Som ledare är kommunikation en väldigt stor del av vår vardag. Det innebär dock tyvärr inte att det alltid är enkelt och ibland behöver vi möta medarbetare som upplever svåra saker som sjukdom, skilsmässor eller andra former av livskriser. De samtalen är inte alltid särskilt enkla och i de lägena finns det några fraser du bör undvika att säga som chef. Vilka de är enligt Fast Company? Sedan har jag lagt till vad du kan säga istället och ja, detta är en måste-läsning för ord spelar roll och ord som rymmer omtanke kan göra all skillnad för den som behöver det.

Tre fraser du ska undvika att säga som chef

“Jag vet hur du känner dig”

Det kan kännas empatiskt att uttrycka förståelse för hur någon känner sig men med den här frasen riskerar du att skriva folk på näsan eftersom det inte alls är säkert att du vet vad personen går igenom och vad det innebär.

Fråga istället…

“Hur mår du? Hur känns det?”

Det kan vara jobbigt att ställa de frågorna till en person som berättar något svårt och det gäller att göra det med värme och omtanke. Men gör det, lyssna noga på svaret och försök att bekräfta det så mycket som möjligt genom både närvaro, kroppsspråk och det du svarar. Det är okej (och bra!) att både bli berörd och visa känslor men försök hålla de största känsloyttringarna i schack så du inte riskerar att ta över samtalet med dem.

“Det här påminner mig om när…”

En annan vanlig företeelse när vi hör om andras svårigheter, sorg eller ledsamheter är att vi berättar om det vi själva eller någon vi känner har upplevt. Och visst, det finns enstaka tillfällen när det kan vara lämpligt - men som chef är det viktigare och mer empatiskt att du istället lyssnar aktivt istället för att börja prata själv. Då är chansen nämligen stor att fokuset landar på dig snarare än personen som delar något med dig.

Om det är ett av de lägena när du delar erfarenheten som personen berättar för dig om eller om du har upplevt något liknande som känns rimligt eller relevant att dela med dig av, säg i stället…

“Jag vet inte hur det är för dig, men när jag upplevde [XXX] så var det [YYY]”

Genom att uttrycka dig så visar du både respekt till att era olika upplevelser högst troligen inte är likadana även om du delar med dig. Dessutom kan du, när du uttrycker dig så, också öppna upp antingen för följdfrågor från din sida: hur upplever du det? Är det liknande för dig? Alternativt så erbjuder det den andra personen att kanske ställa frågor som hen är nyfiken på. Att dela med sig behöver alltså inte vara dåligt utan kan ibland vara bra för att visa förståelse och öppna upp för att fördjupa samtalet.

“Du kommer att bli bra/Du kommer att klara detta/Allt ordnar eller löser sig”

Är det något som alltid retar mig i filmer så är det när personer lovar att allting kommer att ordna sig eller bli bra till en annan i kris. Okej, jag fattar varför en gör det. Exempelvis om känslan av ansvar är tung eller en försöker att återta känslan av makt men vem är dem att avgöra eller veta det? Det kan absolut vara viktigt att ha ett positivt mindset när svåra saker händer eller försöka behålla hoppet men nej, undvik att säga detta i allra största möjliga mån. Dels för att du förmodligen inte kan ge den typen av löften, inte vet om det faktiskt kommer att bli bra eller bara stjälper istället för hjälper. De flesta vet ofta på ett rationellt plan att det kommer att ordna sig men det hjälper sällan om en mår dåligt här och nu.

Säg i stället…

Ja, vad säger man istället? Det beror på. Personen, situationen och vad det svåra består av och så vidare. Det finns inget enkelt svar på den frågan- Om det gäller sorg kan ett “jag är så ledsen för din skull” eller “det som hänt dig är fruktansvärt” vara det som passar. Eller att du bekräftar “jag har ingen erfarenhet av det du går igenom nu men jag förstår att det gör/känns/är [XXX]” eller “jag har ingen aning om hur detta kommer att gå, men det jag vet är att [du är en kämpe/du har mitt fulla stöd/jag hoppas att allt går bra/XXX]”. Alltså, erkänn det du inte vet eller kan och känns det som ett bra läge att försöka uppmuntra personen - gör det i så fall från hjärtat.

Avslutningsvis vill jag också säga det att ingen ledare är perfekt. Så har du, liksom jag, troligen råkat säga en eller flera av de här sakerna tidigare? Ja, då är det så. Har du möjligheten att be om ursäkt för det kan det vara en bra idé men annars, se det som en lärdom och ett misstag som du ska försöka undvika framöver. Har du några tankar eller erfarenheter av detta som du vill och kan dela med dig av? Gör det gärna så vi kan lära oss av det tillsammans!