Läsarfråga:

Hejsan! Jag arbetar som chef för ett litet team på fyra personer inom ideell sektor och en av medarbetarna sticker ut på ett sätt som förvånar mig. Vi arbetar för en väldigt god sak och detta gör att medarbetarna överlag är väldigt engagerade, motiverade och kan jobba hur mycket som helst. Detsamma gäller för mig som chef och det vi gör känns väldigt meningsfullt även om det ibland också är jobbigt för att det alltid finns mer som man skulle kunna och borde göra. Förutom för en i teamet. Jag vet inte vad hen gör här förutom att komma till jobbet, göra så lite som möjligt men precis på gränsen till att underprestera. Personen har inget driv, inga idéer eller initiativförmåga och allvarligt talat både frustrerar och provocerar det mig. Alla frågor jag ställer svaras med “det spelar ingen roll”, “vet inte” eller “bryr mig inte”. Hur gör jag för att personen ska ta för sig mer på jobbet? Hjälp önskas!

Svar:

Tjenare! Såklart ska jag bidra med det jag kan. Du är inte den första, och troligtvis inte heller den sista att bli frustrerad när en själv är driven och vill mycket och andra inte är lika engagerade. Men här finns fler dimensioner än att medarbetaren gör “bare minimum” och vi behöver nog börja i den som är mest obekväm - nämligen dig själv.

Att vara chef kan innebära huvudvärk av många olika anledningar och dagens läsarfråga är kanske inte den vanligaste men likväl har jag mött den förut. Hur hanterar man en medarbetare som saknar driv och förmågan att ta initiativ? Bild: Prettysleepy from Pixabay

Hantera medarbetare utan driv

Nu känner inte jag dig än men utifrån både min professionella och personliga erfarenhet så kan jag säga att vi som är ambitiösa och engagerade på jobbet kan behöva och må bra av att justera våra förväntningar på andra i vår omvärld ibland. Såklart ska vi ställa krav på varandra och jag säger inte att du ska släppa alla förväntningar helt, men den kan vara nyttigt att se över vilka förväntningar har du på medarbetarna? Är de rimliga? Relevanta? Och, lever och leder du i enlighet med dessa förväntningar? Det blir sällan bra att ha höga krav på hur andra ska vara om man inte efterlever dem själv och man får än mer sällan genomslag för förväntningarna man har.

Med det sagt finns det en fråga som jag bedömer vara den mest viktiga här och det är:

Gör medarbetaren ett acceptabelt jobb?

Vi kan inte förvänta oss, av oss själva eller andra, att alla ska vara lika taggade, motiverade och engagerade jämt och vi kan inte heller tvinga fram driv (eller motivation) hos andra. Just därför behöver vi ta hänsyn till frågan: oavsett drivkraft och förmåga att ta initiativ - gör medarbetaren ett acceptabelt jobb?

Om ja

Om det är så att medarbetarens insats är godkänt - om än knappt och på grund av bristande engagemang - så kan vi som ledare behöva acceptera att så är fallet och vara nöjda med att jobbet blir gjort. Visst vore det frid och fröjd om medarbetare presterade mer än vad som står i anställningskontraktet eller alltid gör det där lilla extra men ibland behöver man som arbetsgivare också vara realistisk och syna sin organisation. Finns det incitament som lockar medarbetaren till att göra mer än vad hen fåt betalt för? Om inte, då är det svårt att kräva det hur önskvärt det än vore. Dock kan det vara på att vara uppmärksam på om läget förändras och medarbetaren börjar underprestera.

Om nej

Om medarbetaren däremot levererar sämre eller mindre än vad hen är anlitad att göra är det viktigt att följa upp det och vidta åtgärder. Först och främst med ett tydliggörande samtal för att fråga och uppmärksamma hen på att hens prestation inte räcker till eller är fullgod. Om förändring inte sker över så kanske det är så att medarbetaren är fel person på fel plats och därför bör se sig om efter annat eller erbjudas en annan roll.

Om -isch

Alla har vi bättre och sämre perioder i livet och även på jobbet så om det är så att medarbetaren befinner i gråzonen mellan att sköta sitt uppdrag och inte göra det skulle jag rekommendera hanteringen beroende på situationen. Vissa saker kanske man kan överseende med om det är en gång eller över kort tid men om det fortgår över tid kan de behöva hanteras.

Syna vad det är som stör

Till att börja med är det alltid bra att syna dig själv och varför medarbetaren utan driv provocerar dig så. Inte för att det är fel att bli provocerad för det kan vi alla bli - utan för att det kan finnas lärdomar i att undersöka varför detta retar dig. Vad i medarbetarens beteende triggar dig och hur påverkar det situationen?

Som ledare behöver vi dessutom kartlägga situationen i stort och några frågor som du kan utgå från här är exempelvis:

• Hur tar sig det dåliga engagemanget uttryck?

• Vad får medarbetarens beteende för effekter för gruppen? Stora? Få? Inga?

• Har ni pratat om detta förut och vad sades i så fall då?

• Är du säker på att det är just engagemanget som brister eller kan det vara något annat?

• Är medarbetaren medveten om hur du uppfattar hens retorik och beteende?

Anledningen till varför jag skriver de sista två frågorna är att jag har sett tidigare situationer där man som chef är frustrerad över liknande saker som du när det visade sig att medarbetaren var superengagerad men att det var deras olika kommunikationsstilarna som krockade egentligen.

Lägg dessutom till att det kan finnas massor med olika anledningar till att medarbetaren inte är engagerad. Exempelvis:

• Jobbet är ett medel - inte ett mål eller en del av hens identitet eller livsstil

• Hen går igenom en skilsmässa eller annan kris i privatlivet

• Hen har arbetat länge och är “trött” i sin yrkesroll

• Hen är vid ett ledarskap som ger order och inte vid att tänka själv eller ta initiativ (vilket kan innebära att medarbetaren behöver läras om till ditt mer coachande ledarskap)

• Hen bryr sig men visar det inte på ett sätt som du förstår eller uppfattar som chef

• Hen är både driven och ambitiös men använder de förmågorna någon annanstans än jobbet

Och så vidare, listan hade så klart kunnat göras än längre!

Nu då?

Syftet med de här tre stegen av analys är att ge dig en mer nyanserad bild av situationen vilket förhoppningsvis kan ge fler ledtrådar till hur situationen ska hanteras. Utfallet kan såklart vara en av flera olika varianter men om jag ska generalisera dem så skulle jag förutspå tre olika scenarios.

1. Du har för höga förväntningar och/eller tar medarbetarens ointresse för personligt och behöver arbeta med detta snarare än att hantera medarbetaren som provocerar

2. Du behöver prata med medarbetaren och adressera situationen för att skapa förståelse, medvetenhet och prata om vad hen kan göra annorlunda och bättre

3. Du kan behöva göra en kombination av dessa

Vilken väg som är din vet jag inte i skrivande stund men du är välkommen att höra av dig om du har några tankar, frågor eller vill diskutera detta vidare. Vill du ha än mer personlig chefsrådgivning om situationen är det bara att mejla clara@bossbloggen.se för att boka in en samtalstid. Ni andra som läser får jättegärna bidra med era tankar och perspektiv kring detta dilemma i kommentarsfältet!