Medarbetarsamtal är ofta en vattendelare. Vissa tycker det är ett jättebra verktyg att använda sig av som chef, andra tycker det är ett trubbigt verktyg som stjälper mer än hjälper. Men med rätt förutsättningar och rätt använt kan det vara ett väldigt hjälpsamt sätt för dig som ledare att stärka relationerna med din personal. Här kommer en guide om hur du kan leda medarbetarsamtal #likeaboss!

Läs mer: Fem gyllene regler för frågande ledare

Don't

Underskatta värdet som medarbetarsamtalet kan ha

Alla behöver vi bli sedda, höra och bekräftade och medarbetarsamtalet allena kan förstås inte ersätta all annan kommunikation mellan er. Men hur ofta får dina medarbetare att ha en till en och en halv timmes ostörd samtalstid med dig som chef? Inte särskilt ofta. Det här är alltså ett fantastiskt tillfälle att få prata om sådant som ni kanske inte hinner med annars!

Skippa förberedelserna

För att ert samtal ska bli så bra som möjligt är det bra om du som chef också förbereder dig och det inte bara dagen innan ni ska ses. Vad uppskattar du med medarbetarens person och insatserna som hen gör? Vilka utvecklingsområden ser du att hen har? Hur verkar medarbetaren trivas och må? Hur väl känner du personen och vad kan du om hens arbete? Du behöver förstås inte kunna allt som medarbetarna gör. Men det kommer att underlätta för dig om du har en grundläggande förståelse för arbetet och hur medarbetarens vardag ser ut inför medarbetarsamtalet. Tips på förberedelser som medarbetaren kan göra är några reflektionsfrågor som hen får ta med sig till ert samtal.

Glöm bort medarbetaren

Ett annat vanligt misstag, inte minst om man har många medarbetarsamtal som ska göras på väldigt kort tid, är att man i fartvinden glömmer bort den som ska stå i fokus för samtalet: medarbetaren. Hur mår hen? Hur ser hen på arbetet, arbetsgruppen och dig som chef? Vad har personen för ambitioner? Vilka utbildningsinsatser kan behövas framöver? Och så vidare. Samtalet är till för att ni två ska prata fokuserat om medarbetarens nuläge och framtid.

Läs mer: När chefen har favoriter

Do

Anpassa samtalet efter medarbetaren men behandla alla lika

Det är både viktigt och bra att anpassa samtalet efter medarbetaren so du ska prata med. Vissa vill inte prata mer än trettio minuter medan andra vill sitta tiden ut och lite till för att få stöta och blöta allt hen har på hjärtat. Men kom ihåg att i grunden ändå behandla alla medarbetare lika. Välj en neutral plats för era samtal och vill du kunna variera era mötesplatser? Ge alla medarbetare samma alternativ och låt alla var och en för sig välja var och hur de föredrar att träffas. Ge dem också samma förutsättningar inför samtalet och engagemang medan du är i det. Lyssna aktivt på vad de har att säga, det kan gagna dig mycket i ert kommande arbete.

Utgå från en mall för samtalet

Poängen med att ha en mall för medarbetarsamtal är väldigt god. Den kommer stötta dig i samtalet och hjälpa dig att hålla fokus och en röd tråd när ni pratar. Beroende på dess utformning kan den också bidra till vissa mätetal och att du inte glömmer bort något på vägen. Den kommer däremot funka sämre om den är tio sidor lång och bara används för att skapa dokumentation. Riktigt dåligt om ni har samtalet bara för att mallen ska bli ifylld. Är det så att ni har en mall för medarbetarsamtal i organisationen som inte ens i närheten funkar för den verklighet som ni befinner er i? Lyft det uppåt eller skala av och lägg till det som ni känner att ni behöver och vill ha. Mallen ska precis som samtalet i sig hjälpa, inte stjälpa,

Maxa samtalet

Vi var inne på det tidigare men när du väl har medarbetarsamtalet: passa på att maxa det så gott det går! Prata om hur medarbetaren trivs och har det på jobbet. Hur hem mår och vilka utmaningar och möjligheter hen ser i det ni gör. Passa på att ge feedback som är mer allmän, uppmuntra och beröm personen för det hen gör bra. Men passa också på att be medarbetaren om feedback till dig som chef. Vad skulle du behöva göra mer eller mindre av? Hur kan er relation stärkas framöver? Se också till att skriva upp alla actions som kommre på tal oavsett om det är du eller medarbetaren som ska göra dem. Annars är det lätt hänt att man tappar bort dem på vägen. Vänta inte heller till nästa medarbetarsamtal för att följa upp det som ni har sagt ska göras.

Allmänt om att leda medarbetarsamtal

En vanlig fråga är hur ofta man ska ha medarbetarsamtal. Ja, det kan variera kraftigt på både organisationens riktlinjer och policies, ditt ledaruppdrag, vilken arbetsgrupp du har och medarbetarna själva. Här brukar jag förespråka rimlighet framförallt. Har du chefsansvar för sjuttio personer? Ja, då är det kanske inte rimligt att ha som policy att ha medarbetarsamtal varje månad.

Kan du däremot ha det två gånger per år är det jättebra. Det är dock fördelaktigt om inte medarbetarsamtalet är det enda samtalet du och dina medarbetare har med varandra. Mer vardagligt kontakt än så, snabbare feedback och informationskanaler än så är nödvändigt för de flesta ledande roller om ert arbete ska fungera bra. Inte minst om du ska jobba med oss millennials som gärna vill ha löpande feedback och input i vardagen när vi jobbar.

Ett annat tips är att i slutet på medarbetarsamtalet fråga medarbetaren hur hen upplevde samtalet och om det finns något som du kan göra annorlunda eller bättre nästa gång. Eftersom det är medarbetaren som samtalet i huvudsak är till för så kan det vara bra att fånga upp om något saknas eller som du kan vässa. Det kommer också att stärka dig i att leda medarbetarsamtal.

Vad säger du som läser om att leda medarbetarsamtal? Hiss eller diss? Har några tips eller erfarenheter att dela med dig av? Gör det gärna!