att skriva som chef? Det är trots allt ett viktigt verktyg att använda, inte minst när vi arbetar än mer på distans!