De flesta samtal i vår vardag är inga konstigheter. Vi pratar med varandra i rena farten oavsett om det är vid kaffemaskinen eller i mer formella möten. Men så finns det de där samtalen som kan ge både en och två fjärilar i magen innan du ska ha dem. De där du måste säga något som är jobbigt eller som kommer att göra någon annan ledsen, arg, upprörd eller kanske sårad. Ett sätt att mildra de fjärilarna och göra samtalet lättare för dig att hålla: det är att förbereda dig.

Att förbereda svåra samtal

Det kanske kan låta som överkurs att förbereda sig inför ett samtal men det finns absolut en poäng med det. Varför? För att du förhoppningsvis kommer att känna dig lite lugnare och tryggare i samtalet och det kommer att märkas av den som du pratar med. Generellt hanterar vi jobbiga händelser och situationer bättre om vi känner oss trygga - därför är det viktigt att du som ledare skapar så mycket trygghet som möjligt även i svåra samtal.

Vad är anledningen till samtalet?

Steg ett: varför behöver du ha samtalet med din medarbetare, kollega eller chef? Vad är problemet? Har hen gjort eller sagt något? Vad är det som har hänt? Är det något som är känsligt eller personligt? I svåra samtal är det viktigt att skilja på sak och person och därför behöver du som ledare identifiera, för dig själv, varför ni måste prata om problemet som finns.

Vad är syftet med samtalet?

Det är skillnad på anledning och syfte. När du vet varför ni måste prata behöver du också fundera igenom vad du vill att samtalet ska leda till. Ändrade beteenden? En förändring eller insikt? Handlar det om att lösa en konflikt kanske du behöver hjälpa de inblandade att enas om hur de ska förhålla sig till varandra framöver?Ett  klassiskt exempel som används inom ledarskapsutveckling är att en chef ska berätta för en medarbetare att hen luktar illa. I det blir det ofta tydligt om samtalet fastnar i diskussioner kring varför medarbetaren luktar illa eller om samtalsledaren kan ta reda på orsaken och hitta en väg som löser problemet oavsett vad bakgrundsproblematiken är.

Vad är det viktigaste budskapet?

Om du får välja en sak som du vill att medarbetaren tar med sig från ert samtal: vad ska det vara? Svaret på den frågan är kärnan i ert samtal och det är den som du ska fokusera på när ni väl sitter i mötesrummet. Är det viktigaste att medarbetaren luktar illa? Eller är det att ni i ert team bryr er om varandra och därför pratar med varandra om saker som är jobbiga med?

Vilken känsla vill du att medarbetaren ska ha när hen lämnar rummet?

Det går inte att göra alla glada alltid. Vi är människor, vi bryr oss, tar illa vid oss, blir ledsna, arga, upprörda och sårade. Som ledare hamnar du i obekväma situationer och samtal, det är oundvikligt. Så därför kan det vara bra att fundera igenom hur du vill att den andra personen ska känna när hen lämnar rummet. Det handlar inte om att alla måste vara glada efter ett svårt samtal. Snarare om personen känner att hen har blivit lyssnad på. Om hen har fått ställa de frågor som hen har. Tänk igenom vad din ambition är som samtalsledare och ha med den in i samtalet - det kommer att göra det lättare.

Öva

Om du känner att det är ett samtal som känns extra svårt: öva på det. Låt någon som du känner vara din samtalspart och prova er fram med olika reaktioner och beteenden. Be sedan om feedback på vad du gjorde bra och vad som kan förbättras innan du ska det svåra samtalet på riktigt. Du kommer kanske inte kunna förbereda dig på alla olika tänkbara scenarios men det kan ge dig ett försprång och lite mer trygghet när du väl befinner dig där. Sedan, när du har haft ett par olika svåra samtal, så kommer du förmodligen att märka att det inte bara blir lättare att ha dem. Det kommer också vara lättare att förbereda sig.

Vad säger ni läsare? Vad tycker du om svåra samtal? Lätt eller svårt? Har ni något tips att dela med er av när det gäller att förbereda sig eller ha et svårt samtal?